هر کار بعد از جلسه یک وظیفه است با یک مسئول و یک مهلت، و طوری نوشته می‌شود که همه بفهمند کی انجام شده است. سادهترین فهرست سه ستون دارد: شرح کار، مسئول، مهلت. جدول پیگیری وضعیت و اولویت را هم اضافه می‌کند تا کارها را در چند جلسه دنبال کنید. نمونه‌های زیر را کپی کنید و بعد مثال‌ها را بخوانید: بیشتر کارها به این دلیل انجام نمی‌شوند که مبهم نوشته شده‌اند، نه به خاطر قالب.
کار خوب چه ویژگی‌هایی دارد
| بخش | خوب | ضعیف |
|---|---|---|
| شرح کار | با فعل شروع می‌شود و نتیجه را می‌گوید: «ارسال بودجه اصلاحشده به خانم کریمی» | «بودجه» یا «بررسی بودجه» |
| مسئول | یک نفر با نام: «علی» | «تیم»، «واحد بازاریابی»، «یک نفر» |
| مهلت | تاریخ واقعی: «20 مهر» | «به‌زودی»، «هفته بعد»، «هر چه زودتر» |
| پایان کار | از خود جمله معلوم است: بودجه ارسال شده | نامعلوم: «بررسی» کی تمام می‌شود؟ |
اگر کاری دو مسئول دارد، آن را به دو کار تقسیم کنید یا یک نفر را پاسخگو کنید. اگر در جلسه کسی کاری را قبول نکرد، بنویسید «مسئول: تعیین نشده» و در جلسه بعد دوباره مطرح کنید، نه اینکه بی‌صدا از فهرست حذف شود.
نمونه فهرست کارهای بعد از جلسه
این را آخر صورتجلسه یا یادداشت‌هایتان بگذارید.
کارهای بعد از جلسه: [نام جلسه]، [تاریخ]
- [ ] [فعل + کار]، مسئول: [نام]، مهلت: [تاریخ]
- [ ] [فعل + کار]، مسئول: [نام]، مهلت: [تاریخ]
- [ ] [فعل + کار]، مسئول: [نام]، مهلت: [تاریخ]
بدون مسئول (برای جلسه بعد)
- [کار]
نمونه جدول مصوبات و پیگیری
در بسیاری از صورتجلسههای اداری، تصمیم‌ها در جدولی با عنوان «مصوبات» می‌آیند، با ستونهایی برای مسئول اجرا و مهلت. جدول زیر همان را برای پیگیری در چند جلسه کامل می‌کند. آن را در Word، Excel یا Google Sheets کپی کنید؛ هر ردیف یک کار.
| ردیف | شرح کار یا مصوبه | مسئول اجرا | مهلت | اولویت | وضعیت | جلسه | توضیح |
| 1 | [فعل + کار] | [نام] | [تاریخ] | [بالا / متوسط / پایین] | [باز / در حال انجام / انجامشده / متوقف] | [تاریخ جلسه] | [مانع یا لینک] |
| 2 | [فعل + کار] | [نام] | [تاریخ] | [بالا / متوسط / پایین] | [باز / در حال انجام / انجامشده / متوقف] | [تاریخ جلسه] | [مانع یا لینک] |
| 3 | [فعل + کار] | [نام] | [تاریخ] | [بالا / متوسط / پایین] | [باز / در حال انجام / انجامشده / متوقف] | [تاریخ جلسه] | [مانع یا لینک] |
چطور از آن استفاده کنید:
- کارها را در جلسه یا بلافاصله بعد از آن وارد کنید، وقتی همه هنوز یادشان هست چه قراری گذاشتند.
- هر جلسه را با این جدول شروع کنید. اول کارهای باز را مرور کنید: انجام شد، در حال انجام است، یا گیر کرده است.
- مهلت را فقط با خود مسئول تغییر دهید. تاریخ تازه را بنویسید و تاریخ قبلی را در ستون توضیح نگه دارید.
- هیچ ردیفی را پاک نکنید. آن را «انجامشده» یا «کنار گذاشته شد» بزنید، با یک کلمه دلیل.
مثال‌ها: مبهم در برابر روشن
این مثال‌ها را خودمان نوشته‌ایم.
| مبهم | کار روشن |
|---|---|
| سایت | ارسال متن صفحه اصلی تازه به آقای صادقی، مسئول: لیلا، مهلت: 12 مهر |
| هماهنگی سالن | تماس با سالن همایش و تأیید تاریخ 30 مهر، مسئول: آنا، مهلت: 8 مهر |
| پیگیری مشتری | ایمیل پیش‌فاکتور اصلاحشده به شرکت آرین، مسئول: رضا، مهلت: 7 مهر |
| استخدام | انتشار آگهی استخدام در صفحه همکاری با ما، مسئول: مینا، مهلت: 10 مهر |
| دفعه بعد درباره بودجه حرف بزنیم | اضافه کردن «بودجه زمستان» به دستور جلسه 16 مهر، مسئول: کامران، مهلت: 14 مهر |
ردیف آخر یک ترفند مفید را نشان می‌دهد: وقتی موضوعی بحث بیشتری لازم دارد، کارِ آن گذاشتن موضوع در دستور جلسه بعد است. راهنمای چطور دستور جلسه بنویسیم نشان می‌دهد این را چطور به یک بند دستور جلسه تبدیل کنید.
یک جمله که کار را روشن می‌کند
در پایان هر بحث بپرسید: «پس چه کسی، چه کاری را، تا کی انجام می‌دهد؟» و جواب را بلند تکرار کنید. هم در صورتجلسه دقیق‌تر ثبت می‌شود، هم در فایل ضبط‌شده.
بیرون کشیدن کارها از فایل ضبط جلسه با Retexta
Retexta اپلیکیشنی برای Android است که صدا را در فضای ابری به متن تبدیل می‌کند و با هوش مصنوعی از آن متن آماده می‌سازد. صورتجلسه‌ای که Retexta می‌نویسد بخشی برای کارها دارد و اگر مسئول و مهلت در صدا گفته شده باشد، آنها را نگه می‌دارد. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را به انگلیسی آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و روی New task بزنید.
- زیر What do you want to do? گزینه Summarize a meeting را انتخاب کنید.
- زیر Add your input یکی را بزنید: Record audio برای گفتن خلاصه جلسه با صدای خودتان (یا ضبط جلسه با اجازه همه حاضران)، Import audio برای فایل ضبط‌شده‌ای که از قبل دارید، یا Paste text برای متن پیاده‌شده یا یادداشت‌ها.
- Retexta صدا را روی سرورهای خود به متن تبدیل می‌کند و صورتجلسه را با بخش Action items می‌نویسد. اگر جلسه فارسی بوده، صورتجلسه هم فارسی خواهد بود.
- اگر فقط فهرست کارها را می‌خواهید، از میان خروجی‌های جلسه Generate action items را انتخاب کنید. نتیجه فهرستی با چک‌باکس است که مسئول، مهلت و اولویت را، اگر گفته شده باشند، نگه می‌دارد. دکمه Share action items فقط همین بخش را می‌فرستد.
- فهرست را با جدول بالا مقایسه کنید: یک مسئول، تاریخ واقعی، فعل در ابتدا. Retexta روی نتیجه‌ها برچسب «AI-generated. Check important details.» (ساخته هوش مصنوعی؛ جزئیات مهم را بررسی کنید) می‌گذارد.
هوش مصنوعی فقط مسئول و مهلتی را می‌تواند ثبت کند که کسی به زبان آورده است. پس در جلسه یا در خلاصه صوتی خودتان آنها را بلند بگویید: «لیلا متن صفحه اصلی را تا دوازدهم مهر برای آقای صادقی می‌فرستد.»
Summarize a meeting، Generate action items و Import audio بخشی از Retexta Pro هستند. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران تازه چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که داخل اپلیکیشن دیده می‌شود. کپی کردن، اشتراک‌گذاری، خروجی گرفتن و اسکرین‌شات، و هر کاری بعد از این نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار (credits) نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام می‌شود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
بیشتر بخوانید
کل صورتجلسه با هوش مصنوعی: صورتجلسه با هوش مصنوعی از روی فایل ضبط‌شده. قبل از جلسه: چطور دستور جلسه بنویسیم. برای گرفتن وقت جلسه: ایمیل درخواست جلسه. صورتجلسه کامل با همین بخش کارها: نمونه صورتجلسه آماده. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای Android.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 26 سپتامبر 2026.
- Retexta: نام هدف‌ها، خروجی‌های جلسه (Generate action items، Share action items)، قالب فهرست کارها و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه آن در Google Play آمده است؛ نگه‌داشتن مسئول و مهلت در فهرست چک‌باکس‌دار طبق دستورالعمل نتیجه در اپلیکیشن.
- نمونه‌ها و مثال‌ها: نوشته FLAME Apps برای این صفحه.
