Kokousmuistio on lyhyt kirjallinen yhteenveto siitä, mitä palaverissa päätettiin ja kuka tekee mitä mihin mennessä. Aloita perustiedoilla (ryhmä, päivämäärä, kellonaika, paikka, läsnä olleet), kirjoita sitten jokaisesta käsitellystä asiasta lyhyt kappale, jossa on lopputulos, päätökset ja tehtävät vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen. Lopuksi seuraava kokous, muistion laatija ja jakelu. Kirjoita muistio pian palaverin jälkeen, pidä sävy neutraalina ja lähetä se kaikille osallistujille.
Muistio vai pöytäkirja?
Tavallisesta palaverista tehdään yleensä muistio. Yhdistyksen kokouksesta ja osakeyhtiön yhtiökokouksesta tai hallituksen kokouksesta laki edellyttää pöytäkirjan, joka allekirjoitetaan ja tarkastetaan. Pöytäkirjan vaatimukset ovat alempana tällä sivulla, ja erot selitetään oppaassa kokousmuistio vai pöytäkirja.
Mitä kokousmuistioon kuuluu
| Osa | Mitä siihen kirjoitetaan |
|---|---|
| Otsikkotiedot | Ryhmän tai palaverin nimi, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika, paikka tai videolinkki |
| Läsnä | Ketkä olivat paikalla, ketkä poissa, kuka johti puhetta, kuka kirjoitti muistion |
| Asiat | Käsitellyt asiat numeroituina siinä järjestyksessä kuin niistä puhuttiin |
| Jokainen asia | Lopputulos yhdellä tai kahdella lauseella |
| Päätökset | Mitä sovittiin, selvällä kielellä (”Julkaisu siirretään 12.5.”) |
| Tehtävät | Tehtävä, vastuuhenkilö ja määräaika jokaisesta sovitusta tehtävästä |
| Avoimet kysymykset | Mitä jäi ratkaisematta ja kuka selvittää |
| Seuraava kokous | Aika ja paikka, jos ne sovittiin |
| Muistion laati ja jakelu | Kirjoittajan nimi ja kenelle muistio lähetetään |
Suomalaisessa muistiossa ”Jakelu” on vakiintunut tapa kertoa, kenelle muistio lähetettiin. Se on hyödyllinen etenkin silloin, kun muistio menee myös poissa olleille tai esihenkilölle.
Kokousmuistion kirjoittaminen vaihe vaiheelta
Ennen palaveria
- Hanki esityslista ja kopioi sen asiat muistiopohjaan.
- Täytä otsikkotiedot: ryhmä, päivämäärä, aika, paikka, odotetut osallistujat.
- Sovi, kirjataanko vain päätökset ja tehtävät vai myös lyhyt kuvaus keskustelusta.
Palaverin aikana
- Kirjaa läsnä olleet ja ne, jotka tulivat myöhässä tai lähtivät kesken.
- Kirjoita jokaisesta asiasta lopputulos, ei keskustelun kulkua.
- Kun jotain päätetään, kirjoita se yhdeksi selkeäksi lauseeksi. Jos sanamuoto jää epäselväksi, kysy: ”Eli sovimme, että…?”
- Selvitä jokaisesta tehtävästä kolme asiaa: mitä, kuka ja mihin mennessä. Jos tehtävällä ei ole vastuuhenkilöä, sano se ääneen palaverissa.
Palaverin jälkeen
- Kirjoita muistio puhtaaksi samana päivänä, kun yksityiskohdat ovat vielä muistissa.
- Käytä mennyttä aikaa ja neutraalia kieltä: ”Ryhmä sopi…” eikä ”Matti sai lopulta kaikki vakuuttuneiksi…”.
- Tarkista nimet, luvut ja päivämäärät, lähetä muistio osallistujille ja pyydä korjaukset.
- Tallenna lopullinen versio paikkaan, josta ryhmä sen löytää.
Kokousmuistio esimerkki
Kirjoitimme tämän esimerkin itse. Ryhmä, nimet ja päivämäärät ovat keksittyjä.
KOKOUSMUISTIO
Palaveri: Asukastoimikunnan kuukausipalaveri
Aika: 23.9.2026 klo 18.30-19.25
Paikka: Kerhohuone ja Teams
Puheenjohtaja: Leena Mäkinen
Muistion laati: Juha Korhonen
Läsnä: Leena Mäkinen, Juha Korhonen, Amir Haddad, Sanna Virta
Poissa: Pekka Nieminen
1. SYYSTALKOOT
Yhteenveto: Talkoot siirretään, koska 4.10. on luvattu sadetta.
Päätös: Talkoot pidetään 11.10. klo 9-13.
2. VARASTON LUKKO
Yhteenveto: Kaksi asukasta ilmoitti, että lukko jumittaa. Amir pyysi
tarjouksen numerolukosta.
Päätös: Toimikunta hyväksyi lukon hankinnan enintään 60 eurolla.
3. VESILASKU
Yhteenveto: Kesän vesilasku oli viime vuotta suurempi. Ei vielä päätöstä.
TEHTÄVÄT
| Tehtävä | Vastuu | Määräaika |
| Tiedota asukkaille uudesta talkoopäivästä | Sanna | 26.9. |
| Osta ja asenna numerolukko | Amir | 3.10. |
| Vertaa kolmen viime vuoden vesilaskuja | Juha | 21.10. |
AVOIMET KYSYMYKSET
- Tarvitaanko ensi vuonna erillinen vesimaksu? Käsitellään seuraavassa palaverissa.
SEURAAVA PALAVERI
21.10.2026 klo 18.30, kerhohuone
Jakelu: toimikunnan jäsenet, isännöitsijä
Huomaa, mitä muistiosta puuttuu: kuka sanoi mitäkin vesilaskusta, kymmenen minuuttia sääpuhetta ja sivukeskustelu pihakeinuista. Muistioon jää lopputulos. Tyhjä pohja kopioitavaksi on oppaassa kokousmuistion pohja ja malli.
Kun tarvitaan pöytäkirja: mitä laki sanoo
Tavallisen palaverimuistion muodosta sovitte itse, mutta joistakin kokouksista laki edellyttää pöytäkirjan:
- Yhdistyksen kokous. Yhdistyslain 31 §:n mukaan kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Puheenjohtaja allekirjoittaa sen, ja sen tarkastaa vähintään kaksi kokouksessa sitä varten valittua henkilöä, tai yhdistys hyväksyy sen itse. Tästä tulee tuttu esityslistan kohta ”pöytäkirjantarkastajien valinta”.
- Osakeyhtiön yhtiökokous. Osakeyhtiölain 5 luvun 23 §:n mukaan pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu, ja pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti.
- Osakeyhtiön hallitus. Osakeyhtiölain 6 luvun 6 §:n mukaan hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittaa puheenjohtaja ja, jos jäseniä on useita, vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen.
Yhdistyksen omat säännöt tai yhtiöjärjestys voivat sisältää lisää määräyksiä. Tämä on yleistietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
Palaverin äänittäminen: kysy ensin
Äänite helpottaa muistion kirjoittamista, mutta ihmisten puheen tallentamiseen liittyy sääntöjä. Rikoslain 24 luvun 5 § (salakuuntelu) koskee puhetta, jota ei ole tarkoitettu tallentajan tietoon. Osallistujana kuulet palaverin puheen, mutta äänitteen säilyttämiseen ja jakamiseen voivat liittyä tietosuoja ja työpaikan omat säännöt.
Tietoa, ei oikeudellista neuvontaa
Kysy kaikilta palaverin alussa ja äänitä vain, jos kaikki suostuvat. Jos joku kieltäytyy tai olet epävarma, älä äänitä. Myös työpaikkasi tai yhdistyksesi säännöt voivat koskea asiaa.
Turvallinen vaihtoehto: älä äänitä palaveria lainkaan. Sanele heti palaverin jälkeen oma yhteenvetosi: mitä päätettiin, kuka tekee mitä ja mihin mennessä. Äänitteellä on silloin vain oma äänesi, ja siitä syntyy muistio yhtä hyvin.
Äänitteestä tai sanelusta muistio Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Se kirjoittaa muistion äänitteestä, tuodusta äänitiedostosta tai omasta sanellusta yhteenvedostasi. Retexta tunnistaa suomen itse. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Summarize a meeting.
- Valitse aloitustapa:
- Record audio: äänitä palaveri (kaikkien suostumuksella) tai sanele oma yhteenvetosi jälkikäteen.
- Import audio: valitse äänite, jonka teit toisella sovelluksella. Androidin tiedostovalitsin avautuu.
- Paste text: liitä muistiinpanot tai litterointi, joka sinulla jo on.
- Retexta litteroi äänen palvelimillaan ja kirjoittaa muistion. Se jäsentyy osiin, kuten yhteenveto, päätökset, tehtävät ja avoimet kysymykset. Osallistujat tai seuraava kokous tulevat mukaan vain, jos ne mainitaan äänitteellä.
- Tuloksesta voit tehdä jatkoa, esimerkiksi tehtävälistan tai seurantaviestin ryhmälle (Follow-up email), ja jakaa vain tarvitsemasi osan (Share summary, Share action items, Share everything) tai viedä sen PDF-tiedostoksi. Jakaminen ja vienti vaativat Retexta Pron tai krediittejä.
- Tarkista muistio ennen lähettämistä. Sovellus merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.” Katso erityisesti nimet, päivämäärät ja tehtävien vastuuhenkilöt.
Retexta kirjoittaa muistion, ei virallista pöytäkirjaa: allekirjoitukset, tarkastus ja pykälänumerointi ovat sinun tehtäväsi, jos kokous vaatii pöytäkirjan.
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvat Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen ja vienti vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Sanele yhteenveto näin
”Asukastoimikunnan muistio, 23. syyskuuta. Talkoot siirtyvät 11. lokakuuta. Amir ostaa uuden lukon, enintään 60 euroa, 3. lokakuuta mennessä. Sanna tiedottaa asukkaille perjantaihin mennessä. Vesilasku: ei päätöstä, Juha vertaa kolmen viime vuoden laskuja.” Tuossa lyhyessä yhteenvedossa on kaikki, mitä yllä oleva esimerkki tarvitsee.
Vinkkejä parempaan muistioon
- Kirjaa lopputulokset, älä keskustelua. Jos lause alkaa ”Sitten Matti sanoi”, se tuskin kuuluu muistioon.
- Yksi vastuuhenkilö tehtävää kohden. ”Tiimi” ei ole vastuuhenkilö.
- Oikeat päivämäärät. ”Ensi viikolla” ei kerro kuukauden päästä mitään. Kirjoita ”3.10.”.
- Neutraali sävy. Ei mielipiteitä eikä ihmisiä kuvaavia adjektiiveja.
- Nopea toimitus. Samana päivänä lähetetty muistio on helppo tarkistaa, koska kaikki muistavat palaverin.
Lue myös
Tehtävien kirjaamiseen on oma oppaansa: tehtävälistan pohja. Palaverin jälkeen seuraava askel on usein sähköposti ryhmälle: katso seurantaviesti sähköpostilla. Onko äänite jo puhelimessa? Katso äänitiedosto tekstiksi. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Finlex, Yhdistyslaki 503/1989, 31 § Pöytäkirjan laatiminen.
- Finlex, Osakeyhtiölaki 624/2006, 5 luvun 23 § (puheenjohtaja, ääniluettelo ja pöytäkirja) ja 6 luvun 6 § (hallituksen pöytäkirja).
- Finlex, Rikoslaki 39/1889, 24 luvun 5 § Salakuuntelu.
- Retexta: tavoitteiden, muistion osien ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa ja sen Google Play -sivulla.
