Email undangan rapat yang baik menjawab lima hal dalam beberapa baris: tujuan rapat, hari dan tanggal, jam beserta zona waktunya, tempat atau link rapat online, dan kapan harus konfirmasi kehadiran. Kalau kamu hanya ingin bertemu satu orang, tawarkan dua atau tiga pilihan waktu yang pasti dan biarkan dia memilih. Di bawah ini ada contoh email undangan rapat resmi, email meminta waktu bertemu, undangan rapat online, email susulan, dan ringkasan setelah rapat.
| Bagian | Contoh |
|---|---|
| Subjek | Undangan Rapat Evaluasi Program Semester Ganjil |
| Tujuan | Mengevaluasi program semester ganjil dan menyusun rencana semester genap |
| Hari dan tanggal | Selasa, 6 Oktober 2026 |
| Waktu | Pukul 09.00 sampai 11.00 WIB |
| Tempat | Ruang Rapat Lantai 2, atau link Google Meet |
| Konfirmasi | Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat Jumat, 2 Oktober 2026 |
Contoh email undangan rapat resmi
Salin teks ini ke aplikasi email dan ganti semua yang ada di dalam kurung siku. Format ini cocok untuk rapat kantor, sekolah, organisasi, RT atau komunitas.
Subjek: Undangan Rapat [nama rapat], [hari, tanggal]
Yth. Bapak/Ibu [nama atau jabatan],
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [alasan rapat dalam satu kalimat], kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : [hari, tanggal]
Waktu : pukul [jam mulai] sampai [jam selesai] [WIB/WITA/WIT]
Tempat : [ruang dan alamat / link rapat online]
Agenda : [agenda singkat, atau "terlampir"]
Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengonfirmasi kehadiran kepada [nama] paling lambat [tanggal]. [Opsional: Bapak/Ibu dimohon membawa (dokumen).]
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan]
[Nama organisasi]
[Nomor telepon]
Untuk rekan satu tim, pembuka “Halo semua,” dan penutup “Terima kasih,” sudah cukup. Rinciannya tetap sama.
Surat undangan rapat atau email?
Banyak kantor, sekolah dan organisasi masih mengirim surat undangan rapat sebagai PDF atau cetakan. Susunan yang umum dipakai: kop surat, nomor surat, lampiran, Perihal: Undangan Rapat, “Kepada Yth.” dan nama penerima, “Dengan hormat,”, paragraf pembuka, rincian hari dan tanggal, waktu, tempat dan acara, kalimat penutup, lalu tanda tangan, nama dan jabatan. Isinya sama dengan email di atas. Jika instansi atau organisasimu punya aturan tata naskah sendiri, ikuti aturan itu.
Kalau suratnya dikirim sebagai lampiran, badan email cukup singkat: “Bersama email ini kami kirimkan surat undangan rapat [nama rapat] pada [hari, tanggal]. Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat [tanggal].”
Contoh email meminta waktu bertemu
Untuk klien, atasan, dosen atau orang yang belum mengenalmu, email yang lebih pendek lebih mudah dibalas.
Subjek: Permohonan waktu bertemu: [topik]
Yth. Bapak/Ibu [nama],
Perkenalkan, saya [nama lengkap], [jabatan] di [organisasi]. Saya ingin meminta waktu Bapak/Ibu sekitar [30] menit untuk [tujuan dalam satu kalimat].
Apakah salah satu waktu berikut memungkinkan?
- [hari, tanggal, jam, zona waktu]
- [hari, tanggal, jam, zona waktu]
- [hari, tanggal, jam, zona waktu]
Saya bisa datang ke kantor Bapak/Ibu, atau mengirimkan link rapat online jika lebih praktis.
Jika waktu di atas tidak cocok, mohon usulkan waktu lain dan saya akan menyesuaikan.
Terima kasih atas waktunya.
Hormat saya,
[Nama]
[Jabatan, organisasi]
[Nomor telepon]
Tiga pilihan waktu sudah cukup. Lebih banyak pilihan justru membuat balasan lebih sulit.
Contoh undangan rapat online
Untuk rapat online, sebutkan aplikasinya dan siapa yang mengirim link, supaya tidak ada yang menunggu di ruang virtual yang salah.
Subjek: Rapat online singkat: [topik]
Halo [nama],
Bisakah kita rapat online sebentar tentang [topik]? Saya butuh sekitar [20] menit untuk [tujuan].
Saya bisa pada [pilihan 1] atau [pilihan 2] ([zona waktu]).
Setelah kamu memilih waktunya, saya kirimkan undangan [Zoom / Google Meet / Teams] beserta link-nya.
Terima kasih,
[Nama]
Indonesia punya tiga zona waktu, jadi selalu tulis WIB, WITA atau WIT kalau ada peserta dari kota lain.
Email susulan jika belum dibalas
Balas di utas email yang sama. Waktu yang kamu tawarkan mungkin sudah lewat, jadi beri pilihan baru.
Yth. Bapak/Ibu [nama],
Saya ingin menindaklanjuti email saya sebelumnya tentang [tujuan].
Karena waktu yang saya usulkan sudah lewat, berikut dua pilihan baru:
- [pilihan 1]
- [pilihan 2]
Jika ada rekan di tim Bapak/Ibu yang lebih tepat untuk membahas hal ini, saya dengan senang hati menghubungi beliau.
Terima kasih,
[Nama]
Untuk contoh lain, lihat panduan email follow-up.
Email ringkasan setelah rapat
Setelah rapat, kirim ringkasan singkat ke semua peserta, sebaiknya di hari yang sama.
Subjek: Ringkasan rapat [nama rapat], [tanggal]
Halo semua,
Terima kasih atas kehadirannya hari ini.
Keputusan:
- [keputusan 1]
- [keputusan 2]
Tindak lanjut:
- [nama]: [tugas], paling lambat [tanggal]
- [nama]: [tugas], paling lambat [tanggal]
Belum diputuskan:
- [pertanyaan]
Rapat berikutnya: [hari, tanggal, jam]
Kabari saya jika ada yang terlewat.
[Nama]
Untuk daftar tugas yang lebih rapi, lihat contoh action item rapat. Untuk notulen lengkap dengan daftar hadir, lihat panduan notulen rapat.
Tips menawarkan waktu
- Tulis tanggal, bukan hanya hari. “Selasa, 6 Oktober 2026” lebih jelas daripada “Selasa depan”.
- Tulis jam dengan zona waktu. “Pukul 14.00 WIB” tidak bisa disalahpahami oleh peserta di Makassar atau Jayapura.
- Sebutkan lamanya. Orang lebih mudah menyisihkan 20 menit daripada rapat tanpa jam selesai.
- Sebutkan siapa yang mengirim undangan kalender, supaya undangannya tidak datang dua kali.
Kalau banyak orang perlu membuat janji denganmu, halaman pemesanan bisa menggantikan daftar waktu. Google Kalender punya jadwal janji temu untuk ini. Menurut halaman bantuan Google, kamu perlu akun Google pribadi atau akun Workspace dan komputer: “Anda tidak dapat membuat jadwal janji temu di aplikasi Kalender untuk Android atau iPhone dan iPad.” Google juga menulis bahwa “beberapa fitur jadwal janji temu memerlukan langganan Google Workspace atau Google One yang memenuhi syarat.”
Contoh: dari voice note jadi email undangan
Contoh ini kami tulis sendiri untuk menunjukkan idenya. Ini bukan hasil asli aplikasi, dan hasilmu akan berbeda.
Yang mungkin kamu ucapkan ke ponsel:
Email undangan buat semua guru kelas tujuh. Rapat evaluasi semester ganjil.
Selasa depan jam sembilan sampai sebelas, di ruang rapat lantai dua.
Mau bahas nilai tengah semester sama rencana kegiatan semester genap. Wali kelas tolong bawa rekap nilai.
Minta konfirmasi paling lambat Jumat ya. Bahasanya resmi.
Email yang sudah jadi (Email, Formal):
Subjek: Undangan Rapat Evaluasi Semester Ganjil Kelas VII
Yth. Bapak/Ibu Guru Kelas VII,
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat evaluasi semester ganjil yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Selasa, [tanggal]
Waktu : pukul 09.00 sampai 11.00
Tempat : Ruang Rapat Lantai 2
Rapat akan membahas nilai tengah semester dan rencana kegiatan semester genap. Bapak/Ibu wali kelas dimohon membawa rekap nilai kelas masing-masing.
Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat hari Jumat, [tanggal].
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
Semua isi email berasal dari voice note. Voice note hanya menyebut “Selasa depan” dan “Jumat”, jadi isi tanggal yang sebenarnya sebelum mengirim.
Tulis email undangan dengan Retexta
Retexta adalah aplikasi Android yang mengubah suara jadi teks di cloud dan menulis dengan AI. Menu aplikasinya berbahasa Inggris, jadi label di bawah ditulis persis seperti di aplikasi. Kamu bicara dalam bahasa Indonesia, dan Retexta bisa menulis hasilnya dalam bahasa Indonesia.
- Buka Retexta dan ketuk New task.
- Di bawah What do you want to do?, ketuk Write a message.
- Di bawah What kind of message?, pilih Email (atau WhatsApp untuk pesan grup) dan gaya penulisan seperti Formal, Professional atau Friendly. Ketuk Next.
- Ketuk Record audio dan sebutkan: untuk siapa, tujuan rapat, hari, jam, tempat, dan batas konfirmasi.
- Hentikan rekaman. Retexta mentranskripsi ucapanmu dan menulis emailnya.
- Di layar hasil, kamu bisa mengubah gaya, panjang atau bahasa (Result language) tanpa merekam ulang. Pastikan bahasa hasilnya bahasa Indonesia.
- Periksa tanggal dan jam, lalu salin email atau bagikan ke aplikasi emailmu.
Write a message adalah bagian dari Retexta Pro. Retexta bisa dicoba gratis: pengguna baru mendapat beberapa hasil Pro gratis untuk dilihat di aplikasi. Menyalin, membagikan dan mengekspor, serta semua yang datang setelah hasil gratis itu, memerlukan Retexta Pro atau kredit. Retexta menandai hasilnya dengan “AI-generated. Check important details.” Aplikasi ini tidak memeriksa kalendermu, jadi pastikan setiap waktu yang kamu tawarkan memang kosong.
Baca juga
Untuk menyiapkan rapat: cara membuat agenda rapat. Setelah rapat: contoh action item rapat dan notulen rapat otomatis dengan AI. Tentang aplikasinya: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Diperiksa oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- Bantuan Google Kalender, Membuat jadwal janji temu: jenis akun, hanya di komputer, catatan tentang fitur premium (kutipan dari versi bahasa Indonesia).
- Wikipedia bahasa Indonesia, Waktu di Indonesia: tiga zona waktu WIB, WITA dan WIT, berlaku berdasarkan Keppres No. 41 Tahun 1987.
- Retexta: nama tujuan, jenis pesan, gaya penulisan dan paket seperti yang tampil di aplikasi (versi 2026.1.23, menu bahasa Inggris) dan di halaman Google Play. Kode bahasa hasil “id” (bahasa Indonesia) dibaca dari kode aplikasi.
- Susunan surat undangan rapat (kop, nomor, perihal, “Dengan hormat,”): praktik umum di Indonesia, tidak kami periksa terhadap peraturan tata naskah dinas.
- Contoh dan templat: ditulis oleh FLAME Apps.
