برای درخواست جلسه با ایمیل، در یک جمله بگویید چرا می‌خواهید همدیگر را ببینید، دو یا سه زمان مشخص پیشنهاد کنید، مدت و محل جلسه را بنویسید و از گیرنده بخواهید یکی را انتخاب کند یا زمان دیگری بگوید. همین کافی است. پایین‌تر نمونه متن رسمی، نمونه ساده برای همکار، درخواست جلسه آنلاین، نسخه انگلیسی، ایمیل پیگیری و ایمیل خلاصه بعد از جلسه را می‌بینید.
| بخش | مثال |
|---|---|
| موضوع | درخواست جلسه: بررسی بودجه پاییز |
| هدف | «می‌خواستم پیش‌نویس بودجه را قبل از ارسال به واحد مالی با شما مرور کنم.» |
| زمان‌ها | سهشنبه [تاریخ] ساعت 10 یا چهارشنبه [تاریخ] ساعت 16 (به وقت تهران) |
| مدت و محل | 30 دقیقه، اتاق جلسات طبقه دوم یا Google Meet |
| درخواست | «آیا یکی از این زمان‌ها برایتان مناسب است؟» |
نمونه ایمیل درخواست جلسه (رسمی)
این متن را در برنامه ایمیل کپی کنید و هر چه داخل کروشه است را عوض کنید.
موضوع: درخواست جلسه درباره [موضوع]
جناب آقای / سرکار خانم [نام خانوادگی]،
با سلام و احترام،
احتراما، خواهشمندم در صورت امکان وقتی حدود [30 دقیقه] برای جلسه‌ای درباره [هدف در یک جمله] در نظر بگیرید.
زمانهای پیشنهادی:
- [روز، تاریخ، ساعت]
- [روز، تاریخ، ساعت]
- [روز، تاریخ، ساعت]
جلسه می‌تواند [در دفتر شما / در اتاق جلسات ما / به صورت آنلاین در Google Meet یا Zoom] برگزار شود و در صورت آنلاین بودن، لینک را خودم ارسال می‌کنم.
[اختیاری: برای آمادگی، [سند] را پیوست کرده‌ام.]
اگر هیچ‌یک از این زمان‌ها مناسب نیست، لطفا زمان دیگری پیشنهاد بفرمایید.
با سپاس،
[نام و نام خانوادگی]
[سمت، سازمان]
[شماره تماس]
«احتراما» و «خواهشمندم» لحن اداری می‌دهند. اگر گیرنده را می‌شناسید یا فضای شرکت خودمانی‌تر است، می‌توانید با «سلام [نام] عزیز» شروع کنید و جمله‌ها را کوتاه‌تر بنویسید.
نمونه ایمیل تعیین وقت جلسه با همکار
با همکاری که هر روز با او کار می‌کنید، ایمیل کوتاه بهتر جواب می‌گیرد.
موضوع: جلسه کوتاه درباره [موضوع]؟
سلام [نام]،
برای [هدف] یک جلسه [20 دقیقه‌ای] لازم داریم.
[روز و ساعت اول] یا [روز و ساعت دوم] برایت مناسب است؟
اگر هیچ‌کدام نمی‌شود، زمان خودت را بگو.
ممنون،
[نام]
درخواست جلسه آنلاین
در جلسه آنلاین بنویسید با چه سرویسی برگزار می‌شود و چه کسی لینک را می‌فرستد، تا کسی در اتاق اشتباه منتظر نماند.
موضوع: جلسه آنلاین درباره [موضوع]
سلام [نام]،
اگر موافق باشید، برای [هدف] یک تماس تصویری کوتاه داشته باشیم؛ حدود [20] دقیقه کافی است.
من [گزینه 1] یا [گزینه 2] ([منطقه زمانی]) در دسترسم.
هر زمانی را که انتخاب کنید، دعوت‌نامه [Google Meet / Zoom / Teams] را با لینک برایتان می‌فرستم.
با احترام،
[نام]
ایمیل درخواست جلسه به انگلیسی
اگر گیرنده فارسی نمی‌خواند، ساختار همان است. این نمونه را کپی کنید:
Subject: Meeting request: [topic]
Dear [Mr./Ms. Last name],
I would like to arrange a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
We can meet [at your office / online via Google Meet or Zoom; I will send the link].
If none of these times suits you, please suggest another.
Kind regards,
[Your name]
[Title, organization]
در ایمیل انگلیسی حتما تاریخ میلادی و منطقه زمانی را بنویسید، مثلا «Tuesday, 6 October, 10:00 Tehran time».
اگر به درخواست جلسه جواب ندادند
در همان رشته ایمیل جواب بدهید. زمان‌هایی که پیشنهاد کرده بودید احتمالا گذشتهاند، پس زمان تازه بدهید.
سلام [نام]،
درباره جلسه‌ای که برای [هدف] پیشنهاد کرده بودم دوباره مزاحم می‌شوم.
زمانهای قبلی گذشته است؛ این دو زمان تازه را پیشنهاد می‌کنم:
- [گزینه 1]
- [گزینه 2]
اگر بهتر است این موضوع را با همکار دیگری در میان بگذارم، لطفا بفرمایید با چه کسی.
با تشکر،
[نام]
ایمیل خلاصه بعد از جلسه
بعد از جلسه، همان روز یک خلاصه کوتاه برای همه شرکت‌کنندگان بفرستید.
موضوع: خلاصه جلسه [نام جلسه]، [تاریخ]
سلام به همه،
از جلسه امروز ممنونم.
تصمیم‌ها:
- [تصمیم 1]
- [تصمیم 2]
کارهای بعد از جلسه:
- [نام]: [کار]، تا [تاریخ]
- [نام]: [کار]، تا [تاریخ]
سؤال‌های باز:
- [سؤال]
جلسه بعد: [تاریخ و ساعت]
اگر چیزی را جا انداخته‌ام، لطفا بگویید.
[نام]
نمونه‌های بیشتر برای فهرست کارها در راهنمای کارهای بعد از جلسه آمده است.
نکته‌های پیشنهاد زمان
- تاریخ کامل بنویسید، نه فقط روز هفته: «سهشنبه 14 مهر» روشن‌تر از «سهشنبه آینده» است. در ایران تاریخ شمسی رایج است؛ اگر ایمیل به خارج از کشور می‌رود، تاریخ میلادی را بنویسید یا هر دو را.
- منطقه زمانی را بنویسید اگر گیرنده در شهر یا کشور دیگری است: «ساعت 16 به وقت تهران».
- مدت جلسه را بگویید. پیدا کردن 20 دقیقه آسان‌تر از جلسه‌ای است که معلوم نیست کی تمام می‌شود.
- بگویید دعوت‌نامه تقویم را چه کسی می‌فرستد، تا جلسه دو بار در تقویم ثبت نشود.
اگر افراد زیادی از شما وقت میگیرند، به‌جای فهرست زمان‌ها می‌توانید صفحه رزرو بفرستید. در تقویم Google این ویژگی «برنامه زمانی قرارها» نام دارد. طبق راهنمای فارسی Google برای ساختن آن «حساب Google» شخصی یا حساب Workspace و یک رایانه لازم است: «برای Android یا iPhone و iPad، نمی‌توانید در برنامه «تقویم» برنامه زمانی قرار ایجاد کنید.» همان صفحه می‌گوید برخی ویژگی‌ها به اشتراک Google Workspace یا Google One نیاز دارند.
مثال: از یادداشت صوتی تا ایمیل درخواست جلسه
این مثال را خودمان نوشته‌ایم تا ایده روشن شود. خروجی واقعی اپلیکیشن نیست و نتیجه شما فرق خواهد کرد.
آنچه ممکن است در گوشی بگویید:
یه ایمیل برای خانم رضایی از کتابخانه عمومی محله.
می‌خوایم باشگاه کتاب‌خوانی رو بهار اونجا برگزار کنیم، باید درباره سالن‌ها باهاش صحبت کنم.
نیم ساعت کافیه.
من سهشنبه هفته بعد صبح یا پنجشنبه بعد از ساعت چهار می‌تونم، یا خودش بگه.
حضوری هم مشکلی نیست، خودم میام کتابخونه.
بپرس چیزی لازمه از قبل آماده کنیم، مثلا آمار شرکت‌کننده‌های پارسال.
مؤدبانه، اولین باره بهش ایمیل می‌زنم.
ایمیل آماده (Email، سبک Professional):
موضوع: درخواست جلسه درباره سالن برای باشگاه کتاب‌خوانی بهار
سرکار خانم رضایی،
با سلام و احترام،
قصد داریم باشگاه کتاب‌خوانی خود را بهار امسال در کتابخانه عمومی محله برگزار کنیم و خوشحال می‌شوم درباره سالن‌های موجود با شما گفتگو کنم.
جلسه حدود 30 دقیقه طول می‌کشد و خودم به کتابخانه می‌آیم.
آیا یکی از این زمان‌ها برایتان مناسب است؟
- سهشنبه [تاریخ]، صبح
- پنجشنبه [تاریخ]، بعد از ساعت 16
اگر زمان دیگری برایتان بهتر است، لطفا بفرمایید.
آیا لازم است چیزی از قبل آماده کنیم، مثلا آمار شرکت‌کنندگان سال گذشته؟
با سپاس،
[نام و نام خانوادگی]
هر چه در ایمیل هست، در یادداشت صوتی هم بود. هدف اول آمده، زمان‌ها در خطوط جدا هستند و سؤال آخر نشان می‌دهد آماده جلسه‌اید. به [تاریخ] دقت کنید: در یادداشت گفته شده بود «سهشنبه هفته بعد»، پس قبل از ارسال تاریخ واقعی را بنویسید.
نوشتن ایمیل درخواست جلسه با Retexta
Retexta اپلیکیشنی برای Android است که صدا را در فضای ابری به متن تبدیل میکند و با هوش مصنوعی از آن متن آماده می‌سازد. می‌گویید جلسه برای چیست و چه زمانی وقت دارید، و اپلیکیشن ایمیل را می‌نویسد. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را به انگلیسی آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و روی New task بزنید.
- زیر What do you want to do? گزینه Write a message را انتخاب کنید.
- زیر What kind of message? گزینه Email (یا Work chat (Slack, Teams) برای پیام کاری) و یک سبک نوشتن مثل Professional یا Friendly را انتخاب کنید و Next را بزنید.
- روی Record audio بزنید و فارسی حرف بزنید: ایمیل برای کیست، جلسه برای چیست، چقدر طول می‌کشد، کجاست و چه زمان‌هایی برایتان مناسب است. لازم نیست زبان گفتار را انتخاب کنید؛ اپلیکیشن آن را خودش تشخیص می‌دهد.
- ضبط را متوقف کنید. Retexta صدا را روی سرورهای خود به متن تبدیل میکند و ایمیل را معمولا به همان زبانی می‌نویسد که با آن حرف زده‌اید.
- در صفحه نتیجه می‌توانید سبک، زبان یا طول متن را بدون ضبط دوباره تغییر دهید. اگر ایمیل را به انگلیسی لازم دارید، از Change language زبان را عوض کنید.
- تاریخ‌ها و ساعت‌ها را بررسی کنید، بعد ایمیل را کپی کنید یا به برنامه ایمیل بفرستید.
Write a message بخشی از Retexta Pro است. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران تازه چند نتیجه Pro رایگان میگیرند که داخل اپلیکیشن دیده می‌شود. کپی کردن، اشتراک‌گذاری، خروجی گرفتن و اسکرین‌شات، و هر کاری بعد از این نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار (credits) نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام می‌شود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد. Retexta روی نتیجه‌ها برچسب «AI-generated. Check important details.» (ساخته هوش مصنوعی؛ جزئیات مهم را بررسی کنید) می‌گذارد. اپلیکیشن تقویم شما را نمی‌بیند؛ مطمئن شوید هر زمانی که پیشنهاد می‌دهید واقعا آزاد است.
بیشتر بخوانید
برای آماده کردن جلسه: چطور دستور جلسه بنویسیم. برای آنچه بعد از جلسه باید انجام شود: کارهای بعد از جلسه: نمونه و مثال و صورتجلسه با هوش مصنوعی از روی فایل ضبط‌شده. ایمیل‌های دیگر با صدا: نوشتن ایمیل با صدا در اندروید و Gmail. قالب کامل صورتجلسه: صورتجلسه‌نویسی: ساختار، نمونه و نکته‌ها. پیگیری بعد از جلسه: چطور ایمیل پیگیری بنویسیم. وقتی خودتان در دسترس نیستید: پیام خارج از دفتر. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای Android.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 26 سپتامبر 2026.
- راهنمای تقویم Google، ایجاد برنامه زمانی قرارها: نوع حساب، ساختن فقط در رایانه، ویژگی‌های پولی.
- Retexta: نام هدف‌ها، نوع پیام‌ها، سبک‌های نوشتن و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه آن در Google Play آمده است؛ تشخیص خودکار زبان گفتار و خروجی فارسی طبق کد اپلیکیشن (خوانده‌شده در 26 سپتامبر 2026).
- نمونه‌ها و مثال: نوشته FLAME Apps.
