Bir toplantı gündemi hazırlamak için önce toplantının amacını tek cümleyle yaz, sonra gündem maddelerini konuşacağın sırayla listele. Her maddeye bir sorumlu, bir süre ve beklenen sonucu ekle: karar, görüş ya da yalnızca bilgi. En üste tarihi, saati ve yeri ya da bağlantıyı koy ve gündemi katılımcılar hazırlanabilsin diye toplantıdan önce gönder. Karar gerektiren maddeleri, herkes henüz dinçken başa al.
Toplantı gündeminin bölümleri
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Başlık | Toplantının adı, tarih, başlangıç ve bitiş saati, yer ya da video bağlantısı |
| Amaç | Tek cümle: toplantının sonunda ne netleşmiş olmalı |
| Katılımcılar | Kimler davetli, kimin bir şey hazırlaması gerekiyor |
| Gündem maddeleri | Numaralı ve sıralı; her birinde sorumlu, dakika ve beklenen sonuç |
| Hazırlık | Okunacak belgeler ya da getirilecek rakamlar, bağlantılarıyla |
| Sabit maddeler | Başta açık aksiyon maddelerinin gözden geçirilmesi, sonda dilek ve temenniler |
| Sonraki toplantı | Belliyse tarihi |
Adım adım gündem hazırlamak
- Önce amacı yaz. “Sonbahar etkinliğinin tarihine ve bütçesine karar vermek” bir amaçtır. “Haftalık toplantı” değildir. Bir amaç yazamıyorsan toplantının gerçekten gerekip gerekmediğini sor.
- Konuları topla. Katılımcılara gündeme almak istedikleri bir şey olup olmadığını sor ve geçen toplantının tutanağında açık kalan soru ve görevlere bak.
- Her madde için sonucu belirle. Karar, tartışma ya da bilgi. Tartışma gerektirmeyen bilgiler çoğu zaman bir e-postayla da verilebilir.
- Maddeleri sırala. Açık aksiyon maddeleriyle başla, sonra kararlar, sonra tartışmalar gelsin; dilek ve temennilerle bitir.
- Her maddeye bir süre ve bir sorumlu ver. Süreleri topla: toplantı süresini aşıyorsa bir şeyi şimdi çıkar ya da ertele, toplantı sırasında değil.
- Hazırlığı ekle: hangi belge okunacak, hangi rakamlar getirilecek.
- Gündemi önceden gönder ve eklemeler için bir son saat belirt.
Dernek, kooperatif ya da yönetim kurulu gibi resmi yapılarda gündemin nasıl ve ne kadar önce duyurulacağını, toplantıda değiştirilip değiştirilemeyeceğini tüzük ya da ilgili kurallar belirler. Böyle bir yapıdaysan önce onlara bak.
Toplantı gündemi şablonu
Şablonu Word'e, Google Dokümanlar'a ya da bir e-postaya kopyala ve köşeli parantez içindeki her şeyi değiştir.
GÜNDEM: [Toplantının adı]
Tarih: [Gün Ay Yıl]
Saat: [Başlangıç] ile [Bitiş] arası
Yer: [Salon, adres ya da video bağlantısı]
Amaç: [Tek cümle: toplantının sonunda neye karar verilmiş ya da ne netleşmiş olmalı]
Katılımcılar: [İsimler]
Hazırlık: [Belge, bağlantı ya da getirilecek rakamlar]
1. [Önceki toplantı tarihi] toplantısından açık aksiyon maddeleri ([dakika], [Ad])
2. [Konu] ([dakika], [Ad]), beklenen sonuç: [karar / tartışma / bilgi]
3. [Konu] ([dakika], [Ad]), beklenen sonuç: [karar / tartışma / bilgi]
4. [Konu] ([dakika], [Ad]), beklenen sonuç: [karar / tartışma / bilgi]
5. Dilek ve temenniler ([dakika])
6. Sonraki adımlar ve bir sonraki toplantının tarihi ([dakika])
Gündeme eklemeler için son tarih: [tarih ve saat], [Ad]'a
Toplantı gündemi örneği
Bu örneği kendimiz yazdık; grup ve isimler hayali.
GÜNDEM: Çınar Mahallesi Bostanı, yürütme kurulu toplantısı
Tarih: 21 Ekim 2026
Saat: 18.30 ile 19.30 arası
Yer: Bostandaki kulübe ve video görüşme
Amaç: Gelecek yılın su katkı payına karar vermek ve kış kapanışını planlamak.
Katılımcılar: Deniz, Hakan, Emre, Selin, Ayşe
Hazırlık: Hakan'ın son üç su faturasını karşılaştırdığı tablo (bağlantı e-postada)
1. 23 Eylül toplantısından açık aksiyon maddeleri (5 dk, Deniz)
2. Üyeler için gelecek yılın su katkı payı (20 dk, Hakan), beklenen sonuç: karar
3. Kış kapanış günü ve görevler (15 dk, Emre), beklenen sonuç: karar
4. Yeni üyelik başvuruları (10 dk, Selin), beklenen sonuç: bilgi
5. Dilek ve temenniler (5 dk)
6. Sonraki adımlar ve bir sonraki toplantının tarihi (5 dk, Deniz)
Gündeme eklemeler için son tarih: 19 Ekim, 20.00, Deniz'e
İki karar maddesi başta, bilgilendirme sonra geliyor. 1. madde, grubun geçen sefer üzerinde anlaştığı işlere bakıyor; bunları geçen tutanağın aksiyon maddelerinde bulursun.
Gündem ve tutanak: tek belge, iki aşama
Gündem plandır, tutanak kayıttır. İkisinde aynı numaralandırmayı kullanmak zaman kazandırır:
- Toplantıdan önce: gündemi gönder.
- Toplantı sırasında: gündemin bir kopyasını aç ve her maddenin altına sonucu not et.
- Toplantıdan sonra: katılımcıları, kararları ve aksiyon maddelerini ekle; gündem artık tutanak oldu.
Toplantı tutanağı şablonumuz aynı bölümleri taşıyor, görev listesi için de toplantı sonrası aksiyon listesi şablonu işine yarar. Tutanağa neyin girdiği toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberinde. Tutanağı toplantı kaydından yapay zekaya yazdırmak istersen yapay zeka ile toplantı tutanağı rehberine bak.
Konuları anlat, Retexta sıralı bir gündem yazsın
Retexta, Android için bulut tabanlı bir sesten yazıya ve yapay zeka yazma uygulaması. Gündem için ayrı bir hedef yok, ama Something else istediğin sonucu kendi sözlerinle tarif etmeni sağlıyor. Türkçe bir telefonda Retexta'nın menüleri İngilizce, Türkçe arayüz yok; düğme adlarını bu yüzden İngilizce veriyoruz.
- Retexta'yı aç ve New task'a dokun.
- More templates'e, sonra Something else'e dokun.
- Görevi tarif et, örneğin: “Bunu bir toplantı gündemine çevir: amaç, mantıklı sırada numaralı maddeler, her madde için sorumlu, süre ve beklenen sonuç.”
- Girdini ekle: Record audio'ya dokunup konuları aklına geldiği gibi anlat ya da elindeki notları Paste text ile yapıştır.
- Retexta sesini sunucularında yazıya döker ve gündemi yazar. Sırayı, süreleri ve isimleri kontrol et, eksik bir şey varsa ekle. Retexta sonuçlarını “AI-generated. Check important details.” notuyla işaretler.
Something else, Retexta Pro'ya dahil. Retexta'yı ücretsiz deneyebilirsin: yeni kullanıcılar, uygulamada görüntüleyebilecekleri birkaç ücretsiz Pro sonucu alır. Kopyalamak, paylaşmak, dışa aktarmak ve ekran görüntüsü almak için, ayrıca ücretsiz sonuçlardan sonraki her şey için Retexta Pro ya da kredi gerekir.
Ne söylemeli?
“Kurul toplantısı 21 Ekim, bir saat. Su katkı payına karar vermemiz lazım, rakamlar Hakan'da, ona yirmi dakika. Kış kapanışını Emre anlatsın, on beş dakika. Selin yeni üyelik başvurularını söyler, sadece bilgi. Geçen ayın aksiyon maddeleriyle başlayalım.” Eksiksiz bir gündem için bu kadarı yeter.
Devamını oku
Toplantıya davet için: toplantı talep e-postası. Toplantıdan sonra: aksiyon listesi şablonu ve yapay zeka ile toplantı tutanağı. Uygulama hakkında daha fazlası: Retexta, Android için sesten yazıya.
Kaynaklar
FLAME Apps tarafından 26 Eylül 2026'da kontrol edildi.
- Retexta: hedef adları (“Something else”, “More templates”), görev tarif alanı ve planlar uygulamada göründüğü şekliyle (sürüm 2026.1.23) ve Google Play sayfasında.
- Şablon ve örnek: bu sayfa için FLAME Apps tarafından yazıldı.
