Když si schůzku domlouváš e-mailem, napiš v jedné větě, proč se chceš sejít, navrhni dva nebo tři konkrétní termíny, uveď, jak dlouho schůzka potrvá a kde bude, a požádej adresáta, ať si termín vybere nebo navrhne jiný. Víc žádost o schůzku nepotřebuje. Níže najdeš vzor formální žádosti, e-mail pro někoho, kdo tě nezná, pozvánku na online schůzku, připomenutí, když nikdo neodpovídá, a shrnutí po schůzce.
| Část e-mailu | Příklad |
|---|---|
| Předmět | Žádost o schůzku: rozpočet na rok 2027 |
| Účel | „Rád bych s Vámi prošel návrh rozpočtu, než půjde na ekonomické oddělení.“ |
| Termíny | úterý 6. října v 10:00 nebo středa 7. října ve 14:00 |
| Délka a místo | 30 minut, zasedačka 214 nebo Teams |
| Prosba | „Vyhovuje Vám některý z těchto termínů?“ |
Vzor: žádost o schůzku
Zkopíruj vzor do svého e-mailu a nahraď vše v hranatých závorkách.
Předmět: Žádost o schůzku: [téma]
Vážená paní / Vážený pane [příjmení],
rád / ráda bych si s Vámi domluvil / domluvila schůzku na [30] minut, abychom [účel v jedné větě].
Vyhovoval by Vám některý z těchto termínů?
- [den, datum, hodina]
- [den, datum, hodina]
- [den, datum, hodina]
Sejít se můžeme [na adrese / v zasedačce / v Teams, Zoomu nebo Google Meet, odkaz pošlu já].
[Volitelně: Pomohlo by mi, kdybyste si předem prohlédl / prohlédla (dokument).]
Pokud Vám žádný z termínů nevyhovuje, navrhněte prosím jiný, přizpůsobím se.
S pozdravem
[Jméno a příjmení]
[Pozice, firma]
[Telefon]
Tři termíny stačí: čím víc možností, tím hůř se odpovídá. Kolegovi, se kterým si tykáš, napiš jednodušeji: „Ahoj Martine,“ a na konec „Díky, Petra“.
Žádost o schůzku pro někoho, kdo tě nezná
Když tě adresát nezná, o všem rozhodnou první dvě věty. Napiš, kdo jsi a odkud máš kontakt, a hned potom, co mu schůzka přinese.
Předmět: Krátký rozhovor o [téma]?
Dobrý den,
jmenuji se [jméno a příjmení] a pracuji jako [pozice] ve firmě [firma]. Váš kontakt mám od [kdo nebo kde].
Zabýváme se [jedna věta o tom, co děláš] a myslím, že by to mohlo pomoct [s čím konkrétně].
Mohli bychom si na 20 minut zavolat? Mně vyhovuje [termín 1] nebo [termín 2].
Pokud Vás téma nezajímá, stačí krátce odepsat a už Vás nebudu obtěžovat.
S pozdravem
[Jméno a příjmení]
[Telefon]
Když na schůzku zveš víc lidí, třeba tým nebo oddělení, přidej do e-mailu krátký program. Jak ho sestavit, ukazuje návod program porady.
Pozvánka na online schůzku
U videohovoru napiš, jaký nástroj použijete a kdo pošle odkaz. Nikdo pak nečeká v prázdné místnosti a pozvánka do kalendáře nepřijde dvakrát.
Předmět: Krátká online schůzka k [téma]?
Ahoj [jméno],
můžeme si online probrat [téma]? Potřeboval / potřebovala bych asi [20] minut, abychom [účel].
Mně vyhovuje [termín 1] nebo [termín 2].
Až si vybereš, pošlu pozvánku do [Teams / Zoom / Google Meet] s odkazem.
Díky
[Jméno]
Připomenutí, když nikdo neodpovídá
Odpověz ve stejném vlákně. Termíny, které jsi navrhl, už možná prošly, tak nabídni nové.
Vážená paní [příjmení],
vracím se ke své zprávě ohledně schůzky k [účel].
Původní termíny už prošly, proto navrhuji dva nové:
- [termín 1]
- [termín 2]
Pokud je pro toto téma vhodnější někdo jiný z Vašeho týmu, dejte mi prosím vědět, na koho se obrátit.
Děkuji a přeji hezký den
[Jméno]
Další formulace pro zdvořilé popohnání najdeš v návodu na follow-up e-mail.
Po schůzce: e-mail se shrnutím
Ještě týž den pošli všem účastníkům krátké shrnutí: co se dohodlo, kdo co udělá a do kdy.
Předmět: Shrnutí schůzky [datum]: [téma]
Dobrý den všem,
děkuji za dnešní schůzku. Posílám hlavní body.
Rozhodnutí:
- [rozhodnutí 1]
- [rozhodnutí 2]
Úkoly:
- [Jméno]: [úkol], do [datum]
- [Jméno]: [úkol], do [datum]
Otevřené otázky:
- [otázka]
Další schůzka: [datum, hodina]
Pokud jsem na něco zapomněl / zapomněla, dejte mi vědět.
[Jméno]
Seznam úkolů s odpovědnou osobou a termínem najdeš ve vzoru úkoly z porady.
Jak navrhnout termíny bez nedorozumění
- Data, ne jen dny: „úterý 6. října“ je jasnější než „příští úterý“.
- Časové pásmo, pokud někdo pracuje v zahraničí: „10:00 našeho času (SEČ)“.
- Délka: 20 minut se do kalendáře vejde snáz než schůzka bez konce.
- Kdo posílá pozvánku: záznam v kalendáři pak přijde jednou, ne dvakrát.
Pokud se s tebou domlouvá hodně lidí, můžeš místo seznamu termínů poslat rezervační stránku. V Kalendáři Google k tomu slouží Rozpis schůzek. Podle nápovědy Google potřebuješ osobní účet Google nebo účet Workspace a počítač: „V aplikaci Kalendář pro Android nebo iPhone a iPad rozpis schůzek vytvořit nelze.“ A dále: „Některé funkce rozpisů schůzek vyžadují způsobilý tarif Google Workspace nebo Google One.“
Příklad: z hlasové poznámky hotový e-mail
Tento příklad jsme napsali sami, abychom ukázali princip. Není to skutečný výstup aplikace a tvůj výsledek bude vypadat jinak.
Co můžeš říct do telefonu:
Mail paní Janě Dvořákové z městské knihovny.
Na jaře bychom u nich chtěli pořádat náš čtenářský klub a potřebuju s ní probrat sály.
Tak půl hodiny.
Můžu příští úterý dopoledne nebo ve čtvrtek po třetí, nebo ať si vybere.
Klidně přijdu do knihovny.
Zeptej se, jestli od nás něco nepotřebuje předem, třeba počet členů z loňska.
Slušně, píšeme jí poprvé.
Hotový e-mail (Email, Professional):
Předmět: Žádost o schůzku: sál pro jarní čtenářský klub
Vážená paní Dvořáková,
na jaře bychom rádi pořádali náš čtenářský klub v městské knihovně, a proto bych s Vámi rád probral možnosti sálů.
Schůzka by trvala asi 30 minut a rád přijdu do knihovny.
Vyhovoval by Vám některý z těchto termínů?
- úterý [datum], dopoledne
- čtvrtek [datum], po 15:00
Pokud Vám vyhovuje jiný termín, dejte mi prosím vědět.
Máme si předem něco připravit, například počet členů klubu z loňského roku?
S pozdravem
[Jméno a příjmení]
Všechno, co e-mail obsahuje, zaznělo v poznámce. Účel je na začátku, termíny na samostatných řádcích a otázka na konci ukazuje, že myslíš na přípravu. Pozor na [datum]: v poznámce bylo „příští úterý“, takže před odesláním doplň skutečná data.
Napiš žádost o schůzku v Retextě
Retexta převádí řeč na text a s pomocí AI z ní napíše hotový text. Je to aplikace pro Android a nahrávka se zpracovává v cloudu. Řekneš, proč se chceš sejít a kdy máš čas, a aplikace napíše e-mail. Menu Retexty je v angličtině a české rozhraní nemá, proto názvy tlačítek uvádíme anglicky.
- Otevři Retextu a klepni na New task.
- Pod What do you want to do? vyber Write a message.
- Pod What kind of message? zvol Email (nebo Work chat (Slack, Teams) pro zprávu do pracovního chatu) a styl, třeba Professional nebo Friendly. Klepni na Next.
- Klepni na Record audio a česky řekni, komu píšeš, proč se chceš sejít, jak dlouho, kde a kdy ti to vyhovuje. Jazyk řeči nevybíráš, aplikace ho rozpozná sama.
- Zastav nahrávání. Retexta převede nahrávku na text na svých serverech a napíše e-mail, zpravidla v jazyce nahrávky.
- Na obrazovce s výsledkem můžeš změnit styl, jazyk nebo délku bez nového nahrávání. Pokud e-mail míří třeba do Německa, přepni jazyk výsledku.
- Zkontroluj data a hodiny, pak e-mail zkopíruj nebo ho sdílej do e-mailové aplikace.
Write a message je součástí Retexta Pro. Retextu si vyzkoušíš zdarma: jako nový uživatel dostaneš několik výsledků Pro zdarma k zobrazení v aplikaci. Ke kopírování, sdílení, exportu a snímkům obrazovky, a také na všechno po výsledcích zdarma, potřebuješ Retexta Pro nebo kredity. Retexta označuje výsledky větou „AI-generated. Check important details.“ („Vytvořeno AI. Zkontroluj důležité údaje.“). Tvůj kalendář aplikace nevidí, takže si ověř, že termíny, které nabízíš, máš opravdu volné.
Čti dál
Před schůzkou: program porady. Po schůzce: úkoly z porady a zápis z porady z nahrávky pomocí AI. E-maily hlasem: diktování e-mailu na Androidu. O aplikaci: Retexta, převod hlasu na text pro Android.
Zdroje
Ověřila FLAME Apps 26. září 2026.
- Kalendář Google, nápověda, Vytvoření rozpisu schůzek: typy účtů, vytvoření jen na počítači, funkce vyžadující tarif.
- Retexta: názvy cílů, typů zpráv, stylů a tarifů v aplikaci (verze 2026.1.23) a na stránce v Google Play; automatické rozpoznání jazyka řeči podle kódu aplikace (ověřeno 25. září 2026).
- Návrhy vyhledávače Bing pro český trh (26. září 2026): „žádost o schůzku“, „žádost o schůzku vzor“, „pozvánka na schůzku“.
- Vzory a příklad: napsala FLAME Apps.
