Ovdje su obrasci zapisnika koje možeš odmah kopirati: formalni obrazac s glasanjem za skupštine udruga, sastanke suvlasnika i odbore, obrazac za radni sastanak, kratki obrazac za roditeljski sastanak, verzija za e-mail i popunjeni primjer napravljen iz izgovorenog sažetka. Svi su običan tekst, pa se bez problema lijepe u Word, Google dokumente ili bilješke. Zamijeni sve u uglatim zagradama i obriši što ti ne treba.
| Obrazac | Za koga | Što bilježi |
|---|---|---|
| Formalni zapisnik | Skupština udruge, sastanak suvlasnika, odbor, klub | Nazočnost, prijedlozi, glasanje, odluke, potpisi |
| Radni sastanak | Timski sastanci, dogovori o projektu | Ključne točke, odluke, zadaci |
| Roditeljski sastanak | Razred, vrtićka skupina | Obavijesti, dogovori, zadaci roditelja |
| Zapisnik e-mailom | Slanje rezultata sudionicima | Odluke i zadaci u tijelu poruke |
| Popunjeni primjer | Da vidiš gotov zapisnik | Zapisnik napravljen iz izgovorenog sažetka |
Prvi put pišeš zapisnik? Vodič kako napisati zapisnik sa sastanka objašnjava što mora sadržavati, a vrste zapisnika uspoređuju oblike. Ova stranica je kutija s alatom.
Formalni obrazac zapisnika (s glasanjem)
Koristi ga kad tijelo donosi formalne odluke: skupština udruge, sastanak suvlasnika, upravni odbor, klub. Bilježi tko je što predložio i kako se glasalo. Ako tijelo ima statut, poslovnik ili vlastiti obrazac, oni imaju prednost. Za sastanke suvlasnika zgrade članak 37. Zakona o upravljanju i održavanju zgrada navodi što zapisnik mora sadržavati: podatke o zgradi, mjesto i vrijeme, način održavanja, nazočne osobe, dnevni red, iznesene prijedloge, donesene odluke i način glasanja. Obrazac ispod ima mjesto za sve to.
ZAPISNIK
sa [redovne / izvanredne] sjednice [naziv tijela]
održane [datum] u [adresa, prostorija ili poveznica], s početkom u [sat]
Način održavanja: [uživo / online / kombinirano]
Sjednicu sazvao/la: [ime, funkcija]
Predsjedava: [ime]
Zapisničar: [ime]
Nazočni: [imena]
Odsutni: [imena]
Kvorum: [da / ne, broj nazočnih]
DNEVNI RED
1. Usvajanje zapisnika s prethodne sjednice
2. [točka]
3. [točka]
Ad 1. USVAJANJE ZAPISNIKA S PRETHODNE SJEDNICE
Zapisnik od [datum] usvojen je [bez primjedbi / s ispravkom: ispravak].
Ad 2. [TOČKA]
Sažetak: [jedna ili dvije rečenice]
Prijedlog: [ime] predlaže da [točan tekst prijedloga].
Glasanje: [način: javno / tajno / e-poštom]; [broj] za, [broj] protiv, [broj] suzdržanih.
Odluka: Prijedlog je [prihvaćen / odbijen].
Ad 3. [TOČKA]
Sažetak: [jedna ili dvije rečenice]
Prijedlog: [ime] predlaže da [točan tekst prijedloga].
Glasanje: [način]; [broj] za, [broj] protiv, [broj] suzdržanih.
Odluka: Prijedlog je [prihvaćen / odbijen].
ZADACI
- [zadatak], nositelj: [ime], rok: [datum]
- [zadatak], nositelj: [ime], rok: [datum]
Sljedeća sjednica: [datum, vrijeme, mjesto]
Sjednica je završena u [sat].
Zapisničar: ______________ Predsjedavajući: ______________
Savjet: prijedlog upiši točno onako kako se o njemu glasalo. Ako se tekst tijekom rasprave mijenjao, upiši konačnu verziju.
Obrazac za radni sastanak
Za većinu timskih sastanaka ne trebaju ti glasanje ni kvorum. Obrazac za radni sastanak čuva tri stvari koje ljudi poslije traže: što je odlučeno, što je još otvoreno i tko što radi do kada.
ZAPISNIK SA RADNOG SASTANKA: [tema ili tim]
Datum: [datum]
Nazočni: [imena]
Zapisničar: [ime]
Cilj sastanka: [jedna rečenica]
Ključne točke
- [točka]
- [točka]
Odluke
- [što je dogovoreno]
- [što je dogovoreno]
Otvorena pitanja
- [pitanje], prati: [ime]
Zadaci
- [ ] [zadatak], [ime], do [datum]
- [ ] [zadatak], [ime], do [datum]
Sljedeći sastanak: [datum i vrijeme]
Ako tvoja aplikacija za bilješke ima popise za označavanje, pretvori retke sa zadacima u takav popis. Za duži popis zadataka sa statusom pogledaj zadaci nakon sastanka: primjer.
Kratki obrazac za roditeljski sastanak
Na roditeljskom sastanku zapisnik obično vodi jedan roditelj ili razrednik. Škola ili vrtić mogu imati vlastiti obrazac; ako ga imaju, koristi njega.
ZAPISNIK SA RODITELJSKOG SASTANKA
Razred / skupina: [npr. 3.b]
Datum i vrijeme: [datum], [sat]
Vodi: [ime razrednika ili odgajatelja]
Zapisnik piše: [ime]
Broj nazočnih roditelja: [broj]
Obavijesti
- [obavijest]
- [obavijest]
Dogovori
- [što je dogovoreno, npr. izlet, uplata, termin]
Zadaci roditelja
- [zadatak], [ime], do [datum]
Pitanja za školu / vrtić
- [pitanje], odgovor do: [datum]
Obrazac za slanje zapisnika e-mailom
Većina ljudi pročita e-mail, a prilog nikad ne otvori. Zato odluke i zadatke stavi u tijelo poruke, a cijeli zapisnik priloži samo ako je dug.
Predmet: Zapisnik: [naziv sastanka], [datum]
Pozdrav svima,
u nastavku je zapisnik s današnjeg sastanka [naziv]. Cijeli zapisnik je u privitku.
Odluke
- [odluka]
- [odluka]
Zadaci
- [zadatak]: [ime], do [datum]
- [zadatak]: [ime], do [datum]
Otvorena pitanja
- [pitanje], [ime] javlja do [datum]
Sljedeći sastanak: [datum, vrijeme, mjesto ili poveznica]
Ispravke molim do [datum].
Lijep pozdrav,
[ime]
Obrazac popunjen iz snimke
Ovaj primjer napisali smo sami da pokažemo načelo. Udruga, imena i datumi su izmišljeni, a tekst nije stvarni rezultat aplikacije.
Što je zapisničarka izgovorila u telefon odmah nakon sastanka:
Dobro, zapisnik s redovne sjednice upravnog odbora udruge Zeleni kvart, 24. rujna, počeli smo u sedam navečer, u prostoriji mjesnog odbora. Bili su Lana, Omar, Petra i ja, Ivana, Boris je odsutan. Zapisnik od prošli put usvojen bez primjedbi. Prva točka, sadnja drvoreda u Ulici javora. Omar predlaže da gradu pošaljemo zamolbu u roku od dva tjedna, svi četvero za. Omar piše zamolbu do petka. Druga točka, jesenska akcija čišćenja, nema glasanja, Lana provjerava je li park slobodan osamnaestog listopada. Sljedeća sjednica 22. listopada, isto vrijeme. Završili smo u sedam i četrdeset.
Isti sadržaj u formalnom obrascu:
ZAPISNIK
sa redovne sjednice Upravnog odbora udruge Zeleni kvart
održane 24. rujna 2026. u prostoriji mjesnog odbora, s početkom u 19:00
Način održavanja: uživo
Nazočni: Lana, Omar, Petra, Ivana
Odsutni: Boris
Zapisničar: Ivana
Ad 1. USVAJANJE ZAPISNIKA S PRETHODNE SJEDNICE
Zapisnik od 27. kolovoza 2026. usvojen je bez primjedbi.
Ad 2. SADNJA DRVOREDA U ULICI JAVORA
Prijedlog: Omar predlaže da udruga u roku od dva tjedna gradu uputi pisanu zamolbu za sadnju drvoreda.
Glasanje: javno; 4 za, 0 protiv, 0 suzdržanih.
Odluka: Prijedlog je prihvaćen.
Ad 3. JESENSKA AKCIJA ČIŠĆENJA
Sažetak: Bez glasanja. Lana provjerava je li park slobodan 18. listopada.
ZADACI
- Napisati zamolbu gradu, nositelj: Omar, rok: 25. rujna 2026.
- Provjeriti termin u parku za 18. listopada, nositelj: Lana, rok: sljedeća sjednica
Sljedeća sjednica: 22. listopada 2026. u 19:00, prostorija mjesnog odbora
Sjednica je završena u 19:40.
Primijeti dvije stvari. „Do petka“ postao je pravi datum, jer „petak“ za mjesec dana ne znači ništa. A datum prošlog zapisnika u snimci se ne spominje: taj podatak dopuni sam.
Obrazac popuni glasom uz Retextu
Retexta je aplikacija za Android koja u oblaku pretvara govor u tekst i uz pomoć AI-ja piše gotov tekst. Njezin cilj Summarize a meeting od snimke, uvezene audiodatoteke ili zalijepljenih bilješki napravi zapisnik. Izbornici su na engleskom i nema hrvatskog sučelja, pa nazive gumba navodimo na engleskom.
- Otvori Retextu i dodirni New task.
- Pod What do you want to do? dodirni Summarize a meeting.
- Pod Add your input odaberi Record audio da izgovoriš sažetak (ili snimiš sastanak, uz pristanak svih), Import audio za snimku koju već imaš ili Paste text za postojeće bilješke.
- Retexta prepisuje snimku na svojim poslužiteljima i piše zapisnik s dijelovima kao što su sažetak, ključne točke, odluke, zadaci i otvorena pitanja. Sudionici, autor zapisnika i sljedeći sastanak pojavljuju se samo ako se jasno spominju na snimci.
- Prenesi rezultat u obrazac i provjeri svako ime, broj, datum i glasanje. Retexta rezultate označava natpisom „AI-generated. Check important details.“
Formalni podaci kao što su prijedlozi i rezultati glasanja dobri su samo koliko ih jasno izgovoriš: „Omar predlaže, svi četvero za.“
Summarize a meeting i Import audio dio su paketa Retexta Pro. Retextu možeš isprobati besplatno: kao novi korisnik dobivaš nekoliko besplatnih Pro rezultata za pregled u aplikaciji. Za kopiranje, dijeljenje, izvoz i snimke zaslona, kao i za sve nakon besplatnih rezultata, trebaš Retexta Pro ili kredite.
Snimanje drugih ljudi
Sastanak snimaj samo ako se svi slažu: Kazneni zakon (čl. 143.) neovlašteno zvučno snimanje tuđih nejavno izgovorenih riječi propisuje kao kazneno djelo. Najsigurnije je izgovoriti vlastiti sažetak nakon sastanka, kao u primjeru gore. Više u vodiču kako napisati zapisnik sa sastanka. Ovo je informacija, ne pravni savjet.
Nastavi čitati
Kako se zapisnik piše, uz primjer sa sastanka suvlasnika: kako napisati zapisnik sa sastanka. Zapisnik s odlukama ili doslovni zapisnik: vrste zapisnika. Kako AI piše prvi nacrt iz snimke: AI zapisnik iz snimke sastanka. Više o aplikaciji: Retexta, govor u tekst za Android.
Izvori
Provjerio FLAME Apps 26. rujna 2026.
- Zakon o upravljanju i održavanju zgrada, Narodne novine 152/24, članak 37. stavak 9.: sadržaj zapisnika sa sastanka suvlasnika.
- Kazneni zakon, Narodne novine 125/11, članak 143.
- Retexta: nazivi ciljeva, načina unosa, dijelova zapisnika i paketa kako ih prikazuje aplikacija (verzija 2026.1.23) i Google Play; zaključavanje kopiranja i dijeljenja na zaslonu s rezultatom.
- Obrasci i primjer: napisao FLAME Apps za ovu stranicu.
