صورتجلسه سه نوع اصلی دارد. صورتجلسه تصمیمات فقط ثبت میکند چه تصمیمی گرفته شد و چه کسی تا کی چه کاری انجام می‌دهد. صورت مذاکرات خلاصه استدلالهای اصلی پشت هر تصمیم را هم میآورد. صورتجلسه کلمهبهکلمه همه حرفها را ثبت میکند. برای بیشتر جلسه‌های کاری، ساختمان و انجمن، صورتجلسه تصمیمات کافی است؛ صورت مذاکرات را وقتی بنویسید که بعداً ممکن است بپرسند چرا تصمیمی گرفته شد، و کلمهبهکلمه را فقط وقتی ثبت کامل الزامی است.
| نوع | چه چیزی ثبت میشود | طول معمول برای یک جلسه یک‌ساعته | برای چه |
|---|---|---|---|
| صورتجلسه تصمیمات | حاضران، تصمیمها، کارهای بعدی (کار، مسئول، مهلت) | نصف صفحه تا یک صفحه | جلسه کاری، هماهنگی پروژه، بیشتر جلسه‌های انجمن و ساختمان |
| صورت مذاکرات | همه موارد بالا به‌علاوه استدلالهای اصلی و گویندهشان | یک تا سه صفحه | تصمیم‌هایی با هزینه یا اختلاف نظر |
| کلمهبهکلمه | همه حرفها، با اصلاح لغزش‌های آشکار | چندین صفحه | مجلس، بعضی جلسه‌های رسمی خاص؛ تقریباً هیچ جای دیگر |
طول صفحه‌ها تجربه خود ما از نوشتن صورتجلسه است، نه استاندارد. اگر سازمان شما اساسنامه، فرم ثابت یا قاعده رسمی دارد، همان تعیین‌کننده است. روش کامل و قالب را در راهنمای صورتجلسه‌نویسی ببینید. این صفحه فرق انواع را با یک جلسه نشان می‌دهد که به هر سه شکل نوشته شده است.
یک جلسه، به سه شکل
این جلسه را خودمان ساخته‌ایم. مدرسه، نام‌ها و تاریخ‌ها ساختگی‌اند.
جلسه: شورای مدرسه 40 دقیقه جلسه دارد. موضوع: سالن ورزشی که کلاس‌های فوق‌برنامه پنجشنبه‌ها در آن برگزار می‌شد، دیگر ساعت 9 آزاد نیست. شورا بین ساعت 8 و 11 بحث میکند. آقای فرهادی، مربی، می‌گوید 8 برای بچه‌های کلاس اول زود است. خانم توکلی، مسئول مالی، می‌گوید اجاره ساعت 11 ماهانه بیشتر است. بعد از رأی‌گیری، شورا ساعت 11 را انتخاب میکند.
صورتجلسه تصمیمات
شورای مدرسه، جلسه عادی
تاریخ: 2 مهر 1405، ساعت 18:00 تا 18:40، دفتر مدرسه
حاضران: خانم امینی (رئیس)، آقای فرهادی، خانم توکلی، آقای نادری
نویسنده: آقای نادری
1. ساعت کلاس‌های فوق‌برنامه پنجشنبه
تصمیم: از 10 مهر، کلاس‌های پنجشنبه ساعت 11 شروع میشود. شورا افزایش اجاره سالن را تصویب کرد.
کارهای بعدی
- فرستادن برنامه جدید برای والدین، خانم امینی، 8 مهر
- تأیید رزرو ساعت 11 با سالن، خانم توکلی، 5 مهر
- به‌روزرسانی تابلوی اعلانات، آقای نادری، 8 مهر
جلسه بعد: 30 مهر 1405، ساعت 18:00
کوتاه است و همه می‌دانند بعد چه میشود. آنچه نمی‌گوید: چرا شورا ساعت گران‌تر را انتخاب کرد.
صورت مذاکرات
1. ساعت کلاس‌های فوق‌برنامه پنجشنبه
سالن ورزشی دیگر ساعت 9 آزاد نیست. شورا دو گزینه را بررسی کرد: ساعت 8 و ساعت 11.
آقای فرهادی گفت ساعت 8 برای کلاس اولی‌ها زود است و چند نفر از والدین گفته‌اند نمی‌توانند بچه‌ها را آن ساعت برسانند.
خانم توکلی گفت اجاره ساعت 11 ماهانه بیشتر است، اما بودجه امسال آن را پوشش می‌دهد.
آقای نادری پرسید آیا پایه‌های بالاتر می‌توانند ساعت 8 بیایند. شورا با تقسیم برنامه مخالفت کرد، چون خیلی از خانواده‌ها بیش از یک فرزند در مدرسه دارند.
رأی‌گیری: 3 رأی برای ساعت 11، 1 رأی برای ساعت 8.
تصمیم: از 10 مهر، کلاس‌های پنجشنبه ساعت 11 شروع میشود. شورا افزایش اجاره را تصویب کرد.
کارهای بعدی
(مثل صورتجلسه تصمیمات)
حالا اگر ولی‌ای در دی ماه بپرسد «چرا اجاره بیشتری می‌دهیم؟»، جوابش در صورتجلسه هست.
صورتجلسه کلمهبهکلمه (بخشی از آن)
خانم امینی: خب، موضوع بعدی سالن. خانم توکلی، شما شروع می‌کنید؟
خانم توکلی: بله. سالن دوشنبه خبر داد که ساعت 9 را از دست می‌دهیم. ساعت 8 یا 11 را پیشنهاد داده‌اند.
آقای فرهادی: ساعت 8 برای کوچک‌ترها زود است. سه نفر از والدین همین حالا گفته‌اند نمی‌توانند.
خانم توکلی: ولی ساعت 11 اجاره‌اش بیشتر است.
چهار خط کمتر از یک دقیقه از جلسه را پوشش می‌دهد. برای 40 دقیقه، صورتجلسه کلمهبهکلمه چندین صفحه میشود و تقریباً کسی آن را نمی‌خواند. برای همین تقریباً هیچ انجمن یا شرکتی آن را نگه نمی‌دارد.
کدام نوع صورتجلسه را بنویسید؟
- گروه شما اساسنامه، فرم ثابت یا الزام قانونی دارد؟ اول همان را دنبال کنید. آن‌ها تعیین می‌کنند، نه این فهرست.
- جلسه روزمره کاری یا پروژه؟ صورتجلسه تصمیمات.
- تصمیمی که هزینه دارد، قاعده‌ای را عوض میکند یا ممکن است بعداً زیر سؤال برود؟ برای همان موضوع صورت مذاکرات، برای بقیه تصمیمات. می‌توانید در یک صورتجلسه هر دو را داشته باشید.
- کسی ثبت کلمهبهکلمه می‌خواهد؟ بپرسید چرا. اغلب یک ضبط یا متن پیادهشده که بایگانی شود کار را انجام می‌دهد و صورتجلسه می‌تواند کوتاه بماند.
کتاب شناخته‌شده قواعد جلسه، Robert's Rules of Order، به‌روشنی طرف نوع کوتاه است: «صورتجلسه ثبت کارهایی است که در جلسه انجام شد، نه ثبت حرف‌هایی که زده شد.»
صورتجلسه در برابر یادداشت، دستور جلسه و متن پیادهشده
| سند | کی نوشته میشود | برای چه کسی | چه چیزی دارد |
|---|---|---|---|
| دستور جلسه | قبل از جلسه | همه دعوت‌شده‌ها | موضوع‌ها به ترتیب، شاید با زمان |
| یادداشت جلسه | در طول جلسه | معمولاً خودتان | هر چه یادداشت کرده‌اید، با هر ترتیبی |
| متن پیادهشده | از روی ضبط | کسی که باید جزئیاتی را بررسی کند | حرفها، خام و بررسینشده |
| صورتجلسه | بعد از جلسه | کل گروه، و بایگانی | حاضران، تصمیمها، کارها؛ تأیید یا امضاشده |
دستور جلسه می‌گوید صورتجلسه چه چیزی را پوشش می‌دهد. یادداشتها و متن پیادهشده مواد خام‌اند. صورتجلسه نتیجه نهایی و مشترک است.
کارهای بعدی در صورتجلسه: قالب
هر نوعی که انتخاب کنید، کارهای بعدی یک شکل دارند. هر کار یک خط با سه بخش:
کارهای بعدی
- [کار، با فعل]، [یک مسئول]، [تاریخ]
- [کار، با فعل]، [یک مسئول]، [تاریخ]
سه قاعده که کار را درست میکند:
- هر کار یک مسئول. «شورا» مسئول نیست.
- تاریخ واقعی. «به‌زودی» یا «هفته بعد» یک ماه بعد معنایی ندارد.
- همه کارها یکجا، آخر صورتجلسه، حتی اگر در موضوع‌های مختلف مطرح شده‌اند.
قالب کامل با سربرگ، حاضران و امضا در نمونه صورتجلسه آماده است، و برای پیگیری کارها قالب کارهای بعدی جلسه.
Retexta کدام نوع را می‌نویسد؟
Retexta یک اپلیکیشن ابری اندروید برای تبدیل صدا به متن و نوشتن با هوش مصنوعی است. هدف Summarize a meeting صورتجلسه‌ای به سبک نتیجه‌محور می‌نویسد: خلاصه، تصمیمها، کارهای بعدی با مسئول و تاریخ اگر گفته شده باشند، و موارد باز. این به صورتجلسه تصمیمات نزدیک‌تر است. زبان گفتار را خودش تشخیص می‌دهد و فارسی در فهرستش هست. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد؛ نام دکمه‌ها را به همان شکل آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و New task را بزنید.
- Summarize a meeting را بزنید؛ در صفحه اول است.
- Record audio را برای ضبط جلسه (فقط با موافقت همه) یا گفتن خلاصه خودتان بعد از جلسه بزنید. می‌توانید با Import audio فایل برنامه دیگری را هم وارد کنید، یا با Paste text یادداشت‌هایتان را بچسبانید.
- Retexta صدا را روی سرورهایش به متن تبدیل میکند و صورتجلسه را می‌نویسد. از نتیجه می‌توانید بخش‌های دیگر بسازید، مثل قدم‌های بعدی یا Follow-up email برای گروه.
- قبل از فرستادن، نام‌ها، تاریخ‌ها و مسئول هر کار را بررسی کنید. اپلیکیشن روی نتیجه می‌نویسد «AI-generated. Check important details.».
صورت مذاکرات می‌خواهید؟ Retexta متن خام پیادهشده را کنار صورتجلسه نگه می‌دارد. از آن برای پیدا کردن اینکه چه کسی چه استدلالی کرد استفاده کنید و آن خط‌ها را به موضوع‌هایی که لازم دارند اضافه کنید. این متن ماشینی است و صورتجلسه کلمهبهکلمه بررسی‌شده نیست.
Summarize a meeting و Import audio جزو Retexta Pro هستند. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران جدید چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که فقط داخل اپلیکیشن دیده می‌شوند. کپی، اشتراک‌گذاری و خروجی گرفتن، و هر کاری بعد از نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام میشود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
ضبط جلسه: اول بپرسید
ضبط صدای دیگران بدون موافقتشان ممکن است غیرقانونی باشد، و قانون از کشوری به کشور دیگر فرق دارد. اول جلسه بپرسید و فقط اگر همه موافق بودند ضبط کنید. این اطلاعات است، نه مشاوره حقوقی. اگر نمی‌توانید ضبط کنید، بلافاصله بعد از جلسه خلاصه خودتان را بگویید.
ادامه مطلب
روش کامل، قالب و نمونه در صورتجلسه‌نویسی است. به متن پیادهشده کامل یک گفتگو نیاز دارید؟ پیاده‌سازی مصاحبه ضبط‌شده. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای اندروید.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 25 سپتامبر 2026.
- Robert's Rules of Order، Frequently Asked Questions، پرسش 15 (به انگلیسی): «Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.»
- Retexta: نام هدف‌ها، خروجی‌های جلسه، متن خام پیادهشده و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه Google Play آن دیده میشود.
- نمونه‌ها: نوشته FLAME Apps برای همین صفحه.
