議事録は、どこまで細かく残すかでおおまかに4つに分けられます。逐語録は話した言葉をそのまま残し、発言録は誰が何を言ったかを整理して残し、議事要旨は話し合いの要点をまとめ、決定事項中心の議事録は決まったことと ToDo だけを残します。ふだんの社内会議なら決定事項中心で足ります。あとから「なぜそう決めたのか」を問われそうな議題は議事要旨、一字一句の記録が求められる場合だけ逐語録を選びます。
| 種類 | 残す内容 | 1時間の会議の分量の目安 | 向いている場面 |
|---|---|---|---|
| 逐語録 | 話された言葉をほぼそのまま | 何ページにもなる | 一字一句の記録が必要な場合に限られる |
| 発言録 | 誰が何を言ったかを会話の形で、言い淀みなどは整えて | 数ページ | 発言者と発言内容を残す必要がある会議 |
| 議事要旨 | 主な論点、意見、結論を要約 | 1から3ページ | お金やルールに関わる判断、意見が分かれた議題 |
| 決定事項中心 | 出席者、決定事項、ToDo（担当と期限） | 半ページから1ページ | 定例会議、プロジェクト会議、自治会や理事会の多く |
分量は、私たちが議事録を書いてきた経験からの目安で、決まりではありません。また、呼び方と中身の境目は組織によって違います。「議事録」と呼んでいても中身は議事要旨、ということもよくあります。社内に規程や前例があれば、そちらを優先してください。書き方の手順とテンプレートは 議事録の書き方にまとめています。このページでは、同じ会議を4通りに書いて違いを比べます。
同じ会議を4通りに書いてみる
この会議は、違いを見せるために私たちが作ったものです。団体名、名前、日付は架空です。
会議の内容： ひまわり少年サッカークラブの役員会（40分）。議題は1つです。市のグラウンドの予約時間が変わり、土曜の練習を9時から始められなくなりました。8時開始と11時開始の案が出ます。コーチの西村さんは、8時は低学年には早すぎると言います。会計の三浦さんは、11時の枠は月4,000円高いと指摘します。採決の結果、11時開始に決まりました。
決定事項中心の議事録
ひまわり少年サッカークラブ 役員会
日時：2026年9月24日（木）19:00から19:40 場所：クラブハウス
出席者：川口（代表）、西村、三浦、原（敬称略）
記録者：原
1. 土曜練習の開始時間
決定事項：10月3日から、土曜の練習は11時開始とする。グラウンド使用料の増額（月4,000円）を承認する。
ToDo
・保護者へ新しい時間を連絡（担当：川口、期限：10月1日）
・市へ11時枠の予約を確定（担当：三浦、期限：9月28日）
・クラブのホームページを更新（担当：原、期限：10月1日）
次回：2026年10月22日（木）19:00
短く、次に何が起きるかがすぐわかります。ただ、なぜ高いほうの枠を選んだのかは書かれていません。
議事要旨
1. 土曜練習の開始時間
市のグラウンド予約の変更により、土曜の練習を9時から始められなくなった。8時開始と11時開始の2案を検討した。
・西村：8時は低学年には早すぎる。すでに複数の保護者から、8時は難しいと聞いている。
・三浦：11時の枠は月4,000円高いが、今年度の予算で対応できる。
・原：高学年だけ8時にする案を提示。きょうだいで複数の学年に所属する家庭が多いため、時間を分けない方針とした。
採決：11時開始に賛成3、8時開始に賛成1。
決定事項：10月3日から、土曜の練習は11時開始とする。グラウンド使用料の増額を承認する。
ToDo（決定事項中心の議事録と同じ）
12月に保護者から「なぜグラウンド代が上がったのか」と聞かれても、議事要旨を見れば答えられます。
発言録（会話形式）
川口：では次、土曜のグラウンドの件です。三浦さんからお願いします。
三浦：市から月曜にメールがありまして、9時の枠がなくなります。8時か11時なら取れるそうです。
西村：8時は低学年には早いですね。もう3人くらいの保護者から、8時は無理だと言われています。
三浦：11時だと、月に4,000円高くなります。
原：高学年だけ8時にするのはどうでしょう。
発言者と発言の順番がわかります。言い淀みや「えー」は取り除き、読みやすく整えています。
逐語録（抜粋）
川口：えー、じゃあ次、あの、土曜の、グラウンドの件ですね。三浦さん、お願いできますか。
三浦：はい。えっと、市からですね、月曜にメールがありまして、あの、9時の枠が、なくなると。
1分にも満たないやりとりで、これだけの分量になります。40分すべてを逐語録にすると、ほとんど読まれない長さになります。クラブや会社で逐語録を残すことがまれなのは、そのためです。
どの種類を選べばいいか
- 規程、ひな形、前例がある？ まずはそれに従います。このリストより優先です。
- ふだんの定例会議？ 決定事項中心の議事録。
- お金、ルール、人事に関わる判断や、意見が割れた議題？ その議題だけ議事要旨にし、ほかは決定事項中心にします。1つの議事録の中で書き分けてかまいません。
- 発言者を残す必要がある？ 発言録。発言者に内容を確認してもらう手順も決めておきます。
- 一字一句の記録を求められた？ 目的を確認しましょう。録音や文字起こしを保管しておけば足りることも多く、議事録そのものは短くできます。
議事録、メモ、議事次第、文字起こしの違い
| 文書 | 作るタイミング | 読む人 | 中身 |
|---|---|---|---|
| 議事次第（アジェンダ） | 会議の前 | 参加者全員 | 議題と順番、時間配分 |
| メモ | 会議中 | 主に自分 | 思いついた順に書いたこと |
| 文字起こし | 録音から | 細かい点を確認したい人 | 話された言葉。確認前のまま |
| 議事録 | 会議の後 | 参加者全員と、あとで読む人 | 出席者、決定事項、ToDo。参加者の確認を経たもの |
議事次第の作り方は 会議のアジェンダの作り方で紹介しています。メモと文字起こしは材料で、議事録は全員で共有する完成品です。
どの種類でも ToDo の書き方は同じ
どの種類を選んでも、ToDo は同じ形で書きます。1行に1件、3つの要素をそろえます。
ToDo
・［動詞で終わる内容］（担当：［1人の名前］、期限：［日付］）
・［動詞で終わる内容］（担当：［1人の名前］、期限：［日付］）
- 担当者は1人。 「役員全員」では誰も動きません。
- 期限は日付で。 「近いうちに」「来週」は、1か月後には意味をなしません。
- ToDo は最後にまとめる。 別々の議題で出てきても、1か所に集めます。
Retexta が書くのは、決定事項中心の議事録
Retexta は、クラウドで処理する Android 向けの音声文字起こし・AI ライティングアプリです。Summarize a meeting は、要約、決定事項、やること（話に出た場合は担当者と期限つき）、未決事項を含む議事録を書きます。上の4種類でいえば、決定事項中心の議事録にいちばん近い形です。日本語で話した会議は、日本語で書かれます。アプリのメニューは英語で、以下のボタン名は英語のまま書いています。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- 最初の画面にある Summarize a meeting をタップします。
- Record audio で会議を録音する（全員の了承がある場合だけ）か、会議の直後に自分で要点を話します。ほかのアプリで録った音声は Import audio、メモは Paste text で使えます。
- Retexta がサーバーで文字起こしし、議事録を書きます。結果から、次のステップや出席者に送る Follow-up email も作れます。
- 送る前に、名前、日付、担当者を確認します。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。
議事要旨にしたいときは： Retexta は議事録と一緒に、元の文字起こしも残します。誰がどんな意見を言ったかを文字起こしで確認し、必要な議題に書き足してください。ただし、この文字起こしは機械によるもので、発言者の名前も入りません。確認済みの逐語録や発言録の代わりにはなりません。
Summarize a meeting と Import audio は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。結果のコピー、共有、エクスポート、そして無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。
会議の録音は、まず全員の了承を
ほかの人の声を録音するときは、会議の最初に目的を伝え、全員が了承した場合だけ録音してください。録音についてのルールは、状況や組織の規程によって違います。この記事は法的な助言ではありません。録音できない場合は、会議の直後に自分で要点を話して録音しましょう。
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手順、テンプレート、例文は 議事録の書き方に、用途別のひな形は 議事録テンプレートにあります。AI の下書きで確認すべき点は AI で録音から議事録を作る方法で説明しています。アプリについては Retexta：AI 文字起こしアプリへ。
出典
FLAME Apps が 2026年9月26日に確認しました。
- Retexta：目的、議事録の項目、元の文字起こし、プランの名前は、アプリ（バージョン 2026.1.23、メニューは英語）と Google Play の掲載情報に基づきます。文字起こしに話者名や時刻が入らないことは、アプリと文字起こしサービスのコードで確認しました。
- 種類の分け方、分量の目安、例：FLAME Apps がこのページのために作成しました。逐語録、発言録、議事要旨の定義を定めた公的な基準は、私たちは確認していません。
