議事録は、会議で何が決まり、誰が何をいつまでにやるかを残す短い記録です。最初に基本情報（会議名、日時、場所、出席者）を書き、議題ごとに結論と決定事項を短くまとめ、最後にやること（担当者と期限）と次回の予定を書きます。会議が終わったらなるべく早く仕上げ、事実だけを淡々と書いて、出席者全員に配ります。
議事録に書く項目
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 会議名 | 何の会議か（例：営業部 定例会議） |
| 日時 | 年月日、曜日、開始と終了の時刻 |
| 場所 | 会議室、住所、またはオンライン会議のツール名 |
| 出席者 | 出席者、欠席者、司会、記録者。名前の後に「（敬称略）」 |
| 議題 | 話し合ったテーマを番号つきで、話した順に |
| 議題ごとの結論 | 1から2文で、何がどうなったか |
| 決定事項 | 決まったことを一文ではっきり（「新商品の発売日を5月12日とする。」） |
| やること（ToDo） | 内容、担当者、期限 |
| 保留事項 | 決まらなかったことと、誰が確認するか |
| 次回予定 | 日時と場所（決まっていれば） |
| 承認 | 正式な会議では、いつ誰が承認したか |
文体とルール：「である調」か「です・ます調」か
議事録の文体に決まりはありません。社内の会議では、短く書ける「である調」や体言止め（「発売日は5月12日に決定。」）がよく使われますが、会社や団体ごとに慣習があります。前回の議事録やひな形があれば、それに合わせるのがいちばん安全です。どちらを選んでも、1つの議事録の中では文体をそろえます。
出席者欄では、名前の後に「（敬称略）」と書き、「様」「さん」「部長」などをつけずに並べる書き方がよく見られます。社外の方が出席している場合は、会社名を添えるなど、失礼にならない形にしましょう。
議事録の書き方：会議前、会議中、会議後
会議の前
- 議題（アジェンダ）を受け取り、ひな形に書き写します。
- 会議名、日時、場所、出席予定者を先に埋めておきます。
- どこまで詳しく書くか（決定事項中心か、発言の流れも残すか）を決めておきます。
会議中
- 出席者と、遅れて来た人、途中で抜けた人を記録します。
- 議題ごとに、やりとりではなく結論を書きます。
- 何かが決まったら、一文で書き留めます。言い方があいまいなら、「つまり、〇〇ということで決定でよろしいですか」と確認します。
- やることには必ず3つをそろえます。何を、誰が、いつまでに。 担当者が決まらないときは、その場で聞きます。
会議の後
- その日のうちに清書します。記憶が新しいうちのほうが正確です。
- 意見や感想を入れず、事実だけを書きます。「〇〇さんが強く主張し、ようやく合意した」ではなく「〇〇とすることで合意した」と書きます。
- 名前、数字、日付を確認してから出席者に送り、修正があれば知らせてもらいます。
- 確定版を、関係者が見られる場所に保存します。
良い例と悪い例
| 悪い例 | 良い例 | 理由 |
|---|---|---|
| 価格について色々と意見が出た。 | 価格は据え置きとする。値上げは来年4月に再検討。 | 何が決まったかがわかる |
| 資料は来週までに作成する。 | 提案資料を作成（担当：高橋、期限：10月2日） | 担当者と日付がある |
| 田中さんが反対したが、最終的に納得した。 | 導入を決定。運用ルールは次回確認する。 | 感想や人物評価を入れない |
| 次回：未定 | 次回：10月14日（水）14:00、第2会議室 | 決まっていれば必ず書く |
質疑応答の書き方
説明会や報告会では、質疑応答を残したいことがあります。その場合は、質問と回答を1組ずつ、要点だけ書きます。
【質疑応答】
Q（営業部 中村）：新システムの研修はいつですか。
A（情報システム部 小林）：10月第2週に部署ごとに実施します。日程は別途連絡します。
Q（総務部 山口）：旧システムはいつまで使えますか。
A（情報システム部 小林）：10月末までです。
議事録のテンプレート
メモアプリ、Word、Google ドキュメントに貼り付けて、［ ］の部分を書き換えてください。いらない行は消してかまいません。
議事録
会議名：［会議名］
日時：［2026年10月1日（木）10:00から11:00］
場所：［会議室名、またはオンライン会議のツール名］
出席者：［名前、名前、名前］（敬称略）
欠席者：［名前］
司会：［名前］
記録者：［名前］
■議題
1. ［議題］
2. ［議題］
■内容
1. ［議題］
結論：［1から2文で］
決定事項：［決まったこと］
2. ［議題］
結論：［1から2文で］
決定事項：［決まったこと］
■やること（ToDo）
・［内容］（担当：［名前］、期限：［日付］）
・［内容］（担当：［名前］、期限：［日付］）
■保留事項
・［決まらなかったこと］（確認：［名前］）
■次回予定
［日時、場所］
以上
用途別のひな形（正式な会議用、簡易版、メールで送る形）は 議事録テンプレートにまとめています。
議事録の例文
この例は私たちが作ったものです。団体名、名前、日付は架空です。
議事録
会議名：さくら台マンション管理組合 定例理事会
日時：2026年9月23日（水）19:00から19:50
場所：集会室
出席者：森（理事長）、石井、岡田、上野（敬称略）
欠席者：藤本
記録者：石井
■議題
1. 秋の一斉清掃
2. 駐輪場の照明
3. 修繕積立金の見直し
■内容
1. 秋の一斉清掃
結論：天気予報のため、10月4日から日程を変更する。
決定事項：10月11日（日）9:00から11:00に実施する。
2. 駐輪場の照明
結論：照明が暗いとの意見が2件あった。岡田が交換の見積もりを取得済み。
決定事項：LED照明への交換を承認する（上限6万円）。
3. 修繕積立金の見直し
結論：資料を確認したが、結論は出なかった。
■やること（ToDo）
・清掃日の変更を全戸に掲示（担当：上野、期限：9月26日）
・照明交換の発注と立ち会い（担当：岡田、期限：10月3日）
・過去3年の収支を比較した資料を作成（担当：石井、期限：10月21日）
■保留事項
・修繕積立金を見直すかどうか。次回の理事会で再度話し合う。
■次回予定
2026年10月21日（水）19:00、集会室
以上
書いていないことにも注目してください。積立金について誰が何を言ったか、天気の話に使った10分、雑談は入っていません。議事録に残すのは結論です。
会議を録音するなら、まず全員の了承を
録音があると議事録は作りやすくなりますが、ほかの人の声を記録することになります。録音についてのルールは、状況や組織の規程によって違います。会社や団体によっては、録音を禁止していたり、許可の手続きがあったりします。
法的な助言ではありません
会議の最初に、録音することと、その目的を出席者全員に伝え、了承を得てから録音してください。反対する人がいたり、判断に迷ったりしたら、録音しないでください。所属する組織の規程も確認しましょう。
録音しない方法もあります。 会議が終わった直後に、決まったこと、誰が何をいつまでにやるかを、自分の言葉でスマートフォンに話して録音します。自分の声だけなので、ほかの人を録音する心配がありません。それでも議事録は十分に作れます。
録音や話した要点から、Retexta で議事録を作る
Retexta は、クラウドで処理する Android 向けの音声文字起こし・AI ライティングアプリです。会議の録音、ほかのアプリで録った音声ファイル、会議後に自分で話した要点から、議事録の下書きを作れます。日本語で話した内容は、日本語の議事録になります。アプリのメニューは英語で、以下のボタン名は英語のまま書いています。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- What do you want to do? で Summarize a meeting をタップします。
- 始め方を選びます。
- Record audio：会議を録音する（全員の了承がある場合）か、会議後に自分で要点を話します。
- Import audio：ほかのアプリで録った音声を選びます。Android のファイル選択画面が開きます。
- Paste text：手元のメモや文字起こしを貼り付けます。
- Retexta がサーバーで音声を文字起こしし、議事録を書きます。要約、決定事項、やること、未決事項などの項目に分けて整理されます。出席者や次回の日程は、録音の中で話された場合にだけ入ります。
- 結果から、やることリストや次のステップ、出席者に送る Follow-up email などを追加で作れます。必要な部分だけを共有したり（Share summary、Share action items、Share everything）、PDF で書き出したりもできます。共有と書き出しには Retexta Pro またはクレジットが必要です。
- 配る前に内容を確認します。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。特に名前、日付、担当者を見直してください。漢字の名前は読みが合っていても字が違うことがあります。
Summarize a meeting と Import audio は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。コピー、共有、エクスポート、そして無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。
要点はこう話すと伝わります
「さくら台マンション理事会、9月23日の議事録。清掃は10月11日に変更。照明はLEDに交換、上限6万円、岡田さんが10月3日までに発注。掲示は上野さんが26日まで。積立金は結論なし、石井さんが過去3年の資料を21日までに作る。」この短い要点に、上の例文に必要な情報がそろっています。
議事録をうまく書くコツ
- やりとりではなく結論を書く。 「〇〇さんが言うには」で始まる文は、たいてい不要です。
- 担当者は1人。 「全員で」「チームで」では、誰も動きません。
- 日付は具体的に。 「来週中」は、1か月後に読むと意味がわかりません。「10月3日」と書きます。
- 感想を入れない。 人物への評価や形容詞は使いません。
- 早く送る。 その日のうちに送った議事録は、出席者の記憶が新しいので確認もしやすくなります。
あわせて読みたい
議事録の種類の違いは 議事録の種類で、オンライン会議の録画から作る方法は Zoom の録画を文字起こしして議事録にする方法で説明しています。会議の後には、関係者へのメールが必要になることがよくあります。Android でメールを音声入力する方法をご覧ください。アプリについては Retexta：AI 文字起こしアプリへ。
出典
FLAME Apps が 2026年9月26日に確認しました。
- Retexta：目的、入力方法、議事録の項目、共有の選択肢、プランの名前は、アプリ（バージョン 2026.1.23、メニューは英語）と Google Play の掲載情報に基づきます。
- テンプレート、良い例と悪い例、例文：FLAME Apps がこのページのために作成しました。文体や敬称の扱いは一般的な書き方の紹介で、特定の規格に基づくものではありません。
