アポイントや打ち合わせを依頼するメールは、用件、所要時間、場所（訪問かオンラインか）、候補日時、返信のお願いの5つがそろえば成り立ちます。ビジネスメールでは、候補日を2つか3つ、日付と曜日と時間帯をそろえて並べ、「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです」と結ぶのが基本の形です。以下に、社外の方へのアポイント、初めての相手、オンライン会議、返信がないときの再送、日程が決まった後の確認メールの例文をまとめました。
| 要素 | 例 |
|---|---|
| 件名 | 【日程調整のお願い】新サービスのご紹介について |
| 用件 | 新しい配送サービスについて、30分ほどご説明の機会をいただきたく |
| 候補日時 | 10月6日（火）14:00から15:00、10月8日（木）10:00から12:00 |
| 所要時間と場所 | 30分程度、貴社へ伺います（オンラインも可） |
| 締め | ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです |
アポイント依頼メールの基本の例文
社外の取引先に、打ち合わせの時間をお願いするときの形です。［ ］の部分を書き換えてお使いください。
件名：【日程調整のお願い】［用件］について
［会社名］
［部署名］［氏名］様
いつもお世話になっております。
［自社名］の［氏名］です。
［用件を一文で。例：来期の販促物の仕様について］、一度お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
所要時間は［30分］程度を予定しております。
お手数ですが、以下の候補日の中からご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
・［10月6日（火）14:00から17:00］
・［10月7日（水）10:00から12:00］
・［10月8日（木）15:00から18:00］
場所は［貴社へ伺います／弊社会議室／オンライン（Google Meet）］を考えております。
上記以外の日程でも調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
［署名：氏名、会社名、部署、電話番号、メールアドレス］
候補日は幅を持たせた時間帯で出すと、相手が予定を合わせやすくなります。社内の相手なら「お疲れさまです。」で始め、前置きを短くして構いません。
初めての相手へのアポイントメール
面識のない相手には、まず名乗り、連絡したきっかけを書きます。用件と所要時間を先に示すと、相手は判断しやすくなります。
件名：［用件］のご相談（［自社名］［氏名］）
［会社名］
［部署名］［氏名］様
突然のご連絡失礼いたします。
［自社名］で［担当業務］を担当しております、［氏名］と申します。
［きっかけ：例 ○○株式会社の△△様からご紹介いただき／貴社ウェブサイトを拝見し］、ご連絡いたしました。
［用件を一文で］について、［20分］ほどお話を伺えないでしょうか。
もしご検討いただけるようでしたら、以下の日程はいかがでしょうか。
・［日付（曜日）時間帯］
・［日付（曜日）時間帯］
オンラインでのご面談も可能です。
ご担当が別の方でしたら、お手数ですがご紹介いただけますと大変助かります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
［署名］
オンライン会議（Zoom、Teams、Google Meet）の依頼メール
オンラインの場合は、どのツールを使うか、URLを誰がいつ送るかを書いておくと、当日の行き違いを防げます。
件名：【お打ち合わせのお願い】［用件］（オンライン）
［氏名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
［用件］について、オンラインで［30分］ほどお時間をいただけないでしょうか。
・［日付（曜日）時間帯］
・［日付（曜日）時間帯］
日時が決まりましたら、［Zoom／Teams／Google Meet］の招待とURLを私からお送りいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
［署名］
返信がないときの再送メール
返信がないときは、同じスレッドに返信する形で送ります。最初に出した候補日が過ぎていれば、新しい候補日を出し直します。打ち合わせの後のお礼や催促の書き方は、フォローメールの書き方でも紹介しています。
件名：Re: 【日程調整のお願い】［用件］について
［氏名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
［日付］にお送りしたお打ち合わせのお願いについて、改めてご連絡いたしました。
行き違いでしたら申し訳ございません。
前回の候補日が過ぎてしまいましたので、改めて以下の日程をご提案いたします。
・［日付（曜日）時間帯］
・［日付（曜日）時間帯］
ご担当が別の方でしたら、その旨お知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
［署名］
日程が決まった後の確認メール
相手から日時の返事が来たら、確定した内容を短く繰り返して返信します。日時、場所、参加者、持ち物をまとめておくと、当日の確認にも使えます。
件名：Re: 【日程調整のお願い】［用件］について
［氏名］様
ご返信ありがとうございます。
それでは、下記のとおりお伺いいたします。
日時：［10月7日（水）10:30から11:00］
場所：［貴社 受付］
参加者：［自社側の参加者］
内容：［用件］
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
［署名］
打ち合わせの前に議題を送るなら、会議のアジェンダの作り方をご覧ください。打ち合わせの後は、アクションアイテムの書き方で「誰が、何を、いつまでに」をまとめておくと、次のやり取りがスムーズになります。
候補日を出すときのコツ
- 日付と曜日をそろえる。「来週の火曜」ではなく「10月6日（火）」と書きます。
- 時間は24時間表記か、午前・午後を明記する。「3時」は午前か午後かで迷わせます。
- 所要時間を書く。 30分とわかれば、相手は空き時間に入れやすくなります。
- 招待を送るのは誰かを書く。 カレンダーの招待が二重に届くのを防げます。
- 海外の相手には時差を書く。「15:00（日本時間）」のように添えます。
相手が多い場合は、候補日を並べる代わりに予約ページを使う方法もあります。Google カレンダーには予約スケジュールの機能があります。Google の日本語ヘルプによると、作成には個人の Google アカウントまたは Workspace アカウントとパソコンが必要で、「Android または iPhone / iPad のカレンダー アプリで予約スケジュールを作成することはできません」。また「予約スケジュールの機能の一部をご利用いただくには、対象となる Google Workspace サブスクリプションまたは Google One メンバーシップが必要です」とされています。
例：スマホに話した内容から、アポイントのメールへ
次の例は、考え方を示すために私たちが作成したものです。アプリの実際の出力ではなく、結果は毎回異なります。
スマホに向かって話した内容：
市立図書館の田中さんにメール。
春に読書会を図書館でやりたいので、部屋のことで相談したい。
30分くらい。来週火曜の午前か、木曜の3時以降。
こちらから図書館に行く。
去年の参加人数とか、事前に必要なものがあるか聞いておいて。
初めての連絡だから丁寧めに。
仕上がったメール（Email、Formal）：
件名：読書会の会場についてのご相談
市立図書館
田中様
突然のご連絡失礼いたします。
［団体名］の［氏名］と申します。
来春、私どもの読書会を貴館で開催させていただきたく、会場についてご相談のお時間をいただけないでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しており、こちらから貴館へ伺います。
以下の日程はいかがでしょうか。
・［日付］（火）午前中
・［日付］（木）15:00以降
上記以外の日時でも調整いたします。
また、昨年の参加人数など、事前にご用意すべき資料がございましたらお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
［氏名］
［連絡先］
メールの中身は、すべて話した内容から来ています。用件が最初に来て、候補日が一行ずつ並び、最後の質問で準備ができていることが伝わります。話したときは「来週火曜」だったので、［日付］は送る前に実際の日付に書き換えてください。
Retexta でアポイントのメールを書く
Retexta は、話した内容をクラウドで文字起こしし、AI が文章に仕上げる Android アプリです。アプリのメニューは英語なので、以下ではボタン名をアプリの表示どおり英語で書いています。日本語で話せば、日本語のメールになります。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- What do you want to do? の下で Write a message をタップします。
- What kind of message? で Email（社内チャットなら Work chat (Slack, Teams)）を選び、文体を Formal や Professional から選んで Next をタップします。
- Record audio をタップし、誰宛てか、用件、所要時間、場所、都合のよい日時を話します。話す言語を選ぶ必要はなく、自動で判別されます。
- 録音を止めると、Retexta がメールを書きます。
- 結果画面では、録音し直さずに文体、長さ、言語を変えられます。英語で送りたい相手なら Change language で英語にします。
- 日付、時間、相手の名前、敬語を確認してから、コピーするかメールアプリに共有します。
Write a message は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは、Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。コピー、共有、エクスポート、スクリーンショットと、無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。Retexta はカレンダーを見ないので、提案する日時が本当に空いているかは自分で確認してください。
話すときのコツ
「誰に、何の件で、何分、どこで、候補はいつ」の順に話すと、メールの形に収まりやすくなります。「初めての相手」「社内向け」など、相手との関係も一言添えると、敬語の度合いが合いやすくなります。
あわせて読みたい
メール全般を声で書くコツはAndroidでメールを音声入力する方法にまとめています。打ち合わせの前には会議のアジェンダの作り方、打ち合わせの後にはアクションアイテムの書き方とAIで議事録を自動作成する方法をどうぞ。英語でアポイントを取るなら、英語が苦手でも英文を書く方法が役に立ちます。アプリについて詳しくはRetexta、Android 向けの AI 文字起こしアプリをご覧ください。
出典
FLAME Apps が2026年9月26日に確認しました。
- Google カレンダー ヘルプ、予約スケジュールを作成する（日本語版）：必要なアカウント、パソコンでのみ作成、一部機能に必要なサブスクリプション。
- Retexta：目標、メッセージの種類、文体、プランの名称は、アプリ（リリース 2026.1.23、英語メニュー）と Google Play の掲載情報の表示どおり。日本語での出力と自動の言語判別は、アプリのコードで確認しました。
- 検索語：Bing のサジェスト（ja-JP、2026年9月26日）。「アポイント メール」の候補に「例文」「件名」「返信」「例文 初めて」「例文 日程調整」など。
- 例文と例：FLAME Apps がこのページのために作成しました。
