อีเมลนัดประชุมที่ดีมีแค่ห้าอย่าง: จุดประสงค์ ในหนึ่งประโยค วันและเวลา ที่เสนอสองถึงสามตัวเลือก ระยะเวลา ที่ใช้ สถานที่ หรือลิงก์ประชุมออนไลน์ และ คำถามปิดท้าย ที่ให้ผู้รับเลือกได้ทันที เช่น “สะดวกช่วงเวลาใดในข้างต้นไหมคะ/ครับ” ด้านล่างมีตัวอย่างอีเมลนัดประชุมภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ข้อความนัดประชุมในไลน์ อีเมลติดตาม และอีเมลสรุปหลังประชุม
| ส่วน | ตัวอย่าง |
|---|---|
| หัวเรื่อง | ขอนัดประชุมเรื่องงบประมาณไตรมาสที่ 4 |
| จุดประสงค์ | “ขอทบทวนร่างงบประมาณร่วมกันก่อนส่งฝ่ายการเงิน” |
| เวลาที่เสนอ | วันอังคารที่ 6 ตุลาคม 2569 เวลา 10.00 น. หรือวันพุธที่ 7 ตุลาคม 2569 เวลา 14.00 น. |
| ระยะเวลาและสถานที่ | 30 นาที ห้องประชุม 2 หรือ Google Meet |
| คำถามปิดท้าย | “สะดวกช่วงเวลาใด หรือมีเวลาอื่นที่สะดวกกว่า รบกวนแจ้งได้เลย” |
ตัวอย่างอีเมลนัดประชุมภาษาไทย
คัดลอกไปวางในแอปอีเมล แล้วแทนที่ทุกอย่างในวงเล็บเหลี่ยม
เรื่อง: ขอนัดประชุมเรื่อง [หัวข้อ]
เรียน คุณ[ชื่อ]
[ผม/ดิฉัน] ขอนัดประชุมกับคุณ[ชื่อ] ประมาณ [30] นาที เพื่อ[จุดประสงค์ในหนึ่งประโยค]
ขอเสนอช่วงเวลาดังนี้
- [วัน วันที่ เดือน ปี] เวลา [00.00] น.
- [วัน วันที่ เดือน ปี] เวลา [00.00] น.
- [วัน วันที่ เดือน ปี] เวลา [00.00] น.
สถานที่: [ห้องประชุม / ที่อยู่ / ประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom, Teams หรือ Google Meet โดย(ผม/ดิฉัน)จะส่งลิงก์ให้]
[ถ้ามี: เพื่อความสะดวกในการประชุม รบกวนเตรียม(เอกสารหรือตัวเลข)มาด้วย]
หากไม่สะดวกช่วงเวลาข้างต้น รบกวนแจ้งเวลาที่สะดวกได้เลย
ขอบคุณ[ครับ/ค่ะ]
[ชื่อ นามสกุล]
[ตำแหน่ง หน่วยงาน]
[เบอร์โทรศัพท์]
สามตัวเลือกก็พอ ถ้ามากกว่านี้ผู้รับจะตอบยากขึ้น ถ้าเขียนถึงผู้ใหญ่หรือติดต่อครั้งแรก การขึ้นต้นด้วย “เรียน” และลงท้ายด้วย “ขอแสดงความนับถือ” จะดูเป็นทางการกว่า “ขอบคุณครับ/ค่ะ”
ประชุมของหน่วยงานราชการ
ถ้าเป็นการเชิญประชุมอย่างเป็นทางการของส่วนราชการ ให้ใช้หนังสือเชิญประชุมตามแบบของหน่วยงาน ซึ่งเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หน้านี้เป็นอีเมลนัดประชุมทั่วไปในที่ทำงาน
ตัวอย่างอีเมลนัดประชุมภาษาอังกฤษ
เมื่อเขียนถึงลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานต่างประเทศ ให้ใส่เขตเวลาทุกครั้ง เพราะอีกฝ่ายอาจอยู่คนละประเทศ
Subject: Meeting request: [topic]
Dear [Name],
I would like to set up a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date], [time] (Bangkok time, GMT+7)
- [Day, date], [time] (Bangkok time, GMT+7)
We can meet [at our office / on Zoom, Teams or Google Meet, and I will send the link].
If none of these times suit you, please suggest another.
Best regards,
[Your name]
[Title, company]
ถ้าไม่มั่นใจภาษาอังกฤษของตัวเอง อ่านต่อได้ที่ เขียนภาษาอังกฤษไม่เก่ง: พูดไทยแล้วได้ข้อความอังกฤษ
อีเมลนัดประชุมออนไลน์
ประชุมออนไลน์ต้องบอกให้ชัดว่าใช้โปรแกรมอะไรและใครเป็นคนส่งลิงก์ จะได้ไม่มีใครรอผิดห้อง
เรื่อง: ขอนัดประชุมออนไลน์เรื่อง [หัวข้อ]
เรียน คุณ[ชื่อ]
ขอนัดประชุมออนไลน์สั้น ๆ ประมาณ [20] นาที เรื่อง[หัวข้อ]
[ผม/ดิฉัน]สะดวก [ตัวเลือก 1] หรือ [ตัวเลือก 2]
เมื่อคุณ[ชื่อ]เลือกเวลาได้แล้ว [ผม/ดิฉัน]จะส่งคำเชิญ [Zoom / Teams / Google Meet] พร้อมลิงก์ให้
ขอบคุณ[ครับ/ค่ะ]
[ชื่อ]
ข้อความนัดประชุมในไลน์
ถ้าทีมของคุณนัดประชุมกันในกลุ่มไลน์ ข้อความสั้นกว่าอีเมลได้ แต่ข้อมูลสำคัญต้องครบ แยกแต่ละข้อไว้คนละบรรทัดจะอ่านง่ายบนมือถือ
แจ้งนัดประชุม [ชื่อทีม/โครงการ]
เรื่อง: [หัวข้อ]
วัน: [วัน วันที่ เดือน]
เวลา: [00.00] ถึง [00.00] น.
ที่: [ห้องประชุม / ลิงก์]
สิ่งที่ต้องเตรียม: [เอกสาร]
รบกวนทุกคนตอบยืนยันภายใน [วัน เวลา] นะ[ครับ/คะ]
ติดตามเมื่อยังไม่มีคำตอบ
ตอบในเธรดเดิม เวลาที่เสนอไว้อาจผ่านไปแล้ว จึงควรเสนอเวลาใหม่
เรียน คุณ[ชื่อ]
ขออนุญาตติดตามเรื่องการนัดประชุมเพื่อ[จุดประสงค์]ที่ส่งไปก่อนหน้านี้
เนื่องจากช่วงเวลาที่เสนอไว้ผ่านไปแล้ว จึงขอเสนอเวลาใหม่ดังนี้
- [ตัวเลือก 1]
- [ตัวเลือก 2]
หากมีผู้อื่นในทีมที่เหมาะจะคุยเรื่องนี้มากกว่า [ผม/ดิฉัน]ยินดีติดต่อไปโดยตรง
ขอบคุณ[ครับ/ค่ะ]
[ชื่อ]
อีเมลสรุปหลังประชุม
หลังประชุม ส่งสรุปสั้น ๆ ให้ทุกคนที่เข้าประชุม ถ้าเป็นไปได้ให้ส่งภายในวันเดียวกัน
เรื่อง: สรุปการประชุม [ชื่อการประชุม] วันที่ [วันที่]
เรียน ทุกท่าน
ขอบคุณทุกท่านที่เข้าร่วมประชุมในวันนี้
สิ่งที่ตกลงกัน:
- [ข้อตกลง 1]
- [ข้อตกลง 2]
สิ่งที่ต้องทำ:
- [ชื่อ]: [งาน] ภายใน [วันที่]
- [ชื่อ]: [งาน] ภายใน [วันที่]
เรื่องที่ยังค้างอยู่:
- [คำถาม]
ประชุมครั้งถัดไป: [วัน เวลา]
หากมีสิ่งใดตกหล่น รบกวนแจ้งได้เลย
[ชื่อ]
รายการสิ่งที่ต้องทำแบบละเอียดดูได้ที่ สรุปสิ่งที่ต้องทำหลังประชุม (action items) และถ้าจะส่งวาระก่อนประชุม ดู วาระการประชุม: วิธีเขียนระเบียบวาระ
เคล็ดลับการเสนอเวลา
- เขียนวันที่จริง ไม่ใช่แค่ชื่อวัน “วันพุธที่ 14 ตุลาคม” ชัดกว่า “พุธหน้า”
- ใส่เขตเวลา เมื่อมีผู้เข้าประชุมอยู่ต่างประเทศ เช่น “10.00 น. เวลาประเทศไทย (GMT+7)”
- บอกระยะเวลา คนหาเวลาว่าง 20 นาทีได้ง่ายกว่าการประชุมที่ไม่รู้ว่าจะจบเมื่อไร
- บอกว่าใครส่งคำเชิญในปฏิทิน นัดจะได้ไม่ซ้ำสองรายการ
- ส่งล่วงหน้าพอสมควร คู่มือการจัดประชุมของหน่วยงานท้องถิ่นแห่งหนึ่งแนะนำให้ส่งหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน สำหรับการประชุมทางการ ส่วนนัดสั้น ๆ ในทีมใช้เวลาน้อยกว่านั้นได้
ถ้ามีคนขอนัดคุณบ่อย หน้าจองเวลาช่วยแทนการไล่เสนอเวลาได้ Google ปฏิทินมีฟีเจอร์ กำหนดเวลาการนัดหมาย สำหรับเรื่องนี้ หน้าความช่วยเหลือภาษาไทยของ Google ระบุว่าต้องใช้บัญชี Google หรือบัญชี Workspace ส่วนบุคคล และต้องสร้างบนคอมพิวเตอร์: “คุณสร้างกำหนดเวลาการนัดหมายในแอปปฏิทินสำหรับ Android หรือ iPhone และ iPad ไม่ได้” และ “ฟีเจอร์กำหนดเวลาการนัดหมายบางอย่างกำหนดให้ต้องสมัครใช้บริการ Google Workspace หรือมีแพ็กเกจสมาชิก Google One ที่มีสิทธิ์” บนคอมพิวเตอร์ ให้เปิด Google ปฏิทิน คลิก สร้าง ที่ด้านซ้ายบน แล้วเลือก กำหนดเวลาการนัดหมาย
ตัวอย่าง: จากข้อความเสียงเป็นอีเมลนัดประชุม
ตัวอย่างนี้เราเขียนขึ้นเองเพื่ออธิบายวิธีการ ไม่ใช่ผลลัพธ์จริงจากแอป และผลลัพธ์ของคุณจะต่างออกไป
สิ่งที่คุณอาจพูดใส่โทรศัพท์:
อีเมลถึงคุณสุภาพร ที่ห้องสมุดประชาชนนะ
ชมรมอ่านหนังสือของเราอยากใช้ห้องที่นั่นช่วงปลายปี ต้องคุยเรื่องห้อง
น่าจะครึ่งชั่วโมง
ฉันว่างอังคารหน้าช่วงเช้า หรือพฤหัสหลังบ่ายสาม หรือให้เขาเลือกเอง
ไปคุยที่ห้องสมุดได้เลย
ถามด้วยว่าอยากให้เตรียมอะไรไหม เช่นจำนวนคนที่มาปีที่แล้ว
ติดต่อครั้งแรก เอาสุภาพหน่อย
อีเมลที่ได้ (Email, Formal):
เรื่อง: ขอนัดหมายเพื่อหารือเรื่องการใช้ห้องสำหรับชมรมอ่านหนังสือ
เรียน คุณสุภาพร
ชมรมอ่านหนังสือของเรามีความประสงค์จะขอใช้ห้องของห้องสมุดประชาชนสำหรับกิจกรรมช่วงปลายปี จึงขอนัดหมายเพื่อหารือเรื่องห้องที่สามารถใช้ได้
การหารือใช้เวลาประมาณ 30 นาที โดยดิฉันยินดีเดินทางไปที่ห้องสมุด
ขอเสนอช่วงเวลาดังนี้
- วันอังคารที่ [วันที่] ช่วงเช้า
- วันพฤหัสบดีที่ [วันที่] หลังเวลา 15.00 น.
หากสะดวกช่วงเวลาอื่น กรุณาแจ้งได้เลย
ไม่ทราบว่าต้องการให้ชมรมเตรียมข้อมูลใดมาด้วยหรือไม่ เช่น จำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรมเมื่อปีที่แล้ว
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อ นามสกุล]
ทุกอย่างในอีเมลมาจากข้อความเสียง จุดประสงค์มาก่อน เวลาแยกบรรทัด และคำถามท้ายอีเมลแสดงว่าคุณเตรียมตัวมา สังเกต [วันที่]: ในเสียงพูดว่า “อังคารหน้า” จึงต้องใส่วันที่จริงก่อนส่ง
เขียนอีเมลนัดประชุมด้วย Retexta
Retexta เป็นแอปแปลงเสียงเป็นข้อความและเขียนด้วย AI สำหรับ Android ที่ประมวลผลบนคลาวด์ คุณพูดว่าประชุมเรื่องอะไรและว่างเมื่อไร แล้วแอปเขียนอีเมลให้ Retexta ยังไม่มีเมนูภาษาไทย เมนูในแอปเป็นภาษาอังกฤษ ชื่อปุ่มด้านล่างจึงเป็นภาษาอังกฤษตามที่เห็นในแอป
- เปิด Retexta แล้วแตะ New task
- ใต้ What do you want to do? แตะ Write a message
- ใน What kind of message? เลือก Email (หรือ Work chat (Slack, Teams) สำหรับข้อความแชต) และสไตล์การเขียน เช่น Professional, Formal หรือ Friendly แล้วแตะ Next
- แตะ Record audio แล้วพูดเป็นภาษาไทยได้เลย: ถึงใคร นัดเรื่องอะไร นานเท่าไร ที่ไหน และคุณว่างช่วงไหน แอปไม่มีตัวเลือกภาษาที่พูด เพราะตรวจจับภาษาให้อัตโนมัติ
- หยุดอัด Retexta ถอดเสียงบนเซิร์ฟเวอร์และเขียนอีเมล โดยปกติผลลัพธ์จะเป็นภาษาเดียวกับที่คุณพูด
- ในหน้าผลลัพธ์ เปลี่ยน Writing style, Result language หรือ Length ได้โดยไม่ต้องอัดใหม่ ถ้าต้องส่งถึงลูกค้าต่างประเทศ ให้เลือกภาษาอังกฤษใน Result language: พูดไทย ได้อีเมลภาษาอังกฤษ
- ตรวจวันและเวลาอีกครั้ง แล้วคัดลอกหรือแชร์ไปยังแอปอีเมล
Write a message เป็นส่วนหนึ่งของ Retexta Pro Retexta ลองใช้ได้ฟรี: ผู้ใช้ใหม่ได้ผลลัพธ์ Pro ฟรีจำนวนหนึ่งไว้ดูในแอป การคัดลอก แชร์ ส่งออก และจับภาพหน้าจอ รวมถึงทุกอย่างหลังจากผลลัพธ์ฟรีหมดแล้ว ต้องใช้ Retexta Pro หรือเครดิต Retexta ติดป้ายผลลัพธ์ว่า “AI-generated. Check important details.” (สร้างโดย AI โปรดตรวจรายละเอียดสำคัญ) แอปไม่ได้ดูปฏิทินของคุณ จึงต้องตรวจเองว่าเวลาที่เสนอว่างจริง
อ่านต่อ
ก่อนประชุม: วาระการประชุม: วิธีเขียนระเบียบวาระและตัวอย่าง ระหว่างและหลังประชุม: สรุปการประชุมด้วย AI จากไฟล์เสียง และ สรุปสิ่งที่ต้องทำหลังประชุม อีเมลแบบอื่นด้วยเสียง: พิมพ์อีเมลด้วยเสียงบน Android รายงานการประชุมแบบทางการ: วิธีเขียนรายงานการประชุม เกี่ยวกับแอป: Retexta แอปแปลงเสียงเป็นข้อความสำหรับ Android
แหล่งที่มา
FLAME Apps ตรวจสอบเมื่อ 28 กันยายน 2569
- ความช่วยเหลือ Google ปฏิทิน, สร้างกำหนดเวลาการนัดหมาย: ประเภทบัญชี สร้างได้บนคอมพิวเตอร์เท่านั้น ฟีเจอร์ที่ต้องสมัครสมาชิก ปุ่ม สร้าง และ กำหนดเวลาการนัดหมาย
- คู่มือการจัดประชุม เผยแพร่บนเว็บไซต์หน่วยงานท้องถิ่น huaypong.go.th: การเขียนจดหมายเชิญประชุมและการส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน (เป็นคำแนะนำของคู่มือ ไม่ใช่กฎหมาย)
- ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับรวมการแก้ไข เผยแพร่บน lawreform.go.th): ใช้บังคับกับหนังสือของส่วนราชการ
- Retexta: ชื่อเป้าหมาย ประเภทข้อความ สไตล์การเขียน และแพ็กเกจตามที่แสดงในแอป (รุ่น 2026.1.23) และในหน้า Google Play การตรวจจับภาษาที่พูดอัตโนมัติและการคงภาษาเดิมในผลลัพธ์มาจากโค้ดของแอป (อ่านเมื่อ 28 กันยายน 2569)
- ตัวอย่างอีเมลและข้อความทั้งหมด: FLAME Apps เขียนขึ้นเอง
