O plano de ação da reunião é a lista das tarefas combinadas, em que cada tarefa tem um responsável e um prazo e está escrita de um jeito que qualquer pessoa saiba quando ela está pronta. A versão mais simples tem três colunas: tarefa, responsável, prazo. Uma planilha de acompanhamento acrescenta status e prioridade, para você seguir as tarefas de uma reunião para a outra. Copie os modelos abaixo e depois veja os exemplos: a maioria dos planos de ação falha porque as tarefas são vagas, não porque o modelo está errado.
O que faz uma boa tarefa
| Parte | Bom | Fraco |
|---|---|---|
| Tarefa | Começa com verbo e diz o resultado: “Enviar o orçamento revisado para a Marta” | “Orçamento” ou “Ver o orçamento” |
| Responsável | Uma pessoa, pelo nome: “Joana” | “A equipe”, “O marketing”, “Alguém” |
| Prazo | Uma data de verdade: “3 de outubro” | “Em breve”, “Semana que vem”, “Urgente” |
| Pronto quando | Fica claro pela própria tarefa: o orçamento foi enviado | Não fica claro: quando alguém “viu” o orçamento? |
Se uma tarefa tem dois responsáveis, divida em duas ou escolha quem responde por ela. Se ninguém assumiu uma tarefa na reunião, escreva “responsável: em aberto” e traga o assunto de volta, em vez de deixar a tarefa sumir.
Modelo de lista de tarefas da reunião
Cole no fim da ata ou das suas anotações. É a mesma estrutura da seção de tarefas do nosso guia de ata de reunião.
PLANO DE AÇÃO: [Nome da reunião], [dia] de [mês] de [ano]
- [ ] [Verbo + tarefa], responsável: [Nome], prazo: [dia/mês]
- [ ] [Verbo + tarefa], responsável: [Nome], prazo: [dia/mês]
- [ ] [Verbo + tarefa], responsável: [Nome], prazo: [dia/mês]
Em aberto (sem responsável ainda)
- [Tarefa], definir na próxima reunião
Planilha de acompanhamento do plano de ação
Uma planilha junta as tarefas de várias reuniões em um lugar só. Cole a tabela no Excel, no Google Planilhas ou em um documento, uma linha por tarefa.
| Nº | Tarefa | Responsável | Prazo | Prioridade | Status | Reunião | Observações |
| 1 | [Verbo + tarefa] | [Nome] | [Data] | [Alta / Média / Baixa] | [Aberta / Em andamento / Concluída / Travada] | [Data] | [Impedimento ou link] |
| 2 | [Verbo + tarefa] | [Nome] | [Data] | [Alta / Média / Baixa] | [Aberta / Em andamento / Concluída / Travada] | [Data] | [Impedimento ou link] |
| 3 | [Verbo + tarefa] | [Nome] | [Data] | [Alta / Média / Baixa] | [Aberta / Em andamento / Concluída / Travada] | [Data] | [Impedimento ou link] |
Como usar:
- Preencha durante a reunião ou logo depois, enquanto todo mundo ainda lembra o que combinou.
- Abra cada reunião pela planilha. Passe primeiro pelas tarefas abertas: concluída, em andamento, travada.
- Mude um prazo só com o responsável. Escreva a data nova e deixe a antiga nas observações.
- Nunca apague uma linha. Marque como concluída ou cancelada, com uma palavra sobre o motivo.
E o 5W2H?
Algumas equipes montam o plano de ação no formato 5W2H, com uma coluna para cada pergunta: o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa. Ele serve bem para projetos maiores. Para as tarefas de uma reunião comum, as quatro colunas acima (tarefa, responsável, prazo, status) costumam bastar: o “por quê” e o “como” já estão na ata.
Exemplos de tarefas: vago e claro
Estes exemplos foram escritos por nós.
| Vago | Tarefa clara |
|---|---|
| Site | Enviar o texto novo da página inicial para o Samuel, responsável: Lia, prazo: 2/10 |
| Ver o salão | Ligar para o Salão Primavera e confirmar a data de 18 de outubro, responsável: Ana, prazo: 30/9 |
| Retornar para o cliente | Enviar por e-mail o orçamento atualizado para a Carvalho & Filhos, responsável: Rafael, prazo: 27/9 |
| Contratação | Publicar a vaga na página de carreiras da empresa, responsável: Mila, prazo: 1/10 |
| Falar do orçamento na próxima | Colocar “orçamento do 4º trimestre” na pauta de 8 de outubro, responsável: Cris, prazo: 6/10 |
A última linha mostra um truque útil: quando um assunto precisa de mais conversa, a tarefa é colocá-lo na próxima pauta. O nosso guia de pauta de reunião mostra como transformar isso em um item da pauta.
Tirar as tarefas de uma reunião com o Retexta
O Retexta é um app de voz para texto e escrita com IA para Android, que processa o áudio na nuvem. O protocolo de reunião que ele escreve traz os itens de ação e mantém responsáveis e datas quando eles aparecem na gravação.
- Abra o Retexta e toque em Nova tarefa.
- Em O que você quer fazer?, toque em Resumir uma reunião.
- Em Adicionar sua entrada, toque em Gravar áudio para falar o seu resumo (ou gravar a reunião, com a autorização de todos), em Importar áudio para uma gravação que você já tem ou em Colar texto para uma transcrição ou anotações.
- O Retexta transcreve o áudio nos servidores dele e escreve o protocolo da reunião, com uma seção Itens de ação.
- Para ter só as tarefas, use Gerar itens de ação entre as opções da reunião. O resultado é uma lista com caixas de seleção que mantém datas, responsáveis e prioridades quando foram falados. Compartilhar itens de ação envia só essa parte.
- Compare a lista com o modelo acima: um responsável, uma data de verdade, um verbo no começo. O app marca os resultados com “Gerado por IA. Confira os detalhes importantes.”
A IA só consegue manter um responsável ou uma data que alguém falou de fato. Então fale em voz alta, na reunião ou no seu resumo: “A Lia manda o texto da página inicial para o Samuel até 2 de outubro.”
Resumir uma reunião, Gerar itens de ação e Importar áudio fazem parte do Retexta Pro. O Retexta é grátis para experimentar: no começo você recebe alguns resultados Pro gratuitos para ver dentro do app. Para copiar, compartilhar, exportar e fazer capturas de tela, e para tudo o que vier depois desses resultados grátis, você precisa do Retexta Pro ou de créditos.
Fale cada tarefa no mesmo padrão
Quem, faz o quê, até quando: “A Ana liga para o Salão Primavera até segunda.” Um resumo falado nesse padrão rende tarefas limpas, seja para você digitar depois, seja para um app organizar.
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O plano de ação é uma seção da ata: para o resto, use o modelo de ata de reunião pronta, e para saber o que entra numa ata, veja o guia de ata de reunião. Para a IA escrever o rascunho inteiro a partir da gravação, leia ata de reunião com IA. Mais sobre o app: Retexta, voz para texto no Android.
Fontes
Consultadas pela FLAME Apps em 25 de setembro de 2026.
- Retexta: nomes dos objetivos, opções da reunião (“Gerar itens de ação”, “Compartilhar itens de ação”), formato dos itens de ação e planos como aparecem no app em português (versão 2026.1.23) e na página do Google Play; o formato da lista de tarefas (caixas de seleção, responsáveis e datas mantidos quando falados) vem das instruções de resultado do app.
- Modelos e exemplos: escritos pela FLAME Apps para esta página.
