Burada hemen kopyalayabileceğin dört şablon var: kurullar, dernekler ve yönetim kurulları için oylamalı resmi karar tutanağı, günlük ekip toplantıları için toplantı notu şablonu, tutanağı göndermek için bir e-posta şablonu ve sesli bir özetten hazırlanmış doldurulmuş bir örnek. Hepsi düz metin; Word'e, Google Dokümanlar'a ya da bir not uygulamasına temiz yapışır. Köşeli parantez içindeki her şeyi değiştir, ihtiyacın olmayanı sil.
| Şablon | Ne için | Neyi kaydeder |
|---|---|---|
| Resmi karar tutanağı | Yönetim kurulları, dernekler, komisyonlar, site ve apartman yönetimleri | Katılım, toplantı yeter sayısı, öneriler, oylama, imzalar |
| Toplantı notu | Ekip toplantıları, haftalık görüşmeler, tek seferlik konuşmalar | Önemli noktalar, kararlar, yapılacaklar |
| E-postayla tutanak | Sonucu gruba iletmek | E-posta gövdesinde kararlar ve görevler |
| Doldurulmuş örnek | Bitmiş bir sayfanın nasıl göründüğünü görmek | Sesli bir özetten hazırlanmış gerçekçi bir tutanak |
Tutanak yazmaya yeni mi başlıyorsun? Toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberimiz tutanakta nelerin olduğunu ve nasıl tarafsız kalacağını anlatıyor; tutanak türleri ise biçimleri karşılaştırıyor. Bu sayfa alet çantası.
Resmi karar tutanağı şablonu (oylamalı)
Bir kurul resmi kararlar alıyorsa bunu kullan: yönetim kurulu, dernek, komisyon, kooperatif ya da site yönetimi. Her kararın nasıl oylandığını ve kimlerin imzaladığını kaydeder. Kurulunun tüzüğü, esas sözleşmesi ya da hazır bir formu varsa önce onlar gelir.
[KURULUN ADI]
[OLAĞAN / OLAĞANÜSTÜ] TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı no: [Sıra numarası]
Tarih: [Gün Ay Yıl]
Saat: [Saat]'te [Ad Soyad, görevi] tarafından açıldı
Yer: [Adres, salon ya da video bağlantısı]
Katılanlar: [Adlar]
Katılmayanlar: [Adlar]
Misafirler: [Adlar, varsa]
Yeter sayı: [Var / Yok, katılan sayısı]
Tutanağı yazan: [Ad Soyad]
GÜNDEM
1. Açılış ve yoklama
2. Önceki toplantı tutanağının okunması
3. [Gündem maddesi]
4. [Gündem maddesi]
5. Dilek ve temenniler
GÖRÜŞMELER VE KARARLAR
1. Toplantı [Ad Soyad] tarafından açıldı, yeter sayının bulunduğu görüldü.
2. [Tarih] tarihli tutanak okundu ve [aynen / şu düzeltmeyle: ...] kabul edildi.
3. [GÜNDEM MADDESİ]
Özet: [Sonucu anlatan bir iki cümle]
Öneri: [Ad Soyad], [önerinin tam metni] önerisinde bulundu.
Oylama: [Kabul] kabul, [Ret] ret, [Çekimser] çekimser.
Karar [No]: [Kararın metni] [oy birliği / oy çokluğu] ile kabul edildi.
4. [GÜNDEM MADDESİ]
Özet: [Sonucu anlatan bir iki cümle]
Karar [No]: [Kararın metni] [oy birliği / oy çokluğu] ile kabul edildi.
5. Dilek ve temenniler: [Varsa kısa not]
GÖREVLER
- [Görev], sorumlu: [Ad], son tarih: [Tarih]
- [Görev], sorumlu: [Ad], son tarih: [Tarih]
SONRAKİ TOPLANTI
[Tarih, saat, yer]
Toplantı saat [saat]'te sona erdi.
[Ad Soyad] [Ad Soyad] [Ad Soyad]
[Görevi] [Görevi] [Görevi]
[İmza] [İmza] [İmza]
İpucu: kararı oylandığı haliyle yaz. Metin tartışma sırasında değiştiyse ilk taslağı değil, son halini kaydet.
Toplantı notu şablonu (gayriresmî)
Çoğu ekip toplantısında oylamaya ya da yeter sayı satırına gerek yok. Toplantı notu şablonu insanların sonradan aradığı üç şeyi tutar: neye karar verildi, ne açık kaldı, kim neyi ne zamana kadar yapıyor.
TOPLANTI NOTU: [Konu ya da ekip]
Tarih: [Gün Ay Yıl]
Katılanlar: [Adlar]
Notu tutan: [Ad]
Toplantının amacı: [Tek cümle]
Önemli noktalar
- [Nokta]
- [Nokta]
- [Nokta]
Kararlar
- [Kararlaştırılan şey]
- [Kararlaştırılan şey]
Açık konular
- [Soru], takip eden: [Ad]
Yapılacaklar
- [ ] [Görev], [Ad], [tarih] tarihine kadar
- [ ] [Görev], [Ad], [tarih] tarihine kadar
Sonraki görüşme: [Tarih ve saat]
Not uygulamanda onay kutuları varsa yapılacaklar satırlarını onlara çevir, işaretleyerek ilerlersin. Durum ve öncelik sütunlu daha uzun bir liste için aksiyon maddeleri şablonu rehberine bak.
Toplantı tutanağı e-posta şablonu
Çoğu kişi e-postayı okur, eki açmaz. Bu yüzden kararları ve görevleri gövdeye yaz, tutanağın tamamını yalnızca uzunsa ekle.
Konu: Toplantı tutanağı: [Toplantının adı], [Gün Ay]
Merhaba,
bugünkü [toplantının adı] toplantısının tutanağını paylaşıyorum. Tutanağın tamamı ekte.
Kararlar
- [Karar]
- [Karar]
Görevler
- [Görev]: [Ad], [tarih] tarihine kadar
- [Görev]: [Ad], [tarih] tarihine kadar
Açık konular
- [Soru], [Ad] [tarih] tarihine kadar takip edecek
Sonraki toplantı: [Tarih, saat, yer ya da bağlantı]
Düzeltmeleriniz varsa [tarih] tarihine kadar iletebilirsiniz.
İyi çalışmalar,
[Adın]
Kayıttan doldurulmuş şablon
Bu örneği fikri göstermek için biz yazdık. Toplantı, isimler ve tarihler uydurma; gerçek bir uygulama çıktısı değil.
Tutanağı yazan kişinin toplantıdan hemen sonra telefona söyledikleri:
Tamam, Lale Apartmanı kat malikleri toplantısı, 24 Eylül, saat yedide başladık. Leyla, Ömer, Pınar ve ben vardık, Burak gelmedi. Geçen ayın tutanağını okuduk, değişiklik yok. Birinci madde, bozuk bina giriş kapısı kilidi. Ömer, yöneticiden kilidin iki hafta içinde değiştirilmesini yazılı olarak isteyelim dedi, Pınar destekledi, dördümüz de kabul. Ömer yazıyı cumaya kadar hazırlıyor. İkinci madde, bahçede yaz sonu buluşması. Oylama yok, Leyla 18 Ekim'de bahçenin müsait olup olmadığına bakacak. Sonraki toplantı 22 Ekim, aynı saatte. Yedi kırkta bitirdik.
Aynı içerik resmi şablonda:
LALE APARTMANI KAT MALİKLERİ
OLAĞAN TOPLANTI TUTANAĞI
Tarih: 24 Eylül 2026
Saat: 19.00'da açıldı
Yer: Apartman toplantı odası
Katılanlar: Leyla, Ömer, Pınar, [tutanağı yazan]
Katılmayanlar: Burak
Tutanağı yazan: [tutanağı yazan]
GÖRÜŞMELER VE KARARLAR
1. 27 Ağustos tarihli tutanak okundu ve aynen kabul edildi.
2. BİNA GİRİŞ KAPISI KİLİDİ
Özet: Giriş kapısının kilidi bozuk.
Öneri: Ömer, yöneticiden kilidin iki hafta içinde değiştirilmesinin yazılı olarak istenmesini önerdi. Pınar öneriyi destekledi.
Karar 1: Öneri 4 kabul, 0 ret, 0 çekimser oyla, oy birliği ile kabul edildi.
3. YAZ SONU BULUŞMASI
Özet: Oylama yapılmadı. Leyla, bahçenin 18 Ekim'de müsait olup olmadığını araştıracak.
GÖREVLER
- Yöneticiye yazıyı hazırla, sorumlu: Ömer, son tarih: 26 Eylül
- Bahçenin 18 Ekim için uygunluğunu araştır, sorumlu: Leyla, son tarih: sonraki toplantı
SONRAKİ TOPLANTI
22 Ekim 2026, 19.00, apartman toplantı odası
Toplantı saat 19.40'ta sona erdi.
İki şeye dikkat et. “Cumaya kadar” gerçek bir tarihe dönüştü, çünkü “cuma” bir ay sonra bir şey ifade etmez. Tutanağı yazanın adı ise hâlâ yer tutucu: adını kayıtta söyle ya da kendin doldur. İmzaları çıktıyı aldıktan sonra topla.
Şablonu sesinle Retexta ile doldur
Retexta, Android için bulut tabanlı bir sesten yazıya ve yapay zeka yazma uygulaması. Summarize a meeting hedefi bir kaydı, içe aktarılan bir ses dosyasını ya da yapıştırılan notları toplantı tutanağına çevirir. Menüleri İngilizce, Türkçe arayüz yok; tutanak ise toplantının dilinde, yani Türkçe yazılır.
- Retexta'yı aç ve New task'a dokun.
- What do you want to do? altında Summarize a meeting'e dokun.
- Add your input altında özetini anlatmak (ya da herkesin onayıyla toplantıyı kaydetmek) için Record audio'yu, elindeki bir kayıt için Import audio'yu, mevcut notlar için Paste text'i seç.
- Retexta sesi sunucularında yazıya döker ve özet, önemli noktalar, kararlar, görevler ve açık konular gibi bölümlerle tutanağı yazar. Katılımcılar, tutanağı yazan ve sonraki toplantı yalnızca kayıtta açıkça geçiyorsa yer alır.
- Sonucu şablonuna kopyala ve her ismi, sayıyı, tarihi ve oylamayı kontrol et. Retexta sonuçlarını “AI-generated. Check important details.” notuyla işaretler.
Öneri, destek ve oy sayısı gibi resmi ayrıntılar ancak senin söylediğin kadar doğru olur. Bunları net söyle: “Ömer önerdi, Pınar destekledi, dört kabul.”
Summarize a meeting ve Import audio Retexta Pro'ya dahil. Retexta'yı ücretsiz deneyebilirsin: yeni kullanıcı olarak, uygulamada görüntüleyebileceğin birkaç ücretsiz Pro sonucu alırsın. Kopyalamak, paylaşmak, dışa aktarmak ve ekran görüntüsü almak için, ayrıca ücretsiz sonuçlardan sonraki her şey için Retexta Pro ya da kredi gerekir.
Başkalarını kaydetmek
Bir toplantıyı yalnızca herkes kabul ederse kaydet. Türk Ceza Kanunu'nun 133. maddesi, aleni olmayan bir konuşmayı diğer konuşanların rızası olmadan kaydetmeyi cezalandırıyor. En güvenlisi, yukarıdaki örnekte olduğu gibi toplantıdan sonra kendi özetini anlatmak. Ayrıntılar toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberinde.
Devamını oku
Toplantıdan önce gündemi hazırla: toplantı gündemi nasıl hazırlanır; gündem maddeleri tutanağının numaralı bölümleri olur. Yapılacaklar için aksiyon maddeleri şablonu. Uygulama hakkında daha fazlası: Retexta, Android için sesten yazıya.
Kaynaklar
FLAME Apps tarafından 26 Eylül 2026'da kontrol edildi.
- Mevzuat Bilgi Sistemi, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, madde 133.
- Retexta: hedef adları, giriş seçenekleri, toplantı tutanağı bölümleri ve planlar uygulamada (sürüm 2026.1.23) ve Google Play sayfasında göründüğü şekliyle. Bölüm listesi uygulamanın tutanak talimatlarından; kopyalama ve paylaşma kilidi uygulamanın sonuç ekranından.
- Şablonlar ve örnek: bu sayfa için FLAME Apps tarafından yazıldı.
