Heas kohtumise palves on viis asja: põhjus ühe lausega, kaks või kolm konkreetset aega, kohtumise kestus, koht (aadress, ruum või videolink) ja lõpus selge küsimus. Rohkem pole vaja. Allpool leiad malli tavaliseks kohtumise kokkuleppimiseks, versiooni videokõne jaoks, koosolekukutse mitmele inimesele, viisaka meeldetuletuse ja kokkuvõtte, mille saadad pärast kohtumist.
| Osa | Näide |
|---|---|
| Pealkiri | Kohtumise palve: 2027. aasta eelarve |
| Põhjus | „Tahaksin eelarve kavandi sinuga läbi arutada, enne kui see raamatupidamisse läheb.“ |
| Ajad | teisipäev, 6. oktoober kell 10.00 või neljapäev, 8. oktoober kell 14.00 |
| Kestus ja koht | 30 minutit, sinu kabinetis või Teamsis |
| Küsimus | „Kas üks neist sobib või oleks mõni muu aeg parem?“ |
Vajad aega ametiasutusse või arsti juurde?
See juhend on töö-, ühingu- ja koolielu e-kirjade kohta. Aja ametiasutusse, perearsti juurde või teenindusse broneerid tavaliselt selle asutuse enda broneerimissüsteemis, mille leiad asutuse ametlikult veebilehelt.
Mall: kohtumise palve e-kirjaga
Kopeeri mall oma e-posti ja asenda nurksulgudes olev tekst.
Pealkiri: Kohtumise palve: [teema]
Tere, [nimi]!
Sooviksin sinuga kokku leppida [30-minutilise] kohtumise, et [põhjus ühe lausega].
Kas mõni neist aegadest sobiks sulle?
- [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx]
- [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx]
- [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx]
Võime kohtuda [aadressil / ruumis / Teamsis, Zoomis või Google Meetis, saadan lingi].
[Soovi korral: Oleks hea, kui saaksid enne vaadata (dokument).]
Kui ükski aeg ei sobi, paku julgelt uus.
Parimate soovidega
[Ees- ja perekonnanimi]
[Ametikoht, asutus]
[Telefon]
Kolm aega on piisav. Rohkem valikuid teeb vastamise raskemaks, mitte lihtsamaks. Eesti tööe-kirjas sobib „Tere“ peaaegu alati, ka võõrale. Ametlikumas kirjas võid alustada „Lugupeetud [ees- ja perekonnanimi]“ ja lõpetada „Lugupidamisega“.
Kirjavahemärkidest: Eesti Keele Instituudi keelenõuande järgi võib pöördumise järele panna hüüumärgi või jätta pöördumise lõpumärgita nagu pealkirja. Kirja lõpus ei ole koma viisakusväljendi ja nime vahel: „Lugupidamisega“ ja nimi, ilma komata.
Kohtumise palve videokõneks
Videokõne puhul kirjuta, millist keskkonda kasutate ja kes saadab lingi. Muidu ootab kumbki teist valel pool.
Pealkiri: Lühike videokõne teemal [teema]?
Tere, [nimi]!
Kas sul oleks 20 minutit aega videokõneks teemal [teema]? Tahaksin [põhjus].
Mulle sobiks [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx] või [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx].
Kui valid aja, saadan [Teamsi / Zoomi / Google Meeti] kutse koos lingiga.
Tänan!
[Nimi]
Kui keegi osaleb teisest riigist, lisa ajavöönd: „kell 10.00 Eesti aja järgi“. Berliinis on kell siis tund vähem, ja ilma ajavööndita on keegi tund aega vales kohas.
Koosolekukutse mitmele inimesele
Kui kutsud mitu inimest, ütleb kutse ka seda, mis koosoleku lõpuks peab olema otsustatud.
Pealkiri: Koosolekukutse: [teema], [kuupäev]
Tere!
Kutsun teid koosolekule teemal [teema].
Aeg: [nädalapäev, kuupäev, kell xx.xx kuni xx.xx]
Koht: [ruum / Teamsi link]
Eesmärk: [mis peab koosoleku lõpuks olema otsustatud või selge]
Arutame:
1. [teema]
2. [teema]
3. Muud küsimused
Palun valmistage ette: [dokument või numbrid]
Kui sa ei saa osaleda, anna teada, kes su tiimist võiks sinu asemel tulla.
Parimate soovidega
[Nimi]
Pikemast teemade loetelust räägib juhend koosoleku päevakord.
Viisakas meeldetuletus, kui keegi ei vasta
Vasta samas lõimes. Pakutud ajad on tõenäoliselt möödas, seega paku uued.
Tere, [nimi]!
Tulen tagasi oma kirja juurde, milles pakkusin kohtumist teemal [põhjus].
Pakutud ajad on möödas, seega siin on kaks uut:
- [variant 1]
- [variant 2]
Kui selle teemaga tegeleb teie meeskonnas keegi teine, võtan meeleldi ühendust temaga.
Parimate soovidega
[Nimi]
Pärast kohtumist: kokkuvõte
Saada kõigile osalejatele lühike kokkuvõte, soovitavalt samal päeval.
Pealkiri: Kokkuvõte: [kohtumise nimi], [kuupäev]
Tere!
Aitäh osalemast.
Otsused:
- [otsus 1]
- [otsus 2]
Ülesanded:
- [nimi]: [ülesanne], tähtaeg [kuupäev]
- [nimi]: [ülesanne], tähtaeg [kuupäev]
Lahtised küsimused:
- [küsimus]
Järgmine kohtumine: [kuupäev, kell xx.xx]
Anna teada, kui midagi on puudu.
[Nimi]
Kuidas panna ülesanded kirja nii, et igal on vastutaja ja tähtaeg, loe juhendist ülesannete nimekiri koosolekult.
Nõuanded aegade pakkumiseks
- Kuupäev, mitte ainult nädalapäev. „Teisipäev, 6. oktoober“ on selgem kui „järgmine teisipäev“.
- Täpne kellaaeg. „Kell 14.00“ ei jäta ruumi tõlgendamiseks, „pärastlõunal“ jätab.
- Kestus. 20 minutit on lihtsam leida kui koosolek, millel pole lõppu.
- Kes saadab kalendrikutse. Siis tuleb kutse üks kord, mitte kaks korda.
Kui sinuga broneerib aega palju inimesi, võib broneerimisleht asendada aegade loetelu. Google Calendaris on selleks funktsioon, mida Google'i abileht nimetab appointment schedule. Google'i abilehe järgi on vaja isiklikku Google'i kontot või Workspace'i kontot ja arvutit: Androidi, iPhone'i ega iPadi Calendari äpis seda luua ei saa. Samuti eeldab abilehe järgi osa funktsioone sobivat Google Workspace'i või Google One'i tellimust.
Näide: häälsõnumist kohtumise palveks
Kirjutasime selle näite ise, et ideed näidata. See ei ole päris äpi väljund ja sinu tulemus näeb välja teistsugune.
Mida võiksid telefoni öelda:
E-kiri Kadri Tammele linnaraamatukogus. Me tahame kevadel lugemisringi raamatukogus teha, peaks ruumidest rääkima.
Umbes pool tundi. Mulle sobib järgmise teisipäeva hommik või neljapäev pärast kolme, või valib tema.
Ma võin raamatukokku kohale tulla.
Küsi, kas ta vajab meilt midagi ette, näiteks eelmise aasta osalejate arvu.
Sõbralikult, aga natuke ametlikult, see on esimene kontakt.
Valmis e-kiri (Email, Professional):
Pealkiri: Kohtumise palve: ruum kevadisele lugemisringile
Tere, Kadri!
Meie selts sooviks korraldada kevadise lugemisringi linnaraamatukogus ja tahaksin sinuga arutada, millised ruumid selleks sobiksid.
Kohtumine kestaks umbes 30 minutit ja tulen meeleldi raamatukokku kohale.
Kas mõni neist aegadest sobiks sulle?
- teisipäev, [kuupäev], hommikul
- neljapäev, [kuupäev], pärast kella 15.00
Kui mõni muu aeg sobib paremini, kohandun hea meelega.
Kas vajad meilt midagi ette, näiteks eelmise aasta osalejate arvu?
Lugupidamisega
[Ees- ja perekonnanimi]
Kõik kirja sisu oli häälsõnumis olemas. Põhjus tuleb esimesena, ajad on eraldi ridadel ja lõpu küsimus näitab, et oled valmistunud. Pane tähele kohti [kuupäev]: häälsõnumis öeldi „järgmine teisipäev“, seega kirjuta enne saatmist õiged kuupäevad.
Kirjuta kohtumise palve Retextaga
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil valmis teksti. Äpi menüüd on inglise keeles ja eestikeelset kasutajaliidest pole, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on. Rääkida võid eesti keeles: äpp tuvastab kõneldud keele ise ja eesti keel on tulemuse keelte hulgas (äpi koodi järgi, telefonis testimata).
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Vali küsimuse What do you want to do? all Write a message.
- Vali küsimuse What kind of message? all Email (lühikese sõnumi jaoks Work chat (Slack, Teams)) ja kirjutamisstiil, näiteks Professional, Formal või Friendly. Puuduta Next.
- Puuduta Record audio ja räägi: kellele kiri läheb, miks tahad kohtuda, kui kauaks, kus ja millised ajad sulle sobivad.
- Lõpeta salvestus. Retexta transkribeerib kõne oma serverites ja kirjutab e-kirja.
- Tulemuse ekraanil saad muuta stiili, pikkust või keelt (Change language) ilma uuesti salvestamata.
- Kontrolli kuupäevi ja kellaaegu ning kopeeri kiri või jaga see oma e-posti äppi.
Write a message kuulub Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Kopeerimine, jagamine ja eksportimine ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite. Retexta märgib tulemused tekstiga „AI-generated. Check important details.“ Äpp ei näe sinu kalendrit, seega kontrolli ise, et iga pakutud aeg on päriselt vaba.
Loe edasi
Enne kohtumist: koosoleku päevakord. Pärast kohtumist: ülesannete nimekiri koosolekult ja koosoleku protokoll tehisintellektiga salvestisest. E-kirjade dikteerimisest üldisemalt: dikteeri e-kiri Androidis. Äpi kohta: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026.
- Google Calendari abi, Create an appointment schedule (eestikeelse aadressi all avanes 28.09.2026 ingliskeelne leht): kontotüübid, loomine ainult arvutis, tasulised funktsioonid.
- Eesti Keele Instituut, keelenõuvakk, Vahemärgid kirja alguses ja lõpus (11.02.2026): hüüumärk pöördumise järel, koma puudumine „Lugupidamisega“ ja nime vahel.
- Retexta: eesmärkide, sõnumitüüpide, kirjutamisstiilide ja pakettide nimed nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23, menüüd inglise keeles) ja Google Plays. Kõneldud keele automaatne tuvastus ja eesti keel tulemuse keelena: äpi koodi järgi, telefonis testimata.
- Otsingusõna „koosolekukutse“: Bingi soovitused Eestile (et-EE), salvestanud FLAME Apps 28.09.2026.
- Mallid ja näide: kirjutanud FLAME Apps.
