برای نوشتن دستور جلسه، اول هدف جلسه را در یک جمله بنویسید، بعد موضوع‌ها را به همان ترتیبی که بررسی می‌شوند فهرست کنید. به هر موضوع یک مسئول، یک زمان و نتیجه مورد انتظار بدهید: تصمیم، نظرخواهی یا فقط اطلاعرسانی. تاریخ، ساعت و مکان یا لینک را بالای صفحه بنویسید و دستور جلسه را قبل از جلسه بفرستید تا همه آماده بیایند. موضوعهایی را که تصمیم لازم دارند اول بگذارید، وقتی ذهن‌ها هنوز تازه است.
ساختار دستور جلسه
| بخش | چه چیزی در آن می‌آید |
|---|---|
| سربرگ | عنوان جلسه، تاریخ، ساعت شروع و پایان، مکان یا لینک جلسه آنلاین |
| هدف | یک جمله: در پایان جلسه چه چیزی باید روشن یا تصویب شده باشد |
| حاضران | چه کسانی دعوت‌اند و چه کسی باید چیزی آماده کند |
| موضوع‌ها | شمارهدار و به ترتیب، هر کدام با مسئول، دقیقه و نتیجه مورد انتظار |
| آمادگی | سندهایی که باید خوانده شود یا عددهایی که باید آورده شود، با لینک |
| بندهای ثابت | مرور کارهای باز جلسه قبل در ابتدا، «سایر موارد» در انتها |
| جلسه بعد | تاریخ، اگر معلوم است |
قدم به قدم
- اول هدف را بنویسید. «تصمیم درباره تاریخ و بودجه همایش پاییز» هدف است؛ «جلسه هفتگی» هدف نیست. اگر نمی‌توانید هدفی بنویسید، بپرسید آیا این جلسه لازم است.
- موضوع‌ها را جمع کنید. از حاضران بپرسید چه موضوعی دارند و صورتجلسه قبلی را برای سؤال‌ها و کارهای باز نگاه کنید.
- نتیجه هر موضوع را مشخص کنید: تصمیم، بحث یا اطلاعرسانی. اطلاع‌رسانی‌ای که بحث نمی‌خواهد، اغلب با یک ایمیل هم انجام میشود.
- موضوع‌ها را مرتب کنید. اول کارهای باز، بعد تصمیم‌ها، بعد بحث‌ها، و در پایان سایر موارد.
- به هر موضوع زمان و مسئول بدهید. زمان‌ها را جمع بزنید: اگر از مدت جلسه بیشتر شد، همین حالا چیزی را حذف یا به جلسه دیگری منتقل کنید، نه وسط جلسه.
- آمادگی را اضافه کنید: کدام سند خوانده شود، کدام عدد آورده شود.
- زودتر بفرستید و بنویسید پیشنهادهای اضافه تا کی برسد.
در انجمن‌ها، هیئت‌مدیره‌ها و گروه‌هایی که اساسنامه یا آیین‌نامه دارند، ممکن است دستور جلسه باید در ابتدای جلسه تصویب شود یا از قبل با مهلت مشخص اعلام شود. آنجا آیین‌نامه خودتان تعیین‌کننده است.
نمونه دستور جلسه
این را در Word، Google Docs یا ایمیل کپی کنید و هر چه داخل کروشه است را عوض کنید.
دستور جلسه: [عنوان جلسه]
تاریخ: [تاریخ]
ساعت: [شروع] تا [پایان]
مکان: [اتاق، نشانی یا لینک جلسه آنلاین]
هدف: [یک جمله: در پایان چه چیزی باید تصویب یا روشن شود]
حاضران: [نام‌ها]
لطفا آماده کنید: [سند، لینک یا عددها]
1. مرور کارهای باز جلسه [تاریخ جلسه قبل] ([دقیقه]، [نام])
2. [موضوع] ([دقیقه]، [نام])، نتیجه: [تصمیم / بحث / اطلاعرسانی]
3. [موضوع] ([دقیقه]، [نام])، نتیجه: [تصمیم / بحث / اطلاعرسانی]
4. [موضوع] ([دقیقه]، [نام])، نتیجه: [تصمیم / بحث / اطلاعرسانی]
5. سایر موارد ([دقیقه])
6. جمع‌بندی، کارهای بعد و تاریخ جلسه بعد ([دقیقه])
پیشنهاد موضوع اضافه تا [تاریخ و ساعت] به [نام]
مثال: دستور جلسه ساختمان
این مثال را خودمان نوشته‌ایم؛ ساختمان و نام‌ها ساختگی‌اند.
دستور جلسه: جلسه ساکنان ساختمان یاس
تاریخ: پنجشنبه 28 آبان
ساعت: 18:30 تا 19:30
مکان: لابی ساختمان و تماس تصویری برای کسانی که نیستند
هدف: تصمیم درباره مبلغ شارژ ماهانه سال آینده و برنامه تعمیر آسانسور
حاضران: ساکنان واحدهای 1 تا 12، مدیر ساختمان
لطفا آماده کنید: مقایسه قبض‌های آب و برق شش ماه گذشته (آقای نوری، لینک در گروه)
1. مرور کارهای باز جلسه 23 مهر (5 دقیقه، خانم فرهادی)
2. مبلغ شارژ ماهانه سال آینده (20 دقیقه، آقای نوری)، نتیجه: تصمیم
3. پیش‌فاکتورهای تعمیر آسانسور (15 دقیقه، آقای امیری)، نتیجه: تصمیم
4. نظافت راه‌پله و پارکینگ (10 دقیقه، خانم صدری)، نتیجه: اطلاعرسانی
5. سایر موارد (5 دقیقه)
6. جمع‌بندی و تاریخ جلسه بعد (5 دقیقه، خانم فرهادی)
پیشنهاد موضوع اضافه تا سه‌شنبه 26 آبان، ساعت 20، به خانم فرهادی
دو تصمیم اول آمده‌اند و اطلاعرسانی بعد از آنها. بند 1 کارهایی را مرور می‌کند که جلسه قبل تصویب شد؛ این کارها را در بخش کارهای صورتجلسه قبلی پیدا می‌کنید.
دستور جلسه و صورتجلسه: یک سند، دو مرحله
دستور جلسه برنامه است و صورتجلسه گزارش. اگر هر دو یک شمارهگذاری داشته باشند، وقت زیادی صرفه‌جویی میشود:
- قبل از جلسه: دستور جلسه را بفرستید.
- در جلسه: یک نسخه از دستور جلسه را باز کنید و زیر هر بند نتیجه را یادداشت کنید.
- بعد از جلسه: حاضران، تصمیم‌ها و کارها را اضافه کنید؛ دستور جلسه حالا صورتجلسه شده است.
برای فهرست کارها، نمونه‌های کارهای بعد از جلسه را ببینید. اگر جلسه را ضبط می‌کنید، راهنمای صورتجلسه با هوش مصنوعی از روی فایل ضبط‌شده قدم‌های بعدی را نشان می‌دهد.
موضوع‌ها را بگویید و دستور جلسه مرتب بگیرید، با Retexta
Retexta اپلیکیشنی برای Android است که صدا را در فضای ابری به متن تبدیل می‌کند و با هوش مصنوعی از آن متن آماده می‌سازد. هدف جداگانه‌ای به نام «دستور جلسه» ندارد، اما با Something else می‌توانید با کلمات خودتان بگویید چه نتیجه‌ای می‌خواهید. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را به انگلیسی آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و روی New task بزنید.
- روی More templates و بعد Something else بزنید.
- کار را توصیف کنید، مثلا: «از این یک دستور جلسه بساز: هدف، موضوعهای شمارهدار به ترتیب منطقی، برای هر کدام مسئول، زمان به دقیقه و نتیجه مورد انتظار.»
- روی Record audio بزنید و موضوع‌ها را به همان ترتیبی که به ذهنتان می‌رسد فارسی بگویید، یا اگر یادداشت دارید Paste text را بزنید.
- Retexta صدا را روی سرورهای خود به متن تبدیل می‌کند و دستور جلسه را می‌نویسد. ترتیب، زمان‌ها و نام‌ها را بررسی کنید و هر چه کم است اضافه کنید. Retexta روی نتیجه‌ها برچسب «AI-generated. Check important details.» (ساخته هوش مصنوعی؛ جزئیات مهم را بررسی کنید) می‌گذارد.
Something else بخشی از Retexta Pro است. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران تازه چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که داخل اپلیکیشن دیده میشود. کپی کردن، اشتراک‌گذاری، خروجی گرفتن و اسکرین‌شات، و هر کاری بعد از این نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار (credits) نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام میشود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
بیشتر بخوانید
برای دعوت به جلسه: ایمیل درخواست جلسه. بعد از جلسه: کارهای بعد از جلسه: نمونه و مثال و صورتجلسه با هوش مصنوعی از روی فایل ضبط‌شده. صورتجلسه با همان شمارهگذاری: نمونه صورتجلسه آماده و صورتجلسه‌نویسی: ساختار، نمونه و نکته‌ها. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای Android.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 26 سپتامبر 2026.
- Retexta: نام هدف‌ها (Something else، More templates)، کادر توصیف کار و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه آن در Google Play آمده است.
- نمونه و مثال: نوشته FLAME Apps برای این صفحه.
