Kad sastanak dogovaraš e-mailom, u jednoj rečenici napiši zašto se želiš sastati, predloži dva ili tri konkretna termina, navedi koliko će trajati i gdje se održava te zamoli primatelja da odabere termin ili predloži drugi. Više od toga takav e-mail ne treba. Ispod su predlošci za službeni zahtjev za sastanak, prvi kontakt s nekim tko te ne poznaje, online sastanak, podsjetnik kad nitko ne odgovara i e-mail sa zaključcima nakon sastanka.
| Dio e-maila | Primjer |
|---|---|
| Predmet | Zahtjev za sastanak: proračun za 2027. |
| Cilj | „Želio bih s Vama proći prijedlog proračuna prije nego što ode u računovodstvo.“ |
| Termini | utorak, 6. listopada, u 10:00 ili srijeda, 7. listopada, u 14:00 |
| Trajanje i mjesto | 30 minuta, dvorana 214 ili Teams |
| Molba | „Odgovara li Vam neki od tih termina?“ |
Predložak: zahtjev za sastanak
Kopiraj predložak u svoj program za e-poštu i zamijeni sve što je u uglatim zagradama.
Predmet: Zahtjev za sastanak: [tema]
Poštovana gospođo / Poštovani gospodine [prezime],
želio / željela bih dogovoriti sastanak od [30] minuta kako bismo [cilj u jednoj rečenici].
Odgovara li Vam neki od ovih termina?
- [dan, datum, sat]
- [dan, datum, sat]
- [dan, datum, sat]
Možemo se naći [na adresi / u dvorani / u Teamsu, Zoomu ili Google Meetu, poveznicu šaljem ja].
[Po želji: Bilo bi mi lakše kad biste prije sastanka pogledali (dokument).]
Ako Vam nijedan termin ne odgovara, slobodno predložite drugi, prilagodit ću se.
S poštovanjem,
[Ime i prezime]
[Radno mjesto, tvrtka]
[Telefon]
Tri termina su dovoljna: što više opcija, to je teže odgovoriti. Kolegi s kojim si na „ti“ piši jednostavnije: „Bok, Marta,“ ili „Pozdrav, Marko,“ i završi sa „Lijep pozdrav“.
Zahtjev za sastanak nekome tko te ne poznaje
Kad te primatelj ne poznaje, prve dvije rečenice odlučuju hoće li čitati dalje. Napiši tko si i odakle ti kontakt, a odmah zatim što sastanak donosi njemu.
Predmet: Kratak razgovor o [tema]?
Poštovani,
moje ime je [ime i prezime], radim kao [radno mjesto] u [tvrtka]. Vaš kontakt dobio / dobila sam od [tko ili gdje].
Bavimo se [jedna rečenica o tvom poslu] i mislim da bi to moglo pomoći [u čemu konkretno].
Možemo li razgovarati 20 minuta? Meni odgovara [termin 1] ili [termin 2].
Ako Vas tema ne zanima, samo mi javite, neću Vam ponovno pisati.
S poštovanjem,
[Ime i prezime]
[Telefon]
Ako na sastanak zoveš više ljudi, na primjer tim ili odjel, dodaj u e-mail kratak dnevni red. Kako ga složiti, pokazuje vodič dnevni red sastanka.
E-mail za online sastanak
Kod videopoziva napiši koji alat koristite i tko šalje poveznicu. Tako nitko ne čeka u praznoj sobi, a pozivnica iz kalendara ne stiže dvaput.
Predmet: Kratak online razgovor o [tema]?
Bok, [ime],
možemo li se čuti online oko [tema]? Treba mi otprilike [20] minuta da bismo [cilj].
Meni odgovara [termin 1] ili [termin 2].
Kad odabereš termin, poslat ću pozivnicu za [Teams / Zoom / Google Meet] s poveznicom.
Lijep pozdrav,
[Ime]
Podsjetnik kad nitko ne odgovara
Odgovori u istoj niti. Termini koje si predložio možda su već prošli, zato ponudi nove.
Poštovana gospođo [prezime],
vraćam se na svoju poruku o sastanku oko [cilj].
Prethodni termini su prošli, pa predlažem dva nova:
- [termin 1]
- [termin 2]
Ako je za ovu temu bolje razgovarati s nekim drugim iz Vašeg tima, molim Vas da mi javite s kim.
Hvala i srdačan pozdrav,
[Ime]
Nakon sastanka: e-mail sa zaključcima
Isti dan pošalji svim sudionicima kratak pregled: što je dogovoreno, tko što radi i do kada.
Predmet: Zaključci sastanka [datum]: [tema]
Pozdrav svima,
hvala na današnjem sastanku. Šaljem najvažnije zaključke.
Odluke:
- [odluka 1]
- [odluka 2]
Zadaci:
- [Ime]: [zadatak], do [datum]
- [Ime]: [zadatak], do [datum]
Otvorena pitanja:
- [pitanje]
Sljedeći sastanak: [datum, sat]
Ako sam nešto propustio / propustila, javite mi.
[Ime]
Popis zadataka s nositeljem i rokom imaš u predlošku zadaci nakon sastanka.
Kako predložiti termine bez zabune
- Datumi, ne samo dani: „utorak, 6. listopada“ jasnije je od „idući utorak“.
- Vremenska zona, ako netko radi u inozemstvu: „10:00 po našem vremenu (CET)“.
- Trajanje: 20 minuta lakše se uklapa u kalendar nego sastanak bez kraja.
- Tko šalje pozivnicu: tako unos u kalendar stiže jednom, a ne dvaput.
Ako se s tobom dogovara puno ljudi, umjesto popisa termina možeš poslati stranicu za rezervaciju. U Google kalendaru za to služi Raspored sastanaka. Prema Googleovoj pomoći trebaš osobni Google račun ili Workspace račun i računalo: „Raspored sastanaka ne možete izraditi u aplikaciji Kalendar za Android ili iPhone i iPad“, a „za neke značajke rasporeda sastanaka potrebna je pretplata na Google Workspace ili Google One koja ispunjava kriterije“. Na računalu otvori Google kalendar, klikni Izradi i odaberi Raspored sastanaka.
Primjer: od glasovne bilješke do e-maila
Ovaj primjer napisali smo sami da pokažemo princip. Nije stvaran rezultat aplikacije, a tvoj će izgledati drukčije.
Što možeš reći u mobitel:
Mail gospođi Ani Kovačević iz gradske knjižnice.
Na proljeće bismo htjeli kod njih održavati naš čitateljski klub i moram s njom popričati o dvoranama.
Nekih pola sata.
Mogu idući utorak ujutro ili u četvrtak iza tri, ili neka ona odabere.
Mogu doći u knjižnicu.
Pitaj treba li joj nešto od nas unaprijed, recimo broj članova od prošle godine.
Pristojno, pišemo joj prvi put.
Gotov e-mail (Email, Professional):
Predmet: Zahtjev za sastanak: dvorana za proljetni čitateljski klub
Poštovana gospođo Kovačević,
na proljeće bismo naš čitateljski klub željeli održavati u gradskoj knjižnici pa bih s Vama rado razgovarao o dostupnim dvoranama.
Sastanak bi trajao otprilike 30 minuta, a mogu doći u knjižnicu.
Odgovara li Vam neki od ovih termina?
- utorak, [datum], prijepodne
- četvrtak, [datum], nakon 15:00
Ako Vam više odgovara neki drugi termin, molim Vas da mi javite.
Trebamo li unaprijed pripremiti nešto, primjerice broj članova kluba od prošle godine?
S poštovanjem,
[Ime i prezime]
Sve što je u e-mailu rečeno je u bilješci. Cilj je na početku, termini u zasebnim redovima, a pitanje na kraju pokazuje da misliš na pripremu. Pazi na [datum]: u bilješci je bilo „idući utorak“, zato prije slanja upiši prave datume.
Napiši zahtjev za sastanak u Retexti
Retexta pretvara govor u tekst i uz pomoć AI-ja piše gotov tekst. To je aplikacija za Android, a snimka se obrađuje u oblaku. Izgovoriš zašto se želiš sastati i kad imaš vremena, a aplikacija napiše e-mail. Izbornici Retexte su na engleskom i nema hrvatskog sučelja, zato nazive gumba navodimo na engleskom.
- Otvori Retextu i dodirni New task.
- Pod What do you want to do? odaberi Write a message.
- Pod What kind of message? odaberi Email (ili Work chat (Slack, Teams) za poruku u poslovnom chatu) i stil, na primjer Professional ili Friendly. Dodirni Next.
- Dodirni Record audio i na hrvatskom reci: kome pišeš, zašto se želiš sastati, koliko traje, gdje i kad ti odgovara. Jezik govora ne biraš, aplikacija ga sama prepoznaje.
- Zaustavi snimanje. Retexta snimku pretvara u tekst na svojim poslužiteljima i piše e-mail, u pravilu na jeziku snimke.
- Na zaslonu s rezultatom možeš promijeniti stil, jezik ili duljinu bez ponovnog snimanja. Ako e-mail ide na engleskom ili njemačkom, promijeni jezik rezultata.
- Provjeri datume i sate, zatim kopiraj e-mail ili ga podijeli u aplikaciju za e-poštu.
Write a message dio je paketa Retexta Pro. Retextu možeš besplatno isprobati: novi korisnici dobivaju nekoliko besplatnih Pro rezultata za pregled u aplikaciji. Za kopiranje, dijeljenje, izvoz i snimke zaslona, kao i za sve nakon besplatnih rezultata, trebaš Retexta Pro ili kredite. Retexta rezultate označava natpisom „AI-generated. Check important details.“ („Izradio AI. Provjeri važne pojedinosti.“). Aplikacija ne vidi tvoj kalendar, zato provjeri jesu li termini koje nudiš stvarno slobodni.
Čitaj dalje
Prije sastanka: dnevni red sastanka. Nakon sastanka: zadaci nakon sastanka i AI zapisnik iz snimke sastanka. Brži e-mailovi glasom: diktiranje e-maila na Androidu. O aplikaciji: Retexta, govor u tekst za Android.
Izvori
Provjerio FLAME Apps 26. rujna 2026.
- Google kalendar, Pomoć, Izrada rasporeda sastanaka: vrste računa, izrada samo na računalu, značajke uz pretplatu, gumbi Izradi i Raspored sastanaka.
- Retexta: nazivi ciljeva, vrsta poruka, stilova i paketa u aplikaciji (verzija 2026.1.23) i na stranici na Google Playu; automatsko prepoznavanje jezika govora prema kodu aplikacije (provjereno 25. rujna 2026.).
- Prijedlozi pretraživača Bing za hrvatsko tržište (26. rujna 2026.): za „zahtjev za sastanak“ i „dogovor sastanka“ nije bilo prijedloga, pa naslov slijedi uobičajeni hrvatski izraz (nije izmjereno).
- Predlošci i primjer: napisao FLAME Apps.
