Zadanie ze spotkania to jedno działanie z jedną osobą odpowiedzialną i jednym terminem, zapisane tak, żeby każdy wiedział, kiedy jest zrobione. Najprostsza lista zadań ze spotkania ma trzy kolumny: zadanie, kto, do kiedy. Tabela do śledzenia dodaje status i priorytet, żeby zadania nie ginęły między spotkaniami. Skopiuj wzory poniżej, a potem przejrzyj przykłady: zadania najczęściej przepadają dlatego, że są niejasne, a nie przez zły wzór.
Dobre zadanie a niejasne ustalenie
| Część | Dobrze | Słabo |
|---|---|---|
| Zadanie | Zaczyna się od czasownika i nazywa wynik: „Wysłać Marii poprawiony budżet” | „Budżet” albo „Przyjrzeć się budżetowi” |
| Kto | Jedna osoba z imienia: „Kasia” | „Zespół”, „Marketing”, „Ktoś” |
| Do kiedy | Prawdziwa data: „3 października” | „Wkrótce”, „w przyszłym tygodniu”, „ASAP” |
| Kiedy gotowe | Wynika z samego zadania: budżet został wysłany | Niejasne: kiedy ktoś się już „przyjrzał”? |
Jeśli zadanie ma dwie osoby, podziel je na dwa albo wybierz tę, która za nie odpowiada. Jeśli nikt nie wziął zadania na spotkaniu, zapisz „odpowiedzialny: brak” i wróć do tego na następnym spotkaniu, zamiast po cichu je pominąć.
Wzór: lista zadań ze spotkania
Wklej to na końcu protokołu albo notatki ze spotkania.
ZADANIA: [nazwa spotkania], [data]
- [ ] [Czasownik + zadanie], kto: [imię], do: [data]
- [ ] [Czasownik + zadanie], kto: [imię], do: [data]
- [ ] [Czasownik + zadanie], kto: [imię], do: [data]
Bez osoby odpowiedzialnej
- [Zadanie], do przydzielenia na następnym spotkaniu
Wzór: tabela do śledzenia ustaleń
Tabela zbiera zadania z wielu spotkań w jednym miejscu. Wklej ją do arkusza albo dokumentu, jeden wiersz na zadanie.
| Nr | Zadanie | Kto | Termin | Priorytet | Status | Ze spotkania | Uwagi |
| 1 | [Czasownik + zadanie] | [Imię] | [Data] | [Wysoki / Średni / Niski] | [Otwarte / W toku / Zrobione / Zablokowane] | [Data] | [Przeszkoda albo link] |
| 2 | [Czasownik + zadanie] | [Imię] | [Data] | [Wysoki / Średni / Niski] | [Otwarte / W toku / Zrobione / Zablokowane] | [Data] | [Przeszkoda albo link] |
| 3 | [Czasownik + zadanie] | [Imię] | [Data] | [Wysoki / Średni / Niski] | [Otwarte / W toku / Zrobione / Zablokowane] | [Data] | [Przeszkoda albo link] |
Jak z niej korzystać:
- Wpisuj zadania w trakcie spotkania albo zaraz po nim, póki wszyscy pamiętają, na co się zgodzili.
- Każde spotkanie zaczynaj od tabeli. Najpierw otwarte zadania: zrobione, w toku, zablokowane.
- Termin przesuwaj tylko z osobą odpowiedzialną. Wpisz nową datę, a starą zostaw w uwagach.
- Nie usuwaj wierszy. Oznacz zadanie jako zrobione albo porzucone, z jednym słowem wyjaśnienia.
Przykłady zadań ze spotkania
Przykłady napisaliśmy sami.
| Niejasne | Jasne zadanie |
|---|---|
| Strona internetowa | Wysłać Tomkowi nowy tekst strony głównej, kto: Ewa, do: 2 października |
| Sprawdzić salę | Zadzwonić do domu kultury i potwierdzić termin 18 października, kto: Ania, do: 30 września |
| Klient | Wysłać firmie Nowak i Syn zaktualizowaną ofertę, kto: Rafał, do: 29 września |
| Rekrutacja | Opublikować ogłoszenie w zakładce Kariera na stronie firmy, kto: Magda, do: 1 października |
| Porozmawiać o budżecie następnym razem | Wpisać „Budżet na IV kwartał” do agendy spotkania 8 października, kto: Krzysiek, do: 6 października |
Ostatni wiersz pokazuje przydatny trik: gdy temat wymaga dłuższej dyskusji, zadaniem jest wpisanie go do następnej agendy. Jak zrobić z tego punkt porządku spotkania, pokazuje poradnik agenda spotkania.
Mail „zgodnie z ustaleniami ze spotkania”
Listę zadań najczęściej wysyła się mailem zaraz po spotkaniu. Zwrot „zgodnie z ustaleniami ze spotkania” jest w podpowiedziach wyszukiwarki, bo tak zaczyna się wiele takich maili.
Temat: Ustalenia ze spotkania [data]
Dzień dobry,
zgodnie z ustaleniami z dzisiejszego spotkania przesyłam listę zadań:
- [Imię]: [zadanie], do [data]
- [Imię]: [zadanie], do [data]
- [Imię]: [zadanie], do [data]
Do przydzielenia: [zadanie bez osoby odpowiedzialnej].
Jeśli coś się nie zgadza, proszę o informację do [data].
[Imię]
Zadania z nagrania spotkania w aplikacji Retexta
Retexta zamienia mowę na tekst i z pomocą AI pisze gotowy tekst. To aplikacja na Androida, nagranie jest przetwarzane w chmurze. Jej protokół ze spotkania zawiera listę zadań i zachowuje osoby i terminy, jeśli padły w nagraniu. Menu Retexty jest po angielsku, dlatego nazwy przycisków podajemy po angielsku.
- Otwórz Retextę i dotknij New task.
- W sekcji What do you want to do? wybierz Summarize a meeting.
- W sekcji Add your input dotknij Record audio, żeby nagrać swoje podsumowanie (albo samo spotkanie, za zgodą wszystkich), Import audio, jeśli masz już nagranie, albo Paste text dla transkrypcji lub notatek.
- Retexta przepisze nagranie na swoich serwerach i napisze protokół z częścią Action items. Mówisz po polsku, więc protokół zwykle też jest po polsku.
- Jeśli potrzebujesz samych zadań, wybierz wśród wyników spotkania Generate action items. Dostaniesz listę z polami do odhaczania, z terminami, osobami i priorytetami, jeśli zostały powiedziane. Share action items wysyła tylko tę część.
- Porównaj listę z wzorem powyżej: jedna osoba, prawdziwa data, czasownik na początku. Retexta oznacza wyniki napisem „AI-generated. Check important details.”
AI zachowa tylko tę osobę i ten termin, które ktoś naprawdę powiedział. Mów więc na głos na spotkaniu albo w podsumowaniu: „Ewa wysyła Tomkowi tekst strony głównej do 2 października.”
Summarize a meeting, Generate action items i Import audio należą do Retexta Pro. Retextę możesz wypróbować za darmo: nowi użytkownicy dostają kilka darmowych wyników Pro do podglądu w aplikacji. Kopiowanie, udostępnianie, eksport i zrzuty ekranu, a także wszystko po darmowych wynikach, wymagają Retexta Pro albo kredytów.
Mów zadania według jednego schematu
Kto, robi co, do kiedy: „Ania dzwoni do domu kultury do poniedziałku.” Podsumowanie powiedziane w tym schemacie daje czyste zadania, czy przepisujesz je sam, czy robi to aplikacja.
Czytaj dalej
Zadania to jedna część protokołu: cały protokół z nagrania opisuje poradnik protokół ze spotkania z AI. Przed spotkaniem: agenda spotkania. Cały protokół: protokół ze spotkania: wzór i jak napisać protokół ze spotkania. O aplikacji: Retexta, mowa na tekst na Androida.
Źródła
Sprawdzone przez FLAME Apps 26 września 2026.
- Retexta: nazwy celów, wyniki spotkania („Generate action items”, „Share action items”), format listy zadań i plany w aplikacji (wersja 2026.1.23) i na stronie w Google Play; format listy (pola do odhaczania, osoby i terminy zachowane, jeśli padły) według instrukcji wyników w aplikacji.
- Podpowiedzi wyszukiwarki Bing dla rynku polskiego (26 września 2026): „zgodnie z ustaleniami ze spotkania”, „w nawiązaniu do spotkania”, „lista zadań do wykonania”.
- Wzory i przykłady: napisane przez FLAME Apps.
