Un email prin care ceri o întâlnire are nevoie de cinci lucruri: motivul într-o propoziție, două sau trei intervale concrete, durata, locul (adresă, sală sau link) și o întrebare clară la final. Atât. Mai jos găsești un model formal, o variantă pentru apel telefonic sau videoconferință, un email de revenire când nu răspunde nimeni și rezumatul pe care îl trimiți după întâlnire.
| Element | Exemplu |
|---|---|
| Subiect | Solicitare întâlnire: bugetul pe 2027 |
| Motiv | „Aș dori să discutăm proiectul de buget înainte să îl trimitem la financiar.” |
| Intervale | Marți, 6 octombrie, ora 10:00, sau miercuri, 7 octombrie, ora 14:00 |
| Durată și loc | 30 de minute, la biroul dumneavoastră sau pe Teams |
| Întrebarea | „V-ar conveni unul dintre aceste intervale?” |
Programare la o instituție?
Ghidul acesta e despre e-mailuri de lucru. Pentru programări la ghișeu (pașaport, primărie, alte servicii publice) folosește sistemul de programare indicat pe site-ul oficial al instituției.
Model de email pentru solicitarea unei întâlniri
Copiază modelul în aplicația de e-mail și înlocuiește tot ce e între paranteze drepte.
Subiect: Solicitare întâlnire: [tema]
Stimată doamnă / Stimate domnule [Nume],
Aș dori să ne întâlnim aproximativ [30 de minute] pentru a [motivul, într-o propoziție].
V-ar conveni unul dintre aceste intervale?
- [ziua, data, ora]
- [ziua, data, ora]
- [ziua, data, ora]
Ne putem vedea [la adresa / în sala / online pe Teams, Zoom sau Google Meet, iar eu vă trimit linkul].
[Opțional: Pentru pregătire, ar fi util să aveți la îndemână (documentul).]
Dacă niciunul dintre intervale nu vă convine, vă rog să îmi propuneți altul.
Cu stimă,
[Prenume Nume]
[Funcția, organizația]
[Telefon]
Trei intervale sunt de ajuns. Mai multe opțiuni fac răspunsul mai greu, nu mai ușor. Cu un coleg pe care îl cunoști poți începe cu „Bună, [Prenume],” și încheia cu „Mulțumesc,” sau „Toate cele bune,”.
Email pentru un apel sau o videoconferință
La un apel, spune cine sună pe cine și la ce număr. Altfel fiecare așteaptă telefonul celuilalt. La o videoconferință, spune ce platformă folosiți și cine trimite linkul.
Subiect: Scurt apel despre [tema]?
Bună ziua, [Nume],
Ați avea 15 minute pentru un apel despre [tema]? Aș vrea să [scopul].
Sunt disponibil(ă) [ziua, data, ora] sau [ziua, data, ora].
Vă pot suna eu la numărul pe care mi-l indicați sau, dacă preferați, vă trimit o invitație [Teams / Zoom / Google Meet] cu link.
Mulțumesc,
[Prenume Nume]
Dacă cineva e în altă țară, scrie și fusul orar: „ora 10:00, ora României”. Pentru colegi sau clienți din diaspora, o oră fără fus orar e o sursă sigură de confuzie.
Revenire când nu primești răspuns
Răspunde în același fir. Intervalele propuse probabil au trecut, așa că oferă altele noi.
Bună ziua, [Nume],
Revin cu privire la mesajul meu despre o întâlnire pentru [motivul].
Intervalele propuse au trecut, așa că vă propun două noi:
- [varianta 1]
- [varianta 2]
Dacă altcineva din echipa dumneavoastră se ocupă de acest subiect, îi scriu cu plăcere direct.
Cu stimă,
[Prenume Nume]
După întâlnire: emailul de rezumat
Trimite un rezumat scurt tuturor participanților, ideal în aceeași zi.
Subiect: Rezumat: [numele întâlnirii], [data]
Bună ziua tuturor,
Vă mulțumesc pentru participare.
Decizii:
- [decizia 1]
- [decizia 2]
De făcut:
- [Nume]: [sarcina], până pe [data]
- [Nume]: [sarcina], până pe [data]
Întrebări deschise:
- [întrebarea]
Următoarea întâlnire: [data, ora]
Spuneți-mi, vă rog, dacă am omis ceva.
[Prenume Nume]
Pentru o listă de sarcini mai detaliată vezi lista de acțiuni după ședință.
Sfaturi pentru intervalele propuse
- Date, nu doar zile. „Marți, 6 octombrie” e mai clar decât „marțea viitoare”.
- Ora completă. „Ora 14:00” nu lasă loc de interpretare, „la 2” da.
- Durata. Cineva găsește mai ușor 20 de minute decât o întâlnire fără oră de final.
- Cine trimite invitația în calendar. Așa ajunge o singură dată, nu de două ori.
Dacă mulți oameni își fac programare la tine, o pagină de rezervări poate înlocui lista de ore. Google Calendar are pentru asta Programul întâlnirilor. Pagina de ajutor Google spune că ai nevoie de un cont Google personal sau de un cont Workspace și de un computer: „Nu poți crea un program al întâlnirilor în aplicația Calendar pentru Android sau iPhone și iPad.” Tot acolo: „Unele funcții ale programului întâlnirilor necesită un abonament Google Workspace sau Google One eligibil.” Pe computer, deschizi Google Calendar, dai clic pe Creează, apoi pe Programul întâlnirilor.
Exemplu: de la mesaj vocal la email
Exemplul l-am scris noi ca să arătăm ideea. Nu este un rezultat real al aplicației, iar al tău va arăta altfel.
Ce ai putea spune în telefon:
Email pentru doamna Marinescu de la biblioteca județeană. Vrem să ținem clubul de lectură la ei în primăvară, trebuie să vorbesc cu ea despre săli.
Cam o jumătate de oră. Pot marțea viitoare dimineața sau joi după trei, sau alege ea.
Pot să trec eu pe la bibliotecă, nicio problemă.
Întreab-o dacă are nevoie de ceva de la noi înainte, gen câți oameni au venit anul trecut.
Politicos, e primul contact.
Emailul final (Email, Formal):
Subiect: Solicitare întâlnire: sală pentru clubul de lectură din primăvară
Stimată doamnă Marinescu,
Asociația noastră ar dori să organizeze clubul de lectură la biblioteca județeană în această primăvară și aș vrea să discutăm despre sălile disponibile.
Întâlnirea ar dura aproximativ 30 de minute și pot veni eu la bibliotecă.
V-ar conveni unul dintre aceste intervale?
- marți, [data], dimineața
- joi, [data], după ora 15:00
Dacă vă este mai comod alt moment, mă adaptez cu plăcere.
Doriți să pregătim ceva înainte, de exemplu numărul de participanți de anul trecut?
Cu stimă,
[Prenume Nume]
Tot ce apare în email era în mesajul vocal. Motivul vine primul, intervalele stau pe rânduri separate, iar întrebarea de la final arată că ești pregătit. Atenție la [data]: mesajul spunea „marțea viitoare”, deci completează datele reale înainte să trimiți.
Scrie emailul cu Retexta
Retexta este o aplicație Android de voce în text și scriere cu AI, care funcționează în cloud. Meniurile sunt în engleză și nu există o interfață în română, așa că mai jos redăm etichetele exact cum apar. Poți vorbi în română: aplicația detectează automat limba vorbită, iar româna se află în lista limbilor de rezultat.
- Deschide Retexta și atinge New task.
- La What do you want to do?, atinge Write a message.
- La What kind of message?, alege Email (sau Work chat (Slack, Teams) pentru un mesaj scurt) și un stil, de exemplu Formal, Professional sau Friendly. Atinge Next.
- Atinge Record audio și vorbește: cui îi scrii, de ce vrei să vă vedeți, cât durează, unde și ce intervale îți convin.
- Oprește înregistrarea. Retexta transcrie pe serverele sale și scrie emailul.
- Pe ecranul rezultatului poți schimba stilul, lungimea sau limba fără să înregistrezi din nou. Verifică la Result language că e selectată româna.
- Verifică datele și orele, apoi copiază emailul sau partajează-l în aplicația de e-mail.
Write a message face parte din Retexta Pro. Retexta se poate încerca gratuit: ca utilizator nou primești câteva rezultate Pro gratuite, pe care le vezi în aplicație. Pentru copiere, partajare și export, ca și pentru tot ce urmează după rezultatele gratuite, ai nevoie de Retexta Pro sau de credite. Retexta marchează rezultatele cu „AI-generated. Check important details.” Aplicația nu îți vede calendarul, așa că verifică tu că fiecare interval propus e liber.
Citește și
Ca să pregătești întâlnirea: cum scrii agenda unei ședințe. După întâlnire: lista de acțiuni după ședință, minuta ședinței cu AI din înregistrare și cum scrii minuta ședinței sau procesul-verbal. Pentru orice alt email dictat: dictezi un e-mail pe Android. Despre aplicație: Retexta, voce în text pentru Android.
Surse
Verificat de FLAME Apps pe 26 septembrie 2026.
- Google Calendar Ajutor, Creați un program al întâlnirilor: tipuri de cont, creare doar de pe computer, funcții premium.
- Retexta: numele obiectivelor, tipurile de mesaj, stilurile de scriere și ofertele, așa cum apar în aplicație (versiunea 2026.1.23, meniuri în engleză) și pe pagina Google Play. Detectarea automată a limbii vorbite și prezența limbii române în lista de limbi: din codul aplicației, neverificate pe telefon.
- Modelele și exemplul: scrise de FLAME Apps.
