Un'azione è un compito uscito da una riunione con un solo responsabile e una scadenza, scritto in modo che chiunque capisca quando è concluso. La lista delle azioni più semplice ha tre colonne: compito, responsabile, scadenza. Una tabella di monitoraggio aggiunge stato e priorità, così puoi seguire le voci da una riunione all'altra. Copia i modelli qui sotto e poi guarda gli esempi: la maggior parte dei piani d'azione non funziona perché le voci sono vaghe, non perché il modello sia sbagliato.
Com'è fatta una buona azione
| Parte | Buona | Debole |
|---|---|---|
| Compito | Inizia con un verbo e nomina il risultato: «Inviare il budget rivisto a Maria» | «Budget» o «Vedere il budget» |
| Responsabile | Una persona con nome: «Giulia» | «Il team», «Il marketing», «Qualcuno» |
| Scadenza | Una data vera: «3 ottobre» | «A breve», «La settimana prossima», «Prima possibile» |
| Concluso quando | Si capisce dal compito: il budget è stato inviato | Non si capisce: quando si è finito di «vedere»? |
Se un compito ha due responsabili, dividilo in due azioni oppure scegli chi ne risponde. Se in riunione nessuno se ne fa carico, scrivi «responsabile: da definire» e riportalo alla riunione successiva, invece di lasciarlo cadere in silenzio.
Modello di lista delle azioni
Incollalo alla fine del verbale o dei tuoi appunti.
AZIONI: [nome della riunione], [giorno mese anno]
- [ ] [Verbo + compito], responsabile: [Nome], entro il: [giorno mese]
- [ ] [Verbo + compito], responsabile: [Nome], entro il: [giorno mese]
- [ ] [Verbo + compito], responsabile: [Nome], entro il: [giorno mese]
Da assegnare
- [Compito], da assegnare alla prossima riunione
Tabella per monitorare le azioni
Una tabella di monitoraggio raccoglie in un unico posto le voci di più riunioni. Incollala in un foglio di calcolo o in un documento, una riga per azione.
| # | Azione | Responsabile | Scadenza | Priorità | Stato | Riunione | Note |
| 1 | [Verbo + compito] | [Nome] | [Data] | [Alta / Media / Bassa] | [Aperta / In corso / Fatta / Bloccata] | [Data] | [Ostacolo o link] |
| 2 | [Verbo + compito] | [Nome] | [Data] | [Alta / Media / Bassa] | [Aperta / In corso / Fatta / Bloccata] | [Data] | [Ostacolo o link] |
| 3 | [Verbo + compito] | [Nome] | [Data] | [Alta / Media / Bassa] | [Aperta / In corso / Fatta / Bloccata] | [Data] | [Ostacolo o link] |
Come usarla:
- Aggiungi le voci durante o subito dopo la riunione, finché tutti ricordano cosa hanno promesso.
- Apri ogni riunione con la tabella. Prima le voci aperte: fatte, in corso, bloccate.
- Sposta una scadenza solo con il responsabile. Scrivi la nuova data e tieni la vecchia nelle note.
- Non cancellare mai una riga. Segnala come fatta o abbandonata, con una parola sul perché.
La lista delle azioni nel verbale
In un verbale le azioni stanno di solito in fondo, in una sezione propria con compito, responsabile e scadenza. Quando un'azione nasce da un punto preciso dell'ordine del giorno, puoi annotarla anche lì, con un rimando. Il verbale dice cosa si è deciso; la lista delle azioni dice chi lo fa ed entro quando. Tenerle separate aiuta: la lista si può inviare da sola a chi deve lavorarci, senza tutto il verbale.
Esempi di azioni
Gli esempi li abbiamo scritti noi.
| Vaga | Azione chiara |
|---|---|
| Sito web | Inviare a Sara i nuovi testi della home, responsabile: Luca, entro il 2 ottobre |
| Controllare la sala | Chiamare la Sala Polivalente e confermare la data del 18 ottobre, responsabile: Anna, entro il 30 settembre |
| Sentire il cliente | Mandare a Rossi & Figli il preventivo aggiornato, responsabile: Marco, entro il 27 settembre |
| Assunzioni | Pubblicare l'annuncio sulla pagina «Lavora con noi», responsabile: Chiara, entro il 1° ottobre |
| Riparlarne la prossima volta | Mettere «Budget del quarto trimestre» all'ordine del giorno dell'8 ottobre, responsabile: Paolo, entro il 6 ottobre |
L'ultima riga mostra un trucco utile: quando un tema va discusso ancora, l'azione è metterlo nel prossimo ordine del giorno. La guida all'ordine del giorno di una riunione spiega come trasformarlo in un punto.
Estrarre le azioni da una riunione con Retexta
Retexta è un'app Android cloud che trasforma la voce in testo e scrive con l'AI. Il verbale che produce (nell'app si chiama «meeting protocol») ha una sezione con le azioni e mantiene responsabili e date quando sono stati detti nella registrazione. I menu sono in inglese e non c'è un'interfaccia in italiano: qui sotto trovi le etichette come appaiono.
- Apri Retexta e tocca New task.
- Sotto What do you want to do?, tocca Summarize a meeting.
- Sotto Add your input, tocca Record audio per dettare il tuo riepilogo (o per registrare la riunione, con il consenso di tutti), Import audio per una registrazione che hai già, oppure Paste text per una trascrizione o degli appunti.
- Retexta trascrive l'audio sui propri server e scrive il verbale, con una sezione Action items. Se la riunione era in italiano, il risultato resta in italiano, titoli delle sezioni compresi, finché non scegli un'altra lingua.
- Per avere solo i compiti, tocca Generate action items tra i risultati per le riunioni. Ottieni una lista con caselle da spuntare che mantiene date, responsabili e priorità quando sono stati nominati. Share action items invia solo quella parte.
- Confronta la lista con le regole qui sopra: un responsabile, una data vera, un verbo all'inizio. Retexta segna i risultati con «AI-generated. Check important details.»
L'AI può mantenere solo un responsabile o una data che qualcuno ha detto davvero. Quindi dillo ad alta voce, in riunione o nel riepilogo: «Luca manda a Sara i testi della home entro il 2 ottobre.»
Summarize a meeting, Generate action items e Import audio fanno parte di Retexta Pro. Retexta si prova gratis: i nuovi utenti ricevono alcuni risultati Pro gratuiti da vedere nell'app. Per copiare, condividere, esportare e fare screenshot, e per tutto ciò che va oltre i risultati gratuiti, servono Retexta Pro o i crediti.
Detta le azioni sempre con lo stesso schema
Chi, fa cosa, entro quando: «Anna chiama la Sala Polivalente entro lunedì.» Un riepilogo detto così ti dà azioni pulite, sia che tu le trascriva a mano sia che lasci fare a un'app.
Continua a leggere
Per preparare la riunione successiva: l'ordine del giorno di una riunione. Per far scrivere all'AI l'intero verbale da una registrazione: verbale di riunione con l'AI. Per fissare l'incontro: email per richiedere un appuntamento. Per il resto del verbale: modello di verbale di riunione. Sull'app: Retexta, da voce a testo per Android.
Fonti
Verificato da FLAME Apps il 26 settembre 2026.
- Retexta: nomi degli obiettivi, risultati per le riunioni («Generate action items», «Share action items») e piani come appaiono nell'app (versione 2026.1.23, menu in inglese) e nella scheda Google Play. Formato della lista (caselle, responsabili e date mantenuti quando nominati) e regola sulla lingua del risultato (stessa lingua della riunione, titoli compresi, salvo scelta diversa): dalle istruzioni del servizio di Retexta per i risultati delle riunioni, non verificati sul telefono.
- Modelli ed esempi: scritti da FLAME Apps per questa pagina.
