Za sastanke se koriste tri vrste zapisnika. Zapisnik s odlukama bilježi samo što je odlučeno i tko što radi do kada. Sažeti zapisnik dodaje kratak tijek rasprave: glavne argumente iza svake odluke. Doslovni zapisnik bilježi svaku riječ. Za većinu timskih, klupskih i projektnih sastanaka dovoljan je zapisnik s odlukama; sažeti koristi kad će netko kasnije pitati zašto je nešto odlučeno, a doslovni samo kad ga propis ili pravila tijela izričito traže.
| Vrsta | Što bilježi | Duljina za sastanak od sat vremena | Za što |
|---|---|---|---|
| Zapisnik s odlukama | Nazočni, odluke, zadaci (zadatak, osoba, rok) | pola stranice do stranica | Timski sastanci, projekti, većina sastanaka udruga i klubova |
| Sažeti zapisnik | Sve iz zapisnika s odlukama te glavni argumenti i tko ih je iznio | jedna do tri stranice | Odluke s kompromisima, proračun, sporna pitanja |
| Doslovni zapisnik | Svaka izgovorena riječ, ispravljene samo očite omaške | mnogo stranica | Gdje to propis ili pravila tijela traže; rijetko drugdje |
Duljine su naše iskustveno pravilo, ne norma. Nazivi „zapisnik s odlukama“ i „sažeti zapisnik“ nisu propisani nazivi; u praksi se čuju i „zapisnik sa zaključcima“ ili „skraćeni zapisnik“. Cijeli postupak i obrazac su u vodiču kako napisati zapisnik sa sastanka. Ova stranica pokazuje razliku na jednom sastanku zapisanom na tri načina.
Kad je sadržaj zapisnika propisan
Za neke zapisnike u Hrvatskoj sadržaj određuje zakon, i tada vrsta nije stvar izbora:
- Sastanak suvlasnika zgrade. Zakon o upravljanju i održavanju zgrada (čl. 37.) traži podatke o zgradi, mjesto i vrijeme, način održavanja, nazočne, dnevni red, iznesene prijedloge, donesene odluke i način glasanja. To je više od golog zapisnika s odlukama: prijedlozi i glasanje moraju biti upisani.
- Upravni postupak. Zakon o općem upravnom postupku (čl. 76.) propisuje zapisnik o usmenoj raspravi i drugim važnijim radnjama pred javnopravnim tijelom: naziv tijela, mjesto, datum i sat, predmet, nazočne, opis tijeka radnji i danih izjava. Zapisnik se pročita nazočnima, potpisuje, a sastavljen na propisan način je javna isprava. To nije zapisnik sa sastanka tima, ali pokazuje zašto se „zapisnik“ u Hrvatskoj shvaća ozbiljno.
- Udruge, društva, škole. Za njih vrijede statut, poslovnik i posebni propisi. Njih ovdje nismo istraživali; provjeri vlastita pravila.
Isti sastanak, zapisan na tri načina
Sastanak smo izmislili da pokažemo razliku. Klub, imena i datumi su izmišljeni.
Sastanak: Upravni odbor nogometnog kluba NK Istok sastaje se 40 minuta. Jedina tema: grad je premjestio subotnji termin igrališta. Trening više ne može počinjati u 9 sati. Odbor raspravlja o 8 ili 11 sati. Trener Ben smatra da je 8 prerano za najmlađe. Blagajnica Lana upozorava da termin u 11 stoji 40 eura mjesečno više. Nakon glasanja odbor bira 11 sati.
Zapisnik s odlukama
NK ISTOK, SJEDNICA UPRAVNOG ODBORA
24. rujna 2026., 19:00 do 19:40, klupske prostorije
Nazočni: Marija Tomić (predsjedava), Ben Vuković, Lana Perić, Omar Rakić
Zapisničar: Omar Rakić
Ad 1. SUBOTNJI TERMIN TRENINGA
Odluka: Od 3. listopada subotnji trening počinje u 11:00. Odbor odobrava višu cijenu termina, 40 eura mjesečno.
ZADACI
- Poslati novi raspored roditeljima, Marija, 1. listopada
- Potvrditi termin u 11:00 s gradom, Lana, 28. rujna
- Ažurirati klupsku web-stranicu, Omar, 1. listopada
Sljedeća sjednica: 22. listopada 2026. u 19:00
Kratko, i svi znaju što slijedi. Ne kaže samo jedno: zašto je odbor odabrao skuplji termin.
Sažeti zapisnik
Ad 1. SUBOTNJI TERMIN TRENINGA
Grad je premjestio subotnji termin igrališta, pa trening više ne može početi u 9:00. Odbor je raspravljao o dvije mogućnosti: 8:00 i 11:00.
Ben Vuković smatra da je 8:00 prerano za ekipe do 8 godina i navodi da je više roditelja već reklo da ne mogu stići.
Lana Perić napominje da termin u 11:00 stoji 40 eura mjesečno više, ali da proračun to ove sezone može pokriti.
Omar Rakić pita mogu li starije ekipe trenirati u 8:00. Odbor je odlučio ne dijeliti raspored jer mnoge obitelji imaju djecu u više ekipa.
Glasanje: 3 za 11:00, 1 za 8:00.
Odluka: Od 3. listopada subotnji trening počinje u 11:00. Odbor odobrava višu cijenu termina.
ZADACI
(isto kao u zapisniku s odlukama)
Sad roditelj koji u prosincu pita „zašto plaćamo skuplji teren?“ dobiva odgovor iz zapisnika.
Doslovni zapisnik (izvadak)
MARIJA TOMIĆ: Dobro, sljedeća točka, subotnji termin. Lana, hoćeš ti početi?
LANA PERIĆ: Može. Grad nam je javio u ponedjeljak. Gubimo termin u devet. Nude osam ili jedanaest.
BEN VUKOVIĆ: Osam je prerano za male. Već su mi troje roditelja reklo da u osam ne mogu.
LANA PERIĆ: Jedanaest je doduše četrdeset eura više mjesečno.
Četiri retka pokrivaju manje od minute sastanka. Za 40 minuta doslovni zapisnik ima mnogo stranica i skoro ga nitko ne čita. Zato ga gotovo nijedan klub ni tvrtka ne vodi.
Koju vrstu zapisnika odabrati?
- Imate statut, poslovnik, propisani obrazac ili zakonsku obvezu? Najprije njih. One odlučuju, ne ovaj popis.
- Redovni timski ili projektni sastanak? Zapisnik s odlukama.
- Odluka koja stoji novca, mijenja pravila ili bi mogla biti osporena? Sažeti zapisnik za tu točku, zapisnik s odlukama za ostalo. Vrste smiješ miješati u istom zapisniku.
- Netko traži doslovni zapis? Pitaj zašto. Često je dovoljna snimka ili prijepis spremljen u arhivu (uz pristanak snimanih), a zapisnik ostaje kratak.
Zapisnik, bilješke, dnevni red i prijepis
| Dokument | Kad nastaje | Za koga | Što sadrži |
|---|---|---|---|
| Dnevni red | Prije sastanka | Sve pozvane | Teme, redom, možda s vremenom |
| Bilješke | Tijekom sastanka | Obično za tebe | Što god zapišeš, bilo kojim redom |
| Prijepis | Iz snimke | Za provjeru detalja | Izgovorene riječi, sirove i neprovjerene |
| Zapisnik | Nakon sastanka | Za cijelu skupinu i arhivu | Nazočni, odluke, zadaci; odobren ili ispravljen od skupine |
Dnevni red određuje što će zapisnik pokriti. Bilješke i prijepis su sirovina. Zapisnik je gotov, zajednički rezultat.
Zadaci u zapisniku: format
Koju god vrstu odabereš, zadaci izgledaju isto. Jedan redak po zadatku, s tri dijela:
ZADACI
- [zadatak, počinje glagolom], [jedna osoba], [rok]
- [zadatak, počinje glagolom], [jedna osoba], [rok]
Tri pravila:
- Jedna osoba po zadatku. „Odbor“ nije nositelj.
- Pravi datum. „Uskoro“ ili „idući tjedan“ za mjesec dana ne znače ništa.
- Svi zadaci na jednom mjestu, na kraju, čak i ako su se pojavili u različitim točkama.
Cijeli obrazac sa zaglavljem, nazočnima i točkama dnevnog reda je na stranici zapisnik sa sastanka: primjer i obrazac.
Koju vrstu piše Retexta
Retexta je aplikacija za Android koja u oblaku pretvara govor u tekst i uz pomoć AI-ja piše gotov tekst. Njezin cilj Summarize a meeting piše zapisnik usmjeren na rezultate: sažetak, odluke, zadatke s osobama i rokovima kad se spominju te otvorena pitanja. To je najbliže zapisniku s odlukama. Izbornici su na engleskom i nema hrvatskog sučelja, pa nazive gumba navodimo na engleskom.
- Otvori Retextu i dodirni New task.
- Dodirni Summarize a meeting. Nalazi se na početnom zaslonu.
- Dodirni Record audio da snimiš sastanak (samo uz pristanak svih) ili odmah nakon njega izgovoriš vlastiti sažetak. Možeš i uvesti snimku iz druge aplikacije (Import audio) ili zalijepiti bilješke (Paste text).
- Retexta prepisuje snimku na svojim poslužiteljima i piše zapisnik. Iz rezultata možeš napraviti dodatne dijelove, na primjer sljedeće korake ili Follow-up email za sudionike.
- Prije slanja provjeri imena, datume i nositelje zadataka. Aplikacija rezultate označava natpisom „AI-generated. Check important details.“
Trebaš sažeti zapisnik? Retexta uz zapisnik čuva i sirovi prijepis. Iz njega potraži tko je što iznio i dopiši to uz točke kojima treba. Prijepis je strojni: to nije provjereni doslovni zapisnik. Za sastanak suvlasnika dopiši i prijedloge i način glasanja ako ih nema u rezultatu.
Summarize a meeting i Import audio dio su paketa Retexta Pro. Retextu možeš isprobati besplatno: kao novi korisnik dobivaš nekoliko besplatnih Pro rezultata za pregled u aplikaciji. Za kopiranje, dijeljenje i izvoz rezultata, kao i za sve nakon besplatnih rezultata, trebaš Retexta Pro ili kredite.
Snimanje sastanka: najprije pitaj
Kazneni zakon (čl. 143.) neovlašteno zvučno snimanje tuđih nejavno izgovorenih riječi propisuje kao kazneno djelo. Pitaj na početku sastanka i snimaj samo ako se svi slože. Ako ne možeš snimati, izdiktiraj vlastiti sažetak odmah nakon sastanka. Ovo je informacija, ne pravni savjet.
Nastavi čitati
Cijeli postupak, obrazac i primjer sa sastanka suvlasnika: kako napisati zapisnik sa sastanka. Obrasci za kopiranje: zapisnik sa sastanka: primjer i obrazac. Zapisnik obično ide e-mailom: diktiranje e-maila na Androidu. Više o aplikaciji: Retexta, govor u tekst za Android.
Izvori
Provjerio FLAME Apps 26. rujna 2026.
- Zakon o upravljanju i održavanju zgrada, Narodne novine 152/24, članak 37.: sadržaj zapisnika sa sastanka suvlasnika.
- Zakon o općem upravnom postupku, Narodne novine 47/09, članak 76. (izmjene u 110/21 ne diraju taj članak): zapisnik u upravnom postupku.
- Kazneni zakon, Narodne novine 125/11, članak 143.
- Retexta: nazivi ciljeva, dijelova zapisnika, sirovi prijepis i paketi kako ih prikazuje aplikacija (verzija 2026.1.23) i Google Play.
