這一頁有四種可以直接複製的會議記錄範本：正式會議範本（有表決，適合管委會、社團、公司董事會）、團隊例會範本（日常開會用）、Email 範本（寄會議記錄用），以及一份從口述整理出的完整範例。全部都是純文字，貼進 Word、Google 文件或筆記 App 都不會跑版。把中括號裡的內容換掉，用不到的刪掉。
| 範本 | 適合 | 記錄什麼 |
|---|---|---|
| 正式會議記錄 | 管委會、社團、協會、董事會 | 出席、報告事項、討論事項、表決結果、簽署 |
| 團隊例會記錄 | 團隊例會、進度會議、一次性的討論 | 重點、決議、待辦事項 |
| Email 寄會議記錄 | 會後寄給大家 | 內文寫決議和待辦事項 |
| 填好的範例 | 看完成後長什麼樣子 | 從一段口述整理出來的記錄 |
第一次寫會議記錄？會議記錄怎麼寫說明要寫什麼、怎麼保持中立，會議記錄種類比較各種寫法。這一頁是工具箱。
正式會議記錄範本（含表決）
團體要做正式決議時用這一份：管委會、社團、協會、公司董事會。項目依內政部《會議規範》第十一條的「議事紀錄」主要項目排列，議程順序參考第八條。你的團體如果有章程或固定格式，以那些為準。
[團體名稱] 第 [ ] 屆第 [ ] 次 [會員大會／理監事會／委員會] 會議紀錄
時間：民國 [ ] 年 [ ] 月 [ ] 日（星期 [ ]）[ ]:[ ] 至 [ ]:[ ]
地點：[地址、會議室或視訊連結]
出席：[姓名]（共 [ ] 人）
列席：[姓名]
請假：[姓名]
主席：[姓名] 紀錄：[姓名]
壹、報告事項
一、宣讀上次會議紀錄：[照案確認／修正後確認，修正內容：____]
二、上次決議案執行情形：[重點]
三、[報告名稱]（報告人：[姓名]）：[一兩句重點]
貳、討論事項
第一案 提案人：[姓名]
案由：[要決定的事]
說明：[一兩句背景]
表決：[舉手／投票]，贊成 [ ] 人，反對 [ ] 人，棄權 [ ] 人。
決議：[通過／不通過；決議內容]
第二案 提案人：[姓名]
案由：[要決定的事]
說明：[一兩句背景]
表決：[舉手／投票]，贊成 [ ] 人，反對 [ ] 人，棄權 [ ] 人。
決議：[通過／不通過；決議內容]
參、選舉事項：[無／選舉方法、票數及結果]
肆、臨時動議：[無／案由及決議]
伍、待辦事項
一、[工作]，負責人：[姓名]，期限：[日期]
二、[工作]，負責人：[姓名]，期限：[日期]
陸、下次會議：[日期、時間、地點]
柒、散會：[時間]
主席：__________（簽名） 紀錄：__________（簽名）
小提醒： 決議要照最後表決的文字寫。討論中修改過的說法，只記最後的版本。
團隊例會記錄範本（簡易）
大部分團隊會議不需要表決和簽署。簡易的會議記錄只要留下大家事後會找的三件事：決定了什麼、還有什麼沒解決、誰在什麼時候前做什麼。
會議記錄：[主題或團隊]
日期：[ ] 月 [ ] 日（星期 [ ]）
出席：[姓名]
記錄：[姓名]
會議目的：[一句話]
重點
- [重點]
- [重點]
決議
- [決定了什麼]
- [決定了什麼]
待解決問題
- [問題]，由 [姓名] 追蹤
待辦事項
- [ ] [工作]，[姓名]，[日期] 前
- [ ] [工作]，[姓名]，[日期] 前
下次開會：[日期、時間]
筆記 App 有核取清單的話，把待辦事項那幾行轉成清單，做完就能打勾。待辦事項多、需要狀態和優先順序時，用我們的待辦事項範本。
用 Email 寄會議記錄的範本
很多人只看信件內文，不開附件。所以決議和待辦事項直接寫在內文，完整記錄太長再附上。
主旨：會議記錄：[會議名稱]（[ ] 月 [ ] 日）
各位好：
以下是今天 [會議名稱] 的會議記錄，完整版在附件。
決議
- [決議]
- [決議]
待辦事項
- [工作]：[姓名]，[日期] 前
- [工作]：[姓名]，[日期] 前
待解決問題
- [問題]，[姓名] 會在 [日期] 前回覆
下次開會：[日期、時間、地點或連結]
如需更正，請在 [日期] 前告訴我。謝謝！
[你的名字]
範本實際填寫：從口述到會議記錄
這個範例是我們自己寫的，用來說明做法。社團、人名和日期都是虛構的，不是 App 的實際輸出。
紀錄在會後對著手機說的話：
好，登山社幹部會議，九月二十九號星期二，晚上七點開始。出席有社長阿凱、小安、婉婷跟我，副社長請假。上次的紀錄確認，沒有修改。第一案，十月的出隊地點，婉婷提議改去抹茶山，小安附議，四個人都贊成。婉婷星期五前把行程表發到群組。第二案是社服，先不表決，小安去問問看十月三十一號的場地。下次開會十月二十號，一樣時間。七點四十散會。
套進正式範本：
山林登山社 幹部會議 會議紀錄
時間：民國 115 年 9 月 29 日（星期二）19:00 至 19:40
地點：社辦
出席：阿凱（社長）、小安、婉婷、[紀錄姓名]（共 4 人）
請假：副社長
主席：阿凱 紀錄：[紀錄姓名]
壹、報告事項
一、宣讀上次會議紀錄：照案確認。
貳、討論事項
第一案 提案人：婉婷
案由：十月出隊地點改為抹茶山。
表決：舉手，贊成 4 人，反對 0 人，棄權 0 人。
決議：通過。
第二案
案由：社服場地。
決議：暫不表決，由小安詢問 10 月 31 日場地是否可借用。
伍、待辦事項
一、發送出隊行程表到群組，負責人：婉婷，期限：10 月 2 日（星期五）
二、詢問 10 月 31 日社服場地，負責人：小安，期限：下次會議前
陸、下次會議：民國 115 年 10 月 20 日（星期二）19:00，社辦
柒、散會：19:40
注意兩件事。「星期五前」變成了實際日期「10 月 2 日」，因為一個月後再看，「星期五」就沒有意義了。紀錄自己的名字還是空白：錄音時說出你的名字，或自己補上。
用 Retexta 從口述填好範本
Retexta 是一款在雲端處理的 Android 語音轉文字和 AI 寫作 App。它的 Summarize a meeting 目標可以把錄音、匯入的音檔或貼上的筆記寫成會議記錄。Retexta 的選單是英文的，沒有繁體中文介面，下面照英文寫出按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下點 Summarize a meeting。
- 在 Add your input 下選：Record audio 口述重點（或在大家同意下錄下會議）、Import audio 匯入已有的錄音、Paste text 貼上筆記。
- Retexta 在伺服器上轉錄，寫出有摘要、重點、決議、待辦事項和待解決問題等段落的會議記錄。出席人員、紀錄和下次開會時間，只有錄音裡清楚提到才會出現。
- 把結果複製到範本裡，核對每個人名、數字、日期和表決結果。Retexta 會在結果上標示「AI-generated. Check important details.」
提案人、附議和票數這些正式細節，錄音裡說得多清楚，結果就有多準。說的時候要講明白：「婉婷提議，小安附議，四票贊成。」結果用繁體還是簡體字，我們沒有在手機上測試過；想要繁體中文，可以在錄音或口述的最後加一句「請用繁體中文寫」。結果頁的 Result language 清單只有一個「中文」選項，改它不會切換繁簡。
Summarize a meeting 和 Import audio 都屬於 Retexta Pro。Retexta 可以先免費試試：新用戶有幾次免費的 Pro 結果，可以在 App 內查看；複製、分享、匯出和截圖需要 Retexta Pro 或點數，免費結果用完之後的所有使用也一樣。
錄別人之前
所有人都同意才錄會議。各地的法規和公司規定不同。最保險的做法是像上面的範例一樣，會後自己口述重點。更多說明見會議記錄怎麼寫。
延伸閱讀
開會前先排好議程：見會議議程怎麼寫，議程的議題就是會議記錄的段落。待辦事項用待辦事項範本追蹤。讓 AI 從錄音寫初稿：見用錄音做 AI 會議記錄。關於 App 本身：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於 2026 年 9 月 28 日查看。
- 內政部，會議規範（民國 54 年 7 月 20 日公布施行，內政部網站的 Word 檔）：第八條會議程序、第十一條議事紀錄的主要項目和簽署。
- Retexta：目標名稱、輸入方式、會議記錄段落和方案，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面；複製和分享的限制依 App 結果頁。
- 範本和範例：FLAME Apps 為本頁撰寫。
