寫會議議程，先用一句話寫出這次會議的目標，再照討論的順序列出議題。每個議題標上負責人、時間和想要的結果：做出決議、聽取意見，或只是報告。最上面寫日期、時間和地點或連結，會前寄給大家準備。需要做決定的議題排前面，趁大家精神還好。
會議議程格式
| 部分 | 內容 |
|---|---|
| 開頭 | 會議名稱、日期、開始和結束時間、地點或視訊連結 |
| 目標 | 一句話：會議結束時，什麼事應該已經定案 |
| 出席人員 | 邀請了誰，誰要事先準備資料；列席人員另外寫 |
| 議題 | 編號、依序排列，每項寫負責人、分鐘數和想要的結果 |
| 會前準備 | 要先看的文件或要帶的數字，附連結 |
| 固定項目 | 開頭先確認上次待辦事項，最後是臨時動議 |
| 下次開會 | 如果已經知道，就寫上日期 |
報告事項、討論事項、臨時動議：會議規範的順序
內政部《會議規範》第8條訂了「會議程序」，依第2條適用於各級行政機關、各種人民團體和企業股東大會、理監事會等會議：
- 宣布開會：主席報告出席人數。
- 主席報告議程：出席人沒有異議，議程就算認可；有異議就提付討論和表決。
- 報告事項：宣讀上次會議紀錄、報告上次決議案執行情形、委員會或委員報告、其他報告。
- 討論事項：前次會議留下來的事項、這次預定討論的事項，最後是臨時動議。
- 選舉：有需要時才排，也可以移到討論事項之前。
- 散會。
公司內部的例會不一定要這麼正式，但這個順序很實用：先確認上次的事做完沒有，再談新的，臨時想到的放最後。你的組織如果有章程或議事規則，照章程辦。
寫議程的步驟
- 先寫目標。「決定秋季活動的日期和預算」是目標，「每週例會」不是。寫不出目標，就想想這場會是不是非開不可。
- 收集議題。 問與會者有什麼要提，再翻上次的會議記錄，找還沒解決的問題和待辦事項。
- 標出每個議題要的結果。 決議、討論或報告。只是報告、不需要討論的事，常常寄 Email 就好。
- 排順序。 先確認上次的待辦事項，再來是要決議的，然後是討論，最後是臨時動議。
- 每個議題給時間和負責人，加總起來。超過會議長度的話，現在就刪或延到下次，不要等開會時才發現。
- 寫上會前準備：要先讀哪份文件、要帶哪些數字。
- 提早寄出，並寫明補充議題的截止時間。
會議議程範本
複製到 Word、Google 文件或 Email，把方括號裡的內容換掉。
會議議程：[會議名稱]
日期：[年月日]（[星期]）
時間：[開始]至[結束]
地點：[會議室、地址或視訊連結]
目標：[一句話：會議結束時要決定或釐清什麼]
出席：[姓名]
列席：[姓名，沒有可刪]
會前準備：[文件、連結或要帶的數字]
一、報告事項
1. 上次會議（[日期]）待辦事項執行情形（[分鐘]，[姓名]）
2. [報告內容]（[分鐘]，[姓名]）
二、討論事項
1. [議題]（[分鐘]，[姓名]），目標：[決議／討論]
2. [議題]（[分鐘]，[姓名]），目標：[決議／討論]
三、臨時動議（[分鐘]）
四、下次開會時間與散會（[分鐘]）
補充議題請於[日期時間]前寄給[姓名]
會議議程範例
這份範例是我們自己寫的，社團和人名都是虛構的。
會議議程：河濱社區農園 幹部會議
日期：2026年10月21日（週三）
時間：18:30至19:30
地點：農園工具間，同步視訊
目標：決定明年會員的水費分攤方式，並安排冬季休園。
出席：怡君、建志、雅婷、家豪、美玲
會前準備：建志整理的近三期水費比較（連結見 Email）
一、報告事項
1. 9月23日會議待辦事項執行情形（5分鐘，怡君）
2. 新會員申請情形（10分鐘，家豪）
二、討論事項
1. 明年會員水費分攤（20分鐘，建志），目標：決議
2. 冬季休園日期與分工（15分鐘，雅婷），目標：決議
三、臨時動議（5分鐘）
四、下次開會時間與散會（5分鐘，怡君）
補充議題請於10月19日（週一）20:00前寄給怡君
兩個需要決議的議題都放在討論事項，報告只占很少時間。第一項報告回顧上次答應的事，資料就在上次會議記錄的待辦事項裡。
議程和會議記錄：同一份文件，兩個階段
議程是計畫，會議記錄是紀錄。兩者用同一套編號最省事：
- 會前：寄出議程。
- 會中：打開議程的副本，在每個議題下面記下結果。
- 會後：補上出席人員、決議和待辦事項，議程就變成了會議記錄。
待辦事項怎麼寫，看會議待辦事項範本與範例；讓 AI 從錄音寫會議記錄，看用錄音做 AI 會議記錄。
會議議程的英文
外商或跨國團隊要寫英文議程時，常見的對照：
| 中文 | 英文 |
|---|---|
| 會議議程 | Agenda |
| 報告事項 | Reports / Updates |
| 上次會議待辦事項 | Review of action items |
| 討論事項 | Discussion items |
| 決議 | Decision |
| 臨時動議 | Any other business (AOB) |
| 散會 | Adjournment |
用 Retexta 把想到的議題說出來，排成議程
Retexta 是一款 Android App，在雲端把語音轉成文字，再用 AI 寫成完整的內容。它沒有專門的議程目標，但 Something else 可以讓你用自己的話描述想要的結果。App 選單是英文的，下面照畫面上的英文寫按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 點 More templates，再點 Something else。
- 在 What should the AI do? 寫下任務，例如：「用繁體中文整理成會議議程：目標、報告事項、討論事項、臨時動議，每項寫負責人、分鐘數和想要的結果。」
- 點 Record audio，想到什麼議題就說什麼，或用 Paste text 貼上你手上的筆記。不用先選說話的語言，App 會自動辨識。
- Retexta 在伺服器上轉成文字，排出議程。檢查順序、時間和名字，補上漏掉的部分。Retexta 會在結果標示「AI-generated. Check important details.」。
Something else 屬於 Retexta Pro。Retexta 可以免費試用：新使用者可獲得幾次免費的 Pro 結果，在 App 內查看。複製、分享、匯出和截圖，以及免費結果用完之後的所有使用，都需要 Retexta Pro 或點數。
可以這樣說
「幹部會議10月21日，一小時。要決定水費，建志有數字，給二十分鐘。雅婷負責冬季休園，十五分鐘。家豪報告新會員，只是報告。一開始先看上次的待辦事項。」這樣就夠排出一份完整的議程。
延伸閱讀
寄議程之前先約時間：會議邀請 Email 怎麼寫。會後追進度：會議待辦事項範本與範例。開完會把議程變成紀錄：會議記錄範本與範例和會議記錄怎麼寫。App 介紹：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於2026年9月28日查核。
- 內政部，會議規範（Word 檔，2026年9月28日開啟）：第2條適用範圍，第3條召集時附送議程，第8條會議程序（報告事項、討論事項、臨時動議、選舉、散會；主席報告議程後，出席人無異議即為認可）。
- Retexta：目標名稱（Something else、More templates）、自訂任務欄位和方案名稱，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
- 搜尋用詞：Bing 自動完成（zh-TW 和 zh-HK，2026年9月28日），「會議議程」出現「會議議程範本」「會議議程 英文」「會議議程表」「會議議程範例」「會議議程格式」。
- 範本、範例和英文對照：由 FLAME Apps 為本頁撰寫。
