Kokouksen tehtävä on yksi sovittu asia, jolla on yksi vastuuhenkilö ja yksi määräpäivä, ja se on kirjoitettu niin, että kuka tahansa näkee, milloin se on tehty. Yksinkertaisimmassa tehtävälistassa on kolme saraketta: tehtävä, vastuuhenkilö, määräpäivä. Seurantataulukkoon lisätään tila ja tärkeys, jotta tehtäviä voi seurata kokouksesta toiseen. Kopioi alla olevat pohjat ja katso sitten esimerkit: useimmat tehtävät epäonnistuvat siksi, että ne ovat epämääräisiä, eivät siksi, että pohja olisi väärä.
Millainen on hyvä tehtävä
| Osa | Hyvä | Heikko |
|---|---|---|
| Tehtävä | Alkaa verbillä ja kertoo lopputuloksen: ”Lähetä korjattu budjetti Marialle” | ”Budjetti” tai ”Perehdytään budjettiin” |
| Vastuuhenkilö | Yksi ihminen nimeltä: ”Jussi” | ”Tiimi”, ”Markkinointi”, ”Joku” |
| Määräpäivä | Oikea päivämäärä: ”3.10.” | ”Pian”, ”Ensi viikolla”, ”ASAP” |
| Valmis, kun | Selviää tehtävästä: budjetti on lähetetty | Epäselvää: milloin budjettiin on ”perehdytty”? |
Jos tehtävällä on kaksi vastuuhenkilöä, jaa se kahdeksi tehtäväksi tai valitse se, joka vastaa lopputuloksesta. Jos kukaan ei ota tehtävää kokouksessa, kirjoita ”vastuuhenkilö: avoin” ja ota asia uudelleen esiin, äläkä jätä sitä hiljaa pois.
Pohja: tehtävälista kokouksen jälkeen
Liitä tämä kokousmuistion tai muistiinpanojen loppuun.
TEHTÄVÄT: [Kokouksen nimi] [pv.kk.vvvv]
- [ ] [Verbi + tehtävä], vastuu: [Nimi], määräpäivä: [pv.kk.]
- [ ] [Verbi + tehtävä], vastuu: [Nimi], määräpäivä: [pv.kk.]
- [ ] [Verbi + tehtävä], vastuu: [Nimi], määräpäivä: [pv.kk.]
Avoimet (vastuuhenkilö puuttuu)
- [Tehtävä], sovitaan seuraavassa kokouksessa
Toimenpiteet kokousmuistiossa
Kokousmuistiossa tehtävät kirjataan yleensä omaksi osiokseen loppuun, usein otsikolla ”Toimenpiteet” tai ”Tehtävät”. Kokouksen tehtävien kirjaamisesta vastaa tavallisesti sihteeri tai muistion kirjoittaja. Puheenjohtajan tehtävä on varmistaa jokaisen asiakohdan lopuksi ääneen: ”Kuka tekee tämän ja mihin mennessä?” Silloin sihteerin ei tarvitse arvata.
Jos haluat kirjata tehtävät asiakohdittain, lisää jokaisen asian alle rivi ”Toimenpide: [kuka] [mitä] [pv.kk.] mennessä” ja kokoa ne vielä kerran listaksi loppuun.
Pohja: tehtävien seurantataulukko
Seurantataulukko pitää usean kokouksen tehtävät yhdessä paikassa. Liitä se taulukkolaskentaan tai asiakirjaan, yksi rivi tehtävää kohden.
| # | Tehtävä | Vastuu | Määräpäivä | Tärkeys | Tila | Kokous | Huomiot |
| 1 | [Verbi + tehtävä] | [Nimi] | [pv.kk.] | [Korkea / Keski / Matala] | [Avoin / Kesken / Valmis / Jumissa] | [pv.kk.] | [Este tai linkki] |
| 2 | [Verbi + tehtävä] | [Nimi] | [pv.kk.] | [Korkea / Keski / Matala] | [Avoin / Kesken / Valmis / Jumissa] | [pv.kk.] | [Este tai linkki] |
| 3 | [Verbi + tehtävä] | [Nimi] | [pv.kk.] | [Korkea / Keski / Matala] | [Avoin / Kesken / Valmis / Jumissa] | [pv.kk.] | [Este tai linkki] |
Näin käytät taulukkoa:
- Lisää tehtävät kokouksen aikana tai heti sen jälkeen, kun kaikki vielä muistavat, mitä sovittiin.
- Aloita jokainen kokous taulukosta. Käy avoimet tehtävät läpi ensin: valmis, kesken vai jumissa.
- Siirrä määräpäivää vain vastuuhenkilön kanssa. Kirjoita uusi päivä ja jätä vanha huomioihin.
- Älä poista rivejä. Merkitse tehtävä valmiiksi tai peruutetuksi ja kirjoita sana siitä, miksi.
Esimerkkejä kokouksen tehtävistä
Kirjoitimme esimerkit itse.
| Epämääräinen | Selvä tehtävä |
|---|---|
| Nettisivut | Lähetä uuden etusivun tekstit Samille, vastuu: Laura, määräpäivä: 2.10. |
| Tila selvitetään | Soita seurakuntatalolle ja varmista päivä 18.10., vastuu: Anna, määräpäivä: 30.9. |
| Asiakkaaseen ollaan yhteydessä | Lähetä Rakennus Nieminen Oy:lle päivitetty tarjous, vastuu: Mikko, määräpäivä: 27.9. |
| Rekrytointi | Julkaise työpaikkailmoitus yrityksen sivuilla, vastuu: Mia, määräpäivä: 1.10. |
| Budjetista puhutaan ensi kerralla | Lisää ”Q4-budjetti” 8.10. kokouksen esityslistalle, vastuu: Kalle, määräpäivä: 6.10. |
Viimeinen rivi näyttää hyödyllisen keinon: kun asia vaatii vielä keskustelua, tehtävä on lisätä se seuraavalle esityslistalle. Oppaassa esityslista kokoukseen kerrotaan, miten siitä tehdään asiakohta.
Poimi tehtävät kokouksesta Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Sen valikot ovat englanniksi eikä suomenkielistä käyttöliittymää ole, joten kerromme painikkeiden nimet sellaisina kuin ne sovelluksessa näkyvät. Kokous voi olla suomeksi: sovellus tunnistaa puhutun kielen itse, ja kokousmuistio kirjoitetaan kokouksen kielellä, ellet valitse toista. Muistiossa on tehtäväosio, ja vastuuhenkilöt ja päivämäärät säilyvät, kun ne mainitaan äänitteessä.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Summarize a meeting.
- Valitse kohdassa Add your input Record audio, jos puhut oman yhteenvetosi (tai äänität kokouksen kaikkien suostumuksella), Import audio valmiille äänitteelle tai Paste text litteroinnille tai muistiinpanoille.
- Retexta litteroi äänen palvelimillaan ja kirjoittaa kokousmuistion, jossa on myös tehtäväosio.
- Jos haluat pelkät tehtävät, valitse kokouksen tulosten joukosta Generate action items. Tuloksena on valintaruutulista, jossa päivämäärät, vastuuhenkilöt ja tärkeys säilyvät, jos ne mainittiin. Share action items jakaa vain tämän osan.
- Tarkista lista yllä olevan pohjan mukaan: yksi vastuuhenkilö, oikea päivämäärä ja verbi alussa. Retexta merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.”
Tekoäly voi säilyttää vain sen vastuuhenkilön tai päivämäärän, joka sanottiin ääneen. Sano se siis kokouksessa tai yhteenvedossasi: ”Laura lähettää etusivun tekstit Samille 2.10. mennessä.”
Summarize a meeting, Generate action items ja Import audio kuuluvat Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen, vienti ja kuvakaappaukset vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Sano tehtävät aina samassa järjestyksessä
Kuka, tekee mitä, mihin mennessä: ”Anna soittaa seurakuntatalolle maanantaihin mennessä.” Tässä muodossa puhuttu yhteenveto antaa siistit tehtävät, kirjoititpa ne itse tai annat sovelluksen tehdä sen.
Lue myös
Tehtävät ovat yksi muistion osa; muut osat löydät kokousmuistion pohjasta, ja mitä muistioon ylipäätään kuuluu, kerrotaan oppaassa kokousmuistion kirjoittaminen. Koko kokousmuistion tekoälyllä: kokousmuistio tekoälyllä tallenteesta. Seuraavan kokouksen suunnitteluun: esityslista kokoukseen. Sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Retexta: tavoitteiden nimet, kokouksen tulokset (”Generate action items”, ”Share action items”), tehtävälistan muoto ja tilaukset sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23, valikot englanniksi) ja Google Playssa. Tehtävälistan muoto (valintaruudut, vastuuhenkilöt ja päivämäärät säilyvät, kun ne mainitaan) ja sääntö, että muistio kirjoitetaan kokouksen kielellä: sovelluksen tulosohjeista.
- Hakusanat (”kokouksen sihteerin tehtävät”, ”kokouksen puheenjohtajan tehtävät”): Bing-ehdotukset Suomelle, tallentanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Pohjat ja esimerkit: kirjoittanut FLAME Apps.
