Лист-запрошення на зустріч

Щоб запросити на зустріч листом, одним реченням скажіть, навіщо вона потрібна, запропонуйте два або три конкретні варіанти часу, вкажіть тривалість і місце (адресу, кімнату або посилання на відеодзвінок) і попросіть обрати зручний варіант чи запропонувати свій. Більше в запрошенні нічого не потрібно. Нижче шаблони для ділової зустрічі, онлайн-дзвінка, наради, нагадування, якщо відповіді немає, і листа з підсумками після зустрічі.

Шаблон листа-запрошення на зустріч

Скопіюйте шаблон у пошту й замініть усе, що стоїть у квадратних дужках.

Тема: Зустріч щодо [тема]

Добрий день, [пане / пані] [ім’я]!

Хочу запропонувати зустріч на [30 хвилин], щоб [мета одним реченням].

Чи підійде вам один із цих варіантів?

- [день тижня, дата, час]
- [день тижня, дата, час]
- [день тижня, дата, час]

Можемо зустрітися [за адресою / у переговорній / онлайн у Google Meet, Zoom чи Teams, посилання надішлю].

[За бажанням: Щоб підготуватися, було б добре переглянути (документ).]

Якщо жоден варіант не підходить, запропонуйте, будь ласка, свій час.

З повагою,
[Ім’я та прізвище]
[Посада, організація]
[Телефон]

Трьох варіантів досить. Коли їх більше, відповісти складніше, а не простіше. Для першого листа незнайомій людині або керівникові формальніше звучить «Шановна пані Олено!», у знайомому колі досить «Добрий день, Олено!».

Як запросити на онлайн-зустріч

Для відеодзвінка скажіть, яким сервісом користуєтеся і хто надсилає посилання, щоб ніхто не чекав у неправильній «кімнаті».

Тема: Короткий дзвінок щодо [тема]?

Добрий день, [ім’я]!

Чи знайдеться у вас 20 хвилин для відеодзвінка щодо [тема]?

Мені зручно [варіант 1] або [варіант 2] (за київським часом).

Щойно ви оберете час, я надішлю запрошення [Google Meet / Zoom / Teams] з посиланням.

Гарного дня,
[Ім’я]

Запрошення на нараду або стартову зустріч

Коли збираєте кілька людей, наприклад на старт проєкту, у листі мають бути мета, учасники й те, про що треба домовитися до кінця зустрічі.

Тема: Нарада щодо старту проєкту [назва], [дата]

Шановні колеги!

Запрошую вас на стартову нараду проєкту [назва].

Дата й час: [день, дата, час]
Тривалість: [60] хвилин
Місце: [кімната / посилання]

Що хочемо вирішити:
- обсяг робіт і головний дедлайн
- хто за яку частину відповідає
- як ми обмінюватимемося новинами

Будь ласка, перегляньте заздалегідь [документ].

Якщо не зможете бути, повідомте, хто з вашої команди прийде замість вас.

З повагою,
[Ім’я]

Для наради варто одразу надіслати й порядок денний: як його скласти, пояснює наш посібник як скласти порядок денний засідання.

Нагадування, якщо на запрошення не відповіли

Відповідайте в тому самому листуванні. Запропоновані дати могли минути, тож дайте нові.

Добрий день, [ім’я]!

Нагадую про свою пропозицію зустрітися щодо [мета].

Запропоновані дати вже минули, тому ось два нові варіанти:

- [варіант 1]
- [варіант 2]

Якщо з цього питання краще звернутися до когось із ваших колег, підкажіть, будь ласка, і я напишу їм.

Дякую!
[Ім’я]

Лист із підсумками після зустрічі

Після зустрічі надішліть усім учасникам короткий підсумок, бажано того ж дня.

Тема: Підсумки зустрічі [назва], [дата]

Шановні колеги, дякую за зустріч!

Рішення:
- [рішення 1]
- [рішення 2]

Завдання:
- [ім’я]: [що зробити] до [дата]
- [ім’я]: [що зробити] до [дата]

Відкриті питання:
- [питання]

Наступна зустріч: [дата, час]

Якщо я щось пропустила, напишіть, будь ласка.

[Ім’я]

Як правильно оформити завдання з такої зустрічі, показує наш шаблон списку завдань за підсумками зустрічі.

Як пропонувати час

• Дати, а не лише дні тижня. «Вівторок, 6 жовтня» зрозуміліше, ніж «наступного вівторка».
• Часовий пояс, якщо хтось із учасників в іншій країні: «10:00 за київським часом (9:00 за Берліном)».
• Тривалість. 20 хвилин легше вписати в день, ніж зустріч без названого кінця.
• Хто надсилає запрошення в календар. Тоді подія з’явиться один раз, а не двічі.

Якщо з вами домовляється багато людей, список варіантів може замінити сторінка бронювання. У Google Календарі для цього є розклад зустрічей. За довідкою Google, створити його в застосунку Календар для Android, iPhone чи iPad не можна, лише на комп’ютері: натисніть «Створити», а потім «Розклад зустрічей». Для деяких функцій потрібна підписка Google Workspace або Google One.

Приклад: від голосової нотатки до запрошення

Цей приклад ми написали самі, щоб показати ідею. Це не справжній результат застосунку, і ваш текст буде іншим.

Що ви могли б сказати в телефон:

Лист Олені Коваль з міської бібліотеки. Ми хочемо навесні проводити в них книжковий клуб, треба поговорити про приміщення.
Десь пів години. Мені зручно наступного вівторка зранку або в четвер після третьої, або хай вона обере.
Можу підійти в бібліотеку.
Спитай, чи треба їй щось від нас заздалегідь, наприклад скільки людей приходило торік.
Ввічливо, це перший контакт.

Готовий лист (Email, Professional):

Тема: Зустріч щодо приміщення для весняного книжкового клубу

Шановна пані Олено!

Ми хотіли б навесні проводити наш книжковий клуб у міській бібліотеці, і я була б рада обговорити з вами можливі приміщення.

Зустріч триватиме близько 30 хвилин, я можу прийти до бібліотеки.

Чи підійде вам один із цих варіантів?

- вівторок, [дата], у першій половині дня
- четвер, [дата], після 15:00

Якщо вам зручніший інший час, дайте, будь ласка, знати.

Чи потрібно нам щось підготувати, наприклад дані про відвідуваність клубу минулого року?

З повагою,
[Ім’я та прізвище]

Усе, що є в листі, прозвучало в нотатці. Мета стоїть на початку, варіанти часу окремими рядками, а питання наприкінці показує, що ви підготувалися. Зверніть увагу на [дата]: у нотатці було «наступного вівторка», тож перед надсиланням впишіть справжні дати.

Написати запрошення в Retexta

Retexta перетворює голос на текст і за допомогою ШІ пише готовий результат. Це застосунок для Android, запис обробляється в хмарі. Ви говорите, навіщо зустріч і коли ви вільні, а застосунок пише лист. Меню Retexta англійською, тому назви кнопок нижче подано англійською.

1. Відкрийте Retexta й натисніть New task.
2. У розділі What do you want to do? оберіть Write a message.
3. У What kind of message? оберіть Email (або Work chat (Slack, Teams) для короткого повідомлення в робочому чаті) і стиль, наприклад Professional чи Friendly. Натисніть Next.
4. Натисніть Record audio і говоріть українською: кому лист, навіщо зустріч, скільки часу, де і які варіанти вам зручні. Мову мовлення вибирати не треба, застосунок визначає її автоматично.
5. Зупиніть запис. Retexta розшифрує його на своїх серверах і напише лист.
6. На екрані результату можна змінити стиль, мову чи довжину без нового запису.
7. Перевірте дати й час, потім скопіюйте лист або надішліть його в поштовий застосунок.

Write a message входить у Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання, експорт і знімки екрана, а також усе після безкоштовних результатів, потребують Retexta Pro або кредитів. Retexta позначає результати написом «AI-generated. Check important details.» («Створено ШІ. Перевірте важливі деталі»). Ваш календар застосунок не бачить, тож переконайтеся, що запропонований час справді вільний.

Читайте також

Перед нарадою: як скласти порядок денний засідання. Після зустрічі: шаблон списку завдань за підсумками зустрічі і протокол засідання із запису за допомогою ШІ. Про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.

Джерела

Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.

• Довідка Google Календаря, Як створити розклад зустрічей: створення лише на комп’ютері, пункти «Створити» і «Розклад зустрічей», примітка про підписку Google Workspace або Google One.
• Retexta: назви цілей, типів повідомлень, стилів і тарифів у застосунку (версія 2026.1.23) та на сторінці в Google Play; автоматичне визначення мови мовлення за кодом застосунку.
• Шаблони й приклад: написані FLAME Apps для цієї сторінки.