Протокол за допомогою ШІ пишеться у два кроки: розпізнавання мовлення перетворює запис на текст, а мовна модель (нейромережа) робить із тексту структурований протокол з підсумком, рішеннями, завданнями й відкритими питаннями. Ви записуєте засідання (за згодою всіх) або надиктовуєте власний підсумок після нього, обираєте ціль для зустрічі в застосунку і перевіряєте чернетку перед надсиланням. Перевірка обов’язкова: ШІ швидко й добре структурує, але може перекрутити прізвище, доручити завдання не тій людині або перетворити «можливо» на рішення.
Три способи дати ШІ матеріал
| Що даєте | Коли працює найкраще | На що зважати |
|---|---|---|
| Запис усього засідання | Засідання наживо, усі погодилися на запис | Згода, люди говорять одночасно, хтось сидить далеко від телефона |
| Готовий аудіозапис | Ви вже записали іншим застосунком чи сервісом відеозв’язку | Потрібен саме аудіофайл на телефоні, відео Retexta не приймає |
| Власний підсумок після засідання | Ніхто не хоче запису або засідання було довгим | Відповідальних і строки треба пам’ятати самому |
Третій спосіб часто найкращий. Дві хвилини підсумку одразу після засідання містять лише важливе, і нічийого голосу, крім вашого, не записано.
Крок за кроком у Retexta
Retexta перетворює голос на текст і за допомогою ШІ пише готовий результат. Це застосунок для Android, запис обробляється в хмарі. Меню Retexta англійською, тому назви кнопок нижче подано англійською.
- Відкрийте Retexta й натисніть New task.
- У What do you want to do? оберіть Summarize a meeting.
- У Add your input оберіть:
- Record audio: записати засідання або свій підсумок.
- Import audio: вибрати запис у системному вікні вибору файлів, наприклад звук онлайн-наради. Про Zoom окремо: як розшифрувати запис Zoom.
- Paste text: вставити розшифровку або нотатки, які вже є.
- Retexta розшифрує аудіо на своїх серверах. Мову мовлення заздалегідь не вибирають: застосунок надсилає запис на автоматичне визначення мови.
- Retexta напише протокол. Він буде тією мовою, якою йшло засідання, разом із заголовками, якщо ви не оберете іншу мову результату. Нарада українською дає протокол українською.
- З результату можна зробити окремі частини: Generate action items, Generate decisions, Generate open questions, Generate next steps або Follow-up email. Share summary, Share action items чи Share everything надсилають лише потрібну частину, Export PDF зберігає файл.
- Перевірте чернетку за списком нижче. Retexta позначає кожен результат написом «AI-generated. Check important details.» («Створено ШІ. Перевірте важливі деталі»).
Summarize a meeting, результати зустрічі та Import audio входять у Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro, зокрема протокол зустрічі, для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання, експорт і знімки екрана, а також усе після безкоштовних результатів, потребують Retexta Pro або кредитів.
Що буде в чернетці
Протокол зустрічі в Retexta складається з таких розділів:
| Розділ | Завжди є? |
|---|---|
| Summary (підсумок) | Так |
| Key points (ключові моменти) | Так |
| Decisions (рішення) | Так |
| Action items (завдання) | Так; відповідальні й строки зберігаються, якщо їх назвали |
| Open questions (відкриті питання) | Так |
| Учасники, ролі, хто вів протокол, наступне засідання | Лише якщо в записі про це чітко сказано; застосунку заборонено їх вигадувати |
Якщо на засіданні повертаються до вже обговореної теми, застосунок має об’єднати пізнішу репліку з тією темою, а не повторювати її. Тому чернетка читається як протокол, а не як хронологія того, хто коли говорив.
Офіційний протокол: повна і стисла форма
Типова інструкція з діловодства для органів виконавчої влади розрізняє протоколи у повній і стислій формі: у стислій фіксують лише ухвалені рішення без ходу обговорення. Основна частина офіційного протоколу побудована за схемою СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), а розділи відповідають пунктам порядку денного.
Протокол Retexta ближчий до стислої форми: рішення й завдання без дослівного ходу дискусії. Для офіційного протоколу візьміть із нього рішення й доручення, розкладіть їх під пунктами порядку денного в розділи «ВИРІШИЛИ» і додайте присутніх, підписи голови й секретаря та нумерацію, як вимагає ваша організація. Як скласти сам порядок денний, пояснює посібник як скласти порядок денний засідання.
Що перевірити перед надсиланням
- Імена та прізвища. Розпізнавання мовлення часто вгадує незвичні прізвища.
- Відповідальні. Кожне завдання в правильної людини? Його справді доручили чи лише згадали?
- Строки. «Наступної п’ятниці» чи «до кінця місяця» замініть справжніми датами.
- Рішення. Це вирішили чи лише обговорили? ШІ схильний перетворювати обережне «можна було б» на остаточне.
- Цифри. Суми, бюджети, кількості звірте з нотатками.
- Чого бракує. Учасники й наступне засідання з’являються, лише якщо про них сказали. Допишіть.
- Тон. Протокол нейтральний. Приберіть усе, що звучить як оцінка людини.
Згода і конфіденційність
Записуйте інших людей лише за їхньою згодою. Правила щодо запису розмов відрізняються в різних країнах, а в організаціях бувають власні правила, тож перевірте, що діє у вас. Хмарні застосунки, зокрема Retexta, завантажують аудіо на сервери для обробки, скажіть і про це. Це інформація, а не юридична консультація.
Приклад: надиктований підсумок і результат
Цей приклад ми написали самі. Він показує, що сказати і приблизно що вийде; це не справжній результат застосунку, і ваш буде іншим.
Надиктовано одразу після наради:
Протокол наради продуктової команди, четвер, 24 вересня. Були Софія, Тарас, Марина і я. Вирішили, що бета стартує 12 жовтня, а не 5-го, бо не закінчено тести оплати. Тарас закінчує тести оплати до 7 жовтня. Марина пише лист-запрошення для бета-тестувальників, чернетка до 2 жовтня. Відкрите питання: запрошуємо список очікування чи лише наявних клієнтів. Софія вирішить до понеділка.
У вигляді протоколу:
Підсумок
- Старт бета-версії переносять з 5 на 12 жовтня, бо тести оплати не завершено.
Рішення
- Бета-версія стартує 12 жовтня.
Завдання
- [ ] Тарас: завершити тести оплати до 7 жовтня
- [ ] Марина: чернетка листа-запрошення для бета-тестувальників до 2 жовтня
Відкриті питання
- Запрошувати список очікування чи лише наявних клієнтів? Софія вирішить до понеділка.
Учасники
- Софія, Тарас, Марина, [хто вів протокол]
«До понеділка» ще треба замінити датою, а імені того, хто вів протокол, немає, бо його не назвали. Саме для цього й потрібна перевірка.
Читайте також
Для завдань окремо: шаблон списку завдань за підсумками зустрічі. Для підготовки: як скласти порядок денний засідання. Про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Кабінет Міністрів України, постанова від 17.01.2018 № 55, Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункти 107 і 115: повна і стисла форма, схема «СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ».
- Retexta: назви цілей, способи введення, результати зустрічі, дії «Share» і «Export PDF» та тарифи в застосунку (версія 2026.1.23) і на сторінці в Google Play. Розділи протоколу, правило «не вигадувати» учасників і наступне засідання, об’єднання тем і мова результату з інструкцій застосунку для протоколу; автоматичне визначення мови мовлення за кодом застосунку; імпорт лише аудіофайлів (код застосунку, 25 вересня 2026).
- Приклад: написаний FLAME Apps для цієї сторінки.
