Koosoleku protokoll on lühike kirjalik ülevaade sellest, mida koosolek otsustas ja kes mida mis ajaks teeb. Alusta põhiandmetega (koosolek, kuupäev, kellaaeg, koht, osalejad), kirjuta iga päevakorrapunkti kohta lühike lõik tulemuse, otsuse ja ülesannetega, igal ülesandel vastutaja ja tähtaeg. Lõppu järgmise koosoleku aeg ning juhataja ja protokollija nimi ja allkiri. Kirjuta protokoll varsti pärast koosolekut, hoia see neutraalne ja saada kõigile osalejatele. MTÜ ja korteriühistu üldkoosoleku kohta on seaduses ka kohustuslik sisu, see on allpool eraldi.
Mida protokolli kirjutada
| Osa | Mis sinna käib |
|---|---|
| Päis | Organisatsiooni või koosoleku nimi, kuupäev, algus ja lõpp, koht või videolink |
| Osalejad | Kes osales, kes puudus, kes juhatas, kes protokollis |
| Päevakord | Nummerdatud päevakorrapunktid arutamise järjekorras |
| Iga punkti juures | Ühe või kahe lause kokkuvõte tulemusest |
| Otsused | Mis otsustati, selgelt sõnastatud („Otsustati viia koristuspäev 10. oktoobrile.“) |
| Hääletus | Formaalses koosolekus: poolt, vastu, erapooletu |
| Ülesanded | Ülesanne, vastutaja ja tähtaeg iga kokkulepitud ülesande kohta |
| Lahtised küsimused | Mis jäi lahendamata ja kes sellega tegeleb |
| Järgmine koosolek | Kuupäev, kellaaeg ja koht, kui lepiti kokku |
| Allkirjad | Koosoleku juhataja ja protokollija |
Mida nõuab seadus MTÜ ja korteriühistu üldkoosolekult
Enamiku töökoosolekute protokolli sisu seadus ette ei kirjuta. Mittetulundusühingu ja korteriühistu üldkoosoleku kohta on Riigi Teatajas kehtivates seadustes (kontrollitud 28. septembril 2026) konkreetsed nõuded:
- Mis protokolli kantakse (mittetulundusühingute seadus ehk MTÜS § 21 lg 6): „üldkoosoleku toimumise aeg ja koht, liikmete arv, üldkoosoleku päevakord, hääletustulemused ja vastuvõetud otsused ning muud üldkoosolekul tähtsust omavad asjaolud“. Eriarvamusele jäänud liikme nõudel kantakse protokolli ka tema eriarvamuse sisu.
- Kes allkirjastab (MTÜS § 21 lg 6): üldkoosoleku juhataja ja protokollija. Eriarvamusele kirjutab alla selle esitaja.
- Lisad (MTÜS § 21 lg 6): osavõtjate nimekiri, eriarvamused ning koosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused. Osalejate nimekirja kantakse MTÜS § 21 lg 3¹ järgi nimed, häälte arv, osalemise viis ja esindaja nimi.
- Millal kättesaadav (MTÜS § 21 lg 7): pärast 14 päeva möödumist koosoleku lõppemisest peab protokoll olema liikmetele kättesaadav.
- Korteriühistu: korteriomandi- ja korteriühistuseaduse (KrtS) § 20 lg 1 järgi kohaldatakse korteriomanike üldkoosolekule muu hulgas MTÜS § 21 lõiget 3¹ ja lõikeid 6 kuni 9. Kui otsus võetakse vastu koosolekut kokku kutsumata, koostab juhatus KrtS § 21 lg 4 järgi hääletusprotokolli (korteriühistu nimi ja asukoht, protokollija nimi, otsused koos hääletustulemustega ja poolt hääletanud korteriomanike nimed).
- Osaühing: äriseadustiku § 171 lg 5 järgi osanike koosolek protokollitakse.
Kui ühingu põhikiri nõuab rohkem, kehtib ka see. See on teave, mitte õigusnõu.
Otsuste protokoll või arutelu protokoll?
On kolm levinud vormi. Vali vorm enne koosolekut, sest sellest sõltub, kui palju kirja paned.
| Vorm | Mida kirja pannakse | Millal sobib |
|---|---|---|
| Otsuste protokoll | Ainult otsused ja ülesanded | Töökoosolekud, projektikoosolekud, enamik igapäevaseid koosolekuid |
| Arutelu protokoll | Otsused ja ülesanded ning lühidalt peamised argumendid | Otsused, mida hiljem võidakse küsimuse alla seada |
| Sõna-sõnaline protokoll | Kõik, sõna-sõnalt | Harva; näiteks Riigikogu istung stenografeeritakse |
Enamikule gruppidele piisab otsuste protokollist. Vormide erinevust näitab lähemalt juhend protokolli liigid.
Koosoleku protokolli koostamine samm-sammult
Enne koosolekut
- Võta päevakord ja kopeeri punktid oma protokolli põhja.
- Täida päis: koosolek, kuupäev, kellaaeg, koht, oodatavad osalejad.
- Lepi kokku vorm (otsuste või arutelu protokoll).
Koosoleku ajal
- Märgi osalejad ning kes hilines või lahkus varem.
- Kirjuta iga punkti juurde tulemus, mitte vestlus.
- Kui otsus tehakse, kirjuta see ühe selge lausega. Kui sõnastus jääb segaseks, küsi: „Kas me siis lepime kokku, et…?“
- Iga ülesande juurde küsi kolm asja: mis, kes, mis ajaks. Kui ülesandel pole vastutajat, ütle seda koosolekul välja.
Pärast koosolekut
- Kirjuta protokoll samal päeval, kui detailid on veel meeles.
- Kasuta neutraalset sõnastust: „Otsustati…“, mitte „Martin veenis lõpuks kõiki…“.
- Kontrolli nimed, numbrid ja kuupäevad, allkirjasta (vajadusel digitaalselt) ja saada protokoll kõigile osalejatele parandusteks.
- Hoia kinnitatud versioon kohas, kust grupp selle üles leiab.
Koosoleku protokolli vorm
Kopeeri see Wordi, Google Docsi või märkmeäppi ja asenda kõik nurksulgudes. Kustuta read, mida ei vaja. Rohkem vorme on lehel koosoleku protokolli põhi.
KOOSOLEKU PROTOKOLL
Koosolek: [Organisatsiooni või koosoleku nimi]
Kuupäev: [pp.kk.aaaa]
Aeg: [algus] kuni [lõpp]
Koht: [ruum, aadress või videolink]
Juhataja: [nimi]
Protokollija: [nimi]
Osalesid: [nimed]
Puudusid: [nimed]
PÄEVAKORD
1. [päevakorrapunkt]
2. [päevakorrapunkt]
3. [päevakorrapunkt]
1. [PÄEVAKORRAPUNKT]
Arutati: [üks või kaks lauset tulemuse kohta]
Otsustati: [mis otsustati]
Hääletus: [poolt / vastu / erapooletu, kui hääletati]
2. [PÄEVAKORRAPUNKT]
Arutati: [üks või kaks lauset tulemuse kohta]
Otsustati: [mis otsustati]
ÜLESANDED
| Ülesanne | Vastutaja | Tähtaeg |
| [mida teha] | [nimi] | [kuupäev] |
LAHTISED KÜSIMUSED
- [küsimus], tegeleb [nimi]
JÄRGMINE KOOSOLEK
[kuupäev, kellaaeg, koht]
Koosoleku juhataja: [nimi, allkiri]
Protokollija: [nimi, allkiri]
Koosoleku protokolli näidis
Selle näite kirjutasime ise. Ühistu, nimed ja kuupäevad on välja mõeldud.
KOOSOLEKU PROTOKOLL
Koosolek: Korteriühistu Pärna 12 juhatuse koosolek
Kuupäev: 23.09.2026
Aeg: 18.30 kuni 19.25
Koht: Trepikoja ruum ja videokõne
Juhataja: Anu Kask
Protokollija: Rein Lepp
Osalesid: Anu Kask, Rein Lepp, Toomas Saar, Kersti Mänd
Puudus: Pille Rand
1. SÜGISENE KORISTUSPÄEV
Arutati: 4. oktoobri ilmaprognoos on halb.
Otsustati: Koristuspäev on laupäeval, 10. oktoobril kell 10.00 kuni 13.00.
2. KELDRIUKSE LUKK
Arutati: Kaks korteriomanikku teatasid, et lukk kiilub. Toomas küsis koodluku hinnapakkumise.
Otsustati: Kiideti heaks koodluku ost kuni 60 euro eest.
3. VEEARVE
Arutati: Suvine veearve oli eelmisest aastast suurem. Otsust ei tehtud.
ÜLESANDED
| Ülesanne | Vastutaja | Tähtaeg |
| Teata korteriomanikele uuest kuupäevast | Kersti | 25.09. |
| Osta ja paigalda koodlukk | Toomas | 02.10. |
| Võrdle viimase 3 aasta veearveid | Rein | 21.10. |
LAHTISED KÜSIMUSED
- Kas veekulu jaotust tuleks muuta? Arutatakse järgmisel koosolekul.
JÄRGMINE KOOSOLEK
21.10.2026 kell 18.30, trepikoja ruum
Koosoleku juhataja: Anu Kask
Protokollija: Rein Lepp
Pane tähele, mis puudub: kes mida veearve kohta arvas, kümme minutit ilmast rääkimist ja kõrvalteema parkimisest. Protokoll hoiab tulemuse.
Koosoleku salvestamine: küsi enne
Salvestis teeb protokollimise lihtsamaks, kuid teiste inimeste salvestamine ilma nende nõusolekuta võib olla keelatud ning paljudel organisatsioonidel on oma kord. Me ei ole kontrollinud, mida Eesti õigus eri olukordade kohta täpselt ütleb, nii et ütle salvestamisest koosoleku alguses ja salvesta ainult siis, kui kõik on nõus.
Teave, mitte õigusnõu
Küsi kõigilt koosoleku alguses ja salvesta ainult nende nõusolekul. Kui keegi on vastu või sa pole kindel, ära salvesta. Kehtida võib ka sinu organisatsiooni kord.
Kindel alternatiiv: ära salvesta koosolekut üldse. Kohe pärast koosolekut räägi telefoni oma kokkuvõte: mis otsustati, kes mida teeb, mis ajaks. See on sinu enda hääl ja sellest saab protokolli sama hästi.
Salvestisest või räägitud märkmetest protokoll Retextaga
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil valmis teksti. See oskab kirjutada koosoleku protokolli salvestisest, imporditud helifailist või sinu räägitud kokkuvõttest. Menüüd on inglise keeles ja eestikeelset kasutajaliidest pole, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on. Eesti keel on nii tuvastatavate kui ka tulemuse keelte hulgas.
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Puuduta küsimuse What do you want to do? all Summarize a meeting.
- Vali, kuidas alustad:
- Record audio: salvesta koosolek (kõigi nõusolekul) või räägi pärast oma kokkuvõte.
- Import audio: vali teise äpiga tehtud salvestis. Avaneb Androidi failivalija, mis näitab helifaile.
- Paste text: kleebi olemasolevad märkmed või transkriptsioon.
- Retexta transkribeerib heli oma serverites ja kirjutab koosoleku protokolli. Selles on jaotised nagu kokkuvõte, otsused, ülesanded ja lahtised küsimused. Osalejad või järgmise koosoleku aeg lisanduvad ainult siis, kui need salvestisel kõlavad.
- Tulemusest saad teha eraldi väljundeid, näiteks ülesanded, järgmised sammud või Follow-up email grupile, ning jagada ainult vajalikku osa (Share summary, Share action items, Share everything) või eksportida PDF-ina. Jagamine ja eksportimine eeldavad Retexta Pro tellimust või krediite.
- Kontrolli protokoll enne saatmist. Äpp märgib tulemused tekstiga „AI-generated. Check important details.“ Eriti hoolikalt vaata nimesid, kuupäevi, hääletustulemusi ja ülesannete vastutajaid. Üldkoosoleku protokolli seaduses nõutud osad (näiteks liikmete arv ja allkirjad) lisa ise.
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvad Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Kopeerimine, jagamine ja eksportimine ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite.
Räägi kokkuvõte nii
„Korteriühistu Pärna 12 juhatuse koosolek, 23. september. Koristuspäev viiakse 10. oktoobrile. Toomas ostab koodluku kuni 60 euro eest, 2. oktoobriks. Kersti teatab kõigile uuest kuupäevast reedeks. Veearve: otsust pole, Rein võrdleb kolme viimase aasta arveid.“ Selles lühikeses kokkuvõttes on kõik, mida ülaltoodud näidis vajab.
Allkirjastamine
Seadus nõuab üldkoosoleku protokollile koosoleku juhataja ja protokollija allkirja. Paberil kirjutad alla käsitsi. Digitaalselt saab allkirjastada näiteks arvutis DigiDoc4-ga või telefonis RIA DigiDoc rakendusega; Riigi Infosüsteemi Ameti lehe id.ee järgi toimib see ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga. Mitu allkirjastajat saavad samasse ümbrikusse (konteinerisse) allkirja lisada.
Nõuanded paremaks protokolliks
- Kirjuta tulemusi, mitte vestlust. Kui lause algab sõnadega „Siis ütles Martin“, ei kuulu see ilmselt protokolli.
- Üks vastutaja ülesande kohta. „Juhatus“ ei ole vastutaja.
- Päris kuupäevad. „Järgmisel nädalal“ ei tähenda kuu aja pärast midagi. Kirjuta „2. oktoober“.
- Neutraalne toon. Ei hinnanguid ega omadussõnu inimeste kohta.
- Kiire saatmine. Samal päeval saadetud protokolli on lihtsam kontrollida, sest kõik mäletavad koosolekut veel.
Loe edasi
Pärast koosolekut on järgmine samm tavaliselt e-kiri grupile: vaata juhendit e-kirja dikteerimine Androidis. Salvestis on juba telefonis? Siin on häälmärkme transkribeerimine Androidis. Rohkem äpist: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026. Seaduste tekstid on salvestatud meie uurimiskausta.
- Riigi Teataja, Mittetulundusühingute seadus (kehtiv tekst): § 21 lg 3¹, 6 ja 7.
- Riigi Teataja, Korteriomandi- ja korteriühistuseadus (kehtiv tekst): § 20 lg 1, § 21 lg 4.
- Riigi Teataja, Äriseadustik (kehtiv tekst): § 171 lg 5.
- Riigi Teataja, Riigikogu kodu- ja töökorra seadus: § 61 (istungi stenografeerimine).
- Riigi Infosüsteemi Amet, Soovid arvutis digiallkirja anda? ja RIA DigiDoc mobiilirakenduse uus versioon: allkirjastamine ID-kaardi, Mobiil-ID ja Smart-ID-ga.
- Retexta: eesmärkide, koosoleku väljundite ja pakettide nimed nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23) ja Google Play lehel.
