一封好的會議邀請 Email，幾行就要講清楚五件事：為什麼開會、日期和時間、地點或視訊連結、大約多久，以及請對方什麼時候前回覆。只約一個人時，直接給兩三個具體時段讓對方挑。下面有約主管或客戶、線上會議、開會通知、沒人回覆時的追蹤信和會後摘要的範本，也有一份英文版。
| 項目 | 範例 |
|---|---|
| 主旨 | 會議邀請：第四季預算檢討，10月15日（週四） |
| 目的 | 預算送財務部之前，一起把初稿看過一遍 |
| 時間 | 10月15日（週四）上午10:00到10:30 |
| 地點 | 3樓小會議室，或 Google Meet（連結另外寄） |
| 回覆 | 請在10月13日（週二）前回覆是否出席 |
會議邀請 Email 範本：約主管或客戶
對方還不太認識你、而且只約一個人時，信要短：先自我介紹，再說來意，然後給時段選。
主旨：想跟您約個時間：[事由]
[稱呼，例如 陳經理]您好：
我是[公司]的[姓名]，負責[你的工作]。想跟您約[30]分鐘左右，[來意，一句話]。
下面幾個時段不知道您是否方便：
- [日期]（[星期]）[時間]
- [日期]（[星期]）[時間]
- [日期]（[星期]）[時間]
我可以到貴公司拜訪，也可以用視訊，看您方便。
如果這些時間都不行，請告訴我您方便的時段，我來配合。
謝謝您！
[姓名]
[職稱，公司]
[電話]
三個選項就夠了，選項越多，對方越難回。
開會通知範本：時間地點已經確定
時間、地點都定好，要通知一群人來開會時，用這一版。適合部門會議、專案會議、社團或家長會的幹部會議。
主旨：開會通知：[會議名稱]，[日期]（[星期]）
各位好：
為[開會目的，一句話]，訂於[日期]（[星期]）[開始時間]至[結束時間]召開[會議名稱]，說明如下：
時間：[日期]（[星期]）[開始時間]至[結束時間]
地點：[會議室／地址／視訊連結]
議程：見附件（或列在下方）
請準備：[要帶的資料或數字，沒有可刪]
請於[日期]前回覆是否出席。如無法出席，請告知代理出席的同仁。
謝謝！
[姓名]
[職稱，部門]
[分機或電話]
出席和列席不一樣：出席是會議的正式成員，列席是受邀來報告或旁聽的人。通知裡把兩種人分開寫，大家就知道自己的角色。學校、機關的正式開會通知單常用公文格式，那就照單位規定的格式寫，這份範本適合一般 Email。
線上會議邀請
視訊會議要寫清楚用哪個工具、誰寄連結，免得大家在不同的會議室裡乾等。
主旨：線上討論：[主題]，約[20]分鐘
[稱呼]你好：
想跟你線上聊一下[主題]，大概[20]分鐘，主要是[目的]。
我[時段1]或[時段2]都可以。
你選好時間後，我再寄 [Google Meet／Teams／Zoom] 的會議邀請和連結。
謝謝！
[姓名]
英文會議邀請範本
客戶或總公司用英文溝通時，可以用這份。結構和中文一樣，時間一定要寫時區，例如 Taipei time（UTC+8）。
Subject: Meeting request: [topic]
Hi [Name],
I'd like to set up a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
We can meet [at address / in room / on Google Meet, Teams or Zoom, and I'll send the link].
If none of these times work, just suggest another and I'll make it fit.
Thanks,
[Your name]
[Role, company]
想用中文說、拿到英文信，看英文不是母語，怎麼寫好英文。
沒人回覆時的追蹤信
在原本那封信直接回覆。之前給的時段可能已經過了，所以給新的選項。
[稱呼]你好：
想跟你確認一下我之前寄的信，關於[目的]。
原本提的時間已經過了，這裡再給兩個新的時段：
- [時段1]
- [時段2]
如果這件事由你們團隊其他同事負責比較適合，也請告訴我，我直接跟對方聯絡。
謝謝！
[姓名]
會後摘要信
開完會，寄一封簡短的摘要給所有與會者。
主旨：會議摘要：[會議名稱]，[日期]
各位好：
謝謝大家今天參加。
決議：
- [決議1]
- [決議2]
待辦事項：
- [姓名]：[工作]，[日期]前
- [姓名]：[工作]，[日期]前
待確認：
- [問題]
下次開會：[日期、時間]
如有遺漏，請再補充。
[姓名]
待辦事項怎麼寫才具體，看會議待辦事項範本與範例；開會前的議程，看會議議程怎麼寫。
約時間的小技巧
- 寫日期加星期，不要只寫「下週二」：「10月13日（週二）」清楚得多。寄出前對一下月曆，星期有沒有寫錯。
- 寫清楚上午或下午，或用24小時制：「15:00」不會被誤會。
- 寫出大約多久。 對方比較容易擠出20分鐘，而不是一場不知道幾點結束的會。
- 寫明誰寄行事曆邀請，這樣日曆裡只會出現一次。
- 跨時區要寫時區。 台灣和香港同為 UTC+8，跟歐美客戶約時間時最容易出錯。
很多人都要跟你約時間時，可以用預約頁面代替一條條列時段。Google 日曆有預約時間表功能。根據 Google 的中文說明頁，你需要「個人 Google 帳戶或 Workspace 帳戶」，要在電腦上建立，「你無法在 Android 或 iPhone/iPad 版 Google 日曆應用程式建立預約時間表」，而且「必須訂閱符合資格的 Google Workspace 或 Google One 方案，才能使用預約時間表的部分功能」。
範例：從一段語音到一封會議邀請
這個例子是我們自己寫的，用來說明做法，不是 App 的實際輸出，你拿到的結果會不一樣。
你可能對著手機說：
寄信給市立圖書館的林主任。我們讀書會明年春天想借圖書館的場地，想跟她談一下。
大概半小時。我下週二上午或週四下午三點以後都可以，也可以她決定。
我可以直接去圖書館找她。順便問她需不需要我們先準備什麼，像是去年的參加人數。
第一次聯絡，客氣一點。
寫好的信（Email，Professional）：
主旨：想跟您約個時間：明年春季讀書會場地
林主任您好：
我們讀書會明年春天希望在市立圖書館舉辦活動，想跟您當面請教場地的安排。
大約需要30分鐘，我可以到圖書館拜訪您。
下面兩個時段不知道您是否方便：
- [日期]（週二）上午
- [日期]（週四）下午3:00以後
如果其他時間比較適合，也請告訴我。
另外，需要我們先準備什麼資料嗎？例如去年讀書會的參加人數。
謝謝您！
[姓名]
信裡的內容都來自那段語音。目的放最前面，時段各自一行，最後的問題顯示你有準備。注意 [日期] 的空格：語音裡只說了「下週二」，寄出前要填上真正的日期。
用 Retexta 寫會議邀請
Retexta 是一款 Android App，在雲端把語音轉成文字，再用 AI 寫成完整的內容。App 選單是英文的，下面照畫面上的英文寫按鈕名稱。你可以直接說中文。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下面點 Write a message。
- 在 What kind of message? 選 Email（在群組裡發通知可選 WhatsApp 或 Work chat (Slack, Teams)），再選寫作風格，例如 Formal、Professional 或 Friendly，點 Next。
- 點 Record audio，說清楚寄給誰、為什麼開會、多久、在哪裡，以及你方便的時段。不用先選說話的語言，App 會自動辨識。
- 停止錄音，Retexta 寫出這封信。結果會用你說話的語言寫。中文語音寫出來是繁體還是簡體字，我們還沒有實測；保險的做法是在錄音最後加一句「請用繁體中文、台灣用語寫」。
- 在結果頁不用重錄，就可以改寫作風格和長度；要英文信，就把 Result language 改成英文。
- 核對日期和時間，再複製或分享到你的郵件 App。
Write a message 屬於 Retexta Pro。Retexta 可以免費試用：新使用者可獲得幾次免費的 Pro 結果，在 App 內查看。複製、分享和匯出，以及免費結果用完之後的所有使用，都需要 Retexta Pro 或點數。Retexta 會在結果標示「AI-generated. Check important details.」。它不會看你的行事曆，所以信裡提的每個時段，都要確定自己真的有空。
延伸閱讀
開會前：會議議程怎麼寫。開會後：會議待辦事項範本與範例和用錄音做 AI 會議記錄。對方沒回信：Follow-up Email 怎麼寫。用說的寫任何 Email：用說的寫 Email（Android）。會議記錄的完整寫法：會議記錄怎麼寫。App 介紹：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於2026年9月28日查核。
- Google 日曆說明，建立預約時間表（繁體中文版，2026年9月28日開啟）：帳戶類型、只能在電腦上建立、部分功能需要訂閱。
- Retexta：目標、訊息類型、寫作風格和方案名稱，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面；輸出語言的處理方式讀自 App 程式碼。
- 搜尋用詞：Bing 自動完成（zh-TW，2026年9月28日），「會議邀請 email」出現「會議邀請email範本」，「開會通知」出現「開會通知單範本」「開會通知 英文」。
- 範本和範例：由 FLAME Apps 為本頁撰寫。
