Hyvässä tapaamispyynnössä on viisi asiaa: syy yhdellä lauseella, kaksi tai kolme konkreettista aikaa, tapaamisen kesto, paikka (osoite, huone tai etäyhteys) ja lopussa selkeä kysymys. Muuta ei tarvita. Alta löydät mallin tavalliseen tapaamispyyntöön, versiot puhelua ja etäpalaveria varten, palaverikutsun ryhmälle, kohteliaan muistutuksen ja yhteenvedon, jonka lähetät tapaamisen jälkeen.
| Osa | Esimerkki |
|---|---|
| Aihe | Tapaamispyyntö: budjetti 2027 |
| Syy | ”Haluaisin käydä budjettiluonnoksen läpi kanssasi ennen kuin se lähtee taloushallintoon.” |
| Ajat | Tiistai 6.10. klo 10.00 tai keskiviikko 7.10. klo 14.00 |
| Kesto ja paikka | 30 minuuttia, työhuoneessasi tai Teamsissa |
| Kysymys | ”Sopiiko jompikumpi, vai olisiko jokin muu aika parempi?” |
Tarvitsetko ajan virastoon tai terveysasemalle?
Tämä opas käsittelee työn ja yhdistysten sähköposteja. Ajan virastoon, terveysasemalle tai oppilaitoksen palveluun varaat yleensä sen omassa ajanvarauksessa, jonka löydät palvelun virallisilta verkkosivuilta.
Malli: tapaamispyyntö sähköpostilla
Kopioi malli sähköpostiin ja vaihda hakasulkeissa olevat kohdat.
Aihe: Tapaamispyyntö: [aihe]
Hei [Nimi],
haluaisin sopia kanssasi [30 minuutin] tapaamisen, jotta voisimme [syy yhdellä lauseella].
Sopisiko sinulle jokin näistä ajoista?
- [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx]
- [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx]
- [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx]
Voimme tavata [osoitteessa / huoneessa / Teamsissa, Zoomissa tai Google Meetissä, lähetän linkin].
[Valinnainen: Olisi hyvä, jos voisit katsoa etukäteen (asiakirja).]
Jos mikään ajoista ei sovi, ehdota rohkeasti toista.
Ystävällisin terveisin
[Etunimi Sukunimi]
[Tehtävä, organisaatio]
[Puhelinnumero]
Kolme aikaa riittää. Useampi vaihtoehto tekee vastaamisesta hankalampaa, ei helpompaa. Suomalaisessa työsähköpostissa ”Hei” sopii lähes aina, myös tuntemattomalle. Hyvin muodollisessa viestissä voit aloittaa ”Hyvä [Etunimi Sukunimi]” ja lopettaa ”Ystävällisin terveisin”.
Tapaamispyyntö puhelua tai etäpalaveria varten
Puhelussa kerro, kuka soittaa kenelle ja mihin numeroon. Muuten molemmat odottavat toisen soittoa. Etäpalaverissa kerro, mitä välinettä käytätte ja kuka lähettää linkin.
Aihe: Lyhyt puhelu aiheesta [aihe]?
Hei [Nimi],
olisiko sinulla 15 minuuttia aikaa puhelulle aiheesta [aihe]? Haluaisin [syy].
Minulle sopisi [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx] tai [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx].
Voin soittaa sinulle numeroon, jonka ilmoitat. Jos etäpalaveri sopii paremmin, lähetän [Teams / Zoom / Google Meet] -kutsun ja linkin.
Kiitos jo etukäteen!
[Etunimi Sukunimi]
Jos joku osallistuja on toisessa maassa, kirjoita aikavyöhyke: ”klo 10.00 Suomen aikaa”. Tukholmassa ja Berliinissä kello on silloin tunnin vähemmän, ja ilman aikavyöhykettä joku on tunnin väärässä paikassa.
Palaverikutsu ryhmälle
Kun kutsut useita ihmisiä, kutsu kertoo myös, mitä palaverissa on tarkoitus saada aikaan.
Aihe: Palaverikutsu: [aihe] [pv.kk.]
Hei kaikki,
kutsun teidät palaveriin aiheesta [aihe].
Aika: [viikonpäivä pv.kk. klo xx.xx-xx.xx]
Paikka: [huone / Teams-linkki]
Tavoite: [mitä pitää olla päätetty tai selvää palaverin lopussa]
Käsiteltävät asiat:
1. [asia]
2. [asia]
3. Muut asiat
Valmistelkaa: [asiakirja tai luvut]
Jos et pääse paikalle, kerro, kuka tiimistäsi voisi tulla sijaisena.
Terveisin
[Etunimi]
Pidemmästä käsiteltävien asioiden listasta kerrotaan oppaassa esityslista kokoukseen.
Kohtelias muistutus, jos kukaan ei vastaa
Vastaa samaan ketjuun. Ehdottamasi ajat ovat todennäköisesti jo menneet, joten ehdota uusia.
Hei [Nimi],
palaan vielä viestiini, jossa ehdotin tapaamista aiheesta [syy].
Ehdottamani ajat ovat jo menneet, joten tässä kaksi uutta:
- [vaihtoehto 1]
- [vaihtoehto 2]
Jos joku muu tiimistänne on oikea henkilö tähän asiaan, voin mielelläni olla yhteydessä häneen.
Ystävällisin terveisin
[Etunimi Sukunimi]
Tapaamisen jälkeen: yhteenveto
Lähetä lyhyt yhteenveto kaikille osallistujille, mieluiten samana päivänä.
Aihe: Yhteenveto: [tapaamisen nimi] [pv.kk.]
Hei kaikki,
kiitos osallistumisesta.
Päätökset:
- [päätös 1]
- [päätös 2]
Tehtävät:
- [Nimi]: [tehtävä] [pv.kk.] mennessä
- [Nimi]: [tehtävä] [pv.kk.] mennessä
Avoimet kysymykset:
- [kysymys]
Seuraava tapaaminen: [pv.kk. klo xx.xx]
Kerrothan, jos jotain puuttuu.
[Etunimi]
Tehtävälistasta, jossa jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö ja päivämäärä, kerrotaan tarkemmin oppaassa kokouksen tehtävät, ja muodollisemmasta muistiosta oppaassa kokousmuistion kirjoittaminen.
Vinkit aikojen ehdottamiseen
- Päivämäärä, ei pelkkä viikonpäivä. ”Tiistai 6.10.” on selvempi kuin ”ensi tiistai”.
- Tarkka kellonaika. ”Klo 14.00” ei jätä tulkinnanvaraa, ”iltapäivällä” jättää.
- Kesto. 20 minuuttia on helpompi löytää kuin palaveri, jolla ei ole loppuaikaa.
- Kuka lähettää kalenterikutsun. Silloin kutsu tulee kerran, ei kahdesti.
Jos sinulta varaa aikaa moni, varaussivu voi korvata aikalistan. Google Kalenterissa siihen on varauskalenteri. Googlen ohjesivun mukaan tarvitset henkilökohtaisen Google-tilin tai Workspace-tilin ja tietokoneen: ”Varauskalenteria ei voi luoda Android- tai iPhone- ja iPad-laitteiden Kalenteri-sovelluksessa.” Ohjeen mukaan myös ”joidenkin varauskalenterin ominaisuuksien käyttöön tarvitaan ehdot täyttävä Google Workspace- tai Google One ‐tilaus”. Tietokoneella avaa Google Kalenteri, valitse Luo ja sitten Varauskalenteri.
Esimerkki: ääniviestistä tapaamispyynnöksi
Kirjoitimme tämän esimerkin itse havainnollistamaan ideaa. Se ei ole oikea sovelluksen tulos, ja omasi näyttää erilaiselta.
Mitä voisit sanoa puhelimeen:
Sähköposti Kaisa Lehtoselle kaupunginkirjastoon. Me halutaan pitää lukupiiri kirjastossa keväällä, pitäis jutella tiloista.
Joku puoli tuntia. Mulle käy ensi tiistaiaamu tai torstai kolmen jälkeen, tai hän saa valita.
Voin tulla kirjastolle.
Kysy tarviiko hän meiltä jotain etukäteen, vaikka viime vuoden osallistujamäärät.
Ystävällinen mutta vähän muodollinen, tää on eka yhteydenotto.
Valmis sähköposti (Email, Professional):
Aihe: Tapaamispyyntö: tila kevään lukupiirille
Hei Kaisa,
yhdistyksemme haluaisi järjestää kevään lukupiirinsä kaupunginkirjastossa, ja haluaisin keskustella kanssasi mahdollisista tiloista.
Tapaaminen kestäisi noin 30 minuuttia, ja voin mielelläni tulla kirjastolle.
Sopisiko sinulle jompikumpi näistä ajoista?
- tiistai [pv.kk.] aamupäivällä
- torstai [pv.kk.] klo 15 jälkeen
Jos jokin muu aika sopii sinulle paremmin, joustan mielelläni.
Tarvitsetko meiltä jotain etukäteen, esimerkiksi viime vuoden osallistujamäärät?
Ystävällisin terveisin
[Etunimi Sukunimi]
Kaikki sähköpostin sisältö oli ääniviestissä. Syy tulee ensin, ajat ovat omilla riveillään, ja lopun kysymys näyttää, että olet valmistautunut. Huomaa kohdat [pv.kk.]: ääniviestissä sanottiin ”ensi tiistai”, joten kirjoita oikeat päivämäärät ennen lähettämistä.
Kirjoita tapaamispyyntö Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Sen valikot ovat englanniksi eikä suomenkielistä käyttöliittymää ole, joten kerromme painikkeiden nimet juuri niin kuin ne sovelluksessa näkyvät. Voit silti puhua suomea: sovellus tunnistaa puhutun kielen itse, ja suomi on tuloskielten joukossa.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Write a message.
- Valitse kohdassa What kind of message? Email (tai lyhyttä viestiä varten Work chat (Slack, Teams)) ja kirjoitustyyli, esimerkiksi Professional, Formal tai Friendly. Napauta Next.
- Napauta Record audio ja puhu: kenelle viesti menee, miksi haluat tavata, kuinka kauan, missä ja mitkä ajat sopivat sinulle.
- Lopeta äänitys. Retexta litteroi puheen palvelimillaan ja kirjoittaa sähköpostin.
- Tulosnäytöllä voit vaihtaa tyyliä, pituutta tai kieltä (Change language) äänittämättä uudelleen.
- Tarkista päivämäärät ja kellonajat ja kopioi sähköposti tai jaa se sähköpostisovellukseen.
Write a message kuuluu Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen ja vienti vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen. Retexta merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.” Se ei näe kalenteriasi, joten varmista itse, että jokainen ehdottamasi aika on oikeasti vapaa.
Lue myös
Ennen tapaamista: esityslista kokoukseen. Tapaamisen jälkeen: kokouksen tehtävät ja kokousmuistio tekoälyllä tallenteesta. Sähköpostien sanelusta: sähköpostin sanelu Androidilla. Sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Google Kalenteri -ohjeet, Varauskalenterin luominen: tilityypit, luonti vain tietokoneella, maksulliset ominaisuudet.
- Retexta: tavoitteiden, viestityyppien, kirjoitustyylien ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23, valikot englanniksi) ja Google Playssa. Puhutun kielen automaattinen tunnistus ja suomi tuloskielenä: sovelluksen koodin mukaan, ei testattu puhelimella.
- Hakusanat (”tapaamispyyntö”, ”palaverikutsu”): Bing-ehdotukset Suomelle, tallentanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Mallit ja esimerkki: kirjoittanut FLAME Apps.
