Ein KI-Protokoll entsteht in zwei Schritten: Eine Spracherkennung macht aus der Aufnahme ein Transkript, ein Sprachmodell macht daraus ein gegliedertes Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen, To-dos und offenen Fragen. Du nimmst auf (mit Zustimmung aller) oder sprichst nach der Besprechung deine eigene Zusammenfassung ein, wählst in der App das Meeting-Ziel und prüfst den Entwurf, bevor du ihn verschickst. Das Prüfen ist Pflicht: Die KI ist schnell und gut in Struktur, schreibt aber auch Namen falsch, gibt Aufgaben der falschen Person oder macht aus einem „vielleicht“ einen Beschluss.
Was in ein Protokoll gehört, welche Zeitform und welche Protokollart du wählst, steht in unserem Ratgeber Protokoll schreiben. Hier geht es darum, den ersten Entwurf von der KI schreiben zu lassen.
Drei Wege, die KI zu füttern
| Eingabe | Passt am besten | Achte auf |
|---|---|---|
| Ganze Besprechung aufnehmen | Treffen vor Ort, bei denen alle der Aufnahme zugestimmt haben | Zustimmung, Durcheinanderreden, Leute weit weg vom Handy |
| Aufnahme importieren | Du hast schon mit einer anderen App oder einem Videokonferenz-Tool aufgenommen | Es muss eine Audiodatei sein, die du auf dem Handy erreichst |
| Eigene Zusammenfassung einsprechen | Niemand will aufgenommen werden, oder das Meeting war lang | Zuständigkeiten und Termine musst du selbst im Kopf haben |
Der dritte Weg ist oft der beste. Zwei Minuten, direkt nach der Besprechung eingesprochen, enthalten nur das Wichtige, und niemand sonst wird aufgenommen.
Schritt für Schritt mit Retexta
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Unter Was möchtest du machen? tippst du auf Meeting zusammenfassen.
- Unter Eingabe hinzufügen wählst du:
- Audio aufnehmen: die Besprechung oder deine eigene Zusammenfassung aufnehmen.
- Audio importieren: eine Aufnahme in der Dateiauswahl von Android auswählen, zum Beispiel die Audiodatei einer Videokonferenz. Für Zoom steht der Weg unter Zoom-Aufnahme transkribieren.
- Text einfügen: ein vorhandenes Transkript oder Notizen einfügen.
- Retexta transkribiert das Audio auf seinen Servern. Die gesprochene Sprache musst du nicht vorher einstellen, die App lässt sie automatisch erkennen.
- Retexta schreibt das Meeting-Protokoll. Es bleibt in der Sprache des Meetings, auch die Überschriften, außer du wählst eine andere Ausgabesprache.
- Aus dem Ergebnis erzeugst du bei Bedarf gezielte Auszüge: To-dos erzeugen, Entscheidungen erzeugen, Offene Fragen erzeugen, Nächste Schritte erzeugen oder eine Follow-up-E-Mail. Mit Zusammenfassung teilen, To-dos teilen oder Alles teilen verschickst du nur den Teil, den du brauchst, mit Als PDF exportieren speicherst du ihn als Datei.
- Prüf den Entwurf mit der Checkliste unten. Retexta kennzeichnet jedes Ergebnis mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“
Meeting zusammenfassen, die Meeting-Ausgaben und Audio importieren gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen, Exportieren und Screenshots und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Läuft eure Besprechung in Microsoft Teams, schau zuerst, welche Transkript- und KI-Funktionen dein Konto dort hat; das haben wir für diesen Ratgeber nicht geprüft. Kannst du die Aufnahme als Audiodatei auf dem Handy speichern, funktioniert der Import-Weg oben.
Was im KI-Entwurf steht
Das Meeting-Protokoll von Retexta ist in diese Abschnitte gegliedert:
| Abschnitt | Immer dabei? |
|---|---|
| Zusammenfassung | Ja |
| Wichtige Punkte | Ja |
| Entscheidungen | Ja |
| To-dos | Ja; Zuständige und Termine bleiben erhalten, wenn sie genannt wurden |
| Offene Fragen | Ja |
| Teilnehmende, Rollen, Protokollführung, nächster Termin | Nur wenn die Aufnahme sie klar nennt; die App soll sie nicht erfinden |
Kommt eine Besprechung auf ein früheres Thema zurück, soll die App die spätere Aussage beim früheren Thema einordnen, statt sie doppelt aufzuführen. So liest sich der Entwurf wie ein Ergebnisprotokoll und nicht wie ein Ablauf, wer wann was gesagt hat.
Checkliste, bevor du das KI-Protokoll verschickst
- Namen. Sind alle Namen richtig geschrieben? Bei ungewöhnlichen Namen rät die Spracherkennung oft.
- Zuständigkeiten. Gehört jede Aufgabe der richtigen Person? Wurde sie wirklich vergeben oder nur erwähnt?
- Termine. Ersetz „nächsten Freitag“ oder „Ende des Monats“ durch echte Daten.
- Beschlüsse. Wurde es beschlossen oder nur besprochen? KI macht aus „wir könnten“ gern ein „wir machen“.
- Zahlen. Beträge, Budgets, Stückzahlen: mit deinen Notizen abgleichen.
- Was fehlt. Teilnehmende und nächster Termin stehen nur drin, wenn sie jemand gesagt hat. Ergänzen.
- Ton. Ein Protokoll bleibt sachlich. Streich alles, was wie eine Wertung über Personen klingt.
Einverständnis und Datenschutz
Nimm andere Personen nur mit ihrer Zustimmung auf. § 201 StGB bestraft, wer „unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Cloud-KI-Apps, auch Retexta, laden die Aufnahme zur Verarbeitung auf Server hoch. Sag das den Beteiligten und halte dich an die Regeln deiner Firma, etwa Vorgaben des Betriebsrats. Das ist eine Information, keine Rechtsberatung. Mehr im Ratgeber Protokoll schreiben.
Beispiel: gesprochene Zusammenfassung und Ergebnis
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben. Es zeigt, was du sagen kannst und was ungefähr zurückkommt; es ist kein echtes App-Ergebnis, und deine Ergebnisse sehen anders aus.
Direkt nach der Teambesprechung eingesprochen:
Protokoll Produktteam, Donnerstag 24. September. Dabei waren Sara, Tom, Mei und ich. Wir haben beschlossen, dass die Beta am 12. Oktober startet und nicht am 5., weil die Zahlungstests nicht fertig sind. Tom macht die Zahlungstests bis 7. Oktober fertig. Mei schreibt die Einladungsmail für die Beta, Entwurf bis 2. Oktober. Noch offen: laden wir die Warteliste ein oder nur Bestandskunden. Das entscheidet Sara bis Montag.
Als Meeting-Protokoll:
Zusammenfassung
- Der Beta-Start wird vom 5. auf den 12. Oktober verschoben, weil die Zahlungstests nicht abgeschlossen sind.
Entscheidungen
- Die Beta startet am 12. Oktober.
To-dos
- [ ] Tom: Zahlungstests bis 7. Oktober abschließen
- [ ] Mei: Entwurf der Beta-Einladungsmail bis 2. Oktober
Offene Fragen
- Warteliste einladen oder nur Bestandskunden? Sara entscheidet bis Montag.
Teilnehmende
- Sara, Tom, Mei, [Protokollführung]
„Bis Montag“ braucht noch ein echtes Datum, und der Name der Protokollführung fehlt, weil er nie gesagt wurde. Genau dafür ist die Checkliste da.
Weitere Ratgeber
Eine Vorlage, in die du das Ergebnis überträgst, findest du unter Besprechungsprotokoll Vorlage, für die Aufgaben die To-do-Liste fürs Meeting. Lief die Besprechung über Zoom, lies Zoom-Aufnahme transkribieren. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Gesetze im Internet, § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes.
- Retexta: Namen von Zielen, Eingabeoptionen, Meeting-Ausgaben, Teilen und Export sowie Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag. Protokollabschnitte, die Regel „nicht erfinden“ für Teilnehmende und nächsten Termin, das Zusammenführen von Themen und die Regel zur Ausgabesprache stammen aus den Protokoll-Anweisungen der App; die automatische Erkennung der gesprochenen Sprache ist die Standardeinstellung der App.
- Beispiel: von FLAME Apps für diese Seite geschrieben.
