會議待辦事項（action items）是會議上決定要做的一件事，有一位負責人和一個期限，而且寫得讓任何人都看得出來什麼時候算完成。最簡單的待辦清單只要三欄：工作、負責人、期限。追蹤表再加上狀態和優先順序，就能跨好幾次會議追進度。範本直接複製就好，重點在後面的範例：待辦事項會失敗，多半是寫得太模糊，不是範本不好。
好的待辦事項長什麼樣
| 項目 | 好的寫法 | 模糊的寫法 |
|---|---|---|
| 工作 | 動詞開頭，寫出結果：「把修改後的預算寄給佩珊」 | 「預算」、「研究一下預算」 |
| 負責人 | 一個人的名字：「志明」 | 「大家」、「行銷部」、「有空的人」 |
| 期限 | 真正的日期：「10月2日（週五）」 | 「盡快」、「下週」、「ASAP」 |
| 怎樣算完成 | 看工作內容就知道：預算寄出去了 | 不清楚：「研究一下」要研究到什麼程度？ |
一件工作有兩個負責人時，拆成兩項，或指定最後負責的那一位。會議上沒人認領的工作，寫「負責人：待定」，下次再提，不要默默略過。
會議待辦事項清單範本
貼在會議記錄或筆記的最後面。
待辦事項：[會議名稱]，[日期]
- [ ] [動詞 + 工作]，負責人：[姓名]，期限：[月/日]
- [ ] [動詞 + 工作]，負責人：[姓名]，期限：[月/日]
- [ ] [動詞 + 工作]，負責人：[姓名]，期限：[月/日]
待定（還沒有負責人）
- [工作]，下次會議指派
待辦事項追蹤表範本
追蹤表把好幾次會議的待辦事項集中在一起。貼到 Excel、Google 試算表或文件裡，一項一列。
| 編號 | 待辦事項 | 負責人 | 期限 | 優先順序 | 狀態 | 來自會議 | 備註 |
| 1 | [動詞 + 工作] | [姓名] | [日期] | [高／中／低] | [未開始／進行中／完成／卡關] | [日期] | [卡關原因或連結] |
| 2 | [動詞 + 工作] | [姓名] | [日期] | [高／中／低] | [未開始／進行中／完成／卡關] | [日期] | [卡關原因或連結] |
| 3 | [動詞 + 工作] | [姓名] | [日期] | [高／中／低] | [未開始／進行中／完成／卡關] | [日期] | [卡關原因或連結] |
怎麼用：
- 在會議中或剛開完會就填，趁大家還記得自己答應了什麼。
- 每次開會先看追蹤表。 先過一遍還沒完成的：完成、進行中、卡關。
- 期限要改，先跟負責人確認。 寫上新日期，舊日期留在備註。
- 不要刪列。 標成完成或取消，並寫一句原因。
待辦事項範例
以下範例是我們自己寫的。
| 模糊的寫法 | 清楚的待辦事項 |
|---|---|
| 官網 | 把新首頁文案寄給家豪，負責人：怡婷，期限：10/2 |
| 確認場地 | 打電話給河濱活動中心，確認10月17日（週六）的場地，負責人：美玲，期限：9/30 |
| 追一下客戶 | 把更新後的報價單 Email 給大和企業，負責人：俊宏，期限：10/1 |
| 招人 | 在公司徵才頁面刊登職缺，負責人：佳穎，期限：10/2 |
| 預算下次再說 | 把「第四季預算」排進10月14日（週三）的議程，負責人：建志，期限：10/12 |
最後一列是個好用的做法：議題需要再討論時，待辦事項就是「把它排進下次議程」。怎麼把它寫成議程項目，看會議議程怎麼寫。
用 Retexta 從會議整理出待辦事項
Retexta 是一款 Android App，在雲端把語音轉成文字，再用 AI 寫成完整的內容。它的會議記錄會列出待辦事項，錄音裡有提到負責人和日期就會保留。App 選單是英文的，下面照畫面上的英文寫按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下面點 Summarize a meeting。
- 在 Add your input 下面選：Record audio 說出你的會後摘要（或在大家都同意下錄整場會議）、Import audio 匯入手上已有的錄音，或 Paste text 貼上逐字稿或筆記。不用先選說話的語言，App 會自動辨識。
- Retexta 在伺服器上把錄音轉成文字，寫出會議記錄，裡面有 Action items 段落。會議記錄會沿用會議的語言；中文錄音寫出來是繁體還是簡體字，我們還沒有實測，送出前檢查一下。
- 只要待辦事項的話，在會議的輸出選項點 Generate action items，會得到一份有勾選框的清單，有提到的日期、負責人和優先順序都會保留。Share action items 可以只分享這一段。
- 用上面的標準檢查一遍：一個負責人、一個真正的日期、動詞開頭。Retexta 會在結果標示「AI-generated. Check important details.」。
AI 只能保留有人真的說出口的負責人和日期。所以開會時或做摘要時，就要大聲說出來：「怡婷10月2日前把首頁文案寄給家豪。」
Summarize a meeting、Generate action items 和 Import audio 屬於 Retexta Pro。Retexta 可以免費試用：新使用者可獲得幾次免費的 Pro 結果，在 App 內查看。複製、分享、匯出和截圖，以及免費結果用完之後的所有使用，都需要 Retexta Pro 或點數。
用同一個句型說待辦事項
誰、做什麼、什麼時候前：「美玲週一前打電話給河濱活動中心。」照這個句型說的會後摘要，不管你自己整理還是交給 App，都能得到乾淨的待辦清單。
延伸閱讀
讓 AI 從錄音寫出整份會議記錄：用錄音做 AI 會議記錄。開會前：會議議程怎麼寫。會後寄摘要信：會議邀請 Email 怎麼寫裡有會後摘要信範本。待辦事項以外的會議記錄：會議記錄範本與範例，以及會議記錄怎麼寫。App 介紹：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於2026年9月28日查核。
- Retexta：目標名稱、會議輸出（Generate action items、Share action items）、待辦事項格式和方案名稱，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面；清單格式（勾選框，保留提到的負責人和日期）和會議記錄沿用會議語言，讀自 App 的結果指令。
- 搜尋用詞：Bing 自動完成（zh-TW，2026年9月25日），「會議記錄 範本」出現「會議記錄範本 word」「會議記錄範本pdf」；Google 自動完成（zh-TW，2026年9月25日）出現「ai 會議記錄 app」。
- 範本和範例：由 FLAME Apps 為本頁撰寫。
