Il verbale di riunione è un breve resoconto scritto di cosa ha deciso una riunione e di chi farà cosa entro quando. Si parte dai dati di base (gruppo, data, ora, luogo, presenti), poi si scrive una breve sezione per ogni punto dell'ordine del giorno con l'esito, le decisioni e i compiti, ciascuno con un responsabile e una scadenza. Si chiude con la data della prossima riunione e il nome di chi ha verbalizzato. Scrivilo subito dopo la riunione, con un tono neutro, e mandalo a tutti i presenti.
Cosa deve contenere un verbale di riunione
| Parte | Cosa scrivere |
|---|---|
| Intestazione | Nome del gruppo o della riunione, data, ora di inizio e di fine, luogo o link della videochiamata |
| Presenze | Presenti, assenti, chi presiede, chi redige il verbale (il segretario verbalizzante) |
| Ordine del giorno | I punti numerati, nell'ordine in cui sono stati trattati |
| Per ogni punto | Una o due frasi sull'esito |
| Decisioni | Cosa è stato deciso, in parole semplici («Il gruppo decide di spostare il lancio al 12 maggio.») |
| Compiti | Attività, responsabile e scadenza per ogni compito concordato |
| Questioni aperte | Cosa resta da decidere e chi se ne occupa |
| Prossima riunione | Data, ora e luogo, se già fissati |
| Approvazione e firme | Nei gruppi formali: quando e da chi è stato approvato il verbale, con le firme di presidente e segretario |
Nei verbali più formali (associazioni, consigli, comitati) si trovano spesso formule fisse come «Il presidente, constatata la presenza di...» in apertura e «Letto, approvato e sottoscritto» prima delle firme. Se il tuo gruppo ha uno statuto, un regolamento o un modello già in uso, segui quello. Alcuni verbali hanno regole proprie, per esempio quello dell'assemblea di condominio o della riunione periodica sulla sicurezza sul lavoro: in quei casi segui le regole e il modello che valgono per il tuo caso.
Verbale sintetico, con discussione o integrale?
I formati più comuni sono tre. Sceglilo prima della riunione, perché cambia quanto devi annotare.
| Formato | Cosa riporta | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Verbale sintetico (solo decisioni) | Decisioni e compiti | Riunioni di team, punti di progetto, la maggior parte delle riunioni di tutti i giorni |
| Verbale con sintesi della discussione | Decisioni e compiti più un breve riassunto delle posizioni principali | Decisioni con pro e contro che qualcuno potrebbe contestare in seguito |
| Verbale integrale | Tutto, parola per parola | Di rado, solo dove serve una trascrizione completa |
Per la maggior parte dei gruppi basta il verbale sintetico. Il Robert's Rules of Order, un regolamento per le assemblee molto diffuso nei paesi anglosassoni, lo dice così: «Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said», cioè il verbale registra ciò che è stato fatto, non ciò che è stato detto. Le differenze tra i formati sono spiegate meglio nella guida sui tipi di verbale.
Come scrivere un verbale di riunione, passo per passo
Prima della riunione
- Procurati l'ordine del giorno e copia i punti nel tuo schema.
- Compila l'intestazione: gruppo, data, ora, luogo, partecipanti previsti.
- Decidi il formato (sintetico o con sintesi della discussione).
Durante la riunione
- Annota i presenti e chi arriva in ritardo o esce prima.
- Per ogni punto scrivi l'esito, non la conversazione.
- Quando si prende una decisione, scrivila in una frase chiara. Se non è chiara, chiedi: «Quindi siamo d'accordo che...?».
- Per ogni compito servono tre cose: cosa, chi, entro quando. Se nessuno se ne fa carico, dillo durante la riunione.
Dopo la riunione
- Scrivi il verbale in bella lo stesso giorno, finché ricordi i dettagli.
- Usa il passato o il presente indicativo e un tono neutro: «Il gruppo decide...» e non «Luca alla fine ha convinto tutti...».
- Controlla nomi, cifre e date, poi manda il verbale ai presenti e chiedi eventuali correzioni.
- Archivia la versione approvata dove il gruppo la può ritrovare.
Modello di verbale di riunione
Copialo in Word, Google Documenti o nelle note del telefono e sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre. Cancella le righe che non ti servono. Altri schemi, anche per le riunioni online, sono nel modello di verbale di riunione da copiare.
VERBALE DI RIUNIONE
Riunione: [Nome del gruppo o della riunione]
Data: [gg/mm/aaaa]
Orario: dalle [ora] alle [ora]
Luogo: [Sala, indirizzo o link della videochiamata]
Presiede: [Nome]
Verbalizza: [Nome]
Presenti: [Nomi]
Assenti: [Nomi]
ORDINE DEL GIORNO
1. [Punto]
2. [Punto]
3. [Punto]
1. [PUNTO]
Sintesi: [Una o due frasi sull'esito]
Decisione: [Cosa è stato deciso]
2. [PUNTO]
Sintesi: [Una o due frasi sull'esito]
Decisione: [Cosa è stato deciso]
COMPITI
| Attività | Responsabile | Scadenza |
| [Cosa va fatto] | [Nome] | [Data] |
| [Cosa va fatto] | [Nome] | [Data] |
QUESTIONI APERTE
- [Questione], se ne occupa [Nome]
PROSSIMA RIUNIONE
[Data, ora, luogo]
Il presidente Il segretario verbalizzante
[Firma] [Firma]
Esempio di verbale di riunione
L'esempio l'abbiamo scritto noi. Gruppo, nomi e date sono inventati.
VERBALE DI RIUNIONE
Riunione: Associazione Orti di Quartiere, direttivo mensile
Data: 23/09/2026
Orario: dalle 18:30 alle 19:25
Luogo: Casetta degli attrezzi e videochiamata
Presiede: Daniela Conti
Verbalizza: Marco Ferri
Presenti: Daniela Conti, Marco Ferri, Amir Haddad, Sara Colombo
Assenti: Paolo Greco
1. GIORNATA DI PULIZIA D'AUTUNNO
Sintesi: Per le previsioni meteo del 4 ottobre la giornata va spostata.
Decisione: La pulizia si fa l'11 ottobre, dalle 9 alle 13.
2. NUOVO LUCCHETTO PER LA CASETTA
Sintesi: Due soci segnalano che il lucchetto si blocca. Amir ha un preventivo per un lucchetto a combinazione.
Decisione: Il direttivo approva l'acquisto per una spesa massima di 60 euro.
3. BOLLETTA DELL'ACQUA
Sintesi: La bolletta estiva è più alta dell'anno scorso. Nessuna decisione per ora.
COMPITI
| Attività | Responsabile | Scadenza |
| Email a tutti i soci con la nuova data | Sara | 26/09 |
| Comprare e montare il lucchetto | Amir | 03/10 |
| Confrontare le bollette degli ultimi 3 anni| Marco | 21/10 |
QUESTIONI APERTE
- Chiedere ai soci una quota per l'acqua dal prossimo anno? Se ne parla alla prossima riunione.
PROSSIMA RIUNIONE
21/10/2026, ore 18:30, casetta degli attrezzi
Nota cosa manca: chi ha detto cosa sulla bolletta, i dieci minuti sul meteo, la discussione sui pomodori. Il verbale tiene l'esito.
Registrare la riunione: prima chiedi
Registrare rende il verbale più facile, ma registrare le persone senza il loro consenso può essere vietato. Le regole cambiano secondo il contesto (lavoro, condominio, enti pubblici, associazioni) e molte organizzazioni hanno regole interne. Non le abbiamo verificate per l'Italia, quindi non citiamo norme: informati per il tuo caso.
Informazioni, non consulenza legale
Chiedi a tutti all'inizio della riunione e registra solo se sono d'accordo. Se qualcuno dice no, o se non sei sicuro, non registrare. Possono valere anche le regole della tua organizzazione.
L'alternativa sicura: non registrare affatto. Appena finita la riunione, detta il tuo riassunto: cosa si è deciso, chi fa cosa, entro quando. È la tua voce, e diventa un verbale altrettanto bene.
Dalla registrazione o dal tuo riassunto a voce al verbale, con Retexta
Retexta è un'app Android che trasforma la voce in testo e scrive con l'AI, con l'elaborazione nel cloud. Scrive un verbale da una registrazione, da un file audio importato o dal riassunto che detti tu. I menu dell'app sono in inglese (non c'è un'interfaccia in italiano), quindi citiamo i pulsanti in inglese; il verbale lo scrive in italiano.
- Apri Retexta e tocca New task.
- Sotto What do you want to do? tocca Summarize a meeting.
- Scegli come iniziare:
- Record audio: registra la riunione (con il consenso di tutti) o detta il tuo riassunto dopo.
- Import audio: scegli una registrazione fatta con un'altra app. Si apre il selettore di file di Android con i tuoi file audio.
- Paste text: incolla appunti o una trascrizione che hai già.
- Retexta trascrive l'audio sui suoi server e scrive il verbale, diviso in sezioni come riassunto, decisioni, compiti e questioni aperte. Partecipanti e data della prossima riunione compaiono solo se vengono nominati nella registrazione.
- Dal risultato puoi creare contenuti mirati, per esempio i compiti, i prossimi passi o una Follow-up email al gruppo, e condividere solo la parte che ti serve (Share summary, Share action items, Share everything) o esportarla in PDF. Condividere ed esportare richiedono Retexta Pro o i crediti.
- Rileggi il verbale prima di mandarlo. L'app segna i risultati con «AI-generated. Check important details.». Fai attenzione soprattutto a nomi, date e responsabili dei compiti.
Summarize a meeting e Import audio fanno parte di Retexta Pro. Retexta si può provare gratis: i nuovi utenti ricevono alcuni risultati Pro gratuiti da vedere nell'app. Per copiare, condividere ed esportare servono Retexta Pro o i crediti, e lo stesso vale per tutto ciò che viene dopo i risultati gratuiti.
Detta il riassunto così
«Verbale del direttivo degli orti, 23 settembre. La pulizia si sposta all'11 ottobre. Amir compra il lucchetto nuovo, massimo 60 euro, entro il 3 ottobre. Sara scrive a tutti i soci della nuova data entro venerdì. Bolletta dell'acqua: nessuna decisione, Marco confronta gli ultimi tre anni.» Questo breve riassunto contiene tutto quello che serve per l'esempio qui sopra.
Consigli per un verbale migliore
- Scrivi gli esiti, non la trascrizione. Se una frase comincia con «Poi Luca ha detto», probabilmente non serve.
- Un responsabile per compito. «Il gruppo» non è un responsabile.
- Date vere. «La settimana prossima» non vuol dire niente un mese dopo. Scrivi «3 ottobre».
- Tono neutro. Niente opinioni, niente aggettivi sulle persone.
- Tempi rapidi. Un verbale mandato lo stesso giorno è più facile da controllare, perché tutti ricordano ancora la riunione.
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Dopo la riunione di solito serve un'email al gruppo: vedi come dettare un'email su Android. Hai già una registrazione sul telefono? Ecco come trascrivere un audio in testo su Android. Per saperne di più sull'app: Retexta, da voce a testo su Android.
Fonti
Controllato da FLAME Apps il 25 e il 26 settembre 2026.
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions (in inglese), domanda 15: «Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said» (RONR, 12a ed., 48:2).
- Retexta: nomi degli obiettivi, dei contenuti del verbale e dei piani come compaiono nell'app e su Google Play.
