Úkol z porady je jedna činnost s jednou odpovědnou osobou a jedním termínem, napsaná tak, aby každý poznal, kdy je hotová. Nejjednodušší seznam úkolů má tři sloupce: úkol, kdo, do kdy. Přehled úkolů přidává stav a prioritu, abyste úkoly mohli sledovat přes víc porad. Níže jsou vzory ke zkopírování a příklady: většina úkolů neselže kvůli špatnému vzoru, ale protože jsou napsané mlhavě.
Co dělá úkol dobrým
| Část | Dobře | Slabě |
|---|---|---|
| Úkol | Začíná slovesem a říká výsledek: „Poslat upravený rozpočet Marii“ | „Rozpočet“ nebo „Podívat se na rozpočet“ |
| Kdo | Jedna osoba jménem: „Jana“ | „Tým“, „Marketing“, „Někdo“ |
| Do kdy | Skutečné datum: „3. října“ | „Brzy“, „Příští týden“, „ASAP“ |
| Hotovo, když | Je jasné z úkolu: rozpočet je odeslaný | Nejasné: kdy se na něco někdo „podíval“? |
Pokud má úkol dva vlastníky, rozděl ho na dva úkoly nebo vyber toho, kdo za něj odpovídá. Když si úkol na poradě nikdo nevezme, napiš „kdo: zatím nikdo“ a vrať se k němu příště, místo abys ho potichu vynechal.
Vzor: seznam úkolů z porady
Vlož ho na konec zápisu nebo poznámek. Má stejnou strukturu jako oddíl s úkoly v šabloně zápisu z porady.
ÚKOLY Z PORADY: [název porady], [datum]
- [ ] [Sloveso + úkol], kdo: [jméno], do: [datum]
- [ ] [Sloveso + úkol], kdo: [jméno], do: [datum]
- [ ] [Sloveso + úkol], kdo: [jméno], do: [datum]
Zatím bez odpovědné osoby
- [Úkol], rozdělit na příští poradě
Vzor: přehled úkolů se stavem a prioritou
Přehled drží úkoly z několika porad na jednom místě. Vlož tabulku do Excelu, Google Tabulek nebo dokumentu, jeden řádek na jeden úkol.
| # | Úkol | Kdo | Do kdy | Priorita | Stav | Z porady | Poznámka |
| 1 | [Sloveso + úkol] | [Jméno] | [Datum] | [Vysoká / Střední / Nízká] | [Otevřený / Rozpracovaný / Hotový / Blokovaný] | [Datum] | [Překážka nebo odkaz] |
| 2 | [Sloveso + úkol] | [Jméno] | [Datum] | [Vysoká / Střední / Nízká] | [Otevřený / Rozpracovaný / Hotový / Blokovaný] | [Datum] | [Překážka nebo odkaz] |
| 3 | [Sloveso + úkol] | [Jméno] | [Datum] | [Vysoká / Střední / Nízká] | [Otevřený / Rozpracovaný / Hotový / Blokovaný] | [Datum] | [Překážka nebo odkaz] |
Jak s ním pracovat:
- Úkoly zapisuj během porady nebo hned po ní, dokud si všichni pamatují, na čem se dohodli.
- Každou poradu začni přehledem. Nejdřív projděte otevřené úkoly: hotové, rozpracované, blokované.
- Termín posouvej jen s odpovědnou osobou. Zapiš nové datum a staré nech v poznámce.
- Řádky nemaž. Označ úkol jako hotový nebo zrušený a připiš proč.
Příklady úkolů z porady
Příklady jsme napsali sami.
| Mlhavě | Jasný úkol |
|---|---|
| Web | Poslat nový text úvodní stránky Petrovi, kdo: Lucie, do: 2. 10. |
| Ověřit sál | Zavolat do kulturního domu a potvrdit termín 18. října, kdo: Anna, do: 30. 9. |
| Ozvat se klientovi | Poslat firmě Novák a syn upravenou nabídku, kdo: Radek, do: 27. 9. |
| Nábor | Zveřejnit inzerát na kariérní stránce firmy, kdo: Michaela, do: 1. 10. |
| Probrat rozpočet příště | Zařadit „rozpočet na 4. čtvrtletí“ do programu porady 8. října, kdo: Karel, do: 6. 10. |
Poslední řádek ukazuje užitečný trik: když téma potřebuje další diskusi, úkolem je zařadit ho do programu příští porady. Jak z něj udělat bod programu, ukazuje návod program porady.
Akční body, úkoly, nebo usnesení?
V češtině se pro totéž používá víc slov. „Akční body“ je překlad anglického „action items“ a objevuje se hlavně ve firmách s angličtinou. Ve spolcích a ve veřejné správě se úkoly často píšou jako součást usnesení („Výbor ukládá předsedovi…“). Na obsahu se nic nemění: úkol, kdo, do kdy. Pokud máte stanovy nebo jednací řád, řiďte se jejich formou.
Úkoly z nahrávky porady v Retextě
Retexta převádí řeč na text a s pomocí AI z ní napíše hotový text. Je to aplikace pro Android a nahrávka se zpracovává v cloudu. Její zápis z porady obsahuje úkoly a zachová odpovědné osoby a termíny, pokud v nahrávce zazněly. Menu Retexty je v angličtině a české rozhraní nemá, proto názvy tlačítek uvádíme anglicky.
- Otevři Retextu a klepni na New task.
- Pod What do you want to do? klepni na Summarize a meeting.
- Pod Add your input klepni na Record audio a namluv své shrnutí (nebo nahrávej poradu, pokud s tím všichni souhlasí), na Import audio pro nahrávku, kterou už máš, nebo na Paste text pro přepis či poznámky.
- Retexta nahrávku přepíše na svých serverech a napíše zápis z porady včetně oddílu Action items. Jazyk řeči nevybíráš a zápis zůstane v jazyce porady, pokud nezvolíš jiný.
- Pokud chceš jen úkoly, použij ve výstupech porady Generate action items. Výsledkem je seznam se zaškrtávacími políčky, který zachová data, osoby a priority, pokud zazněly. Share action items pošle jen tuto část.
- Zkontroluj seznam podle vzoru výše: jedna osoba, skutečné datum, sloveso na začátku. Retexta označuje výsledky větou „AI-generated. Check important details.“ („Vytvořeno AI. Zkontroluj důležité údaje.“)
AI zachová jen osobu nebo termín, který někdo skutečně řekl. Proto je vyslov nahlas na poradě nebo ve shrnutí: „Lucie pošle Petrovi text úvodní stránky do 2. října.“
Summarize a meeting, Generate action items i Import audio jsou součástí Retexta Pro. Retextu si vyzkoušíš zdarma: jako nový uživatel dostaneš několik výsledků Pro zdarma k zobrazení v aplikaci. Ke kopírování, sdílení, exportu a snímkům obrazovky, a také na všechno po výsledcích zdarma, potřebuješ Retexta Pro nebo kredity.
Úkoly vyslovuj podle jednoho vzorce
Kdo, co udělá, do kdy: „Anna zavolá do kulturního domu do pondělí.“ Shrnutí v tomto tvaru ti dá čisté úkoly, ať už je přepíšeš sám, nebo to necháš na aplikaci.
Čti dál
Úkoly jsou jen jeden oddíl zápisu: zbytek najdeš v šabloně zápisu z porady a co do zápisu vůbec patří, vysvětluje jak napsat zápis z porady. Jak nechat AI napsat celý návrh z nahrávky: zápis z porady z nahrávky pomocí AI. Poradu svoláváš e-mailem? Pomůže žádost o schůzku. O aplikaci: Retexta, převod hlasu na text pro Android.
Zdroje
Ověřila FLAME Apps 26. září 2026.
- Retexta: názvy cílů, výstupy porady („Generate action items“, „Share action items“), formát úkolů a tarify v aplikaci (verze 2026.1.23) a na stránce v Google Play; formát seznamu úkolů (zaškrtávací políčka, osoby a data zachovaná, pokud zazněla) podle pokynů aplikace pro výsledky.
- Návrhy vyhledávače Bing pro český trh (26. září 2026): pro „úkoly z porady“ nebyly žádné návrhy, nadpis proto vychází z běžného českého spojení (neměřeno); „zápis z porady vzor“ a „zápis z porady šablona“ (Bing, 25. září 2026).
- Vzory a příklady: napsala FLAME Apps.
