Bir toplantı talep etmek için e-postada toplantının amacını tek cümleyle söyle, iki ya da üç somut zaman seçeneği sun, toplantının ne kadar süreceğini ve nerede yapılacağını yaz, sonra karşı taraftan birini seçmesini ya da başka bir zaman önermesini iste. İyi bir toplantı davet mailinde bundan fazlası gerekmez. Aşağıda yüz yüze görüşme, online toplantı ve proje açılış toplantısı için şablonlar, yanıt gelmediğinde gönderilecek hatırlatma ve toplantıdan sonra atılacak özet maili var.
| Bölüm | Örnek |
|---|---|
| Konu | Toplantı talebi: 2027 bütçesi |
| Amaç | “Bütçe taslağını finans ekibine göndermeden önce seninle üzerinden geçmek istiyorum.” |
| Zaman seçenekleri | 6 Ekim Salı 10.00 ya da 7 Ekim Çarşamba 14.00 |
| Süre ve yer | 30 dakika, 2. kattaki toplantı odası ya da Teams |
| Rica | “Bu saatlerden biri sana uyar mı?” |
Toplantı talep maili şablonu
Bu şablonu e-posta uygulamana kopyala ve köşeli parantez içindeki her şeyi kendi bilgilerinle değiştir.
Konu: Toplantı talebi: [konu]
Sayın [Ad Soyad],
[Amaç, tek cümle] için sizinle yaklaşık [30 dakikalık] bir toplantı yapmak istiyorum.
Aşağıdaki zamanlardan biri size uygun olur mu?
- [gün, tarih, saat]
- [gün, tarih, saat]
- [gün, tarih, saat]
Görüşmeyi [adres / toplantı odası / Teams, Zoom ya da Google Meet üzerinden, bağlantıyı ben göndereceğim] yapabiliriz.
[İsteğe bağlı: Hazırlık için (belge) üzerinden geçebilirseniz çok iyi olur.]
Bu saatler uymazsa sizin için uygun olan bir zamanı yazmanız yeterli.
Saygılarımla,
[Ad Soyad]
[Unvan, kurum]
[Telefon]
Üç seçenek yeterli. Daha fazlası yanıtı kolaylaştırmaz, zorlaştırır. İlk kez yazdığın ya da üst düzey birine yazıyorsan “Sayın [Ad Soyad],” ve “Saygılarımla,” kullan. Tanıdığın bir çalışma arkadaşına “Merhaba [Ad] Hanım,” ya da “Merhaba [Ad] Bey,” ile başlayıp “İyi çalışmalar,” ile bitirmek daha doğal durur.
Online toplantı daveti şablonu
Video görüşmede hangi aracı kullanacağını ve bağlantıyı kimin göndereceğini yaz. Böylece kimse yanlış yerde beklemez.
Konu: [Konu] hakkında kısa bir online görüşme?
Merhaba [Ad],
[Konu] hakkında kısa bir video görüşme yapabilir miyiz?
[Amaç] için yaklaşık [20] dakikaya ihtiyacım var.
[Seçenek 1] ya da [seçenek 2] uygunum.
Saati seçtiğinde [Zoom / Teams / Google Meet] davetini bağlantısıyla birlikte gönderirim.
İyi çalışmalar,
[Adın]
Katılımcılardan biri başka bir ülkedeyse saat dilimini ekle: “14.00 (Türkiye saati)” ya da “14.00 (Berlin saati)”.
Proje açılış toplantısı daveti
Açılış (kick-off) toplantısı bir projeyi başlatır. Davette projenin ne olduğu, kimin neden çağrıldığı ve toplantının sonunda neyin netleşmiş olması gerektiği yazmalı.
Konu: [Proje adı] açılış toplantısı, [tarih]
Merhaba,
[Proje adı] projesine başlıyoruz ve herkesi bir açılış toplantısında bir araya getirmek istiyorum.
Tarih ve saat: [gün, tarih, saat]
Süre: [60] dakika
Yer: [toplantı odası / video bağlantısı]
Toplantının hedefleri:
- Kapsamı ve ana teslim tarihini netleştirmek
- Hangi işin kimde olduğunu belirlemek
- Birbirimizi nasıl bilgilendireceğimizi kararlaştırmak
Mümkünse öncesinde [belge] üzerinden geçin.
Katılamayacak olan varsa ekibinden kimin katılabileceğini bana yazsın.
Teşekkürler,
[Adın]
Gündemi davete eklemek istiyorsan toplantı gündemi nasıl hazırlanır rehberimizdeki şablonu kullanabilirsin.
Yanıt gelmediyse: hatırlatma maili
Talebine yanıt gelmediyse aynı yazışma zincirinde cevap yaz. Önerdiğin saatler geçmiş olabilir, bu yüzden yenilerini sun.
Merhaba [Ad],
[Amaç] için toplantı talebimi hatırlatmak istedim.
Önerdiğim saatler geçti, yeni iki seçenek:
- [seçenek 1]
- [seçenek 2]
Bu konuda ekibinizden başka biriyle görüşmem daha doğru olacaksa, ona da memnuniyetle yazarım.
İyi çalışmalar,
[Adın]
Toplantıdan sonra: özet maili
Toplantının ardından, mümkünse aynı gün, katılan herkese kısa bir özet gönder.
Konu: Özet: [toplantı adı], [tarih]
Merhaba,
Katılımınız için teşekkürler.
Kararlar:
- [karar 1]
- [karar 2]
Yapılacaklar:
- [Ad]: [görev], son tarih [tarih]
- [Ad]: [görev], son tarih [tarih]
Açık sorular:
- [soru]
Bir sonraki toplantı: [tarih, saat]
Eksik bıraktığım bir şey varsa lütfen yazın.
[Adın]
Görevleri kimin neyi ne zamana kadar yapacağıyla birlikte nasıl listeleyeceğini toplantı sonrası aksiyon listesi rehberinde anlatıyoruz. Katılımcılar, gündem ve kararlarla tam bir tutanak gerekiyorsa toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberine, tutanağı kayıttan yapay zekaya yazdırmak için yapay zeka ile toplantı tutanağı rehberine bak.
Saat önerirken dikkat edilecekler
- Sadece gün değil, tarih yaz. “6 Ekim Salı”, “haftaya salı”dan daha açık.
- Süreyi belirt. 20 dakikalık bir görüşmeye yer bulmak, ne zaman biteceği belli olmayan bir toplantıya yer bulmaktan kolaydır.
- Saat dilimini ekle, katılımcılardan biri başka bir ülkedeyse.
- Takvim davetini kimin göndereceğini söyle. Böylece davet iki kez değil, bir kez gelir.
Seninle çok kişi randevu alıyorsa saat listesi yerine bir rezervasyon sayfası kullanabilirsin. Google Takvim'de bunun için randevu programı var. Google'ın Türkçe yardım sayfasına göre bunun için kişisel bir Google Hesabı ya da Workspace hesabı ve bir bilgisayar gerekiyor: “Android veya iPhone ve iPad için Takvim uygulamasında randevu programı oluşturamazsınız.” Aynı sayfada “Randevu programı özelliklerinden bazıları için uygun bir Google Workspace veya Google One aboneliği gerekir” deniyor. Bilgisayarda Google Takvim'i aç, sol üstten Oluştur'u tıkla ve Randevu programı'nı seç.
Örnek: sesli nottan toplantı talebine
Bu örneği fikri göstermek için kendimiz yazdık. Gerçek bir uygulama çıktısı değil; senin sonucun farklı görünecek.
Telefona şöyle bir şey söyleyebilirsin:
Belediye kütüphanesinden Ayşe Hanım'a mail.
Okuma kulübünü baharda orada yapmak istiyoruz, salonları konuşmam lazım.
Yarım saat kadar sürer.
Haftaya salı sabah ya da perşembe üçten sonra uygunum, ya da o seçsin.
Kütüphaneye ben gelebilirim, sorun değil.
Öncesinde bizden bir şey ister mi, sor, geçen yılın katılım sayıları gibi.
İlk kez yazıyoruz, kibar olsun.
Hazır e-posta (Email, Professional):
Konu: Toplantı talebi: bahar dönemi okuma kulübü için salon
Sayın Ayşe Hanım,
Derneğimiz bu bahar okuma kulübünü belediye kütüphanesinde düzenlemek istiyor. Uygun salonları sizinle görüşmek isterim.
Görüşme yaklaşık 30 dakika sürer; kütüphaneye gelmem de hiç sorun değil.
Aşağıdaki zamanlardan biri size uygun olur mu?
- Salı, [tarih], sabah
- Perşembe, [tarih], 15.00'ten sonra
Sizin için başka bir zaman daha uygunsa ona göre ayarlayabilirim.
Görüşmeden önce hazırlamamızı istediğiniz bir şey var mı, örneğin geçen yılın katılım sayıları gibi?
Saygılarımla,
[Ad Soyad]
E-postadaki her bilgi sesli notta vardı. Amaç başta, saatler ayrı satırlarda, sondaki soru da hazırlıklı geldiğini gösteriyor. [tarih] yer tutucularına dikkat: sesli notta “haftaya salı” deniyordu, göndermeden önce gerçek tarihi yaz.
Toplantı talebini Retexta ile yaz
Retexta, Android için bulut tabanlı bir sesten yazıya ve yapay zeka yazma uygulaması. Toplantının amacını ve ne zaman müsait olduğunu anlatırsın, talebi o yazar. Türkçe bir telefonda Retexta'nın menüleri İngilizce, Türkçe arayüz yok; bu yüzden düğme adlarını aşağıda İngilizce veriyoruz.
- Retexta'yı aç ve New task'a dokun.
- What do you want to do? altında Write a message'ı seç.
- What kind of message? altında Email'i (iş sohbeti için Work chat (Slack, Teams)) ve Professional, Formal ya da Friendly gibi bir üslubu seç. Next'e dokun.
- Record audio'ya dokun ve Türkçe anlat: mail kime, neden görüşmek istiyorsun, ne kadar sürecek, nerede olacak ve hangi saatler sana uyuyor. Konuşma dilini seçmen gerekmiyor, Retexta onu kendisi algılıyor.
- Kaydı durdur. Retexta kaydı sunucularında yazıya döker ve e-postayı yazar.
- Sonuç ekranında yeniden kaydetmeden üslubu, dili ya da uzunluğu değiştirebilirsin. E-posta İngilizce gidecekse dili Change language ile değiştir.
- Tarih ve saatleri kontrol et, sonra e-postayı kopyala ya da e-posta uygulamana paylaş.
Write a message, Retexta Pro'ya dahil. Retexta'yı ücretsiz deneyebilirsin: yeni kullanıcılar, uygulamada görüntüleyebilecekleri birkaç ücretsiz Pro sonucu alır. Kopyalamak, paylaşmak, dışa aktarmak ve ekran görüntüsü almak için, ayrıca ücretsiz sonuçlardan sonraki her şey için Retexta Pro ya da kredi gerekir. Retexta sonuçlarını “AI-generated. Check important details.” (“Yapay zeka ile üretildi. Önemli ayrıntıları kontrol et.”) notuyla işaretler. Takvimine bakmaz; önerdiğin her saatin gerçekten boş olduğundan emin ol.
Devamını oku
E-postayı sesle yazmanın genel yolu: Android'de sesle e-posta yazma. Toplantıya hazırlık için toplantı gündemi nasıl hazırlanır. Toplantıdan sonra: aksiyon listesi şablonu ve yapay zeka ile toplantı tutanağı. Uygulama hakkında daha fazlası: Retexta, Android için sesten yazıya.
Kaynaklar
FLAME Apps tarafından 26 Eylül 2026'da kontrol edildi.
- Google Takvim Yardım, Randevu programı oluşturma: hesap türleri, yalnızca bilgisayarda oluşturma, ücretli özellikler, Oluştur ve Randevu programı düğmeleri.
- Retexta: hedeflerin, mesaj türlerinin, üslupların ve planların uygulamadaki adları (sürüm 2026.1.23) ve Google Play sayfası; konuşma dilinin otomatik algılanması uygulamanın kodundan (26 Eylül 2026'da okundu).
- Şablonlar ve örnek: FLAME Apps tarafından yazıldı.
