En mail, hvor du beder om et møde, skal have fem ting: formålet i én sætning, to eller tre konkrete tidspunkter, hvor længe mødet varer, hvor det foregår (adresse, lokale eller link) og et tydeligt spørgsmål til sidst. Mere skal der ikke til. Herunder finder du en skabelon til et almindeligt møde, varianter til telefon og video, en venlig påmindelse, når ingen svarer, og den korte opsummering, du sender efter mødet.
| Del | Eksempel |
|---|---|
| Emnelinje | Forslag til møde: budget 2027 |
| Formål | »Jeg vil gerne gennemgå budgetudkastet med dig, inden det går videre til økonomi.« |
| Tidspunkter | Tirsdag den 6. oktober kl. 10.00 eller onsdag den 7. oktober kl. 14.00 |
| Længde og sted | 30 minutter, på dit kontor eller på Teams |
| Spørgsmålet | »Passer et af tidspunkterne, eller er der et bedre?« |
Skal du bestille tid hos kommunen eller lægen?
Denne guide handler om mails på arbejdet og i foreningslivet. En tid hos kommunen, lægen eller en anden offentlig myndighed bestiller du i den bookingløsning, der står på deres egen hjemmeside.
Skabelon: mail for at booke et møde
Kopiér skabelonen ind i dit mailprogram, og udskift alt i firkantede parenteser.
Emne: Forslag til møde: [emne]
Hej [navn]
Jeg vil gerne aftale et møde på [30 minutter] med dig om [formål i én sætning].
Passer et af disse tidspunkter?
- [dag, dato, klokkeslæt]
- [dag, dato, klokkeslæt]
- [dag, dato, klokkeslæt]
Vi kan mødes [på adresse / i lokale / på Teams, Zoom eller Google Meet, så sender jeg et link].
[Valgfrit: Det vil være en hjælp, hvis du kan kigge på (dokument) inden mødet.]
Passer ingen af tiderne, så foreslå gerne et andet tidspunkt.
Venlig hilsen
[Fornavn Efternavn]
[Titel, organisation]
[Telefonnummer]
Tre tidspunkter er nok. Flere valgmuligheder gør det sværere at svare, ikke lettere. »Hej« er helt almindeligt i danske arbejdsmails, også til folk, du ikke kender. Skriver du til en ledelse, en bestyrelse eller en samarbejdspartner for første gang, kan »Kære [navn]« virke lidt mere formelt.
Mail til et telefonmøde
Ved et telefonmøde skal det stå, hvem der ringer til hvem, og på hvilket nummer. Ellers sidder I begge og venter.
Emne: Kort telefonmøde om [emne]?
Hej [navn]
Har du 15 minutter i den kommende uge til en kort snak om [emne]?
Jeg kan [dag, dato, klokkeslæt] eller [dag, dato, klokkeslæt].
Jeg ringer gerne til dig på det nummer, du foretrækker, eller du kan fange mig på [telefonnummer].
Venlig hilsen
[Fornavn Efternavn]
Mødeindkaldelse til et møde på Teams eller Zoom
Ved et videomøde skal det stå, hvilket program I bruger, og hvem der sender linket. Så venter ingen i det forkerte mødelokale.
Emne: Onlinemøde om [emne]
Hej alle
Jeg foreslår et kort onlinemøde om [emne] på cirka [45] minutter, hvor vi skal [formål].
To mulige tidspunkter:
- [mulighed 1]
- [mulighed 2]
Vil I give besked inden [dato] om, hvad der passer jer? Så sender jeg en invitation til [Teams / Zoom / Google Meet] med linket.
Venlig hilsen
[Fornavn Efternavn]
Skal du mødes med flere, så sæt en svarfrist. Ellers venter du på den sidste, og de første tidspunkter er allerede optaget.
Påmindelse, når du ikke får svar
Hvis det er stille, så svar i den samme mailtråd. De tidspunkter, du foreslog, er måske passeret, så foreslå nye.
Hej [navn]
Jeg følger lige op på min mail om et møde om [formål].
De tidspunkter, jeg foreslog, er passeret, så her er to nye:
- [mulighed 1]
- [mulighed 2]
Er der en anden i dit team, som er den rette at tale med, kontakter jeg gerne vedkommende i stedet.
Venlig hilsen
[Fornavn Efternavn]
Efter mødet: den korte opsummering
Send en kort opsummering til alle, der deltog, gerne samme dag.
Emne: Opsummering af mødet [dato]: [emne]
Hej alle
Tak for i dag.
Beslutninger:
- [beslutning 1]
- [beslutning 2]
Opgaver:
- [navn]: [opgave], senest [dato]
- [navn]: [opgave], senest [dato]
Åbne spørgsmål:
- [spørgsmål]
Næste møde: [dato, klokkeslæt]
Sig endelig til, hvis jeg har glemt noget.
[Fornavn]
Opgavelisten kan du gøre mere præcis med vores skabelon til opgaver efter mødet. En dagsorden på forhånd hjælper også: se sådan skriver du en dagsorden.
Sådan foreslår du tidspunkter
- Datoer, ikke kun ugedage. »Tirsdag den 6. oktober« er tydeligere end »på tirsdag«.
- Tidszonen, når nogen sidder i et andet land: »kl. 10.00 dansk tid« til en kunde i London eller Helsinki.
- Længden. 20 minutter er nemmere at finde plads til end et møde uden sluttidspunkt.
- Hvem der sender invitationen. Så kommer kalenderinvitationen én gang, ikke to.
Booker mange mennesker tid hos dig, kan en bookingside erstatte listen med tidspunkter. Google Kalender har tidsplaner for aftaler til det. Ifølge Googles danske hjælpeside skal du bruge en personlig Google-konto eller en Workspace-konto og en computer: »Du kan ikke oprette en tidsplan for aftaler i Kalender-appen til Android eller iPhone og iPad.« Der står også: »Nogle funktioner til tidsplaner for aftaler kræver et kvalificeret Google Workspace- eller Google One-abonnement.« På computeren åbner du Google Kalender, klikker på Opret øverst til venstre og vælger Aftaletidsplan.
Eksempel: fra talebesked til mødeforespørgsel
Eksemplet har vi selv skrevet for at vise idéen. Det er ikke rigtigt output fra appen, og dit resultat vil se anderledes ud.
Det, du kunne sige ind i telefonen:
Mail til Mette Holm på biblioteket.
Vi vil gerne holde læsekredsen der i foråret, og jeg skal tale med hende om lokalerne.
Cirka en halv time.
Jeg kan næste tirsdag formiddag eller torsdag efter klokken tre, eller hun vælger.
Jeg kommer gerne forbi biblioteket.
Spørg om hun skal bruge noget fra os på forhånd, fx deltagertallene fra sidste år.
Venligt, men det er første gang vi skriver, så ikke for kammeratligt.
Den færdige mail (Email, Professional):
Emne: Forslag til møde: lokale til læsekredsen i foråret
Kære Mette Holm
Vores læsekreds vil gerne mødes på biblioteket i foråret, og jeg vil meget gerne tale med dig om, hvilke lokaler der kunne passe.
Mødet vil vare cirka 30 minutter, og jeg kommer gerne forbi biblioteket.
Passer et af disse tidspunkter?
- Tirsdag den [dato] om formiddagen
- Torsdag den [dato] efter kl. 15.00
Passer et andet tidspunkt dig bedre, hører jeg gerne fra dig.
Er der noget, vi skal forberede, for eksempel vores deltagertal fra sidste år?
Venlig hilsen
[Fornavn Efternavn]
Alt i mailen stod i talebeskeden. Formålet kommer først, tidspunkterne står på hver sin linje, og spørgsmålet til sidst viser, at du er godt forberedt. Læg mærke til [dato]: i talebeskeden stod der »næste tirsdag«, så skriv den rigtige dato ind, før du sender.
Skriv mødeforespørgslen med Retexta
Retexta er en Android-app til tale til tekst og skrivning med AI, som arbejder i skyen. Du fortæller, hvad mødet skal handle om, og hvornår du kan, og appen skriver mailen. Retextas menuer er på engelsk, og der er ingen dansk brugerflade, så knapperne står herunder på engelsk. Du taler bare dansk.
- Åbn Retexta, og tryk på New task.
- Under What do you want to do? trykker du på Write a message.
- Under What kind of message? vælger du Email (eller Work chat (Slack, Teams) til en kort chatbesked) og en skrivestil som Professional, Formal eller Friendly. Tryk på Next.
- Tryk på Record audio, og fortæl, hvem mailen er til, hvorfor du vil mødes, hvor længe, hvor, og hvilke tidspunkter der passer dig. Du behøver ikke vælge sproget for din optagelse: Retexta genkender det selv.
- Stop optagelsen. Retexta laver din optagelse om til tekst på sine servere og skriver mailen.
- På resultatskærmen kan du ændre skrivestil, sprog eller længde uden at optage igen. Skal mailen være på engelsk, bruger du Change language.
- Tjek datoer og klokkeslæt, og kopiér mailen, eller del den til din mailapp.
Write a message er en del af Retexta Pro. Retexta er gratis at prøve: som ny bruger får du et par gratis Pro-resultater, som du kan se i appen. Kopiering, deling, eksport og skærmbilleder kræver Retexta Pro eller credits, og det samme gælder alt efter de gratis resultater. Retexta skriver »AI-generated. Check important details.« (AI-genereret, tjek vigtige detaljer) under sine resultater. Appen kigger ikke i din kalender, så tjek selv, at hvert tidspunkt, du tilbyder, faktisk er ledigt.
Læs også
Til selve mødet: sådan skriver du en dagsorden og skabelon til opgaver efter mødet. Bagefter: sådan skriver du et mødereferat, eller lad AI gøre det med mødereferat med AI fra en optagelse. Rykker du uden at mase på: sådan skriver du en opfølgningsmail. Flere mails med stemmen: diktér en mail på Android. Mere om appen: Retexta, tale til tekst til Android.
Kilder
Tjekket af FLAME Apps den 26. september 2026.
- Google Kalender Hjælp, Opret en tidsplan for aftaler: kontotyper, kun på computer, betalingsfunktioner, knapperne Opret og Aftaletidsplan.
- Retexta: navnene på mål, beskedtyper, skrivestile og abonnementer, som de vises i appen (version 2026.1.23, menuer på engelsk) og på Google Play. Automatisk genkendelse af det talte sprog og dansk blandt resultatsprogene: ifølge appens kode, ikke testet på en telefon.
- Skabeloner og eksempel: skrevet af FLAME Apps.
