Hier findest du sechs Vorlagen, die du sofort kopieren kannst: ein Besprechungsprotokoll für die Teamsitzung, ein Sitzungsprotokoll mit Abstimmungen für Vereine und Gremien, Besprechungsnotizen für den Alltag, ein Gesprächsprotokoll, ein Protokoll per E-Mail und eine einfache Vorlage für die Kinderkonferenz. Dazu ein ausgefülltes Beispiel, das aus einer gesprochenen Zusammenfassung entstanden ist. Alle Vorlagen sind reiner Text und lassen sich sauber in Word, Google Docs oder eine Notiz-App einfügen.
| Vorlage | Passt für | Hält fest |
|---|---|---|
| Teamsitzung | Wöchentliche Besprechung, Projekt-Update, Jour fixe | Ergebnis, Beschluss und Aufgaben je TOP |
| Sitzung mit Abstimmung | Vorstand, Verein, Gremium | Beschlussfähigkeit, Anträge, Abstimmungsergebnis, Genehmigung |
| Besprechungsnotizen | Kurze Abstimmung, spontanes Meeting | Wichtige Punkte, Entscheidungen, To-dos |
| Gesprächsprotokoll | Telefonat, Kundengespräch, Gespräch unter vier Augen | Aussagen, Vereinbarungen, nächste Schritte |
| Per E-Mail | Das Ergebnis an alle verschicken | Beschlüsse und Aufgaben direkt in der Mail |
| Kinderkonferenz | Klassenrat, Kinderkonferenz in Kita oder Schule | Themen, Ideen, Abmachungen |
Wie du ein Protokoll überhaupt aufbaust, welche Zeitform du nimmst und worin sich Ergebnis- und Verlaufsprotokoll unterscheiden, steht in unserem Ratgeber Protokoll schreiben, die Protokollarten im Vergleich unter Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll. Diese Seite ist der Werkzeugkasten dazu.
Vorlage: Besprechungsprotokoll für die Teamsitzung
Ein Ergebnisprotokoll für wiederkehrende Besprechungen. Die Aufgaben stehen als Tabelle am Ende, damit jeder sofort sieht, was er zu tun hat.
BESPRECHUNGSPROTOKOLL
Besprechung: [Team oder Projekt], [Art, z. B. Wochenbesprechung]
Datum: [TT.MM.JJJJ], [Beginn] bis [Ende] Uhr
Ort: [Raum oder Video-Link]
Leitung: [Name]
Protokoll: [Name]
Teilnehmende: [Namen]
Entschuldigt: [Namen]
TOP 1 Offene Aufgaben aus der letzten Besprechung
Ergebnis: [Was erledigt ist, was nicht]
TOP 2 [Thema]
Ergebnis: [Ein bis zwei Sätze]
Beschluss: [Was vereinbart wird]
TOP 3 [Thema]
Ergebnis: [Ein bis zwei Sätze]
Beschluss: [Was vereinbart wird]
TOP 4 Verschiedenes
[Kurze Punkte oder "keine"]
AUFGABEN
| Was | Wer | Bis wann | Status |
| [Aufgabe] | [Name] | [Datum] | offen |
| [Aufgabe] | [Name] | [Datum] | offen |
Nächste Besprechung: [Datum, Uhrzeit, Ort]
Verteiler: [Teilnehmende, ggf. weitere]
Tipp: TOP 1 mit den offenen Aufgaben aus der letzten Sitzung sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt. Die Aufgabentabelle aus dem letzten Protokoll ist gleich die Liste für diesen Punkt.
Vorlage: Sitzungsprotokoll mit Abstimmungen (Verein, Vorstand, Gremium)
Wenn eine Gruppe förmlich beschließt, gehören Beschlussfähigkeit, der genaue Wortlaut des Antrags und das Abstimmungsergebnis ins Protokoll. Was genau drinstehen muss und wer unterschreibt, regelt oft die Satzung. Die geht immer vor.
PROTOKOLL DER [VORSTANDSSITZUNG / MITGLIEDERVERSAMMLUNG]
[Name des Vereins oder Gremiums]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Beginn: [Uhrzeit] Uhr, Ende: [Uhrzeit] Uhr
Ort: [Adresse, Raum oder Video-Link]
Versammlungsleitung: [Name]
Protokollführung: [Name]
Anwesend: [Namen oder Anzahl, Anwesenheitsliste als Anlage]
Entschuldigt: [Namen]
Beschlussfähigkeit: [festgestellt / nicht festgestellt], [Anzahl] Stimmberechtigte anwesend
TOP 1 Genehmigung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird [unverändert / mit folgender Änderung: ...] genehmigt.
TOP 2 Genehmigung des Protokolls vom [Datum]
Das Protokoll wird [ohne Änderungen / mit folgender Korrektur: ...] genehmigt.
TOP 3 [Thema]
Sachstand: [Ein bis zwei Sätze]
Antrag von [Name]: [Genauer Wortlaut des Antrags]
Abstimmung: [Ja] Ja, [Nein] Nein, [Enthaltungen] Enthaltungen
Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen / abgelehnt].
TOP 4 [Thema]
Sachstand: [Ein bis zwei Sätze]
Antrag von [Name]: [Genauer Wortlaut des Antrags]
Abstimmung: [Ja] Ja, [Nein] Nein, [Enthaltungen] Enthaltungen
Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen / abgelehnt].
TOP 5 Verschiedenes
[Kurze Punkte]
AUFGABEN
- [Aufgabe], zuständig: [Name], bis: [Datum]
Nächste Sitzung: [Datum, Uhrzeit, Ort]
[Ort], [Datum]
[Unterschrift Versammlungsleitung] [Unterschrift Protokollführung]
Tipp: Schreib den Antrag so auf, wie über ihn abgestimmt wurde. Wurde er in der Diskussion geändert, gilt die letzte Fassung.
Vorlage: Besprechungsnotizen
Für kurze Abstimmungen im Team brauchst du keinen Protokollkopf mit Unterschrift. Besprechungsnotizen halten fest, was man später wirklich sucht: was entschieden ist, was offen ist und wer was bis wann macht.
BESPRECHUNGSNOTIZEN: [Thema]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Dabei: [Namen]
Notizen: [Name]
Ziel der Besprechung: [Ein Satz]
Wichtige Punkte
- [Punkt]
- [Punkt]
Entscheidungen
- [Was vereinbart ist]
Offene Fragen
- [Frage], klärt [Name]
To-dos
- [ ] [Aufgabe], [Name], bis [Datum]
- [ ] [Aufgabe], [Name], bis [Datum]
Nächster Termin: [Datum, Uhrzeit]
Wenn deine Notiz-App Checklisten kann, mach aus den To-do-Zeilen eine, dann hakst du sie direkt ab. Für eine längere Aufgabenliste mit Status und Priorität nimm unsere Vorlage für Aufgaben aus dem Meeting.
Vorlage: Gesprächsprotokoll
Ein Gesprächsprotokoll hält ein einzelnes Gespräch fest, etwa ein Telefonat mit einem Kunden, einer Hausverwaltung oder einem Amt. Schreib es direkt danach.
GESPRÄCHSPROTOKOLL
Datum und Uhrzeit: [TT.MM.JJJJ], [Uhrzeit] Uhr
Art: [Telefon / vor Ort / Video]
Gesprächspartner: [Name, Funktion, Firma oder Behörde, Telefonnummer]
Gesprächsführung: [Dein Name]
Anlass: [Worum es ging]
Wichtigste Aussagen
- [Name]: [Aussage in eigenen Worten]
- [Name]: [Aussage in eigenen Worten]
Vereinbarungen
- [Was vereinbart ist]
Nächste Schritte
- [Aufgabe], [Name], bis [Datum]
Protokoll erstellt am: [Datum] von [Name]
Vorlage: Protokoll per E-Mail
Die meisten lesen nur die Mail und öffnen den Anhang nie. Deshalb gehören Beschlüsse und Aufgaben direkt in den Text.
Betreff: Protokoll [Besprechung] vom [TT.MM.]
Hallo zusammen,
hier ist das Protokoll unserer [Besprechung] von heute. Das vollständige Protokoll hängt an.
Beschlüsse
- [Beschluss]
- [Beschluss]
To-dos
- [Aufgabe]: [Name], bis [Datum]
- [Aufgabe]: [Name], bis [Datum]
Offen
- [Frage], [Name] meldet sich bis [Datum]
Nächster Termin: [Datum, Uhrzeit, Ort oder Link]
Korrekturen bitte bis [Datum] an mich.
Viele Grüße
[Dein Name]
Vorlage: Protokoll für die Kinderkonferenz
In Kinderkonferenzen und im Klassenrat protokollieren oft die Kinder selbst, mit Unterstützung der Erwachsenen. Eine einfache Vorlage mit wenigen Feldern hilft dabei.
PROTOKOLL KINDERKONFERENZ
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Leitung: [Name]
Protokoll: [Name]
Dabei: [Namen oder Anzahl]
Unsere Themen heute
1. [Thema]
2. [Thema]
Das haben wir besprochen
- [Thema 1]: [Was gesagt wurde, kurz]
- [Thema 2]: [Was gesagt wurde, kurz]
Das haben wir abgemacht
- [Abmachung]
Wer macht was?
- [Name]: [Aufgabe]
Nächste Kinderkonferenz: [Datum]
Beispiel: die Vorlage aus einer Sprachaufnahme gefüllt
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Verein, Namen und Termine sind erfunden, und es ist kein echtes App-Ergebnis.
Das hat die Protokollführerin direkt nach der Sitzung ins Handy gesprochen:
Okay, Protokoll Vorstandssitzung Mieterverein Lindenstraße, 24. September, Beginn 19 Uhr. Da waren Lena, Omar, Priya und ich, Ben ist entschuldigt, wir sind also beschlussfähig. Protokoll von letztem Mal ist genehmigt, keine Änderungen. Erster Punkt: das kaputte Schloss an der Haustür. Omar stellt den Antrag, dass wir die Hausverwaltung schriftlich auffordern, das Schloss innerhalb von zwei Wochen zu reparieren. Alle vier dafür. Omar schreibt den Brief bis Freitag. Zweiter Punkt Sommerfest, keine Abstimmung, Lena fragt nach, ob der Hof am 18. Oktober frei ist. Nächste Sitzung am 22. Oktober, gleiche Uhrzeit. Ende 19:40.
Dasselbe in der Vorlage „Sitzung mit Abstimmung“:
PROTOKOLL DER VORSTANDSSITZUNG
Mieterverein Lindenstraße
Datum: 24.09.2026
Beginn: 19:00 Uhr, Ende: 19:40 Uhr
Ort: Gemeinschaftsraum
Protokollführung: [Name]
Anwesend: Lena, Omar, Priya, [Name]
Entschuldigt: Ben
Beschlussfähigkeit: festgestellt, 4 Stimmberechtigte anwesend
TOP 1 Genehmigung des Protokolls vom 27.08.2026
Das Protokoll wird ohne Änderungen genehmigt.
TOP 2 Schloss der Haustür
Sachstand: Das Schloss der Haustür ist defekt.
Antrag von Omar: Der Verein fordert die Hausverwaltung schriftlich auf, das Schloss innerhalb von zwei Wochen zu reparieren.
Abstimmung: 4 Ja, 0 Nein, 0 Enthaltungen
Ergebnis: Der Antrag ist angenommen.
TOP 3 Sommerfest
Sachstand: Keine Abstimmung. Lena klärt, ob der Hof am 18.10.2026 frei ist.
AUFGABEN
- Brief an die Hausverwaltung schreiben, zuständig: Omar, bis: 26.09.2026
- Hof für den 18.10. anfragen, zuständig: Lena, bis: nächste Sitzung
Nächste Sitzung: 22.10.2026, 19:00 Uhr, Gemeinschaftsraum
Zwei Dinge fallen auf: Aus „bis Freitag“ wird ein echtes Datum, denn „Freitag“ versteht in einem Monat niemand mehr. Und der eigene Name steht noch als Platzhalter da. Sprich ihn in der Aufnahme mit oder trag ihn selbst ein.
Die Vorlage per Sprache füllen mit Retexta
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Das Ziel Meeting zusammenfassen macht aus einer Aufnahme, einer importierten Audiodatei oder eingefügten Notizen ein Meeting-Protokoll.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Unter Was möchtest du machen? tippst du auf Meeting zusammenfassen.
- Unter Eingabe hinzufügen wählst du Audio aufnehmen, um deine Zusammenfassung einzusprechen (oder das Meeting mit Zustimmung aller aufzunehmen), Audio importieren für eine vorhandene Aufnahme oder Text einfügen für Notizen, die du schon hast.
- Retexta transkribiert das Audio auf seinen Servern und schreibt das Protokoll, gegliedert etwa in Zusammenfassung, wichtige Punkte, Entscheidungen, To-dos und offene Fragen. Das Protokoll kommt in der Sprache des Meetings, auch die Überschriften. Teilnehmende, Protokollführung und nächsten Termin nimmt es nur auf, wenn sie in der Aufnahme klar vorkommen.
- Übertrag das Ergebnis in deine Vorlage und prüf jeden Namen, jede Zahl, jeden Termin und jedes Abstimmungsergebnis. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“
Anträge und Abstimmungsergebnisse sind nur so genau, wie du sie sagst. Sprich sie deutlich aus: „Antrag von Omar, alle vier dafür.“
Meeting zusammenfassen und Audio importieren gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen, Exportieren und Screenshots und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Andere Personen aufnehmen
Nimm eine Besprechung nur auf, wenn alle zustimmen. Heimliche Aufnahmen des nichtöffentlich gesprochenen Worts sind nach § 201 StGB strafbar. Am sichersten sprichst du nach der Sitzung deine eigene Zusammenfassung ein, wie im Beispiel oben. Mehr dazu im Ratgeber Protokoll schreiben.
Weitere Ratgeber
Vor der Sitzung steht die Tagesordnung: So kannst du eine Tagesordnung erstellen, aus ihren Punkten werden die TOPs deines Protokolls. Für die Aufgaben gibt es die Vorlage Aufgaben aus dem Meeting festhalten. Wie eine KI den ersten Entwurf aus einer Aufnahme schreibt, liest du unter Protokoll mit KI erstellen. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Gesetze im Internet, § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes.
- Retexta: Namen von Zielen, Eingabeoptionen, Protokollabschnitte und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag. Die Abschnitte stammen aus den Protokoll-Anweisungen der App, die Kopier- und Teilen-Sperre von der Ergebnisseite.
- Vorlagen und Beispiel: von FLAME Apps für diese Seite geschrieben.
