صورتجلسه با هوش مصنوعی در دو مرحله نوشته میشود: تشخیص گفتار فایل ضبط‌شده را به متن تبدیل میکند (همان کاری که به آن پیادهسازی می‌گویند)، و بعد یک مدل زبانی از آن متن صورتجلسهای مرتب با خلاصه، تصمیمها، کارها و سؤالهای باز میسازد. شما جلسه را ضبط می‌کنید (با موافقت همه) یا بعد از جلسه خلاصه را با صدای خودتان می‌گویید، در اپلیکیشن هدف جلسه را انتخاب می‌کنید و پیشنویس را قبل از ارسال بررسی می‌کنید. این بررسی اختیاری نیست: هوش مصنوعی در ساختار دادن سریع و خوب است، اما ممکن است نامی را غلط بنویسد، کاری را به آدم اشتباه بدهد یا «شاید» را تصمیم قطعی کند.
سه راه دادن صدا به هوش مصنوعی
| ورودی | کی بهتر جواب میدهد | مراقب چه باشید |
|---|---|---|
| ضبط کل جلسه | جلسه حضوری که همه با ضبط موافق‌اند | رضایت، صحبت هم‌زمان چند نفر، کسانی که از گوشی دورند |
| وارد کردن فایل ضبط‌شده | جلسه را قبلا با برنامه دیگری ضبط کرده‌اید | باید فایل صوتی باشد و روی گوشی در دسترس باشد؛ فایل ویدیویی را اول به صوت تبدیل کنید |
| گفتن خلاصه بعد از جلسه | کسی نمی‌خواهد صدایش ضبط شود، یا جلسه طولانی بود | مسئول‌ها و تاریخ‌ها را باید خودتان به یاد داشته باشید |
راه سوم اغلب بهترین است. خلاصه دو دقیقه‌ای که درست بعد از جلسه گفته شود فقط شامل چیزهای مهم است و صدای هیچ‌کس دیگری ضبط نمی‌شود.
پیاده سازی جلسه: دستی یا با هوش مصنوعی؟
خیلی‌ها برای فایل صوتی جلسه یا مصاحبه سراغ پیادهسازی دستی می‌روند: کسی فایل را گوش میدهد و کلمه به کلمه تایپ میکند. این کار دقیق اما کند است و نتیجه‌اش متن خام است، نه صورتجلسه. ابزارهای هوش مصنوعی متن را سریع‌تر می‌دهند و می‌توانند همان را به صورتجلسه تبدیل کنند، اما پیش‌نویسشان بازبینی می‌خواهد. اگر متن کلمه به کلمه لازم دارید (مثلا برای سند رسمی)، پیادهسازی کامل را نگه دارید؛ اگر فقط تصمیمها و کارها را می‌خواهید، صورتجلسه هوش مصنوعی بهعلاوه یک بازبینی کافی است.
قدم به قدم با Retexta
Retexta اپلیکیشنی برای Android است که صدا را در فضای ابری به متن تبدیل میکند و با هوش مصنوعی از آن متن آماده میسازد. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را به انگلیسی آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و روی New task بزنید.
- زیر What do you want to do? گزینه Summarize a meeting را انتخاب کنید.
- زیر Add your input یکی را انتخاب کنید:
- Record audio: ضبط جلسه یا خلاصه خودتان.
- Import audio: انتخاب یک فایل صوتی از حافظه گوشی، مثلا صدای جلسه آنلاین.
- Paste text: چسباندن متن پیاده‌شده یا یادداشت‌ها.
- Retexta صدا را روی سرورهای خود به متن تبدیل میکند. لازم نیست زبان گفتار را از قبل انتخاب کنید؛ اپلیکیشن آن را خودش تشخیص میدهد.
- Retexta صورتجلسه را مینویسد. زبان جلسه، حتی در عنوان بخش‌ها، حفظ میشود مگر اینکه زبان دیگری برای نتیجه انتخاب کنید: جلسه فارسی، صورتجلسه فارسی.
- از نتیجه می‌توانید بخش‌های جداگانه بسازید: Generate action items، Generate decisions، Generate open questions، Generate next steps یا Follow-up email. دکمه‌های Share summary، Share action items و Share everything بخش مورد نظر را میفرستند و Export PDF فایل PDF میسازد.
- پیشنویس را با چک‌لیست پایین بررسی کنید. Retexta روی هر نتیجه برچسب «AI-generated. Check important details.» (ساخته هوش مصنوعی؛ جزئیات مهم را بررسی کنید) می‌گذارد.
Summarize a meeting، خروجی‌های اضافه جلسه و Import audio بخشی از Retexta Pro هستند. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران تازه چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که داخل اپلیکیشن دیده میشود. کپی کردن، اشتراک‌گذاری، خروجی گرفتن و اسکرین‌شات، و هر کاری بعد از این نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار (credits) نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام میشود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
پیشنویس هوش مصنوعی چه بخش‌هایی دارد
صورتجلسه Retexta این بخش‌ها را دارد:
| بخش | همیشه هست؟ |
|---|---|
| خلاصه | بله |
| نکته‌های اصلی | بله |
| تصمیمها | بله |
| کارها | بله؛ مسئول و تاریخ اگر کسی گفته باشد حفظ میشود |
| سؤالهای باز | بله |
| حاضران، نقش‌ها، تنظیم‌کننده صورتجلسه، جلسه بعد | فقط اگر در صدا روشن گفته شده باشد؛ به اپلیکیشن گفته شده اینها را از خودش نسازد |
اگر جلسه دوباره به موضوعی قبلی برگردد، اپلیکیشن طبق دستورالعملش حرف بعدی را به همان موضوع اضافه میکند، نه اینکه دو بار فهرستش کند. برای همین پیشنویس مثل صورتجلسه خوانده میشود، نه مثل گزارش لحظه به لحظه اینکه چه کسی کی حرف زد.
در بسیاری از اداره‌ها و شرکت‌ها صورتجلسه را حاضران امضا می‌کنند. پیشنویس هوش مصنوعی جای امضا را نمی‌گیرد: اگر سازمان شما قالب رسمی با جدول مصوبات و جای امضا دارد، متن را در همان قالب بگذارید. نمونه جدول در راهنمای کارهای بعد از جلسه آمده است.
چک‌لیست قبل از ارسال صورتجلسه
- نامها. همه درست نوشته شده‌اند؟ تشخیص گفتار نام‌های کم‌کاربرد را اغلب حدس می‌زند.
- مسئول‌ها. هر کار به آدم درست رسیده است؟ واقعا به او سپرده شد یا فقط اسمش آمد؟
- تاریخ‌ها. «جمعه بعد» یا «آخر ماه» را با تاریخ واقعی عوض کنید.
- تصمیمها. تصمیم گرفته شد یا فقط بحث شد؟ هوش مصنوعی گاهی «می‌توانیم» را قطعی جلوه میدهد.
- عددها. مبلغ‌ها، بودجه‌ها و تعدادها را با یادداشت‌هایتان مقایسه کنید.
- بخش‌های جاافتاده. حاضران و جلسه بعد فقط وقتی می‌آیند که کسی گفته باشد. اضافه‌شان کنید.
- لحن. صورتجلسه بی‌طرف است. هر چیزی را که مثل قضاوت درباره یک نفر به نظر می‌رسد حذف کنید.
رضایت و حریم خصوصی
دیگران را فقط با موافقت خودشان ضبط کنید. قوانین ضبط صدا در کشورهای مختلف فرق میکند و بعضی جاها رضایت همه حاضران لازم است. اپلیکیشنهای ابری هوش مصنوعی، از جمله Retexta، صدا را برای پردازش به سرور میفرستند؛ این را هم به حاضران بگویید و از مقررات سازمان خودتان پیروی کنید. این اطلاعات است، نه مشاوره حقوقی.
مثال: خلاصه صوتی و نتیجه
این مثال را خودمان نوشته‌ایم. نشان میدهد چه بگویید و تقریبا چه چیزی برمی‌گردد؛ خروجی واقعی اپلیکیشن نیست و نتیجه شما فرق خواهد کرد.
گفته‌شده درست بعد از جلسه تیم:
صورتجلسه تیم محصول، چهارشنبه 8 مهر. سارا، تینا، مهدی و من بودیم. تصمیم گرفتیم نسخه آزمایشی 20 مهر شروع بشه نه 13 مهر، چون تست‌های پرداخت تموم نشده. مهدی تست‌های پرداخت رو تا 15 مهر تموم می‌کنه. تینا ایمیل دعوت نسخه آزمایشی رو می‌نویسه، پیش‌نویسش تا 11 مهر. هنوز معلوم نیست: فهرست انتظار رو دعوت کنیم یا فقط مشتری‌های فعلی. سارا تا شنبه تصمیم می‌گیره.
به‌صورت صورتجلسه:
خلاصه
- شروع نسخه آزمایشی از 13 مهر به 20 مهر منتقل شد، چون تست‌های پرداخت تمام نشده است.
تصمیمها
- نسخه آزمایشی 20 مهر شروع میشود.
کارها
- [ ] مهدی: تمام کردن تست‌های پرداخت تا 15 مهر
- [ ] تینا: پیشنویس ایمیل دعوت نسخه آزمایشی تا 11 مهر
سؤالهای باز
- دعوت از فهرست انتظار یا فقط مشتریان فعلی؟ سارا تا شنبه تصمیم می‌گیرد.
حاضران
- سارا، تینا، مهدی، [تنظیم‌کننده]
«تا شنبه» هنوز تاریخ واقعی لازم دارد و نام تنظیم‌کننده صورتجلسه نیامده، چون هیچ‌وقت گفته نشده بود. چک‌لیست دقیقا برای همین است.
بیشتر بخوانید
فهرست کارها و جدول مصوبات: کارهای بعد از جلسه: نمونه و مثال. قبل از جلسه: چطور دستور جلسه بنویسیم و ایمیل درخواست جلسه. اینکه صورتجلسه اصلا چه باید داشته باشد: صورتجلسه‌نویسی: ساختار، نمونه و نکته‌ها. جلسه آنلاین ضبط‌شده: پیادهسازی ضبط جلسه Zoom و خلاصه جلسه. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای Android.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 26 سپتامبر 2026.
- Retexta: نام هدف‌ها، گزینه‌های ورودی، خروجی‌های جلسه، دکمه‌های اشتراک‌گذاری و خروجی، و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه آن در Google Play آمده است. بخش‌های صورتجلسه، قاعده «از خودت نساز» برای حاضران و جلسه بعد، ادغام موضوع‌ها و قاعده زبان نتیجه از دستورالعمل صورتجلسه در اپلیکیشن است؛ تشخیص خودکار زبان گفتار رفتار پیش‌فرض اپلیکیشن برای ضبط است. وارد کردن فقط فایل صوتی (نه ویدیو) طبق کد اپلیکیشن.
- مثال: نوشته FLAME Apps برای این صفحه.
