會議記錄常見的有三種。摘要式只記決定了什麼、誰在什麼時候前做什麼。討論式再加上每個決議背後的主要意見。逐字記錄則記下每一句話。大部分團隊、社團和專案會議用摘要式就對了；之後可能有人問「為什麼這樣決定」時用討論式；只有規定要完整紀錄時才用逐字記錄。
| 種類 | 記什麼 | 一小時會議大約寫多少 | 適合 |
|---|---|---|---|
| 摘要式 | 出席、決議、待辦事項（工作、負責人、期限） | 半頁到一頁 | 團隊例會、專案進度、大多數社團會議 |
| 討論式 | 摘要式的全部，加上主要意見和提出的人 | 一到三頁 | 有取捨的決定、預算、爭議 |
| 逐字記錄 | 說出的每一句話，只修正明顯的口誤 | 很多頁 | 需要完整紀錄的正式場合，很少用在其他地方 |
頁數是我們自己寫會議記錄的經驗，不是標準。完整的寫法和範本見會議記錄怎麼寫。這一頁用同一場會議寫成三種版本，讓你看出差別。
同一場會議，三種寫法
這場會議是我們虛構的，社團、人名和日期都不是真的。
會議內容： 社區桌球社幹部開會 40 分鐘，只有一個議題：運動中心調整了星期六的場地，早上 9 點的時段沒了。幹部討論改 8 點還是 11 點。教練阿明說 8 點對小學生組太早。財務小芳說 11 點的時段每個月多新台幣 1,200 元。表決後選 11 點。
摘要式
社區桌球社 幹部會議
時間：115 年 9 月 24 日（星期四）19:00 至 19:40，社區活動中心
出席：林社長（主席）、阿明、小芳、志豪
紀錄：志豪
一、星期六練球時間
決議：自 10 月 3 日起，星期六練球改為 11:00 開始。同意每月增加的場地費。
待辦事項
- 把新時間通知所有家長，林社長，10 月 1 日前
- 向運動中心確認 11:00 的預約，小芳，9 月 28 日前
- 更新社團臉書粉專，志豪，10 月 1 日前
下次會議：115 年 10 月 22 日（星期四）19:00
很短，大家都知道接下來要做什麼。看不出來的是：為什麼選比較貴的時段。
討論式
一、星期六練球時間
運動中心調整星期六場地，9:00 的時段取消。會中討論 8:00 和 11:00 兩個選項。
阿明表示 8:00 對小學生組太早，已有幾位家長說無法配合。
小芳表示 11:00 的時段每月多新台幣 1,200 元，本期預算可以支應。
志豪提議讓國中組用 8:00。會中決定不分開時段，因為很多家庭有孩子在不同組。
表決：贊成 11:00 者 3 人，贊成 8:00 者 1 人。
決議：自 10 月 3 日起，星期六練球改為 11:00 開始，同意增加的場地費。
待辦事項
（與摘要式相同）
十二月有家長問「為什麼場地費變貴了？」，會議記錄就有答案。
逐字記錄（節錄）
林社長：好，下一個，星期六場地的事。小芳你先說？
小芳：好。運動中心星期一來信，說九點的時段沒了，可以給我們八點或十一點。
阿明：八點對小朋友太早了啦，已經有三個家長跟我說八點沒辦法。
小芳：可是十一點一個月要多一千二喔。
四行只記了不到一分鐘。40 分鐘全部寫下來會有好幾頁，幾乎沒有人會讀。所以一般社團和公司很少留逐字記錄。
該用哪一種會議記錄？
- 你的團體有章程、固定格式或法規要求？ 先照那些做，它們說了算，不是這份清單。台灣內政部的《會議規範》第十一條列出了議事紀錄的主要項目，其中討論事項要記「表決方法及結果」。
- 一般的團隊或專案會議？ 摘要式。
- 決定牽涉到錢、會改變規則，或之後可能被質疑？ 那個議題用討論式，其他議題用摘要式。同一份會議記錄可以混用。
- 有人要求逐字記錄？ 先問為什麼。很多時候保留錄音或逐字稿備查就夠了，會議記錄本身可以維持簡短。
會議記錄、筆記、議程和逐字稿的差別
| 文件 | 什麼時候寫 | 給誰看 | 內容 |
|---|---|---|---|
| 議程 | 會前 | 所有受邀的人 | 議題和順序，可能有時間 |
| 會議筆記 | 會中 | 通常是自己 | 隨手記下的東西，沒有固定順序 |
| 逐字稿 | 從錄音轉出來 | 需要查細節的人 | 說出的話，原始、沒有確認 |
| 會議記錄 | 會後 | 全體與會者，也是存檔 | 出席、決議、待辦事項；經與會者確認或更正 |
議程決定了會議記錄會寫哪些議題：見會議議程怎麼寫。筆記和逐字稿是材料，會議記錄是整理好、大家共享的成品。
「會議紀要」和「會議記錄」這兩個詞的用法各單位不同，我們沒有找到台灣或香港統一的官方定義。你的單位如果有固定的叫法和格式，照單位的規定。
待辦事項的寫法
不管用哪一種，待辦事項的格式都一樣。一行一項，三個部分：
待辦事項
- [工作，用動詞開頭]，[一個負責人]，[期限]
- [工作，用動詞開頭]，[一個負責人]，[期限]
三個原則：
- 一項工作只有一個負責人。 「幹部會」不是負責人。
- 寫實際日期。 「盡快」「下週」一個月後就沒有意義了。
- 全部集中在最後，就算它們是在不同議題裡提到的。
Retexta 寫的是哪一種
Retexta 是一款在雲端處理的 Android 語音轉文字和 AI 寫作 App。它的 Summarize a meeting 目標寫出的是以結果為主的會議記錄：摘要、決議、待辦事項（有提到負責人和日期時會寫上）和待解決問題，最接近摘要式。Retexta 的選單是英文的，沒有繁體中文介面，下面照英文寫出按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 點開始畫面上的 Summarize a meeting。
- 點 Record audio 錄下會議（只在所有人同意時），或會後馬上口述重點；也可以用 Import audio 匯入其他 App 錄的音檔，或用 Paste text 貼上筆記。
- Retexta 在伺服器上轉錄，寫出會議記錄。從結果還可以再產生下一步或寄給大家的 Follow-up email。
- 寄出前檢查人名、日期和負責人。App 會在結果上標示「AI-generated. Check important details.」
想要討論式？ Retexta 會把原始逐字稿和會議記錄放在一起。用逐字稿查誰說了什麼，把需要的意見補到那幾個議題裡。這是機器轉出的逐字稿，不是經過確認的逐字記錄。它用繁體還是簡體字，我們沒有在手機上測試過；寫好的會議記錄想要繁體中文，可以在錄音或口述的最後加一句「請用繁體中文寫」。結果頁的 Result language 清單只有一個「中文」選項，改它不會切換繁簡。
Summarize a meeting 和 Import audio 都屬於 Retexta Pro。Retexta 可以先免費試試：新用戶有幾次免費的 Pro 結果，可以在 App 內查看；複製、分享和匯出需要 Retexta Pro 或點數，免費結果用完之後的所有使用也一樣。
會議錄音：先問過大家
未經同意錄下別人的談話可能違法，各地的規定不同，公司也可能有自己的規定。開會一開始就問，所有人同意才錄。這是資訊，不是法律建議。不能錄的話，會後馬上口述自己的重點。
延伸閱讀
完整寫法、範本和範例：會議記錄怎麼寫。會議記錄通常用 Email 寄出：見用說的寫 Email（Android）。手機裡已有會議錄音：見 Android 手機錄音轉文字。關於 App 本身：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於 2026 年 9 月 28 日查看。
- 內政部，會議規範（民國 54 年 7 月 20 日公布施行，內政部網站的 Word 檔）：第十一條議事紀錄的主要項目，包括討論事項的表決方法及結果。
- Retexta：目標名稱、會議記錄的內容、原始逐字稿和方案，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
- 三種寫法的範例：FLAME Apps 為本頁撰寫。
