Praktikoje protokolai rašomi trimis formomis. Sutrumpintas (nutarimų) protokolas užfiksuoja tik tai, kas nutarta ir kas ką daro iki kada. Išsamus protokolas prideda trumpą svarstymo eigą: pagrindinius argumentus ir kas juos išsakė. Pažodinis protokolas (stenograma) užrašo kiekvieną žodį. Daugumai komandos, klubo ir projektų posėdžių tinka sutrumpintas protokolas. Išsamų rinkitės, kai vėliau gali kilti klausimas, kodėl taip nuspręsta, o stenogramą tik tada, kai pilno įrašo tikrai reikalaujama.
| Rūšis | Ką užfiksuoja | Įprasta apimtis valandos posėdžiui | Kam tinka |
|---|---|---|---|
| Sutrumpintas (nutarimų) | Dalyvius, darbotvarkę, NUTARTA, užduotis (kas, ką, iki kada) | Pusė ar vienas puslapis | Komandos pasitarimai, projektų susitikimai, dauguma klubų posėdžių |
| Išsamus | Viską, kas sutrumpintame, ir svarstymo eigą: pranešėją, pasisakiusiuosius, jų argumentus | Nuo vieno iki trijų puslapių | Sprendimai su kompromisais, biudžetas, ginčai |
| Pažodinis (stenograma) | Kiekvieną ištartą žodį, taisomos tik akivaizdžios klaidos | Daug puslapių | Parlamentai, kai kurie formalūs posėdžiai; retai kas kita |
Apimtis yra mūsų pačių patirtimi paremta nuostata, ne standartas. Vienodos oficialios protokolų klasifikacijos, taikomos visoms organizacijoms, neradome, todėl pavadinimai skirtingose organizacijose gali skirtis. Jei jūsų organizacijos įstatai, darbo reglamentas ar patvirtinta forma nustato, kaip rašyti protokolą, vadovaukitės jais. Išsamią metodiką ir šabloną rasite pagrindiniame straipsnyje kaip parašyti posėdžio protokolą. Čia parodome skirtumą: vienas posėdis, parašytas kiekvienu būdu.
Vienas posėdis, trys protokolai
Šį posėdį išgalvojome, kad parodytume skirtumą. Klubas, vardai ir datos išgalvoti.
Posėdis: krepšinio klubo „Rytų vilkai“ valdyba posėdžiauja 40 minučių. Vienintelis klausimas: savivaldybė perkėlė šeštadienio salės rezervaciją, treniruotė nebegali prasidėti 9 val. Valdyba svarsto 8 arba 11 val. Treneris Andrius sako, kad 8 val. per anksti jauniausioms komandoms. Iždininkė Lina primena, kad 11 val. laikas kainuoja 40 Eur per mėnesį daugiau. Po balsavimo valdyba renkasi 11 val.
Sutrumpintas (nutarimų) protokolas
KREPŠINIO KLUBAS „RYTŲ VILKAI“
VALDYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2026-09-24 Nr. 7
Klaipėda
Posėdis vyko 2026 m. rugsėjo 24 d., nuo 19.00 iki 19.40 val., klubo patalpose.
Posėdžio pirmininkė Marija Rimkutė.
Posėdžio sekretorius Oskaras Budrys.
Dalyvavo: Marija Rimkutė, Andrius Vaičiulis, Lina Paulauskienė, Oskaras Budrys.
1. SVARSTYTA. Dėl šeštadienio treniruočių laiko.
NUTARTA: nuo 2026 m. spalio 3 d. šeštadienio treniruotės prasideda 11 val. Pritarti 40 Eur per mėnesį didesniam salės mokesčiui.
UŽDUOTYS
- Išsiųsti naują tvarkaraštį visiems tėvams. Atsakinga: Marija. Terminas: spalio 1 d.
- Patvirtinti 11 val. rezervaciją savivaldybėje. Atsakinga: Lina. Terminas: rugsėjo 28 d.
- Atnaujinti klubo svetainę. Atsakingas: Oskaras. Terminas: spalio 1 d.
Kitas posėdis: 2026 m. spalio 22 d., 19.00 val.
Posėdžio pirmininkė (parašas) Marija Rimkutė
Posėdžio sekretorius (parašas) Oskaras Budrys
Trumpa, ir visi žino, kas bus toliau. Ko šis protokolas nepasako: kodėl valdyba pasirinko brangesnį laiką.
Išsamus protokolas
1. SVARSTYTA. Dėl šeštadienio treniruočių laiko.
Pranešėja Lina Paulauskienė. Savivaldybė perkėlė šeštadienio salės rezervaciją, todėl treniruotė nebegali prasidėti 9 val. Galimi du laikai: 8 ir 11 val. 11 val. laikas kainuoja 40 Eur per mėnesį daugiau, šį sezoną biudžetas tai leidžia.
Pasisakė:
Andrius Vaičiulis: 8 val. per anksti jaunesniems nei 8 metų vaikams, keli tėvai jau pranešė, kad tuo metu neatvyktų.
Oskaras Budrys paklausė, ar 8 val. galėtų treniruotis vyresnės komandos. Valdyba nusprendė tvarkaraščio neskaidyti, nes daug šeimų turi vaikų keliose komandose.
Balsavo: už 11 val. 3, už 8 val. 1.
NUTARTA: nuo 2026 m. spalio 3 d. šeštadienio treniruotės prasideda 11 val. Pritarti didesniam salės mokesčiui.
UŽDUOTYS
(tos pačios kaip sutrumpintame protokole)
Dabar tėvas, kuris gruodį paklaus „kodėl mokame daugiau už salę?“, atsakymą ras protokole.
Pažodinis protokolas (ištrauka)
MARIJA RIMKUTĖ: Gerai, kitas klausimas, šeštadienio salė. Lina, pradėsi?
LINA PAULAUSKIENĖ: Taip. Tai savivaldybė pirmadienį parašė. Devintos valandos nebeturim. Siūlo aštuntą arba vienuoliktą.
ANDRIUS VAIČIULIS: Aštunta per anksti mažiesiems. Jau trys tėvai man sakė, kad aštuntą negalės.
LINA PAULAUSKIENĖ: Bet vienuolikta keturiasdešimt eurų per mėnesį brangiau.
Keturios eilutės apima mažiau nei minutę posėdžio. Parašyta 40 minučių stenograma užimtų daug puslapių, ir beveik niekas jos neskaitytų. Todėl beveik joks klubas ar įmonė tokių protokolų nerašo.
Kokį protokolą rinktis?
- Jūsų organizacija turi įstatus, reglamentą, patvirtintą formą ar teisės akto reikalavimą? Pirmiausia vadovaukitės jais. Jie sprendžia, ne šis sąrašas.
- Įprastas komandos ar projekto pasitarimas? Sutrumpintas protokolas.
- Sprendimas, kuris kainuoja pinigų, keičia taisykles ar vėliau gali būti ginčijamas? Tam klausimui išsamus protokolas, kitiems sutrumpintas. Viename protokole formas galima derinti.
- Kas nors prašo pažodinio įrašo? Paklauskite, kodėl. Dažnai pakanka saugomo įrašo ar transkripcijos, o protokolas gali likti trumpas.
Plačiai naudojamos posėdžių taisyklės Robert's Rules of Order aiškiai palaiko trumpąją formą: „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said“, t. y. protokolas fiksuoja, kas padaryta, o ne kas pasakyta.
Protokolas, užrašai, darbotvarkė ir transkripcija
| Dokumentas | Kada rašomas | Kam | Ką turi |
|---|---|---|---|
| Darbotvarkė | Prieš posėdį | Visiems pakviestiesiems | Klausimus eilės tvarka, kartais su laiku |
| Užrašai | Posėdžio metu | Dažniausiai sau | Ką spėjote užsirašyti, bet kokia tvarka |
| Transkripcija | Iš įrašo | Kam reikia patikrinti detalę | Ištartus žodžius, neapdorotus ir netikrintus |
| Protokolas | Po posėdžio | Visai grupei ir archyvui | Dalyvius, nutarimus, užduotis; pasirašytas, patvirtintas ar pataisytas |
Darbotvarkė pasako, ką apims protokolas: štai kaip sudaryti darbotvarkę. Užrašai ir transkripcija yra žaliava. Protokolas yra baigtas, bendras rezultatas.
Užduotys protokole: forma
Kad ir kokią rūšį pasirinktumėte, užduotys atrodo vienodai. Viena eilutė vienai užduočiai, trys dalys:
UŽDUOTYS
- [Užduotis, prasidedanti veiksmažodžiu]. Atsakingas: [vienas asmuo]. Terminas: [data].
- [Užduotis, prasidedanti veiksmažodžiu]. Atsakingas: [vienas asmuo]. Terminas: [data].
Trys taisyklės, kad jos veiktų:
- Viena užduotis, vienas atsakingas. „Valdyba“ nėra atsakingas asmuo.
- Tikra data. „Greitai“ ar „kitą savaitę“ po mėnesio nieko nereiškia.
- Visos užduotys vienoje vietoje, pabaigoje, net jei jos iškilo prie skirtingų klausimų.
Visas šablonas su rekvizitais, dalyviais ir darbotvarke yra puslapyje protokolo pavyzdys ir šablonas, o užduočių sekimui tinka užduočių šablonas.
Kokį protokolą rašo Retexta
Retexta yra debesijoje veikianti Android programėlė, kuri balsą paverčia tekstu ir rašo su DI. Jos tikslas Summarize a meeting parašo į rezultatus orientuotą protokolą: santrauką, sprendimus, užduotis su atsakingais ir terminais (jei jie paminėti) ir atvirus klausimus. Tai artimiausia sutrumpintam protokolui. Meniu yra anglų kalba (lietuviškos sąsajos nėra), o protokolą programėlė gali parašyti lietuviškai. Kaip tiksliai ji atpažįsta lietuvišką kalbą, nematavome.
- Atidarykite Retexta ir palieskite New task.
- Palieskite Summarize a meeting. Jis yra pradžios ekrane.
- Palieskite Record audio, kad įrašytumėte posėdį (tik jei sutinka visi) arba iškart po jo pasakytumėte savo santrauką. Taip pat galite pasirinkti Import audio kita programėle padarytam įrašui arba Paste text savo užrašams.
- Retexta transkribuoja garsą savo serveriuose ir parašo protokolą. Iš rezultato galite sukurti papildomas dalis, pavyzdžiui, tolesnius veiksmus ar Follow-up email grupei.
- Prieš siųsdami patikrinkite vardus, datas ir atsakingus asmenis. Programėlė rezultatus žymi užrašu „AI-generated. Check important details.“ Lietuvišką išdėstymą (SVARSTYTA, NUTARTA, parašai) prireikus sutvarkykite pagal šabloną.
Daugiau apie šį būdą ir DI juodraščio patikrinimo sąrašą: protokolas su DI.
Norite išsamaus protokolo? Retexta šalia protokolo saugo ir neapdorotą transkripciją. Joje susiraskite, kas kokius argumentus išsakė, ir pridėkite tas eilutes prie reikiamų klausimų. Tai mašininė transkripcija, o ne patikrinta stenograma.
Summarize a meeting ir Import audio priklauso Retexta Pro. Retexta galite išbandyti nemokamai: nauji naudotojai gauna kelis nemokamus Pro rezultatus peržiūrai programėlėje. Kopijuoti, bendrinti ir eksportuoti rezultatus galima tik su Retexta Pro arba kreditais, kaip ir naudotis programėle išnaudojus nemokamus rezultatus.
Posėdžio įrašymas: pirmiausia paklauskite
Žmonių įrašymas be jų sutikimo gali būti neteisėtas. Lietuvos teisės aktų dėl pokalbių įrašymo netikrinome, taisyklės gali skirtis pagal situaciją ir organizacijos tvarką. Posėdžio pradžioje paklauskite ir įrašykite tik tada, kai sutinka visi. Tai informacija, ne teisinė konsultacija. Jei įrašyti negalite, iškart po posėdžio padiktuokite savo santrauką.
Skaitykite toliau
Visą metodiką, šabloną ir pavyzdį rasite straipsnyje kaip parašyti posėdžio protokolą. Protokolai dažniausiai išsiunčiami el. paštu: žr. el. laiško diktavimas Android telefone. Jau turite posėdžio įrašą telefone? Štai kaip atlikti garso įrašo transkribavimą Android telefone. Daugiau apie programėlę: Retexta, balsas į tekstą Android telefonams.
Šaltiniai
Tikrino FLAME Apps 2026 m. rugsėjo 25 ir 28 d.
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions, 15 klausimas (angliškai): „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.“
- Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymas Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, pradinės redakcijos 4 priedas (protokolo forma su SVARSTYTA, NUTARTA ir pirmininko bei sekretoriaus parašais); galiojančios redakcijos nuo 2020 m. sausio 1 d. priedų netikrinome.
- Retexta: tikslų, posėdžio rezultatų, neapdorotos transkripcijos ir planų pavadinimai, kaip juos rodo programėlė (versija 2026.1.23) ir jos Google Play puslapis.
