Kas yra susitikimo užduotis?

Tai viena konkreti užduotis, kuri atsirado susitikime, priskirta vienam žmogui ir turinti terminą. „Iki spalio 2 d. nusiųsti Tomui patikslintą biudžetą“ yra užduotis. „Pažiūrėti biudžetą“ nėra, nes niekas nežino, kas ką ir iki kada turi padaryti.

Ką turi apimti užduočių sąrašas iš posėdžio?

Kiekvienai užduočiai: veiksmą, prasidedantį veiksmažodžiu, vieną atsakingą asmenį, terminą ir būseną. Veiksmų planas gali turėti ir prioritetą, susitikimo datą ir pastabų stulpelį kliūtims.

Kur protokole rašomos užduotys?

Dažniausiai atskiroje dalyje protokolo pabaigoje, sąrašu arba lentele su užduotimi, atsakingu asmeniu ir terminu. Kai kurios grupės jas rašo ir prie to darbotvarkės klausimo, kuriam jos priklauso.

Kaip sekti užduotis po susitikimo?

Laikykite vieną bendrą sąrašą, pavyzdžiui, bendrą dokumentą ar skaičiuoklę, ir kito susitikimo pradžioje jį peržiūrėkite. Atliktas užduotis pažymėkite, terminus keiskite tik sutarę su atsakingu asmeniu ir nieko neištrinkite be pastabos.

Ar DI gali ištraukti užduotis iš susitikimo įrašo?

Taip. Retexta susitikimo rezultatuose yra užduočių dalis, kurioje išlieka atsakingi asmenys ir terminai, jei jie buvo paminėti. Prieš siųsdami sąrašą patikrinkite kiekvieną vardą ir datą, nes DI gali klysti.

Susitikimo užduotys: šablonas ir pavyzdžiai

Susitikimo užduotis yra vienas darbas su vienu atsakingu asmeniu ir vienu terminu, parašytas taip, kad kiekvienas suprastų, kada jis atliktas. Paprasčiausias užduočių sąrašas turi tris stulpelius: užduotis, atsakingas, terminas. Veiksmų planas dar prideda būseną ir prioritetą, kad užduotis galėtumėte sekti per kelis susitikimus. Nukopijuokite šablonus, o tada peržiūrėkite pavyzdžius: dauguma užduočių neįvykdomos ne dėl blogo šablono, o dėl to, kad jos parašytos miglotai.

Kokia turi būti gera užduotis

Dalis	Gerai	Silpnai
Užduotis	Prasideda veiksmažodžiu ir įvardija rezultatą: „Nusiųsti Tomui patikslintą biudžetą“	„Biudžetas“ arba „Pažiūrėti biudžetą“
Atsakingas	Vienas žmogus su vardu: „Rūta“	„Komanda“, „Rinkodara“, „Kas nors“
Terminas	Tikra data: „spalio 2 d.“	„Greitai“, „Kitą savaitę“, „Kuo skubiau“
Kada atlikta	Aišku iš pačios užduoties: biudžetas nusiųstas	Neaišku: kada žmogus „pažiūrėjo“?

Jei užduotis turi du atsakingus, padalykite ją į dvi arba pasirinkite žmogų, kuris už ją atsako. Jei susitikime užduoties niekas neprisiėmė, parašykite „atsakingas: nepaskirtas“ ir grįžkite prie jos kitą kartą, o ne tyliai ją praleiskite.

Užduočių sąrašo šablonas

Įklijuokite jį protokolo ar užrašų pabaigoje.

UŽDUOTYS: [susitikimo pavadinimas], [2026 m. mėnesio diena d.]

- [ ] [Veiksmažodis + užduotis], atsakingas: [vardas], terminas: [data]
- [ ] [Veiksmažodis + užduotis], atsakingas: [vardas], terminas: [data]
- [ ] [Veiksmažodis + užduotis], atsakingas: [vardas], terminas: [data]

Nepaskirtos
- [Užduotis], paskirti kitame susitikime

Veiksmų plano šablonas

Veiksmų planas sujungia visas užduotis iš kelių susitikimų į vieną vietą. Įklijuokite lentelę į skaičiuoklę ar dokumentą, po vieną eilutę kiekvienai užduočiai.

| Nr. | Užduotis | Atsakingas | Terminas | Prioritetas | Būsena | Susitikimas | Pastabos |
| 1 | [Veiksmažodis + užduotis] | [Vardas] | [Data] | [Aukštas / Vidutinis / Žemas] | [Atvira / Vykdoma / Atlikta / Sustojo] | [Data] | [Kliūtis arba nuoroda] |
| 2 | [Veiksmažodis + užduotis] | [Vardas] | [Data] | [Aukštas / Vidutinis / Žemas] | [Atvira / Vykdoma / Atlikta / Sustojo] | [Data] | [Kliūtis arba nuoroda] |
| 3 | [Veiksmažodis + užduotis] | [Vardas] | [Data] | [Aukštas / Vidutinis / Žemas] | [Atvira / Vykdoma / Atlikta / Sustojo] | [Data] | [Kliūtis arba nuoroda] |

Kaip jį naudoti:

Užduotis įrašykite susitikimo metu arba iškart po jo, kol žmonės dar prisimena, dėl ko susitarė.
Kiekvieną susitikimą pradėkite nuo plano. Pirmiausia peržiūrėkite atviras užduotis: atlikta, vykdoma, sustojo.
Terminą keiskite tik su atsakingu asmeniu. Įrašykite naują datą, o senąją palikite pastabose.
Eilučių netrinkite. Pažymėkite „atlikta“ arba „atsisakyta“ ir vienu žodžiu parašykite kodėl.

Užduočių pavyzdžiai

Šiuos pavyzdžius parašėme patys.

Miglota	Aiški užduotis
Svetainė	Nusiųsti Mantui naują pagrindinio puslapio tekstą, atsakingas: Lukas, terminas: spalio 2 d.
Patikrinti salę	Paskambinti į kultūros centrą ir patvirtinti spalio 17 d. datą, atsakinga: Ieva, terminas: rugsėjo 30 d.
Susisiekti su klientu	Išsiųsti UAB „Medžio namai“ atnaujintą pasiūlymą, atsakingas: Paulius, terminas: spalio 1 d.
Darbuotojų paieška	Paskelbti darbo skelbimą įmonės svetainėje, atsakinga: Greta, terminas: spalio 5 d.
Kitą kartą aptarti biudžetą	Įtraukti „IV ketvirčio biudžetas“ į spalio 13 d. darbotvarkę, atsakingas: Tomas, terminas: spalio 9 d.

Paskutinė eilutė rodo naudingą gudrybę: kai klausimą reikia aptarti plačiau, užduotis yra įtraukti jį į kito susitikimo darbotvarkę. Kaip iš jo padaryti darbotvarkės klausimą, rodo patarimas kaip parašyti posėdžio darbotvarkę.

Užduotys iš susitikimo įrašo su Retexta

Retexta yra Android programėlė, kuri balsą paverčia tekstu ir su DI parašo paruoštą tekstą. Įrašas apdorojamas debesijoje. Susitikimo protokole Retexta išvardija užduotis ir išsaugo atsakingus asmenis bei terminus, jei jie buvo paminėti įraše. Retexta meniu yra anglų kalba, lietuviškos sąsajos nėra, todėl mygtukų pavadinimus rašome angliškai. Kalbėti galite lietuviškai.

Atidarykite Retexta ir bakstelėkite New task.
Skiltyje What do you want to do? pasirinkite Summarize a meeting.
Skiltyje Add your input bakstelėkite Record audio, jei norite pasakyti santrauką (arba įrašyti susitikimą, jei visi sutinka), Import audio, jei įrašą jau turite, arba Paste text, jei turite nuorašą ar užrašus.
Retexta perrašo garsą savo serveriuose ir parašo susitikimo protokolą su dalimi Action items.
Jei reikia tik užduočių, susitikimo rezultatuose pasirinkite Generate action items. Gausite sąrašą su žymimaisiais langeliais, kuriame išlieka datos, atsakingi asmenys ir prioritetai, jei jie buvo paminėti. Share action items išsiunčia tik šią dalį.
Patikrinkite sąrašą pagal šabloną: vienas atsakingas, viena tikra data, veiksmažodis pradžioje. Retexta rezultatus pažymi užrašu „AI-generated. Check important details.“ („Sukurta DI. Patikrinkite svarbias detales.“).

DI gali išsaugoti tik tą atsakingą asmenį ar terminą, kuris iš tikrųjų buvo pasakytas. Todėl pasakykite tai garsiai susitikime arba santraukoje: „Lukas iki spalio 2 d. nusiunčia Mantui pagrindinio puslapio tekstą.“

Summarize a meeting, Generate action items ir Import audio yra Retexta Pro dalis. Retexta galite išbandyti nemokamai: nauji naudotojai gauna kelis nemokamus Pro rezultatus peržiūrai programėlėje. Kopijuoti, bendrinti, eksportuoti ir daryti ekrano nuotraukas, taip pat viskam po nemokamų rezultatų, reikia Retexta Pro arba kreditų.

Sakykite užduotis vienu modeliu

Kas, ką daro, iki kada: „Ieva iki pirmadienio paskambina į kultūros centrą.“ Tokiu modeliu pasakyta santrauka duoda aiškias užduotis, nesvarbu, ar jas perrašysite patys, ar tai padarys programėlė.

Skaitykite toliau

Kaip DI parašo visą protokolo juodraštį iš įrašo: posėdžio protokolas iš įrašo naudojant DI. Prieš kitą susitikimą: kaip parašyti posėdžio darbotvarkę. Užduotys yra viena protokolo dalis, visa kita: susirinkimo protokolo pavyzdys ir šablonas ir kaip parašyti posėdžio protokolą. Apie programėlę: Retexta, balsas į tekstą Android telefonui.

Šaltiniai

Patikrino FLAME Apps 2026 m. rugsėjo 28 d.

Retexta: tikslų pavadinimai, susitikimo rezultatai („Generate action items“, „Share action items“), užduočių formatas ir planai programėlėje (versija 2026.1.23) ir Google Play puslapyje; užduočių sąrašo formatas (žymimieji langeliai, išsaugomi paminėti atsakingi asmenys ir datos) paimtas iš programėlės rezultato instrukcijų.
Šablonai ir pavyzdžiai: parašė FLAME Apps šiam puslapiui.