Протокол совещания фиксирует, что решили на совещании и кто что делает к какому сроку. Начните с шапки: организация, слово «Протокол», дата, номер, место, председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня. Затем по каждому вопросу повестки коротко запишите, кого слушали, кто выступил и что решили, а у каждого поручения укажите исполнителя и срок. Пишите от третьего лица, нейтрально, и оформите протокол в тот же день, пока детали свежи. В конце протокол подписывают председатель и секретарь.
Что должно быть в протоколе совещания
| Часть | Что в нее входит |
|---|---|
| Шапка | Название организации, вид документа (ПРОТОКОЛ), название совещания, дата, номер, место |
| Состав | Председатель, секретарь, присутствовали (поименно или числом со списком в приложении), приглашенные |
| Повестка дня | Пронумерованный список вопросов в том порядке, в котором их обсуждали |
| По каждому вопросу | СЛУШАЛИ: кто докладывал и о чем. ВЫСТУПИЛИ: кто и что сказал по сути (в кратком протоколе можно пропустить). РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ: что приняли |
| Поручения | Что сделать, кто отвечает, срок |
| Открытые вопросы | Что осталось нерешенным и кто этим займется |
| Подписи | Председатель и секретарь: подпись, инициалы, фамилия |
Протоколу обычно присваивают номер и дату, потому что на него потом ссылаются. В ГОСТ Р 7.0.97-2025 есть пример такой ссылки: документ «УТВЕРЖДЕНО Советом директоров... (протокол от 15.04.2025 N 12)».
Правила оформления: ГОСТ и внутренние инструкции
В России требования к оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе протоколов, описывает национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025 (утвержден приказом Росстандарта от 26 июня 2025 года N 622-ст, заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016). Про текст протокола в нем сказано (п. 5.18): «Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа („слушали“, „выступили“, „постановили“, „решили“)».
В Казахстане, Беларуси, Германии и других странах действуют свои правила делопроизводства, а во многих организациях есть собственная инструкция или бланк протокола. Если они есть, следуйте им. Шаблон ниже построен на схеме «слушали, выступили, решили» из ГОСТ; если у вас принят другой порядок, используйте его.
Как составить протокол совещания: пошагово
До совещания
- Возьмите повестку дня и перенесите вопросы в шаблон.
- Заполните шапку: организация, дата, место, председатель, ожидаемые участники.
- Договоритесь, какой протокол нужен: краткий (только решения) или подробный (с выступлениями). Об отличиях в статье о видах протоколов.
Во время совещания
- Отметьте присутствующих, а также тех, кто пришел позже или ушел раньше.
- По каждому вопросу записывайте итог, а не весь разговор.
- Когда принимают решение, запишите его одной ясной фразой. Если формулировка расплывчатая, уточните вслух: «То есть мы решили, что...?»
- По каждому поручению выясните три вещи: что, кто, к какому сроку. Если ответственного нет, скажите об этом на совещании.
После совещания
- Оформите протокол в тот же день.
- Пишите в прошедшем времени и нейтрально: «Решили перенести запуск», а не «Иванов наконец всех убедил».
- Проверьте имена, числа и даты, разошлите протокол участникам и попросите прислать замечания.
- Подпишите протокол у председателя и сохраните его там, где его найдут коллеги.
Образец протокола совещания для копирования
Скопируйте текст в Word, Google Документы или заметки и замените всё в квадратных скобках. Лишние строки удалите. Готовые варианты для разных случаев собраны на странице шаблон протокола совещания.
[НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]
ПРОТОКОЛ
[название совещания]
[дата] № [номер]
[место]
Председатель: [И.О. Фамилия]
Секретарь: [И.О. Фамилия]
Присутствовали: [И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, ...]
Приглашенные: [И.О. Фамилия, должность]
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. [Вопрос]
2. [Вопрос]
1. СЛУШАЛИ:
[И.О. Фамилия] о [тема доклада].
ВЫСТУПИЛИ:
[И.О. Фамилия]: [суть выступления].
РЕШИЛИ:
1.1. [Решение]. Ответственный: [И.О. Фамилия]. Срок: [дата].
2. СЛУШАЛИ:
[И.О. Фамилия] о [тема доклада].
РЕШИЛИ:
2.1. [Решение]. Ответственный: [И.О. Фамилия]. Срок: [дата].
Открытые вопросы: [вопрос], готовит [И.О. Фамилия] к следующему совещанию.
Следующее совещание: [дата, время, место].
Председатель [подпись] [И.О. Фамилия]
Секретарь [подпись] [И.О. Фамилия]
Пример протокола совещания
Этот пример мы написали сами. Организация, имена и даты выдуманы.
ООО «Вектор»
ПРОТОКОЛ
совещания отдела продаж
23.09.2026 № 14
Переговорная 2 и видеосвязь
Председатель: А.В. Смирнова
Секретарь: К.Д. Орлов
Присутствовали: А.В. Смирнова, К.Д. Орлов, Р.Т. Гусейнов, Е.С. Ким
Отсутствовал: П.Н. Морозов
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Выставка в октябре.
2. Новый прайс-лист.
3. Расходы на доставку.
1. СЛУШАЛИ:
Е.С. Ким о готовности к выставке 11 октября.
РЕШИЛИ:
1.1. Участвовать в выставке 11 октября. Стенд готовит Е.С. Ким. Срок: 3 октября.
2. СЛУШАЛИ:
Р.Т. Гусейнова о новом прайс-листе.
ВЫСТУПИЛИ:
А.В. Смирнова: предложила сначала согласовать скидки с крупными клиентами.
РЕШИЛИ:
2.1. Разослать новый прайс-лист клиентам после согласования скидок. Ответственный: Р.Т. Гусейнов. Срок: 30 сентября.
3. СЛУШАЛИ:
К.Д. Орлова о росте расходов на доставку.
РЕШИЛИ:
3.1. Сравнить расходы за три года и подготовить предложения. Ответственный: К.Д. Орлов. Срок: 21 октября.
Следующее совещание: 21.10.2026, 10:00, переговорная 2.
Председатель [подпись] А.В. Смирнова
Секретарь [подпись] К.Д. Орлов
Обратите внимание, чего здесь нет: кто что говорил о доставке, десяти минут разговора о погоде, спора о цвете стенда. В протоколе остается результат.
Запись совещания: сначала спросите
С записью составить протокол проще, но записывать людей без их согласия может быть незаконно. Правила записи разговоров различаются по странам, а у работодателя могут быть свои требования. Мы не проверяли законы отдельных стран, поэтому уточните, что действует у вас.
Это информация, а не юридическая консультация
Спросите всех участников в начале совещания и записывайте, только если все согласны. Если кто-то против или вы не уверены, не записывайте. В вашей организации могут действовать собственные правила.
Безопасная альтернатива: не записывайте совещание вообще. Сразу после него надиктуйте собственное резюме: что решили, кто что делает, к какому сроку. Это ваш голос, и из него протокол получается так же хорошо.
Протокол по записи или по вашим заметкам с Retexta
Retexta: облачное приложение для Android, которое переводит голос в текст и пишет с помощью ИИ. Оно составляет протокол по записи совещания, по импортированному аудиофайлу или по вашему устному резюме, в том числе по-русски. Меню приложения на английском, поэтому кнопки названы так, как в приложении.
- Откройте Retexta и нажмите New task.
- В разделе What do you want to do? нажмите Summarize a meeting.
- Выберите, с чего начать:
- Record audio: запишите совещание (с согласия всех участников) или надиктуйте свое резюме после него.
- Import audio: выберите запись, сделанную в другом приложении. Откроется окно выбора файлов Android.
- Paste text: вставьте заметки или готовую расшифровку.
- Retexta расшифрует запись на своих серверах и напишет протокол: итоги, решения, задачи и открытые вопросы. Участники и дата следующего совещания появятся, только если о них говорили на записи.
- Из результата можно сделать дополнительные части, например задачи, следующие шаги или Follow-up email для участников, и отправить только нужную часть (Share summary, Share action items, Share everything) или экспортировать PDF. Отправка и экспорт требуют Retexta Pro или кредитов.
- Проверьте протокол перед отправкой. Приложение помечает результаты строкой «AI-generated. Check important details.» Особенно внимательно проверьте имена, даты и исполнителей.
Retexta пишет итоговый протокол, а не документ на бланке организации. Если нужен протокол по ГОСТ или по вашей инструкции, перенесите решения и поручения в шаблон выше.
Summarize a meeting и Import audio входят в Retexta Pro. Retexta можно попробовать бесплатно: новые пользователи получают несколько бесплатных результатов Pro для просмотра в приложении. Копирование, отправка и экспорт, а также всё, что идет после бесплатных результатов, доступны с Retexta Pro или за кредиты.
Надиктуйте резюме так
«Протокол совещания отдела продаж, 23 сентября. Выставка 11 октября, стенд готовит Ким до 3 октября. Прайс-лист рассылает Гусейнов до 30 сентября, после согласования скидок. Доставка: решения нет, Орлов сравнивает расходы за три года до 21 октября.» В этом коротком резюме есть всё, что нужно для примера выше.
Советы для хорошего протокола
- Итоги, а не стенограмма. Если фраза начинается с «Потом Петров сказал», скорее всего, она лишняя.
- Один исполнитель на поручение. «Отдел» не исполнитель.
- Настоящие даты. «На следующей неделе» через месяц ничего не значит. Пишите «до 3 октября».
- Нейтральный тон. Без оценок и эпитетов о людях.
- Быстро. Протокол, разосланный в тот же день, проще проверить: все еще помнят совещание.
Что почитать дальше
Разобраться, какой протокол нужен, поможет статья о видах протоколов. После совещания обычно отправляют письмо участникам: смотрите, как написать письмо после встречи. Совещание было в Zoom? Вот как расшифровать запись Zoom. Подробнее о приложении: Retexta, голос в текст для Android.
Источники
Проверено FLAME Apps 25 сентября 2026 года.
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержден приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст, текст в КонсультантПлюс: область применения (раздел 1), изложение текста протокола (п. 5.18), пример ссылки на протокол в грифе утверждения.
- Retexta: названия целей, результатов совещания и тарифов так, как они показаны в приложении и в Google Play.
