アクションアイテムとは、会議で決まった作業のうち、担当者が一人、期限が一つに決まっていて、終わったかどうかが誰にでもわかるものを指します。いちばん簡単なアクションアイテムのリストは、作業内容、担当者、期限の3列で足ります。複数の会議をまたいで追いかけるなら、状況と優先度を加えた管理表にします。テンプレートは下にありますが、うまくいかない原因の多くは形式ではなく、書き方があいまいなことです。まずはよい例と悪い例から見てみましょう。
呼び方は職場によってさまざまで、アクションアイテムのほか、ネクストアクション、宿題事項、ToDo、タスクなどとも呼ばれます。中身は同じです。
よいアクションアイテムの条件
| 要素 | よい例 | あいまいな例 |
|---|---|---|
| 作業内容 | 動詞で終わり、成果がわかる：「修正した予算案を田中さんに送る」 | 「予算」「予算について検討」 |
| 担当者 | 名前で一人：「鈴木」 | 「チーム」「営業部」「誰か」 |
| 期限 | 実際の日付：「10月3日」 | 「なるはや」「来週中」「近いうちに」 |
| 完了の基準 | 作業内容から明らか：予算案が送られた | 不明：「検討した」のはいつ？ |
担当者が二人になる作業は、二つのアクションアイテムに分けるか、責任を持つ一人を決めます。会議で誰も引き受けなかった作業は、黙って消さずに「担当：未定」と書き、次の会議で取り上げます。
アクションアイテムのリスト（テンプレート）
議事録やメモの最後に貼り付けて使えます。議事録テンプレートのアクションアイテムの欄と同じ形です。
アクションアイテム：［会議名］［年月日］
□ ［作業内容（動詞で終わる）］ 担当：［氏名］ 期限：［月日］
□ ［作業内容］ 担当：［氏名］ 期限：［月日］
□ ［作業内容］ 担当：［氏名］ 期限：［月日］
担当未定
・［作業内容］（次回の会議で担当を決める）
アクションアイテム管理表（テンプレート）
管理表は、いくつもの会議で出た作業を一か所で追いかけるためのものです。表計算ソフトや共有ドキュメントに、1行に1件ずつ入れます。
| No. | 作業内容 | 担当 | 期限 | 優先度 | 状況 | 決定した会議 | 備考 |
| 1 | ［作業内容］ | ［氏名］ | ［日付］ | ［高／中／低］ | ［未着手／対応中／完了／保留］ | ［日付］ | ［止まっている理由、リンク］ |
| 2 | ［作業内容］ | ［氏名］ | ［日付］ | ［高／中／低］ | ［未着手／対応中／完了／保留］ | ［日付］ | ［止まっている理由、リンク］ |
| 3 | ［作業内容］ | ［氏名］ | ［日付］ | ［高／中／低］ | ［未着手／対応中／完了／保留］ | ［日付］ | ［止まっている理由、リンク］ |
使い方：
- 会議中か会議の直後に書き込む。 何を引き受けたか、みんなが覚えているうちに。
- 会議は管理表の確認から始める。 前回までの未完了の項目を、完了、対応中、保留の順に確かめます。
- 期限を動かすときは担当者と合意する。 新しい期限を書き、元の期限は備考に残します。
- 行は消さない。 完了または中止にして、理由を一言添えます。
アクションアイテムの例
次の例は私たちが作成したものです。
| あいまいな書き方 | アクションアイテム |
|---|---|
| ホームページ | 新しいトップページの原稿を佐藤さんに送る 担当：李 期限：10月2日 |
| 会場の確認 | 市民ホールに電話し、10月18日の予約を確定する 担当：中村 期限：9月30日 |
| お客様へのフォロー | 修正した見積書を山田工務店にメールで送る 担当：高橋 期限：9月27日 |
| 採用 | 自社の採用ページに求人を掲載する 担当：森 期限：10月1日 |
| 予算は次回話す | 10月8日の会議の議題に「第4四半期の予算」を入れる 担当：小林 期限：10月6日 |
最後の行は便利な使い方です。話し合いが足りない議題は、「次回の議題に入れる」こと自体をアクションアイテムにします。議題の立て方は会議のアジェンダの作り方で紹介しています。
Retexta で会議からアクションアイテムを抜き出す
Retexta は、話した内容をクラウドで文字起こしし、AI が文章に仕上げる Android アプリです。議事録（meeting protocol）にはアクションアイテムの項目があり、録音の中で担当者や期限が話されていれば、それも残します。アプリのメニューは英語なので、ボタン名は英語のまま書いています。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- What do you want to do? の下で Summarize a meeting をタップします。
- 入力方法を選びます。会議の後に自分で要点を話すなら Record audio、全員の同意を得て会議を録音したファイルがあるなら Import audio、文字起こしやメモがあるなら Paste text です。
- Retexta がサーバーで文字起こしし、アクションアイテムの項目を含む議事録を書きます。日本語の会議なら、議事録も日本語になります。
- 作業だけが欲しいときは、会議の出力から Generate action items を選びます。チェックボックス付きのリストになり、担当者、期限、優先度が話されていれば残ります。Share action items でその部分だけを送れます。
- 上のテンプレートと照らし合わせて確認します。担当者は一人か、期限は実際の日付か、動詞で終わっているか。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。
AIが残せるのは、実際に話された担当者と期限だけです。会議の中か、会議後に話す要点の中で、はっきり口に出してください。「李さんが、10月2日までに、トップページの原稿を佐藤さんに送る」のように。
Summarize a meeting、Generate action items、Import audio は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは、Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。コピー、共有、エクスポート、スクリーンショットと、無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。
アクションアイテムは同じ型で話す
「誰が、いつまでに、何をする」の順で話します。「中村さんが、月曜までに、市民ホールに電話する。」この型で話した要点からは、自分で書き起こすときも、アプリに任せるときも、整ったアクションアイテムができます。
あわせて読みたい
会議の前には会議のアジェンダの作り方、録音から議事録全体を作るならAIで議事録を自動作成する方法をご覧ください。議事録の書き方そのものは議事録の書き方にまとめています。アプリについて詳しくはRetexta、Android 向けの AI 文字起こしアプリをご覧ください。
出典
FLAME Apps が2026年9月26日に確認しました。
- Retexta：目標の名称、会議の出力（「Generate action items」「Share action items」）、アクションアイテムの形式、プランの名称は、アプリ（リリース 2026.1.23、英語メニュー）と Google Play の掲載情報の表示どおり。チェックボックス形式と、話された担当者と期限を残す点は、アプリの結果生成の指示で確認しました。
- 検索語：Bing のサジェスト（ja-JP、2026年9月26日）。「アクションアイテム」の候補に「とは」「意味」「言い換え」「管理表」「とは 議事録」「リスト テンプレート」など。
- テンプレートと例：FLAME Apps がこのページのために作成しました。
