Tehisintellektiga koosoleku protokoll valmib kahes etapis: kõnetuvastus teeb salvestisest transkriptsiooni ja keelemudel teeb transkriptsioonist korrastatud protokolli, kus on kokkuvõte, otsused, ülesanded ja lahtised küsimused. Sina salvestad koosoleku (kõigi nõusolekul) või räägid pärast oma kokkuvõtte, valid äpis koosoleku eesmärgi ja kontrollid mustandi enne saatmist. Kontroll ei ole valikuline: tehisintellekt on kiire ja hea struktuuri looja, aga ta võib nime valesti kirjutada, anda ülesande valele inimesele või teha „võib-olla“ lausest otsuse.
Kolm võimalust tehisintellekti toita
| Sisend | Millal sobib kõige paremini | Mida jälgida |
|---|---|---|
| Salvesta kogu koosolek | Kohtumine ühes ruumis, kus kõik on salvestamisega nõus | Nõusolek, üksteisest üle rääkimine, telefonist kaugel istujad |
| Impordi salvestis | Salvestasid juba teise äpi või videokoosoleku keskkonnaga | Fail peab olema helifail, mis on sinu telefonis kättesaadav |
| Räägi pärast oma kokkuvõte | Keegi ei taha olla salvestatud või koosolek oli pikk | Vastutajad ja kuupäevad pead ise meeles pidama |
Kolmas variant on sageli parim. Kahe minuti pikkune kokkuvõte kohe pärast koosolekut sisaldab ainult olulist ja kellegi teise häält ei salvestata.
Samm-sammult Retextaga
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil valmis teksti. Äpi menüüd on inglise keeles ja eestikeelset kasutajaliidest pole, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on.
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Vali küsimuse What do you want to do? all Summarize a meeting.
- Vali Add your input all:
- Record audio: salvesta koosolek või oma räägitud kokkuvõte.
- Import audio: vali Androidi failivalijas salvestis, näiteks videokoosoleku helifail. Videofaile äpp ei võta, ainult helifaile.
- Paste text: kleebi olemasolev transkriptsioon või märkmed.
- Retexta transkribeerib heli oma serverites. Kõneldud keelt sa ette ei vali: äpp saadab salvestise automaatsele keeletuvastusele. Eesti keel on nii tuvastatavate kui ka tulemuse keelte hulgas (äpi koodi järgi, telefonis testimata). Me ei väida midagi eesti keele tuvastuse täpsuse kohta.
- Retexta kirjutab koosoleku protokolli. Protokoll jääb koosoleku keelde, pealkirjad kaasa arvatud, kui sa ei vali teist tulemuse keelt.
- Vajaduse korral tee tulemusest eraldi väljundid: Generate action items, Generate decisions, Generate open questions, Generate next steps või Follow-up email. Share summary, Share action items või Share everything saadavad ainult soovitud osa; Export PDF salvestab selle failina.
- Kontrolli mustandit (vaata allolevat kontrollnimekirja). Retexta märgib iga tulemuse tekstiga „AI-generated. Check important details.“
Summarize a meeting, koosoleku väljundid ja Import audio kuuluvad Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Kopeerimine, jagamine, eksportimine ja ekraanipildid ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite.
Mis on tehisintellekti mustandis
Retexta koosoleku protokoll on jaotatud nii:
| Jaotis | Kas alati olemas? |
|---|---|
| Kokkuvõte | Jah |
| Põhipunktid | Jah |
| Otsused | Jah |
| Ülesanded | Jah; vastutajad ja kuupäevad jäävad alles, kui keegi neid mainis |
| Lahtised küsimused | Jah |
| Osalejad, rollid, protokollija, järgmine koosolek | Ainult siis, kui salvestisel on need selgelt öeldud; äpile on öeldud, et ta neid välja ei mõtleks |
Kui koosolek tuleb hiljem varasema teema juurde tagasi, on äpile antud juhis liita hilisem märkus varasema teema alla, mitte kirjutada seda kaks korda. Nii loeb mustand nagu protokoll, mitte nagu ajajoon sellest, kes mida millal ütles.
Kontrollnimekiri enne protokolli saatmist
- Nimed. Kas kõik nimed on õigesti kirjutatud? Kõnetuvastus arvab harvemaid nimesid sageli valesti.
- Vastutajad. Kas iga ülesanne kuulub õigele inimesele? Kas see anti päriselt üle või ainult mainiti?
- Kuupäevad. Asenda „järgmine reede“ või „kuu lõpus“ päris kuupäevadega.
- Otsused. Kas see otsustati või ainult arutati? Tehisintellekt kipub „võiksime“ muutma lõplikuks.
- Numbrid. Summad, eelarved ja kogused: võrdle oma märkmetega.
- Puuduvad osad. Osalejad ja järgmine koosolek tulevad ainult siis, kui neid öeldi. Lisa need.
- Toon. Protokoll jääb neutraalseks. Eemalda kõik, mis kõlab hinnanguna inimese kohta.
Nõusolek ja privaatsus
Salvesta teisi inimesi ainult nende nõusolekul. Salvestamise reeglid erinevad riigiti ja organisatsiooniti, seega kontrolli oma asutuse korda. Pilves töötavad tehisintellekti äpid, ka Retexta, laadivad heli töötlemiseks serverisse, nii et ütle seda osalejatele. See on teave, mitte õigusnõu.
Näide: räägitud kokkuvõte ja tulemus
Kirjutasime selle näite ise. See näitab, mida öelda ja umbes mida tagasi saad; see ei ole päris äpi väljund ja sinu tulemus näeb välja teistsugune.
Räägitud kohe pärast tiimi koosolekut:
Tootetiimi protokoll, neljapäev, 24. september. Kohal olid Sara, Tõnu, Maria ja mina. Otsustasime, et beetaversioon algab 12. oktoobril, mitte viiendal, sest maksete testid pole valmis. Tõnu teeb maksete testid 7. oktoobriks valmis. Maria kirjutab beetakutse e-kirja, mustand 2. oktoobriks. Lahtine: kas kutsume ootenimekirja või ainult olemasolevad kliendid. Sara otsustab selle esmaspäevaks.
Koosoleku protokollina:
Kokkuvõte
- Beetaversiooni algus nihkub 5. oktoobrilt 12. oktoobrile, sest maksete testid ei ole valmis.
Otsused
- Beetaversioon algab 12. oktoobril.
Ülesanded
- [ ] Tõnu: teha maksete testid valmis 7. oktoobriks
- [ ] Maria: beetakutse e-kirja mustand 2. oktoobriks
Lahtised küsimused
- Kas kutsuda ootenimekiri või ainult olemasolevad kliendid? Sara otsustab esmaspäevaks.
Osalejad
- Sara, Tõnu, Maria, [protokollija]
„Esmaspäevaks“ vajab veel päris kuupäeva ja protokollija nimi on puudu, sest seda ei öeldud. Just selleks ongi kontrollnimekiri.
Loe edasi
Ülesannete jaotise jaoks: ülesannete nimekiri koosolekult. Enne järgmist koosolekut: koosoleku päevakord. Mida protokoll üldse sisaldama peab: kuidas kirjutada koosoleku protokolli; põhi tulemuse kleepimiseks: koosoleku protokolli põhi ja näidis. Äpi kohta: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026.
- Retexta: eesmärkide nimed, sisendi valikud, koosoleku väljundid, jagamis- ja ekspordivalikud ning paketid nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23, menüüd inglise keeles) ja Google Plays. Protokolli jaotised, reegel osalejaid ja järgmist koosolekut mitte välja mõelda, teemade liitmine ja tulemuse keele reegel on äpi koosoleku protokolli juhistest; kõneldud keele automaatne tuvastus on salvestiste vaikeseade; eesti keel tuvastuse ja tulemuse keelte loendis äpi koodi järgi. Ainult helifailide import: äpi kood.
- Otsingusõnad „koosoleku protokoll“ ja „koosoleku protokollija“: Google'i soovitused Eestile, salvestanud saidi tõlkijad 25.09.2026.
- Näide: kirjutanud FLAME Apps.
