Om per mail een afspraak te maken zeg je in één zin waarom je wilt afspreken, stel je twee of drie concrete momenten voor, noem je de duur en de plek (adres, vergaderruimte of videolink) en vraag je de ander een moment te kiezen of zelf iets voor te stellen. Meer hoeft er niet in. Hieronder vind je voorbeelden voor een gewoon overleg, een belafspraak, een Teams- of Zoom-meeting, een herinnering als het stil blijft en de korte mail na afloop.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Onderwerp | Verzoek om afspraak: begroting 2027 |
| Aanleiding | “Ik loop graag de conceptbegroting met je door voordat die naar financiën gaat.” |
| Momenten | Dinsdag 6 oktober om 10:00 uur of woensdag 7 oktober om 14:00 uur |
| Duur en plek | 30 minuten, op kantoor of via Teams |
| De vraag | “Past een van deze momenten, of heb je een beter voorstel?” |
Afspraak bij de gemeente, de IND of de politie?
Veel zoekopdrachten naar “afspraak maken” gaan over een paspoort, een verblijfsvergunning of aangifte. Daarvoor mail je niet: je maakt de afspraak via het afsprakensysteem op de officiële website van de gemeente, de IND of de politie. Deze pagina gaat over zakelijke mails.
Voorbeeld: een afspraak aanvragen per mail
Kopieer dit naar je mailprogramma en vervang alles tussen vierkante haken.
Onderwerp: Verzoek om afspraak: [onderwerp]
Beste [naam],
Graag plan ik een afspraak van [30 minuten] met je om [aanleiding in één zin].
Past een van deze momenten?
- [dag, datum, tijd]
- [dag, datum, tijd]
- [dag, datum, tijd]
We kunnen afspreken [op adres / in vergaderruimte / via Teams, Zoom of Google Meet; ik stuur dan de link].
[Optioneel: Zou je ter voorbereiding (document) willen meenemen of bekijken?]
Komt geen van deze momenten uit, stel dan gerust een ander tijdstip voor.
Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
[Functie, organisatie]
[Telefoonnummer]
Drie momenten zijn genoeg. Meer keuze maakt het antwoorden lastiger, niet makkelijker. Schrijf je voor het eerst naar iemand hoger in de organisatie of buiten je eigen bedrijf, dan is “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw De Vries,” formeler dan “Beste”. Kies je voor “u”, houd dat dan de hele mail vol.
Een belafspraak per mail inplannen
Zeg bij een telefoongesprek wie wie belt en op welk nummer. Anders zitten jullie allebei te wachten.
Onderwerp: Kort telefonisch overleg over [onderwerp]?
Beste [naam],
Heb je binnenkort 15 minuten om te bellen over [onderwerp]?
Ik kan [dag, datum, tijd] of [dag, datum, tijd].
Ik bel je graag op een nummer naar keuze, of je bereikt mij op [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
Uitnodiging voor een overleg via Teams of Zoom
Noem bij een online overleg welk programma je gebruikt en wie de uitnodiging met de link stuurt. Dan wacht niemand in de verkeerde vergaderruimte.
Onderwerp: Online overleg over [onderwerp]
Beste allemaal,
Ik stel een kort online overleg voor over [onderwerp], van ongeveer [45] minuten, om [doel].
Twee mogelijke momenten:
- [optie 1]
- [optie 2]
Laat je vóór [datum] weten wat je uitkomt? Daarna stuur ik een uitnodiging voor [Teams / Zoom / Google Meet] met de link.
Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
Wil je met meerdere mensen afspreken, geef dan een vaste reactiedatum. Anders wacht je op de laatste en zijn de eerste momenten al vol.
Herinnering als je geen antwoord krijgt
Blijft het stil, antwoord dan in dezelfde mailwisseling. De voorgestelde momenten zijn misschien al voorbij, dus stel nieuwe voor.
Beste [naam],
Ik kom even terug op mijn mail over een afspraak om [aanleiding].
De eerder voorgestelde momenten zijn inmiddels voorbij, dus hier twee nieuwe:
- [optie 1]
- [optie 2]
Is iemand anders in je team hiervoor het beste aanspreekpunt, dan neem ik graag contact met die persoon op.
Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
Meer voorbeelden van een herinnering zonder te drammen staan in onze gids over de follow-up mail.
Na het overleg: de korte terugkoppeling
Stuur na afloop een korte samenvatting naar iedereen die erbij was, het liefst dezelfde dag.
Onderwerp: Terugkoppeling overleg [datum]: [onderwerp]
Beste allemaal,
Bedankt voor jullie tijd vandaag.
Besluiten:
- [besluit 1]
- [besluit 2]
Actiepunten:
- [naam]: [taak], uiterlijk [datum]
- [naam]: [taak], uiterlijk [datum]
Open vragen:
- [vraag]
Volgend overleg: [datum, tijd]
Laat het me weten als ik iets ben vergeten.
[Voornaam]
Voor volledige notulen met aanwezigen, agendapunten en besluiten, zie onze gids notulen maken. Een agenda vooraf helpt ook: zie een agenda voor een vergadering maken.
Zo stel je momenten goed voor
- Datums, niet alleen dagen. “Dinsdag 6 oktober” is duidelijker dan “volgende week dinsdag”.
- De tijdzone zodra iemand in een ander land zit: “10:00 uur Nederlandse tijd” voor een klant in Londen of Lissabon.
- De duur. Twintig minuten passen makkelijker in een agenda dan een overleg zonder eindtijd.
- Wie de uitnodiging stuurt. Dan komt de agenda-afspraak één keer binnen, niet twee keer.
Plannen veel mensen afspraken met je, dan kan een boekingspagina de lijst met momenten vervangen. Google Agenda heeft daarvoor de afspraakplanning. Volgens de Nederlandse helppagina van Google heb je een persoonlijk Google-account of een Workspace-account en een computer nodig: “Je kunt geen afspraakplanning maken in de Agenda-app voor Android of iPhone en iPad.” Ook staat er: “Voor sommige functies van afspraakplanningen heb je een in aanmerking komend Google Workspace- of Google One-abonnement nodig.” Op de computer open je Google Agenda, klik je linksboven op Maken en kies je Afspraakplanning.
Voorbeeld: van ingesproken memo naar afspraakverzoek
Dit voorbeeld hebben we zelf geschreven om het idee te laten zien. Het is geen echte uitvoer van de app, en jouw resultaat ziet er anders uit.
Wat je in je telefoon zou kunnen zeggen:
Mail aan mevrouw Bakker van de bibliotheek.
We willen in het voorjaar de leesclub daar houden en ik moet het met haar over de zalen hebben.
Een halfuurtje ongeveer.
Ik kan volgende week dinsdagochtend of donderdag na drie uur, of zij kiest.
Ik kom graag langs bij de bibliotheek.
Vraag of ze vooraf iets van ons nodig heeft, de bezoekersaantallen van vorig jaar of zo.
Netjes, het is ons eerste contact.
De uitgewerkte mail (Email, Professional):
Onderwerp: Verzoek om afspraak: zaal voor de leesclub in het voorjaar
Geachte mevrouw Bakker,
Onze leesclub wil dit voorjaar graag bijeenkomen in de bibliotheek, en ik bespreek graag met u welke zalen daarvoor beschikbaar zijn.
Het gesprek duurt ongeveer 30 minuten, en ik kom daarvoor graag naar de bibliotheek.
Past een van deze momenten?
- dinsdag [datum], in de ochtend
- donderdag [datum], na 15:00 uur
Komt een ander moment u beter uit, dan hoor ik dat graag.
Kunnen wij vooraf iets voorbereiden, bijvoorbeeld onze bezoekersaantallen van vorig jaar?
Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
Alles in de mail stond in de ingesproken memo. De aanleiding komt eerst, de momenten staan elk op een eigen regel en de vraag aan het eind laat zien dat je goed voorbereid bent. Let op de [datum]: in de memo stond “volgende week dinsdag”, dus vul vóór het versturen de echte datum in.
De afspraak aanvragen met Retexta
Retexta is een Android-app voor spraak naar tekst en schrijven met AI, die in de cloud werkt. Je vertelt waarvoor de afspraak is en wanneer je kunt, en de app schrijft de mail. De menu’s van Retexta zijn in het Engels, er is geen Nederlandse interface. Daarom staan de knoppen hieronder in het Engels. Je praat gewoon Nederlands.
- Open Retexta en tik op New task.
- Kies onder What do you want to do? voor Write a message.
- Kies onder What kind of message? voor Email (of Work chat (Slack, Teams) voor een kort chatbericht) en een schrijfstijl zoals Professional, Formal of Friendly. Tik op Next.
- Tik op Record audio en vertel in het Nederlands aan wie de mail is, waarom je wilt afspreken, hoe lang, waar, en welke momenten je uitkomen. De taal van je opname hoef je niet te kiezen: Retexta herkent die zelf.
- Stop de opname. Retexta zet je opname op zijn servers om in tekst en schrijft de mail.
- Op het resultaatscherm kun je de schrijfstijl, de taal of de lengte aanpassen zonder opnieuw in te spreken. Moet de mail in het Engels, kies dan Change language.
- Controleer de datums en tijden, en kopieer de mail of deel hem met je mailapp.
Write a message hoort bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen, exporteren en screenshots, en voor alles na de gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig. Retexta zet onder zijn resultaten “AI-generated. Check important details.” (door AI gemaakt, controleer belangrijke gegevens). De app kijkt niet in je agenda, dus controleer zelf of elk voorgesteld moment echt vrij is.
Lees ook
Meer over mails schrijven: een e-mail dicteren op Android en de follow-up mail. Voor het overleg zelf: een agenda voor een vergadering maken. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Google Agenda Help, Een afspraakplanning maken: accounttypen, alleen op de computer, premium functies, knoppen Maken en Afspraakplanning.
- Retexta: namen van doelen, berichttypen, schrijfstijlen en abonnementen zoals ze in de app staan (versie 2026.1.23) en op de Google Play-pagina; automatische herkenning van de gesproken taal volgens de code van de app (gelezen op 25 september 2026).
- Voorbeelden en sjablonen: geschreven door FLAME Apps.
