Für eine gute Tagesordnung schreibst du zuerst das Ziel der Besprechung in einem Satz auf und listest dann die Tagesordnungspunkte (TOPs) in der Reihenfolge, in der ihr sie besprecht. Jeder TOP bekommt eine Leitung, eine Zeit und das angestrebte Ergebnis: Beschluss, Diskussion oder Information. Oben stehen Anlass, Datum, Uhrzeit und Ort oder Link. Verschick die Tagesordnung vorher, damit sich alle vorbereiten können, und setz die Punkte mit Beschluss nach vorn, solange alle noch frisch sind.
Aufbau einer Tagesordnung
| Teil | Was hineingehört |
|---|---|
| Kopf | Anlass, Datum, Beginn und Ende, Ort oder Video-Link |
| Ziel | Ein Satz: Was soll am Ende der Besprechung feststehen? |
| Teilnehmende | Wer eingeladen ist und wer etwas vorbereiten muss |
| TOPs | Nummeriert, in Reihenfolge, je mit Leitung, Minuten und Ziel |
| Vorbereitung | Unterlagen zum Lesen oder Zahlen zum Mitbringen, mit Link |
| Feste Punkte | Offene Aufgaben aus der letzten Sitzung am Anfang, Verschiedenes am Ende |
| Nächster Termin | Datum, falls schon bekannt |
Tagesordnungspunkte richtig formulieren
Ein TOP, der nur aus einem Stichwort besteht, lädt zum Abschweifen ein. Nenn das Thema und das Ziel:
| Schwach | Besser |
|---|---|
| Sommerfest | TOP 3: Beschluss über Termin und Budget des Sommerfests |
| Website | TOP 4: Feedback zum Entwurf der neuen Startseite (Information und Diskussion) |
| Personal | TOP 5: Bericht zur Stellenbesetzung Buchhaltung (Information) |
Die üblichen festen Punkte heißen „Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit“, „Genehmigung der Tagesordnung“, „Genehmigung des letzten Protokolls“ und am Ende „Verschiedenes“. Für eine lockere Teambesprechung brauchst du davon meist nur den Rückblick auf die offenen Aufgaben und „Verschiedenes“.
Tagesordnung erstellen in 7 Schritten
- Schreib zuerst das Ziel auf. „Termin und Budget für das Herbstfest beschließen“ ist ein Ziel, „Wochenrunde“ nicht. Fällt dir kein Ziel ein, frag dich, ob die Besprechung nötig ist.
- Sammle die Themen. Frag die Teilnehmenden, was sie einbringen wollen, und schau im letzten Protokoll nach offenen Fragen und Aufgaben.
- Leg pro TOP das Ziel fest: Beschluss, Diskussion oder Information. Reine Informationen gehen oft auch per Mail.
- Bring die TOPs in eine Reihenfolge. Erst offene Aufgaben, dann Beschlüsse, dann Diskussion, zum Schluss Verschiedenes.
- Gib jedem TOP eine Zeit und eine Leitung. Rechne zusammen: Passt es nicht in die Besprechung, kürz oder verschieb jetzt, nicht erst in der Sitzung.
- Nenn die Vorbereitung: welche Unterlage, welche Zahlen.
- Verschick die Tagesordnung rechtzeitig und bitte um Ergänzungen bis zu einem festen Zeitpunkt.
Tagesordnung für den Verein: Was das Gesetz sagt
Für die Mitgliederversammlung eines eingetragenen Vereins ist die Tagesordnung mehr als eine Hilfe. § 32 Abs. 1 BGB sagt: „Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.“ Worüber abgestimmt werden soll, gehört also schon in die Einladung. Nach § 40 BGB gilt § 32 allerdings nur, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Schau daher zuerst in eure Satzung: Dort stehen meist auch Einladungsfrist und Form.
Information, keine Rechtsberatung
Diese Hinweise ersetzen keine Beratung. Bei Streit über Beschlüsse, Fristen oder die Satzung wende dich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder deinen Dachverband.
Vorlage für eine Tagesordnung
Kopier den Text in Word, Google Docs oder eine E-Mail und ersetze alles in eckigen Klammern.
TAGESORDNUNG: [Name der Besprechung]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Zeit: [Beginn] bis [Ende] Uhr
Ort: [Raum, Adresse oder Video-Link]
Ziel: [Ein Satz: Was soll am Ende feststehen?]
Eingeladen: [Namen]
Bitte vorbereiten: [Unterlage, Link oder Zahlen]
TOP 1 Offene Aufgaben aus der Sitzung vom [Datum] ([Minuten] Min., [Name])
TOP 2 [Thema] ([Minuten] Min., [Name]), Ziel: [Beschluss / Diskussion / Information]
TOP 3 [Thema] ([Minuten] Min., [Name]), Ziel: [Beschluss / Diskussion / Information]
TOP 4 [Thema] ([Minuten] Min., [Name]), Ziel: [Beschluss / Diskussion / Information]
TOP 5 Verschiedenes ([Minuten] Min.)
TOP 6 Nächste Schritte und nächster Termin ([Minuten] Min.)
Ergänzungen zur Tagesordnung bis: [Datum, Uhrzeit] an [Name]
Für eine Mitgliederversammlung setzt du vorne die festen Punkte ein: Begrüßung und Beschlussfähigkeit, Genehmigung der Tagesordnung, Genehmigung des letzten Protokolls. Und du formulierst jeden Punkt, über den abgestimmt werden soll, so genau, dass die Mitglieder wissen, worum es geht.
Beispiel einer Tagesordnung
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben, Verein und Namen sind erfunden.
TAGESORDNUNG: Vorstandssitzung Kleingartenverein Am Mühlbach e. V.
Datum: 21.10.2026
Zeit: 18:30 bis 19:30 Uhr
Ort: Vereinsheim und Videokonferenz
Ziel: Wassergeld für nächstes Jahr beschließen und Winterschluss planen.
Eingeladen: Dana Schulz, Chris Weber, Amir Haddad, Jo Kim, Pat Neumann
Bitte vorbereiten: Vergleich der Wasserrechnungen der letzten drei Jahre (Chris, Link in der Mail)
TOP 1 Offene Aufgaben aus der Sitzung vom 23.09. (5 Min., Dana)
TOP 2 Beschluss über ein Wassergeld ab 2027 (20 Min., Chris), Ziel: Beschluss
TOP 3 Winterschluss: Termin und Aufgaben (15 Min., Amir), Ziel: Beschluss
TOP 4 Neue Mitgliedsanfragen (10 Min., Jo), Ziel: Information
TOP 5 Verschiedenes (5 Min.)
TOP 6 Nächste Schritte und nächster Termin (5 Min., Dana)
Ergänzungen zur Tagesordnung bis: 19.10., 20 Uhr, an Dana
Die beiden Beschlüsse stehen vorne, die Information später. TOP 1 greift die Aufgaben aus dem letzten Protokoll auf.
Von der Tagesordnung zum Protokoll
Die Tagesordnung ist der Plan, das Protokoll hält fest, was dabei herauskam. Mit derselben Nummerierung sparst du dir Arbeit:
- Vor der Sitzung: Tagesordnung verschicken.
- In der Sitzung: eine Kopie öffnen und unter jedem TOP das Ergebnis notieren.
- Danach: Teilnehmende, Beschlüsse und Aufgaben ergänzen. Fertig ist das Protokoll.
Die passenden Abschnitte hat unsere Besprechungsprotokoll Vorlage, für die Aufgaben gibt es die To-do-Liste fürs Meeting. Was grundsätzlich ins Protokoll gehört, steht unter Protokoll schreiben.
Themen einsprechen, geordnete Tagesordnung bekommen mit Retexta
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Ein eigenes Ziel für Tagesordnungen gibt es nicht, aber mit Etwas anderes beschreibst du das gewünschte Ergebnis in eigenen Worten.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Tippe auf Weitere Vorlagen und dann auf Etwas anderes.
- Unter Was soll die KI tun? beschreibst du die Aufgabe, zum Beispiel: „Mach daraus eine Tagesordnung mit Ziel, nummerierten TOPs in sinnvoller Reihenfolge, Leitung, Zeit und angestrebtem Ergebnis pro TOP.“
- Füg deine Eingabe hinzu: Tippe auf Audio aufnehmen und sprich die Themen so ein, wie sie dir einfallen, oder auf Text einfügen für vorhandene Notizen.
- Retexta transkribiert deine Aufnahme auf seinen Servern und schreibt die Tagesordnung. Prüf Reihenfolge, Zeiten und Namen und ergänze, was fehlt. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“
Etwas anderes gehört zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen, Exportieren und Screenshots und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
So sprichst du die Themen ein
„Vorstandssitzung 21. Oktober, eine Stunde. Wir müssen das Wassergeld beschließen, Chris hat die Zahlen, dafür zwanzig Minuten. Amir macht den Winterschluss, fünfzehn Minuten. Jo berichtet kurz über neue Mitglieder. Anfangen mit den offenen Aufgaben vom letzten Mal.“ Das reicht für eine vollständige Tagesordnung.
Weitere Ratgeber
Nach der Sitzung wird aus der Tagesordnung das Protokoll: mit der Besprechungsprotokoll Vorlage. Die Aufgaben verfolgst du mit der To-do-Liste fürs Meeting. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Gesetze im Internet, § 32 BGB, Mitgliederversammlung; Beschlussfassung: Gegenstand bei der Berufung bezeichnen.
- Gesetze im Internet, § 40 BGB, Nachgiebige Vorschriften: Die Satzung kann von § 32 abweichen.
- Retexta: Namen von Zielen („Etwas anderes“, „Weitere Vorlagen“), Aufgabenfeld und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
- Vorlage und Beispiel: von FLAME Apps für diese Seite geschrieben.
