Mỗi việc sau cuộc họp cần một người phụ trách và một hạn hoàn thành, và được viết sao cho ai đọc cũng biết khi nào là xong. Danh sách đơn giản nhất có ba cột: việc cần làm, người phụ trách, hạn. Bảng theo dõi thêm trạng thái và mức ưu tiên để bạn theo sát các việc qua nhiều cuộc họp. Tiếng Anh gọi mỗi dòng như vậy là một action item. Phần lớn danh sách phân công thất bại không phải vì mẫu sai, mà vì việc được ghi quá mơ hồ.
Thế nào là một việc được phân công rõ ràng
| Thành phần | Rõ ràng | Mơ hồ |
|---|---|---|
| Việc | Bắt đầu bằng động từ và nêu kết quả: “Gửi bản dự toán đã sửa cho anh Nam” | “Dự toán” hoặc “Xem lại dự toán” |
| Người phụ trách | Một người, có tên: “chị Hoa” | “Cả nhóm”, “Phòng Marketing”, “Ai đó” |
| Hạn | Ngày cụ thể: “3/10” | “Sớm”, “Tuần sau”, “Càng nhanh càng tốt” |
| Xong khi nào | Rõ từ chính câu chữ: bản dự toán đã được gửi | Không rõ: thế nào là “đã xem lại”? |
Nếu một việc có hai người phụ trách, hãy tách thành hai việc hoặc chọn người chịu trách nhiệm chính. Nếu chưa ai nhận việc trong cuộc họp, ghi “người phụ trách: chưa có” và đưa lại vào cuộc họp sau, thay vì lặng lẽ bỏ qua.
Mẫu danh sách việc cần làm sau cuộc họp
Dán vào cuối biên bản hoặc ghi chú cuộc họp.
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC: [Tên cuộc họp], ngày [ngày/tháng/năm]
- [ ] [Động từ + việc], phụ trách: [tên], hạn: [ngày]
- [ ] [Động từ + việc], phụ trách: [tên], hạn: [ngày]
- [ ] [Động từ + việc], phụ trách: [tên], hạn: [ngày]
Chưa có người phụ trách
- [Việc], phân công ở cuộc họp sau
Mẫu bảng theo dõi công việc
Bảng theo dõi gom mọi việc từ nhiều cuộc họp vào một chỗ. Dán vào Google Sheets, Excel hoặc một tài liệu dùng chung, mỗi việc một dòng.
| STT | Việc cần làm | Phụ trách | Hạn | Ưu tiên | Trạng thái | Từ cuộc họp | Ghi chú |
| 1 | [Động từ + việc] | [Tên] | [Ngày] | [Cao / Trung bình / Thấp] | [Chưa làm / Đang làm / Xong / Vướng] | [Ngày họp] | [Vướng mắc hoặc link] |
| 2 | [Động từ + việc] | [Tên] | [Ngày] | [Cao / Trung bình / Thấp] | [Chưa làm / Đang làm / Xong / Vướng] | [Ngày họp] | [Vướng mắc hoặc link] |
Cách dùng:
- Ghi việc ngay trong hoặc ngay sau cuộc họp, khi mọi người còn nhớ mình đã nhận gì.
- Mở đầu cuộc họp sau bằng bảng này. Điểm qua các việc còn mở: xong, đang làm, vướng.
- Chỉ dời hạn khi người phụ trách đồng ý. Ghi hạn mới, giữ hạn cũ ở cột ghi chú.
- Không xóa dòng nào. Đánh dấu “xong” hoặc “hủy” kèm một lời giải thích.
Ví dụ: từ mơ hồ đến rõ ràng
Các ví dụ do chúng tôi tự viết.
| Mơ hồ | Phân công rõ ràng |
|---|---|
| Website | Gửi nội dung trang chủ mới cho anh Sơn, phụ trách: Linh, hạn: 2/10 |
| Kiểm tra hội trường | Gọi hội trường Nhà văn hóa quận xác nhận ngày 18/10, phụ trách: chị Mai, hạn: 30/9 |
| Liên hệ khách | Gửi email báo giá cập nhật cho Công ty Minh Phát, phụ trách: Tuấn, hạn: 27/9 |
| Tuyển dụng | Đăng tin tuyển dụng trên trang tuyển dụng của công ty, phụ trách: Hằng, hạn: 1/10 |
| Lần sau bàn tiếp ngân sách | Đưa “Ngân sách quý 4” vào chương trình họp ngày 8/10, phụ trách: anh Quang, hạn: 6/10 |
Dòng cuối là một mẹo hữu ích: khi một chủ đề cần bàn thêm, việc cần làm chính là đưa nó vào chương trình cuộc họp sau. Xem cách viết chương trình cuộc họp.
Phân công trong biên bản cuộc họp
Ở cơ quan, tổ chức nhà nước, biên bản cuộc họp có mẫu riêng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Mẫu 1.9): thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chủ trì, thư ký, nội dung theo diễn biến cuộc họp, giờ kết thúc và chữ ký của thư ký và chủ tọa. Danh sách phân công ở trên có thể đặt ở cuối phần nội dung, hoặc gửi kèm như một bảng theo dõi riêng. Doanh nghiệp tư nhân thường tự chọn mẫu; cách nào cũng được, miễn mỗi việc có người và có hạn.
Lấy danh sách việc từ cuộc họp bằng Retexta
Retexta là ứng dụng Android chuyển giọng nói thành văn bản trên đám mây và viết bằng AI. Biên bản cuộc họp của Retexta có mục Action items, giữ người phụ trách và hạn khi chúng được nói ra trong bản ghi. Menu của ứng dụng bằng tiếng Anh và chưa có giao diện tiếng Việt, nên tên các nút dưới đây được giữ nguyên như trong ứng dụng.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở mục What do you want to do?, nhấn Summarize a meeting.
- Ở mục Add your input, nhấn Record audio để nói phần tóm tắt của bạn (hoặc ghi âm cuộc họp khi mọi người đồng ý), Import audio cho file ghi âm có sẵn, hoặc Paste text cho bản chép lời hay ghi chú.
- Retexta chép lời trên máy chủ và viết biên bản, trong đó có mục Action items. Biên bản giữ ngôn ngữ của cuộc họp, nên họp bằng tiếng Việt thì kết quả bằng tiếng Việt.
- Chỉ cần danh sách việc? Chọn Generate action items trong các kết quả cuộc họp. Kết quả là danh sách có ô đánh dấu, giữ ngày, người phụ trách và mức ưu tiên nếu đã được nhắc đến. Share action items chỉ gửi phần đó.
- Đối chiếu với mẫu ở trên: một người, một ngày cụ thể, bắt đầu bằng động từ. Retexta gắn nhãn kết quả là “AI-generated. Check important details.”
AI chỉ giữ được người và hạn mà ai đó thật sự nói ra. Vậy hãy nói to trong cuộc họp hoặc trong phần tóm tắt: “Linh gửi nội dung trang chủ cho anh Sơn trước ngày 2/10.”
Summarize a meeting, Generate action items và Import audio là một phần của Retexta Pro. Retexta có thể dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem trong ứng dụng. Sao chép, chia sẻ, xuất và chụp màn hình kết quả, cũng như mọi thứ sau các kết quả miễn phí đó, cần Retexta Pro hoặc credit.
Nói việc cần làm theo một khuôn
Ai, làm gì, trước khi nào: “Chị Mai gọi hội trường trước thứ Hai.” Tóm tắt theo khuôn này cho bạn danh sách việc gọn gàng, dù bạn tự gõ lại hay để ứng dụng làm.
Đọc thêm
Phân công chỉ là một phần của biên bản. Cách ghi cả biên bản: cách viết biên bản cuộc họp và mẫu biên bản cuộc họp. Để AI viết bản nháp từ file ghi âm: tạo biên bản cuộc họp bằng AI. Về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản trên Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26 tháng 9 năm 2026.
- Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Điều 2 (phạm vi áp dụng), Phụ lục III, Mẫu 1.9 (biên bản). Các sửa đổi sau này chưa được kiểm tra.
- Retexta: tên mục tiêu, các kết quả cuộc họp (“Generate action items”, “Share action items”), định dạng danh sách việc và gói dịch vụ như trong ứng dụng (phiên bản 2026.1.23, menu tiếng Anh) và trang Google Play; quy tắc giữ ngôn ngữ cuộc họp lấy từ hướng dẫn biên bản của ứng dụng.
- Mẫu và ví dụ: do FLAME Apps viết.
