Trang này có bốn mẫu biên bản cuộc họp để chép ngay: mẫu chuẩn theo bố cục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho cơ quan, doanh nghiệp nhà nước và những nơi muốn theo thể thức hành chính; mẫu họp nội bộ ngắn cho họp nhóm, họp công ty; mẫu gửi email để gửi kết quả cho mọi người; và một ví dụ điền sẵn từ lời tóm tắt nói sau cuộc họp. Tất cả là văn bản thuần, chép vào Word, Google Tài liệu hay ứng dụng ghi chú đều giữ nguyên. Thay mọi chỗ trong ngoặc vuông và xóa phần không cần.
| Mẫu | Dùng cho | Ghi lại |
|---|---|---|
| Mẫu chuẩn (Nghị định 30) | Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, tổ chức muốn theo thể thức | Quốc hiệu, số biên bản, thành phần, nội dung, chữ ký thư ký và chủ tọa |
| Mẫu họp nội bộ | Họp nhóm, họp phòng, họp với đối tác ở công ty tư nhân | Ý chính, quyết định, việc cần làm |
| Mẫu gửi email | Gửi kết quả họp cho cả nhóm | Quyết định và việc cần làm ngay trong thân email |
| Ví dụ điền sẵn | Xem một biên bản hoàn chỉnh trông thế nào | Biên bản dựng từ lời tóm tắt nói |
Mới viết biên bản lần đầu? Bài cách viết biên bản cuộc họp giải thích từng phần, ai ký và cách giữ giọng văn trung lập; bài các loại biên bản cuộc họp so sánh họp giao ban, họp nhóm và họp đối tác.
Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Bố cục dưới đây theo Mẫu 1.9 (Biên bản) trong Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; chúng tôi thêm dòng vắng mặt, kết luận và việc cần làm để dễ theo dõi. Nghị định áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2). Nếu đơn vị bạn có mẫu riêng, dùng mẫu đó trước.
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC] Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: .../BB-[viết tắt tên đơn vị]
BIÊN BẢN
[Tên cuộc họp]
Thời gian bắt đầu: [giờ], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
Địa điểm: [phòng họp, địa chỉ hoặc đường link họp trực tuyến]
Thành phần tham dự: [họ tên, chức vụ]
Vắng mặt: [họ tên, lý do nếu có]
Chủ trì (chủ tọa): [họ tên, chức vụ]
Thư ký (người ghi biên bản): [họ tên]
Nội dung:
1. [Vấn đề]
Tóm tắt: [một hai câu về kết quả thảo luận]
Kết luận: [điều đã thống nhất; tỷ lệ biểu quyết nếu có]
2. [Vấn đề]
Tóm tắt: [một hai câu]
Kết luận: [điều đã thống nhất]
Việc cần làm:
- [Việc], phụ trách: [họ tên], hạn: [ngày]
- [Việc], phụ trách: [họ tên], hạn: [ngày]
Cuộc họp kết thúc vào [giờ] giờ [phút], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nơi nhận:
- [Người, đơn vị nhận];
- Lưu: VT, Hồ sơ.
Chép sang Word: Phụ lục I của nghị định quy định khổ A4, phông Times New Roman, màu đen, lề trên và dưới 20 đến 25 mm, lề trái 30 đến 35 mm, lề phải 15 đến 20 mm. Quốc hiệu in hoa, đậm; Tiêu ngữ in thường, đậm, có đường kẻ ngang bên dưới. Dùng bảng hai cột không viền cho phần đầu và phần chữ ký để hai bên thẳng hàng.
Mẫu biên bản họp nội bộ, họp nhóm
Với họp nhóm hay họp phòng ở công ty tư nhân, bạn thường không cần Quốc hiệu hay số biên bản, trừ khi công ty có quy định. Mẫu ngắn này giữ ba thứ người ta tìm lại sau này: đã quyết gì, còn gì chưa xong, ai làm gì đến khi nào. Cũng dùng được cho biên bản họp với đối tác: ghi thêm tên công ty đối tác ở phần thành phần.
BIÊN BẢN HỌP: [Tên nhóm hoặc chủ đề]
Ngày: [ngày/tháng/năm], [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc]
Địa điểm: [phòng họp hoặc link họp]
Thành phần: [họ tên; với đối tác: tên công ty, họ tên, chức vụ]
Người ghi: [họ tên]
Mục tiêu cuộc họp: [một câu]
Ý chính
- [Ý]
- [Ý]
Quyết định
- [Điều đã thống nhất]
- [Điều đã thống nhất]
Vấn đề còn mở
- [Câu hỏi], người theo dõi: [họ tên]
Việc cần làm
- [ ] [Việc], [họ tên], hạn [ngày]
- [ ] [Việc], [họ tên], hạn [ngày]
Họp tiếp: [ngày, giờ]
Mẫu gửi biên bản qua email
Nhiều người chỉ đọc email mà không mở file đính kèm. Vì vậy hãy đưa quyết định và việc cần làm vào thân email, đính kèm biên bản đầy đủ nếu dài.
Tiêu đề: Biên bản họp [tên cuộc họp] ngày [ngày/tháng]
Kính gửi anh/chị,
Em gửi biên bản cuộc họp [tên cuộc họp] hôm nay. Biên bản đầy đủ ở file đính kèm.
Quyết định
- [Quyết định]
- [Quyết định]
Việc cần làm
- [Việc]: [họ tên], hạn [ngày]
- [Việc]: [họ tên], hạn [ngày]
Vấn đề còn mở
- [Câu hỏi], [họ tên] theo dõi, hạn [ngày]
Họp tiếp: [ngày, giờ, địa điểm hoặc link]
Nếu cần chỉnh sửa, anh/chị vui lòng phản hồi trước [ngày].
Trân trọng,
[Họ tên]
Ví dụ: mẫu được điền từ lời tóm tắt nói
Ví dụ này do chúng tôi tự viết để minh họa. Cuộc họp, tên người và ngày tháng là giả định, không phải kết quả thật từ ứng dụng.
Người ghi biên bản nói vào điện thoại ngay sau cuộc họp:
Biên bản họp ban đại diện cư dân chung cư Hoa Sen, tối thứ Năm 24/9, bắt đầu bảy giờ. Có mặt chị Lan, anh Quân, chị Vy và tôi là Bình, anh Toàn vắng. Nội dung một, khóa cửa sảnh bị hỏng. Anh Quân đề nghị gửi văn bản yêu cầu ban quản lý sửa trong hai tuần, chị Vy đồng ý, cả bốn người biểu quyết thông qua. Anh Quân viết văn bản trước thứ Bảy. Nội dung hai, tổ chức Trung thu cho các cháu. Chưa quyết, chị Lan hỏi ban quản lý xem sân chung có trống không. Họp tiếp tối 22/10. Kết thúc bảy giờ bốn mươi.
Cùng nội dung, điền vào mẫu họp nội bộ:
BIÊN BẢN HỌP: Ban đại diện cư dân chung cư Hoa Sen
Ngày: 24/9/2026, 19:00 đến 19:40
Địa điểm: Phòng sinh hoạt chung
Thành phần: Lan, Quân, Vy, Bình
Vắng: Toàn
Người ghi: Bình
Quyết định
- Gửi văn bản yêu cầu ban quản lý sửa khóa cửa sảnh trong hai tuần
(biểu quyết: 4 đồng ý, 0 không đồng ý)
Vấn đề còn mở
- Tổ chức Trung thu cho các cháu: chưa quyết, cần biết sân chung có trống không
Việc cần làm
- [ ] Viết văn bản gửi ban quản lý, Quân, hạn 26/9
- [ ] Hỏi ban quản lý về sân chung, Lan, trước cuộc họp tiếp
Họp tiếp: 22/10/2026, 19:00
Để ý hai điều: “trước thứ Bảy” đã thành ngày cụ thể, vì một tháng sau chẳng ai nhớ thứ Bảy nào. Và tên người ghi biên bản có trong lời nói, nên được điền vào; nếu bạn quên nói, hãy tự điền.
Điền mẫu bằng giọng nói với Retexta
Retexta là ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android, xử lý trên đám mây. Mục đích Summarize a meeting biến bản ghi âm, file âm thanh có sẵn hoặc ghi chú dán vào thành biên bản bằng tiếng Việt, gồm tóm tắt, quyết định, việc cần làm và vấn đề còn mở. Menu của ứng dụng bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở What do you want to do?, nhấn Summarize a meeting.
- Nhấn Record audio để ghi âm cuộc họp (chỉ khi mọi người đồng ý) hoặc tự nói phần tóm tắt sau cuộc họp. Hoặc nhấn Import audio để chọn file đã có, hay Paste text để dán ghi chú.
- Retexta chép lời trên máy chủ và viết biên bản.
- Chép phần nội dung vào mẫu ở trên. Retexta không điền Quốc hiệu, số biên bản hay khung chữ ký; phần đó bạn tự làm.
- Kiểm tra tên người, ngày tháng và người phụ trách. Ứng dụng ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.”
Summarize a meeting và Import audio thuộc Retexta Pro. Retexta dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng. Muốn sao chép kết quả sang Word, chia sẻ hay xuất văn bản, cũng như dùng tiếp sau các kết quả miễn phí, bạn cần Retexta Pro hoặc credit.
Đọc tiếp
Cuộc họp trực tuyến có bản ghi: chuyển bản ghi Zoom thành văn bản và biên bản. Chọn cách ghi biên bản: các loại biên bản cuộc họp. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26/9/2026. Trích đoạn nguồn được lưu trong ghi chú nghiên cứu của chúng tôi.
- Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ngày 05/3/2020 (bản PDF có chữ ký số): Điều 2 (đối tượng áp dụng), Phụ lục I (khổ giấy, lề, phông chữ, Quốc hiệu và Tiêu ngữ), Phụ lục III Mẫu 1.9 (biên bản). Chúng tôi chưa kiểm tra các văn bản sửa đổi sau năm 2020.
- Ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): mục đích Summarize a meeting, các phần của biên bản, quyền Retexta Pro.
- Các mẫu và ví dụ còn lại: do FLAME Apps soạn.
