Een actiepunt is één taak uit een vergadering met één eigenaar en één deadline, zo geformuleerd dat iedereen kan zien wanneer het klaar is. De eenvoudigste actielijst heeft drie kolommen: actie, wie, wanneer. Een uitgebreide actielijst voegt status en prioriteit toe, zodat je de punten over meerdere vergaderingen heen kunt volgen. Kopieer de sjablonen hieronder en kijk daarna naar de voorbeelden: de meeste actiepunten mislukken omdat ze vaag zijn, niet omdat het sjabloon niet klopt.
Wat een goed actiepunt is
| Onderdeel | Goed | Zwak |
|---|---|---|
| Actie | Begint met een werkwoord en noemt het resultaat: “Stuur de aangepaste begroting naar Maria” | “Begroting” of “Naar de begroting kijken” |
| Wie | Eén persoon bij naam: “Jeroen” | “Het team”, “Marketing”, “Iemand” |
| Wanneer | Een echte datum: “3 oktober” | “Binnenkort”, “Volgende week”, “Z.s.m.” |
| Klaar als | Blijkt uit de actie zelf: de begroting is verstuurd | Onduidelijk: wanneer heeft iemand er “naar gekeken”? |
Heeft een taak twee eigenaren, splits hem dan in twee actiepunten of kies de persoon die er verantwoordelijk voor is. Neemt niemand een taak op zich, schrijf dan “wie: nog open” en breng het de volgende keer weer in, in plaats van het stilletjes weg te laten.
Sjabloon: eenvoudige actielijst
Plak dit onder je notulen of aantekeningen.
ACTIEPUNTEN: [naam vergadering], [datum]
- [ ] [Werkwoord + taak], wie: [naam], uiterlijk: [datum]
- [ ] [Werkwoord + taak], wie: [naam], uiterlijk: [datum]
- [ ] [Werkwoord + taak], wie: [naam], uiterlijk: [datum]
Nog open (geen eigenaar)
- [Taak], verdelen in de volgende vergadering
Sjabloon: actielijst voor Excel of Teams
Een uitgebreide actielijst verzamelt alle punten uit meerdere vergaderingen op één plek. Plak de tabel in Excel, Google Spreadsheets of een gedeeld document, één regel per actiepunt.
| Nr | Actie | Wie | Uiterlijk | Prioriteit | Status | Uit vergadering | Opmerkingen |
| 1 | [Werkwoord + taak] | [naam] | [datum] | [Hoog / Midden / Laag] | [Open / Bezig / Klaar / Geblokkeerd] | [datum] | [blokkade of link] |
| 2 | [Werkwoord + taak] | [naam] | [datum] | [Hoog / Midden / Laag] | [Open / Bezig / Klaar / Geblokkeerd] | [datum] | [blokkade of link] |
| 3 | [Werkwoord + taak] | [naam] | [datum] | [Hoog / Midden / Laag] | [Open / Bezig / Klaar / Geblokkeerd] | [datum] | [blokkade of link] |
Zo gebruik je de lijst:
- Vul hem tijdens of direct na de vergadering in, zolang iedereen nog weet wat er is afgesproken.
- Begin elke vergadering met de actielijst. Loop eerst de open punten door: klaar, bezig, geblokkeerd.
- Verschuif een datum alleen samen met de eigenaar. Zet de nieuwe datum erin en houd de oude bij in de opmerkingen.
- Verwijder nooit een regel. Zet hem op klaar of vervallen, met een woord uitleg.
In Excel kun je van de kolom Status een keuzelijst maken, zodat iedereen dezelfde vier woorden gebruikt. Zo kun je later filteren op alles wat nog open staat.
Voorbeelden van actiepunten
Deze voorbeelden hebben we zelf geschreven.
| Vaag | Duidelijk actiepunt |
|---|---|
| Website | Stuur de nieuwe tekst voor de homepage naar Sam, wie: Lotte, uiterlijk: 2 oktober |
| Zaal checken | Bel buurthuis De Linde en bevestig de datum 18 oktober, wie: Anouk, uiterlijk: 30 september |
| Klant opvolgen | Mail Bakker & Zn. de aangepaste offerte, wie: Ruben, uiterlijk: 27 september |
| Vacature | Plaats de vacature op de eigen website, wie: Fatima, uiterlijk: 1 oktober |
| Begroting volgende keer bespreken | Zet “begroting 2027” op de agenda van 8 oktober, wie: Kees, uiterlijk: 6 oktober |
De laatste regel laat een handige truc zien: heeft een onderwerp meer tijd nodig, dan is het actiepunt om het op de volgende agenda te zetten. Hoe je daar een goed agendapunt van maakt, lees je in een agenda voor een vergadering maken.
Actiepunten uit een vergadering halen met Retexta
Retexta is een Android-app voor spraak naar tekst en schrijven met AI, die in de cloud werkt. Het verslag van een vergadering bevat een lijst met actiepunten en houdt eigenaren en datums vast als die in de opname genoemd zijn. De menu’s van Retexta zijn in het Engels, er is geen Nederlandse interface; hieronder staan dus de Engelse knoppen. Je spreekt gewoon Nederlands en krijgt een Nederlands verslag.
- Open Retexta en tik op New task.
- Kies onder What do you want to do? voor Summarize a meeting.
- Tik onder Add your input op Record audio om zelf een samenvatting in te spreken (of neem de vergadering op, met toestemming van iedereen), op Import audio voor een opname die je al hebt, of op Paste text voor een transcript of aantekeningen.
- Retexta zet de audio op zijn servers om in tekst en schrijft het verslag, met een blok Action items.
- Wil je alleen de taken, kies dan bij de vergaderresultaten Generate action items. Je krijgt een lijst met vinkjes die datums, eigenaren en prioriteiten vasthoudt als die genoemd zijn. Met Share action items deel je alleen dat deel.
- Leg de lijst naast het sjabloon hierboven: één eigenaar, een echte datum, een werkwoord vooraan. Retexta zet onder zijn resultaten “AI-generated. Check important details.”
De AI kan alleen een eigenaar of datum vasthouden die iemand echt heeft uitgesproken. Zeg het dus hardop in de vergadering of in je samenvatting: “Lotte stuurt de homepagetekst uiterlijk 2 oktober naar Sam.”
Summarize a meeting, Generate action items en Import audio horen bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen, exporteren en screenshots, en voor alles na de gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig.
Spreek actiepunten in één vast patroon in
Wie, doet wat, wanneer: “Anouk belt uiterlijk maandag buurthuis De Linde.” Een ingesproken samenvatting in dit patroon levert nette actiepunten op, of je ze nu zelf uittypt of een app het laat doen.
Lees ook
Actiepunten zijn één onderdeel van de notulen. Voor de rest gebruik je het sjabloon voor notulen, en wat er in notulen hoort lees je in notulen maken. Wil je de AI het hele verslag laten schrijven, lees dan notulen maken met AI. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Retexta: doelnamen, vergaderresultaten (“Generate action items”, “Share action items”), de vorm van de actiepunten en abonnementen zoals ze in de app staan (versie 2026.1.23) en op de Google Play-pagina; de takenlijst met vinkjes, eigenaren en datums komt uit de resultaatinstructies van de app.
- Sjablonen en voorbeelden: geschreven door FLAME Apps voor deze pagina.
