Чтобы пригласить на встречу письмом, одной фразой скажите, зачем она нужна, предложите два или три конкретных варианта времени, укажите длительность и место (адрес, переговорную или ссылку на видеозвонок) и попросите выбрать удобный вариант или предложить свой. Больше в приглашении ничего не нужно. Ниже шаблоны для деловой встречи, совещания, онлайн-встречи, повторного письма, если ответа нет, и письма с итогами после встречи.
| Часть письма | Пример |
|---|---|
| Тема | Встреча по бюджету на 2027 год |
| Цель | «Хотел бы обсудить с вами проект бюджета до того, как он уйдёт в финансовый отдел.» |
| Варианты времени | Вторник, 6 октября, 10:00 или среда, 7 октября, 14:00 (по Москве) |
| Длительность и место | 30 минут, переговорная 214 или Zoom |
| Просьба | «Подойдёт ли вам один из этих вариантов?» |
Шаблон письма с приглашением на встречу
Скопируйте шаблон в почту и замените всё, что стоит в квадратных скобках.
Тема: Встреча по вопросу [тема]
Уважаемый [Имя Отчество]!
Предлагаю встретиться на [30 минут], чтобы [цель встречи одной фразой].
Удобно ли вам одно из этих времён?
- [день недели, дата, время, часовой пояс]
- [день недели, дата, время, часовой пояс]
- [день недели, дата, время, часовой пояс]
Встретиться можно [по адресу / в переговорной / в Zoom, Teams или Google Meet, ссылку пришлю].
[По желанию: Чтобы подготовиться, было бы хорошо, если бы вы захватили или посмотрели (документ).]
Если ни один вариант не подходит, предложите, пожалуйста, своё время, я подстроюсь.
С уважением,
[Имя Фамилия]
[Должность, организация]
[Телефон]
Трёх вариантов достаточно: чем больше вариантов, тем сложнее ответить. С коллегой, с которым вы на «ты» или общаетесь по имени, начните проще: «Добрый день, Мария!».
Деловое приглашение незнакомому человеку
Если адресат вас не знает, первые две строки решают, прочитает ли он дальше. Скажите, кто вы и откуда у вас контакт, и сразу объясните, чем встреча полезна ему.
Тема: Знакомство и короткая встреча: [тема]
Добрый день, [Имя Отчество]!
Меня зовут [Имя Фамилия], я [должность] в [организация]. Ваш контакт мне дал(а) [кто или где].
Мы [одна фраза о том, чем вы занимаетесь], и мне кажется, это может быть полезно вам в [в чём именно].
Могли бы мы созвониться на 20 минут? Мне удобно [вариант 1] или [вариант 2].
Если тема вам неинтересна, просто напишите, я не буду беспокоить повторно.
С уважением,
[Имя Фамилия]
[Телефон]
Для письма с предложением сотрудничества структура та же, только цель формулируйте через выгоду для адресата, а не через вашу просьбу.
Приглашение на совещание
Приглашение на совещание отправляют нескольким людям сразу. В нём нужны дата, время, место, цель и то, к чему готовиться. Повестку можно дать прямо в письме.
Тема: Совещание [дата]: [тема]
Коллеги, добрый день!
Приглашаю вас на совещание по [теме].
Дата и время: [день недели, дата, время]
Длительность: [60] минут
Место: [переговорная / ссылка]
Что обсудим:
1. [Вопрос 1]
2. [Вопрос 2]
3. [Вопрос 3]
Просьба до встречи посмотреть [документ].
Если не сможете прийти, сообщите, пожалуйста, кто будет от вашего отдела.
[Имя Фамилия]
Как составить повестку, чтобы совещание уложилось во время, рассказано в нашем руководстве как составить повестку совещания.
Приглашение на онлайн-встречу
Для видеозвонка напишите, в каком сервисе он пройдёт и кто отправит ссылку, чтобы никто не ждал в пустой комнате.
Тема: Созвон по [теме]?
Добрый день, [Имя]!
Давайте коротко созвонимся по [теме], мне нужно около [20] минут, чтобы [цель].
Я свободен(на) [вариант 1] или [вариант 2] ([часовой пояс]).
Как только выберете время, пришлю приглашение в [Zoom / Teams / Google Meet] со ссылкой.
[Имя]
Если на приглашение не ответили
Ответьте в той же переписке. Предложенное время могло пройти, поэтому дайте новые варианты.
Добрый день, [Имя]!
Возвращаюсь к своему письму о встрече по [цель].
Прежние варианты уже прошли, поэтому предлагаю два новых:
- [вариант 1]
- [вариант 2]
Если по этому вопросу лучше обратиться к вашему коллеге, подскажите, пожалуйста, к кому, я напишу ему.
Спасибо!
[Имя]
Как напоминать о себе и не казаться навязчивым, читайте в руководстве о письме-напоминании.
После встречи: письмо с итогами
После встречи коротко напишите всем участникам, о чём договорились. Лучше в тот же день.
Тема: Итоги встречи [дата]: [тема]
Коллеги, спасибо за встречу!
Решили:
- [решение 1]
- [решение 2]
Задачи:
- [Имя]: [задача], срок [дата]
- [Имя]: [задача], срок [дата]
Открытые вопросы:
- [вопрос]
Следующая встреча: [дата, время]
Если я что-то упустил(а), поправьте, пожалуйста.
[Имя]
Для полноценного протокола с участниками, повесткой и решениями смотрите руководство как написать протокол совещания.
Как предложить время, чтобы не было путаницы
- Часовой пояс, если кто-то из участников в другом городе: «10:00 по Москве» или «10:00 по времени Алматы». Русскоязычные коллеги часто живут в разных часовых поясах.
- Даты, а не только дни недели: «вторник, 6 октября» понятнее, чем «в следующий вторник».
- Длительность: 20 минут найти проще, чем встречу без конца.
- Кто отправляет приглашение в календарь, тогда оно придёт один раз, а не два.
Если с вами договаривается много людей, список вариантов можно заменить страницей бронирования. В Google Календаре для этого есть расписание встреч. По справке Google, для него нужен личный аккаунт Google или аккаунт Workspace и компьютер: «Вы не сможете создать расписание встреч в приложении „Календарь“ для Android, iPhone и iPad». Там же сказано, что «для некоторых функций расписания встреч требуется подписка Google Workspace или Google One». На компьютере откройте Google Календарь, нажмите Создать и выберите Расписание встреч.
Пример: из голосовой заметки в приглашение
Этот пример мы написали сами, чтобы показать идею. Это не настоящий результат приложения, ваш будет выглядеть иначе.
Что вы могли бы наговорить:
Письмо Елене Викторовне Смирновой в городскую библиотеку.
Мы хотим весной проводить у них наш книжный клуб, надо обсудить с ней залы.
Минут на тридцать.
Могу в следующий вторник утром или в четверг после трёх, или пусть сама выберет.
Могу подъехать в библиотеку, без проблем.
Спроси, нужно ли ей что-то от нас заранее, например цифры посещаемости за прошлый год.
Вежливо, мы пишем ей впервые.
Готовое письмо (Email, Professional):
Тема: Встреча по поводу зала для весеннего книжного клуба
Уважаемая Елена Викторовна!
Весной мы хотели бы проводить наш книжный клуб в городской библиотеке, и я был бы рад обсудить с вами, какие залы для этого подходят.
Встреча займёт около 30 минут, я могу приехать к вам в библиотеку.
Удобно ли вам одно из этих времён?
- вторник, [дата], в первой половине дня
- четверг, [дата], после 15:00
Если вам удобнее другое время, пожалуйста, сообщите.
Нужно ли подготовить что-то заранее, например данные о посещаемости клуба за прошлый год?
С уважением,
[Имя Фамилия]
Всё, что есть в письме, было в голосовой заметке. Цель стоит в начале, варианты времени на отдельных строках, а вопрос в конце показывает, что вы готовы к разговору. Обратите внимание на [дата]: в заметке было «в следующий вторник», поэтому перед отправкой впишите настоящие даты.
Написать приглашение в Retexta
Retexta переводит голос в текст и с помощью ИИ пишет готовый текст. Это приложение для Android, запись обрабатывается в облаке. Вы говорите, зачем встреча и когда вы свободны, а приложение пишет письмо. На телефоне с русским языком меню Retexta на английском, поэтому названия кнопок ниже даны по-английски.
- Откройте Retexta и нажмите New task.
- В разделе What do you want to do? выберите Write a message.
- В разделе What kind of message? выберите Email (или Work chat (Slack, Teams) для сообщения в рабочий чат) и стиль, например Professional или Friendly. Нажмите Next.
- Нажмите Record audio и расскажите по-русски: кому письмо, зачем встреча, сколько она займёт, где пройдёт и когда вам удобно. Язык речи выбирать не нужно, приложение определяет его само.
- Остановите запись. Retexta расшифрует её на своих серверах и напишет письмо, обычно на том же языке, на котором вы говорили.
- На экране результата можно поменять стиль, язык или длину, не записывая заново. Если письмо нужно на английском, выберите язык через Change language.
- Проверьте даты и время, затем скопируйте письмо или отправьте его в почтовое приложение.
Write a message входит в Retexta Pro. Retexta можно попробовать бесплатно: новые пользователи получают несколько бесплатных результатов Pro, которые можно посмотреть в приложении. Для копирования, отправки, экспорта и скриншотов, а также для всего, что после бесплатных результатов, нужен Retexta Pro или кредиты. Retexta помечает результаты надписью «AI-generated. Check important details.» («Создано ИИ. Проверьте важные детали»). Ваш календарь приложение не видит, так что убедитесь, что предложенное время действительно свободно.
Читайте также
Другие письма на каждый день: как надиктовать письмо на Android и письмо-напоминание. Подготовка к встрече: как составить повестку совещания. После встречи: как написать протокол совещания. О приложении: Retexta, перевод голоса в текст для Android.
Источники
Проверено FLAME Apps 25 сентября 2026 года.
- Справка Google Календаря, Как создать расписание встреч: типы аккаунтов, создание только на компьютере, платные функции, кнопки Создать и Расписание встреч.
- Retexta: названия целей, типов сообщений, стилей и тарифов в приложении (версия 2026.1.23) и на странице в Google Play; автоматическое определение языка речи по коду приложения (прочитано 25 сентября 2026 года).
- Шаблоны и пример: написаны FLAME Apps.
