Żeby poprosić o spotkanie mailem, napisz w jednym zdaniu, po co chcesz się spotkać, zaproponuj dwa albo trzy konkretne terminy, podaj, ile to potrwa i gdzie się odbędzie, i poproś o wybór terminu albo propozycję innego. Nic więcej taki mail nie potrzebuje. Poniżej znajdziesz wzory: ogólną prośbę o spotkanie, zaproszenie na spotkanie biznesowe do osoby, która Cię nie zna, zaproszenie na spotkanie online, przypomnienie, gdy nikt nie odpisał, i mail z ustaleniami po spotkaniu.
| Część maila | Przykład |
|---|---|
| Temat | Prośba o spotkanie: budżet na 2027 rok |
| Cel | „Chciałbym omówić z Panią projekt budżetu, zanim trafi do działu finansów.” |
| Terminy | wtorek, 6 października, 10:00 albo środa, 7 października, 14:00 |
| Czas i miejsce | 30 minut, sala 214 albo Teams |
| Prośba | „Czy któryś z tych terminów Pani odpowiada?” |
Wzór maila z prośbą o spotkanie
Skopiuj wzór do poczty i zamień wszystko, co stoi w nawiasach kwadratowych.
Temat: Prośba o spotkanie: [temat]
Szanowna Pani / Szanowny Panie [nazwisko albo tytuł],
chciałbym / chciałabym umówić się na [30-minutowe] spotkanie, żeby [cel w jednym zdaniu].
Czy odpowiada Pani / Panu któryś z tych terminów?
- [dzień tygodnia, data, godzina]
- [dzień tygodnia, data, godzina]
- [dzień tygodnia, data, godzina]
Możemy spotkać się [pod adresem / w sali / w Teams, Zoomie albo Google Meet, link wyślę].
[Opcjonalnie: Byłoby mi łatwiej, gdyby mógł Pan / mogła Pani wcześniej zajrzeć do (dokument).]
Jeśli żaden termin nie pasuje, proszę zaproponować inny, dostosuję się.
Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko, firma]
[Telefon]
Trzy terminy wystarczą: im więcej opcji, tym trudniej odpowiedzieć. Do współpracownika, z którym jesteś na „ty”, zacznij prościej: „Cześć Marta,” albo „Dzień dobry, Marto,” i zakończ „Pozdrawiam”.
Zaproszenie na spotkanie biznesowe do kogoś, kto Cię nie zna
Gdy adresat Cię nie zna, pierwsze dwa zdania decydują, czy przeczyta dalej. Napisz, kim jesteś i skąd masz kontakt, a potem od razu, co spotkanie da jemu.
Temat: Krótka rozmowa o [temat]?
Dzień dobry,
nazywam się [imię i nazwisko], jestem [stanowisko] w [firma]. Kontakt do Pana / Pani dostałem / dostałam od [kto albo gdzie].
Zajmujemy się [jedno zdanie o Twojej pracy] i wydaje mi się, że może to być przydatne dla [w czym konkretnie].
Czy moglibyśmy porozmawiać przez 20 minut? Pasuje mi [termin 1] albo [termin 2].
Jeśli temat Pana / Pani nie interesuje, proszę po prostu dać znać, nie będę pisać ponownie.
Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Telefon]
Przy zaproszeniu na spotkanie firmowe dla kilku osób (na przykład zespołu albo działu) dopisz w mailu krótki porządek spotkania. Jak go ułożyć, pokazuje nasz poradnik agenda spotkania.
Zaproszenie na spotkanie online
Przy rozmowie wideo napisz, w jakim narzędziu się spotkacie i kto wyśle link. Wtedy nikt nie czeka w pustym pokoju, a zaproszenie z kalendarza nie przychodzi dwa razy.
Temat: Krótka rozmowa online o [temat]?
Dzień dobry, [imię],
czy moglibyśmy porozmawiać online o [temat]? Potrzebuję około [20] minut, żeby [cel].
Pasuje mi [termin 1] albo [termin 2].
Gdy wybierzesz termin, wyślę zaproszenie w [Teams / Zoom / Google Meet] z linkiem.
Pozdrawiam
[Imię]
Samo zaproszenie z linkiem wysyłasz potem z kalendarza (Outlook, Teams albo Kalendarz Google). Mail służy do ustalenia terminu, kalendarz do wpisu z linkiem.
Przypomnienie, gdy nikt nie odpisuje
Odpowiedz w tym samym wątku. Zaproponowane terminy mogły już minąć, więc podaj nowe.
Dzień dobry, [imię],
wracam do mojej wiadomości w sprawie spotkania o [cel].
Poprzednie terminy już minęły, więc proponuję dwa nowe:
- [termin 1]
- [termin 2]
Jeśli lepiej porozmawiać o tym z kimś innym z zespołu, proszę dać znać, do kogo mogę napisać.
Dziękuję i pozdrawiam
[Imię]
Po spotkaniu: mail z ustaleniami
Zwroty „w nawiązaniu do spotkania” i „zgodnie z ustaleniami ze spotkania” pojawiają się w podpowiedziach wyszukiwarki, bo tak zaczyna się mail po spotkaniu. Wyślij go wszystkim uczestnikom, najlepiej tego samego dnia.
Temat: Ustalenia ze spotkania [data]: [temat]
Dzień dobry,
w nawiązaniu do dzisiejszego spotkania przesyłam najważniejsze ustalenia.
Decyzje:
- [decyzja 1]
- [decyzja 2]
Zadania:
- [Imię]: [zadanie], do [data]
- [Imię]: [zadanie], do [data]
Otwarte kwestie:
- [pytanie]
Następne spotkanie: [data, godzina]
Jeśli coś pominąłem / pominęłam, proszę o poprawkę.
[Imię]
Gotową listę zadań z właścicielem i terminem znajdziesz we wzorze zadania ze spotkania.
Jak proponować terminy, żeby nie było zamieszania
- Daty, nie tylko dni tygodnia: „wtorek, 6 października” jest jaśniejsze niż „w przyszły wtorek”.
- Strefa czasowa, gdy ktoś pracuje za granicą: „10:00 czasu polskiego”.
- Czas trwania: na 20 minut łatwiej znaleźć miejsce w kalendarzu niż na spotkanie bez końca.
- Kto wysyła zaproszenie: wtedy wpis w kalendarzu przychodzi raz, a nie dwa razy.
Jeśli umawia się z Tobą dużo osób, zamiast listy terminów możesz wysłać stronę rezerwacji. W Kalendarzu Google służy do tego Harmonogram spotkań. Według pomocy Google potrzebujesz do niego osobistego konta Google albo konta Workspace i komputera: „Harmonogramu spotkań nie można utworzyć w aplikacji Kalendarz na Androida ani na iPhone’a lub iPada”, a „niektóre funkcje harmonogramu spotkań wymagają odpowiedniego abonamentu Google Workspace lub subskrypcji Google One”. Na komputerze otwórz Kalendarz Google, kliknij Utwórz i wybierz Harmonogram spotkań.
Przykład: z notatki głosowej do maila
Ten przykład napisaliśmy sami, żeby pokazać zasadę. To nie jest prawdziwy wynik aplikacji, Twój będzie wyglądał inaczej.
Co możesz powiedzieć do telefonu:
Mail do pani Anny Kowalskiej z biblioteki miejskiej.
Chcemy wiosną robić u nich nasz klub książki i muszę z nią pogadać o salach.
Tak z pół godziny.
Mogę w przyszły wtorek rano albo w czwartek po piętnastej, albo niech sama wybierze.
Mogę podjechać do biblioteki.
Zapytaj, czy potrzebuje czegoś od nas wcześniej, na przykład liczby uczestników z zeszłego roku.
Grzecznie, piszemy do niej pierwszy raz.
Gotowy mail (Email, Professional):
Temat: Prośba o spotkanie: sala dla wiosennego klubu książki
Szanowna Pani,
wiosną chcielibyśmy prowadzić nasz klub książki w bibliotece miejskiej i chętnie porozmawiałbym z Panią o dostępnych salach.
Spotkanie zajęłoby około 30 minut, mogę przyjechać do biblioteki.
Czy odpowiada Pani któryś z tych terminów?
- wtorek, [data], przed południem
- czwartek, [data], po 15:00
Jeśli inny termin byłby dla Pani wygodniejszy, proszę dać znać.
Czy mamy przygotować coś wcześniej, na przykład liczbę uczestników klubu z zeszłego roku?
Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
Wszystko, co jest w mailu, padło w notatce. Cel stoi na początku, terminy w osobnych wierszach, a pytanie na końcu pokazuje, że myślisz o przygotowaniu. Zwróć uwagę na [data]: w notatce padło „w przyszły wtorek”, więc przed wysłaniem wpisz prawdziwe daty.
Napisz prośbę o spotkanie w aplikacji Retexta
Retexta zamienia mowę na tekst i z pomocą AI pisze gotowy tekst. To aplikacja na Androida, nagranie jest przetwarzane w chmurze. Mówisz, po co spotkanie i kiedy masz czas, a aplikacja pisze maila. Menu Retexty jest po angielsku, dlatego nazwy przycisków podajemy po angielsku.
- Otwórz Retextę i dotknij New task.
- W sekcji What do you want to do? wybierz Write a message.
- W sekcji What kind of message? wybierz Email (albo Work chat (Slack, Teams) dla wiadomości na czacie firmowym) i styl, na przykład Professional albo Friendly. Dotknij Next.
- Dotknij Record audio i powiedz po polsku: do kogo, po co spotkanie, ile potrwa, gdzie i kiedy Ci pasuje. Języka mowy nie wybierasz, aplikacja rozpoznaje go sama.
- Zatrzymaj nagranie. Retexta przepisze je na swoich serwerach i napisze maila, zwykle w języku nagrania.
- Na ekranie wyniku możesz zmienić styl, język albo długość bez ponownego nagrywania. Jeśli mail ma pójść po angielsku, zmień język przez Change language.
- Sprawdź daty i godziny, potem skopiuj maila albo udostępnij go do aplikacji pocztowej.
Write a message należy do Retexta Pro. Retextę możesz wypróbować za darmo: nowi użytkownicy dostają kilka darmowych wyników Pro do podglądu w aplikacji. Kopiowanie, udostępnianie, eksport i zrzuty ekranu, a także wszystko po darmowych wynikach, wymagają Retexta Pro albo kredytów. Retexta oznacza wyniki napisem „AI-generated. Check important details.” („Wygenerowane przez AI. Sprawdź ważne szczegóły”). Aplikacja nie widzi Twojego kalendarza, więc upewnij się, że proponowane terminy są naprawdę wolne.
Czytaj dalej
Przed spotkaniem: agenda spotkania. Po spotkaniu: zadania ze spotkania i protokół ze spotkania z AI. Szybkie maile głosem: dyktowanie maila na Androidzie. Pełny protokół: jak napisać protokół ze spotkania. O aplikacji: Retexta, mowa na tekst na Androida.
Źródła
Sprawdzone przez FLAME Apps 26 września 2026.
- Kalendarz Google, Pomoc, Tworzenie harmonogramu spotkań (po polsku): rodzaje kont, tworzenie tylko na komputerze, funkcje płatne, przyciski Utwórz i Harmonogram spotkań.
- Retexta: nazwy celów, typów wiadomości, stylów i planów w aplikacji (wersja 2026.1.23) i na stronie w Google Play; automatyczne rozpoznawanie języka mowy według kodu aplikacji (sprawdzone 25 września 2026).
- Podpowiedzi wyszukiwarki Bing dla rynku polskiego (26 września 2026): „zaproszenie na spotkanie biznesowe”, „zaproszenie na spotkanie wzór”, „w nawiązaniu do spotkania”, „zgodnie z ustaleniami ze spotkania”.
- Wzory i przykład: napisane przez FLAME Apps.
